Quy Trình Bảo Hành Sản Phẩm: 7 Bước Xây Dựng Chuẩn Nhất 2023

Bảo trì hay bảo hành đóng một nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của bất kỳ công ty nào. Thế nhưng, không phải ai cũng nắm rõ về quy trình bảo hành sản phẩm. Hãy cùng CoDX theo dõi bài viết hôm nay để tìm hiểu thêm về chu trình này nhé!

1. Quy trình bảo hành sản phẩm là gì?

Quy trình bảo hành sản phẩm (trong tiếng Anh: Product warranty process) là hoạt động mà người bán sản phẩm hay cung cấp dịch vụ cam kết về việc sửa chữa hoặc thay thế miễn phí đối với trường hợp mặt hàng bị hư hỏng, lỗi kỹ thuật từ nhà sản xuất theo quy định cụ thể về điều kiện bảo hành tại một khoảng thời gian được xác định.

2. Xây dựng quy trình bảo hành sản phẩm bài bản và chi tiết nhất 2023

Quá trình bảo hành được xây dựng với mục đích hướng dẫn từng bước sửa chữa hàng hóa, dịch vụ. Được thực hiện theo 7 bước chuẩn nhất 2023 của CoDX như sau:

• Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của người tiêu dùng;

• Bước 2: Kiểm tra thông tin bảo hành của người tiêu dùng;

• Bước 3: Kiểm tra hàng hóa;

• Bước 4: Báo giá cho dịch vụ ngoài bảo hành;

• Bước 5: Tiến hành sửa chữa, bảo hành;

• Bước 6: Nghiệm thu & thanh toán chi phí dịch vụ bảo hành;

• Bước 7: Lưu trữ hồ sơ của khách hàng.

2.1. Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

Ở bước đầu tiên trong quy trình bảo hành, nhân viên tổng đài sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng về các dịch vụ liên quan tới bảo hành như: lắp đặt, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, thay thế,… qua những kênh liên lạc như email, facebook, website, điện thoại,…

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, người tiêu dùng sẽ nhận được thông báo từ nhân viên về việc xác nhận Phiếu dịch vụ đính kèm mã số. Tiếp theo, trạm bảo hành hoặc kỹ thuật viên được ủy quyền tại khu vực nhận yêu cầu và xác nhận thời điểm dịch vụ với người dùng. Lúc này, nhân viên kỹ thuật sẽ được điều động nhân sự tới để kiểm tra và xác nhận tình trạng bị lỗi.

2.2. Bước 2: Kiểm tra thông tin bảo hành của khách hàng

Khi đã tiếp nhận được yêu cầu từ phía khách hàng trong quy trình bảo hành sản phẩm, nhân viên thực hiện kiểm tra thông tin bảo hành sản phẩm của khách hàng bao gồm:

• Kiểm tra phiếu bảo hành và tem của hãng trên mặt hàng còn nguyên vẹn không?;
• Mặt hàng còn giữ nguyên hiện trạng, hình thức có bị trầy xước hay có dấu hiệu va đập, ẩm nước không?,…
• Các thông số kỹ thuật trên sản phẩm, trên phiếu bảo hành và trên hộp có trùng nhau không?
• Đánh giá sản phẩm bị hư hỏng từ nhà sản xuất hay từ phía khách hàng tác động?

2.3. Bước 3: Kiểm tra sản phẩm theo quy trình bảo hành sản phẩm

Sau khi kiểm tra thông tin bảo hành, nhân viên tiếp tục tiến hành kiểm tra sản phẩm theo các tiêu chí dưới đây:

• Xem xét thông tin của sản phẩm, tình trạng của các linh kiện, bộ phận và chức năng;
• Kiểm tra tính năng của sản phẩm, đảm bảo mặt hàng hoạt động đúng cách.

2.4. Bước 4: Báo giá cho dịch vụ ngoài bảo hành

Sau khi kiểm tra sản phẩm, nhân viên kỹ thuật thống kê những hư hỏng/ lỗi cần sửa chữa và tư vấn cho người dùng về giải pháp cho mỗi hạng mục. Từ đó, nhân viên báo giá những hạng mục cần sửa chữa, lắp đặt hoặc vệ sinh sản phẩm.

2.5. Bước 5: Tiến hành sửa chữa, bảo trì trong quy trình bảo hành sản phẩm

Sau khi khách hàng đồng ý với báo giá dịch vụ bảo hành, kỹ thuật viên tiến hành sửa chữa theo nghiệp vụ của mình và bàn giao lại cho phòng sử dụng, ghi phiếu nghiệm thu và bắt buộc có chữ ký từ các bên.

Đối với toàn bộ những loại thiết bị, máy móc còn bảo hành thì nhân sự phải liên lạc với đơn vị bảo trì (đã ký kết hợp đồng với doanh nghiệp) để thực hiện sửa chữa. Trong trường hợp nếu không có đơn vị bảo trì, nhân sự kỹ thuật phải liên lạc với một đơn vị cung ứng để sửa chữa kịp thời.

2.6. Bước 6: Nghiệm thu và thanh toán chi phí dịch vụ khi bảo hành

Nhân viên sẽ cùng khách hàng kiểm tra, nghiệm thu quá trình sửa chữa hàng hóa. Nếu khách hàng đã hài lòng, nhân viên lập phiếu bảo hành, phiếu thu và gửi đến khách hàng kiểm tra và thanh toán chi phí. Đồng thời, nhân viên sẽ báo cáo hoàn thành nhiệm vụ cho Trưởng phòng.

Nghiệm thu, thanh toán số tiền dịch vụ khi bảo hành.

2.7. Bước 7: Lưu trữ hồ sơ khách hàng sau quy trình bảo hành sản phẩm

Sau khi nghiệm thu và thanh toán khoản phí bảo hành, khách hàng sẽ được nhân viên kỹ thuật thiết lập những công cụ cần thiết và bảo hành mặt hàng trên thiết bị. Phiếu này sẽ được dùng cho những lần sản phẩm gặp vấn đề thì sẽ được hỗ trợ đổi mới hoặc sửa chữa dựa vào những mục quy định của công ty và trong thời hạn bảo hành.

Bên cạnh đó, nhân viên cũng ghi lại tình trạng mặt hàng, thông tin khách hàng để lưu trữ vào hồ sơ, hỗ trợ làm báo cáo và những giấy tờ liên quan cần thiết trình lên cho ban lãnh đạo kiểm duyệt.

3. Chuẩn hóa quy trình bảo hành chính xác với CoDX Process

Sử dụng phần mềm quản lý quy trình công việc để chuẩn hóa quy trình bảo hành giúp tăng tính chính xác, hiệu quả và linh hoạt trong việc quản lý yêu cầu bảo hành từ khách hàng. Dưới đây là thông tin chi tiết:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

• Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
• Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
• Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
• Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
• Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình bảo hành sản phẩm đã được CoDX tổng hợp. Hy vọng với những kiến thức này sẽ thật sự hữu ích, giúp bạn nắm được quy trình bảo hành một cách bài bản để thực hiện trơn tru nhất. Theo dõi website của chúng tôi để cập nhật thông tin nhanh nhất nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh