Các Quy trình trong Doanh nghiệp [PHỔ BIẾN NHẤT] Hiện nay

Điều hành toàn bộ doanh nghiệp của bạn một cách suôn sẻ là rất quan trọng và cách tốt nhất để làm điều đó là xây dựng quy trình một cách toàn diện và hiệu quả. Vậy các quy trình trong doanh nghiệp gồm các loại nào? Các bước xây dựng quy trình tông quát như thế nào? Hãy cùng CoDX tìm hiểu một cách chi tiết nhất về các vấn đề này ngay dưới bài viết sau nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang Tin chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Các quy trình trong doanh nghiệp là gì?

Các quy trình trong doanh nghiệp là một loạt các bước có liên quan với nhau được chỉ định cho từng bên liên quan để hoàn thành một công việc cụ thể nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong mọi lĩnh vực như: Cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng; Năng suất làm việc của nhân viên; Kiểm soát tài sản và hồ sơ trong công ty; Chương trình đao tạo nhân viên mới…

Mỗi bộ phận hoặc nhóm liên quan thực hiện một nhiệm vụ cụ thể mà họ chuyên môn hóa để đạt được một mục tiêu được đề ra. Các bước này thường được nhiều người dùng lặp lại nhiều lần theo cách được chuẩn hóa và tối ưu hóa.

2. Các quy trình trong doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay

2.1. Các quy trình trong doanh nghiệp về vấn đề quản lý

Quy trình quản lý doanh nghiệp được xem là quy trình quản lý hoạt động, quản trị doanh nghiệp và quản lý chiến lược. Quản lý doanh nghiệp là sử dụng mọi biện pháp để hoạch định, tổ chức – thực hiện, kiểm tra – giám sát, điều chỉnh mọi hoạt động của doanh nghiệp. Chúng bao gồm việc sử dụng tất cả các nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu kinh doanh trong từng thời kỳ cụ thể. Đó có thể là mục tiêu tăng trưởng, có thể là mục tiêu lợi nhuận, có thể là mục tiêu thương hiệu…

Các quy trình quản lý này đặt ra các mục tiêu và tiêu chuẩn cho hoạt động hiệu quả của các quy trình cụ thể khác nhau. Ngoài việc lập kế hoạch, các quy trình này liên quan đến việc giám sát và kiểm soát các quy trình kinh doanh khác. Các quy trình quản lý được sử dụng để quản lý một doanh nghiệp thông qua lập kế hoạch chiến lược, chiến thuật và hoạt động.

2.2. Quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Quy trình công việc được hiểu là cách thức tiến hành các bước công việc nhằm đạt được mục tiêu công việc theo tiêu chí hoặc quy định đã định sẵn. Quy trình làm việc của công ty có thể được điều chỉnh và tối ưu hóa theo yêu cầu của từng giai đoạn công việc.

Nói một cách cụ thể, một quy trình làm việc bao gồm một tập hợp tất cả các nhiệm vụ và công việc được thực hiện theo một trình tự cố định để hoàn thành một kế hoạch đã định. Căn cứ vào từng chức năng nhiệm vụ, các quy trình công việc của công ty được chia thành 4 nhóm: quy trình quản lý tác nghiệp, quy trình quản lý đổi mới, quy trình quản lý khách hàng, quy trình quản lý trạng thái xã hội/tổ chức.

2.3. Các quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Trong các quy trình trong doanh nghiệp không thể không nhắc đến quy trình quản lý tài sản của công ty. Nó đề cập đến việc giám sát bất kỳ hệ thống nào áp dụng cho tài sản hữu hình hoặc vô hình. Từ quan điểm pháp lý, khái niệm này được hiểu là sự bảo vệ và đảm bảo tài sản khỏi mất mát hoặc hư hỏng (không phải do hao mòn tự nhiên).

Nhờ quy trình này mà lãnh đạo, quản lý có thể nhanh chóng kiểm soát hiện trạng tài sản. Trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp xử lý, giải quyết hiệu quả, đánh giá chính xác chất lượng, tính hữu dụng để phát triển hoặc thanh lý theo quy định. Đồng thời tính mức khấu hao cụ thể của toàn bộ thiết bị doanh nghiệp.

2.4. Quy trình đào tạo nhân viên mới trong doanh nghiệp

Quy trình đào tạo nhân viên mới là một trong số các quy trình trong doanh nghiệp mà bạn cần quan tâm vì nó được xem là cái nôi để công ty phát triển về lâu về dài. Nó có nghĩa là nhà tuyển dụng có thể thiết lập một quy trình đào tạo tiêu chuẩn cho nhân viên mới, họ có thể phát huy tốt nhất khả năng của mình. Từ đó tăng năng suất, giữ chân nhân viên, đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng.

Thông thường, chương trình đào tạo sẽ được tiến hành để cung cấp thông tin chi tiết về vai trò công việc, giúp nhân viên mới làm quen với các chính sách và quy trình của công ty, hướng dẫn họ cách sử dụng các công cụ của công ty, v.v.

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc thiết lập quy trình tiếp nhận nhân viên mới luôn là điều cần thiết. Vì tuyển dụng hiệu quả chỉ là bước đầu tiên. Tiếp theo, bạn cần đào tạo những nhân viên mới tiềm năng để họ thích nghi với môi trường làm việc và văn hóa tổ chức.

2.5. Các quy trình trong doanh nghiệp về vấn đề kiểm soát hồ sơ 

Vấn đề kiểm soát hồ sơ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất, cải tiến và kinh doanh của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001. Việc áp dụng quy trình kiểm soát và lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc sử dụng

Vì bản chất của các bản hồ sơ trong doanh nghiệp là quá khứ và không có khả năng ảnh hưởng đến các hoạt động trong tương lai của tổ chức nên hồ sơ thường không cần cập nhật và duy trì như tài liệu. Đây là lý do mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đã thiết lập quy trình kiểm soát hồ sơ của riêng họ theo tiêu chuẩn ISO, tách biệt với quy trình kiểm soát tài liệu.

3. Các bước xây dựng quy trình trong doanh nghiệp hiệu quả

Việc cấu trúc các quy trình trong doanh nghiệp sao cho phù hợp và hiệu quả nhất là điều không hề dễ dàng. Dưới đây là các bước thiết lập quy trình làm việc hiệu quả mà bạn có thể tham khảo.

3.1. Bước 1: Xác định nhu cầu và mục đích xây dựng các quy trình

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định đâu là đúng yêu cầu và mục đích công việc khi xây dựng các quy trình làm việc.

Xác định nhu cầu cải thiện chất lượng hệ thống, áp dụng các tiêu chuẩn và cấu trúc mới cho doanh nghiệp, tuân thủ các yêu cầu của lãnh đạo, v.v. Xác định mục đích giúp doanh nghiệp làm rõ các bước công việc, phương pháp kiểm soát hay thời gian hoàn thành công việc.

Bước đầu tiên này nhằm giúp các công ty có cái nhìn tổng quan và tóm tắt toàn bộ quy trình làm việc. Từ đó, bạn có thể dựa vào để thực hiện bước quan trọng tiếp theo, xây dựng quy trình công việc nhanh hơn và dễ dàng hơn.

3.2. Bước 2: Xác định mục tiêu cần thực hiện của các quy trình trong doanh nghiệp

Tùy thuộc vào tính chất công việc, có nhiều cách để cấu trúc các bước trong quy trình làm việc của một công ty. 

Hiện tại, chưa có con số chính xác cho các bước xây dựng quy trình làm việc. Tuy nhiên, các thương gia nhận thấy rằng nếu có quá nhiều bước sẽ gây trở ngại cho quá trình kiểm soát. 

Do đó, các doanh nghiệp thích sử dụng công thức 5W1H-5M để phân tích các bước trong quy trình làm việc của công ty:

5W1H cụ thể là:

• WHAT: Nội dung công việc là gì?
• WHY: Mục tiêu và yêu cầu của công việc là gì?
• WHEN: Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc
• WHERE: Nơi làm việc
• WHO: Cá nhân, đội hoặc nhóm nào chịu trách nhiệm về công việc này?
• HOW: Phương thức hoạt động như thế nào?

5M cụ thể là:

• Nguồn nhân lực: Trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất của người thực hiện công việc có đảm bảo không?
• Tài chính: Chi phí bao nhiêu để làm những việc này? Nó sẽ được phân phối bao nhiêu lần?
• Hệ thống cung ứng/nguyên vật liệu: Tiêu chí để trở thành nhà cung cấp là gì? Tiêu chuẩn vật liệu là gì?
• Cơ khí/Công nghệ: Các tiêu chuẩn cho máy móc là gì? Công nghệ nào được sử dụng để thực hiện công việc này?
• Phương thức làm việc: Phương pháp thực hiện công việc như thế nào?

3.3. Bước 3: Kiểm soát và kiểm tra các quy trình trong doanh nghiệp 

Để một quy trình làm việc hiệu quả, người lãnh đạo cần có cách kiểm soát và đánh giá tiến độ công việc để đảm bảo quy trình đó đi đúng hướng và không có sai sót. Mọi sai sót sẽ được phát hiện và sửa chữa kịp thời.

Công việc được kiểm soát bởi:

• Đơn vị đo lường làm việc
• Công cụ/Dụng cụ/Phương pháp đo lường
• Bao gồm bao nhiêu điểm cần kiểm soát và điểm nào là quan trọng

Các yếu tố cần chú ý khi tiến hành kiểm tra các quy trình trong doanh nghiệp:

• Các mục tiêu cần thực hiện khi tiến hành thanh tra
• Tần suất kiểm tra
• Người thực hiện kiểm tra
• Phần quan trọng cần phải kiểm tra.

3.4. Bước 4: Thử nghiệm các quy trình làm việc đã tạo trong doanh nghiệp 

Đây là bước giúp doanh nghiệp thấy được tính khả thi của các quy trình trong doanh nghiệp. Tính hữu ích của quy trình làm việc có thể được làm rõ thông qua kiểm tra và thử nghiệm. Từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những điều chỉnh phù hợp. 

Bài kiểm tra được chia thành 3 giai đoạn sau:

• Pre-test: Giai đoạn sản xuất thử, làm việc thử
• Kiểm tra: Quy trình thực hiện
• Đo lường tính khả thi của quy trình.

3.5. Bước 5: Mô tả cách thực hiện, tham khảo ý kiến và hoàn thiện các quy trình

Đây là giai đoạn mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc của nhân viên và cách thức thực hiện công việc tương ứng. Nếu các bước thực hiện quá dài và phức tạp, tài liệu có thể được sử dụng để hướng dẫn thực hiện.

Ngoài ra, người thực hiện quy trình cần được chia sẻ ý kiến từ các nhà quản lý, nhân viên và những người thực hiện quy trình. Từ đó có thể phân tích và điều chỉnh cho phù hợp với năng lực, trình độ và văn hóa doanh nghiệp.

Cuối cùng là hoàn thành các định nghĩa, tài liệu tham khảo và các bảng kèm theo. Thuật ngữ và từ viết tắt cần được giải thích. Ngoài ra, để nhân viên hiểu rõ các bước họ cần thực hiện, bạn phải xác định rõ biểu mẫu và số biểu mẫu đi kèm.

4. Tầm quan trọng của các quy trình trong doanh nghiệp

Các quy trình trong doanh nghiệp luôn đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động đúng đắn của một tổ chức và cấu trúc của nó. Các quy trình kinh doanh chiến lược được hoạch định tốt sẽ giúp doanh nghiệp bằng cách:

• Giảm chi phí và rủi ro: Cung cấp cách làm việc hiệu quả nhất, có tính đến những thiếu hụt tiềm ẩn trong tương lai.
• Giảm sai sót của con người: Bằng cách giao nhiệm vụ cho nhân viên tận tâm.
• Cải thiện hiệu quả: Nó làm tăng năng suất của bộ phận bằng cách xây dựng các hành động và bước phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
• Lấy khách hàng làm trung tâm: Các quy trình kinh doanh là những sáng kiến ​​hướng đến khách hàng. Nó được cập nhật liên tục với nhu cầu của khách hàng, đánh giá sản phẩm / dịch vụ của công ty.
• Thu hẹp khoảng cách giao tiếp: Thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa các công ty và khách hàng thông qua đánh giá và nghiên cứu thị trường.
• Quản lý thời gian tốt hơn: Các quy trình trong doanh nghiệp cải thiện hiệu quả sử dụng thời gian bằng cách phát triển các chiến lược và lưu đồ để giảm thời gian cần thiết để thực hiện một số hoạt động nhất định.
• Ứng dụng công nghệ mới: Quy trình thường xuyên thay đổi và cải tiến theo thời gian. Các công ty áp dụng công nghệ mới để cải thiện các quy trình trong doanh nghiệp dựa trên công nghệ mới nhất.

Tổng kết lại, các quy trình trong doanh nghiệp càng rõ ràng, cụ thể thì mọi lĩnh vực trong công ty càng dễ vận hành và đạt hiệu quả cao nhất. Hy vọng bài viết trên từ Công ty chuyển đổi số CoDX sẽ giúp bạn có thể chọn và thiết lập cho mình một quy trình hiệu quả và phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn