Quy trình nghỉ việc đúng theo Luật Pháp MỚI NHẤT 02/12/2024

Thủ tục thôi việc là điều nên học từ sớm để chuẩn bị cho bước chuyển mình trong sự nghiệp. Điều này nói thì dễ hơn làm nếu như bạn không biết cách lên kế hoạch trước. Vì vậy, các bước trong quy trình nghỉ việc rất quan trọng. Nhân viên cũng như người lao động cần lưu ý và áp dụng cho trường hợp của mỗi người. Bài viết dưới đây CoDX sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này!

Bạn đang đọc bài viết trên trang Tin chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng chủ đề:

Offboarding là gì và cách triển khai quy trình offboarding chuẩn

Turnover rate là gì và cách tính tỷ lệ nghỉ việc chính xác

Biểu mẫu phỏng vấn thôi việc chuyên nghiệp cho phòng HR

1. Quy trình nghỉ việc đúng quy định pháp luật mới nhất 2023

Bước 1: Viết và gửi thư từ chức đúng hạn

Nhân viên công ty ban đầu cần điền vào mẫu đơn NS-09-BM01 khi xin nghỉ việc. Mẫu này có thể được lấy trực tiếp từ Phòng Nhân sự (NS) hoặc có thể tìm kiếm trực tuyến.

Cùng với đơn xin nghỉ việc, người lao động phải đảm bảo thời hạn báo trước. Nếu thời gian báo cáo quá ngắn, người lao động sẽ không được hưởng tiền lương, tiền thưởng hoặc các khoản thù lao từ doanh nghiệp.

Quy trình nghỉ việc theo quy định của pháp luật — Quy trình thôi việc đúng quy định pháp luật mới nhất 2023

Cụ thể, theo Điều 1, Điều 35 Luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Lao động thì thời hạn báo trước cho người xin nghỉ việc là:

Đối với hợp đồng lao động từ 12 tháng đến 36 tháng: Người lao động báo trước 30 ngày.
Đối với hợp đồng lao động dưới 12 tháng: Người lao động báo trước 3 ngày.
Đối với hợp đồng không xác định điều khoản cụ thể: Người lao động báo trước 45 ngày.

Ngoài ra, một số ngành đặc thù sẽ có những quy định khác nhằm duy trì hoạt động ổn định của tổ chức.

Bước 2: Trong quy trình nghỉ việc: Ban lãnh đạo nhận đơn và xem xét lý do

Sau khi nhân viên điền xong đơn xin nghỉ việc trong quy trình nghỉ việc. Hãy nộp đơn cho người có thẩm quyền, có trách nhiệm xem xét như: Trưởng nhóm, trưởng bộ phận hoặc trưởng phòng.

Nếu ứng viên đang ở vị trí quản lý, Giám đốc (GĐ) sẽ là người tiếp nhận hoặc chuyển trực tiếp cho phòng Nhân sự.

Ở bước này, ban quản trị cần xác định rõ ràng hơn nguyện vọng và lý do nghỉ việc. Nếu các bên không thỏa thuận được thì bộ phận quản lý sẽ ký phê duyệt đơn và trả lại đơn cho người lao động. Thời gian xem xét không quá 2 ngày làm việc.

Bước 3: Xác nhận đơn xin nghỉ trong quy trình nghỉ việc với Phòng Nhân sự

Nộp đơn xin nghỉ trong quy trình nghỉ việc cho bộ phận nhân sự của công ty sau khi được ban lãnh đạo chấp thuận. Khi HR nhận được thông báo này, họ sẽ phải lên kế hoạch thuê người thay thế và giải quyết chế độ cho bạn.

Thông thường, Phòng Nhân sự sẽ xem xét và xác nhận đơn từ chức của bạn trong vòng 1-3 ngày làm việc. Sau đó, họ có trách nhiệm đệ trình đơn từ chức lên giám đốc công ty để phê duyệt.

Xác nhận với nhân sự trong quy trình nghỉ việc — Xác nhận nộp đơn xin nghỉ trong quy trình thôi việc việc với Phòng Nhân sự

Bước 4: Duyệt và bàn giao các công việc đang đảm nhiệm

Bước tiếp theo trong quy trình nghỉ việc là HR (bộ phận nhân sự) chuyển đơn đến Giám đốc và đề xuất phương án thay thế. Quá trình này không nên kéo dài quá 4 ngày.

Sau khi được các cấp phê duyệt, nhân viên có trách nhiệm bàn giao công việc và tài liệu phụ trách cho người kế nhiệm.

Thông thường, nhiều doanh nghiệp chỉ cần đào tạo người mới thông qua các bộ phận hoặc các vị trí còn đang trong quá trình làm việc.
Tuy nhiên, một số đơn vị sẽ yêu cầu nhân sự xin từ chức training người mới và cung cấp thêm tài liệu để người mới có thể nắm bắt công việc tốt hơn.
Bên cạnh đó, nhân sự xin từ chức phải bàn giao lại toàn bộ các tài sản, đồng phục và các giấy tờ liên quan khác của công ty.

Bước 5: Trong quy trình nghỉ việc: Thanh lý hợp đồng cho người lao động

Bộ phận Nhân sự chịu trách nhiệm thanh toán hợp đồng với cán bộ, nhân viên nghỉ việc. Giai đoạn này bao gồm những điều sau đây:

Bàn giao công việc cho người thay thế và thanh lý hợp đồng cũ
Hoàn thành công việc được giao trước khi nghỉ việc hoặc chuyển giao toàn bộ công việc cho nhân viên mới.
Ký biên bản bàn giao thiết bị làm việc như máy tính, điện thoại, phương tiện di chuyển.
Ký các biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc và biên bản bảo mật thông tin của công ty sau khi nghỉ.
Gửi thư từ chức của bạn cho bộ phận chịu trách nhiệm thanh lý hợp đồng lao đồng.

Bước 6: Quyết định cho nhân viên từ chức trong quy trình nghỉ việc

Sau khi bộ phận nhân sự hoàn thành việc thanh lý công việc, tiếp đến sẽ là:

Lập biên bản nghỉ việc chính thức
Lập biên bản thanh lý hợp đồng lao động
Soạn thảo quyết định nghỉ việc trình TGĐ ký (có biên bản thanh lý đính kèm).

Quyết định cho nhân viên từ chức trong quy trình nghỉ việc

Văn bản quyết định thôi việc được chuyển cho người xin nghỉ việc và trưởng bộ phận, phòng NS lưu 1 bản (kèm bản chính hồ sơ thanh lý), 1 bản sẽ chuyển cho phòng Tài chính-Kế toán làm căn cứ thanh toán (phải kèm theo biên bản thanh lý, tiến độ, biên bản thẩm định,…).

Bước 7: Thanh toán nốt các chế độ còn lại cho người lao động

Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm phối hợp với Phòng Nhân sự lập bảng lương cho nhân viên xin từ chức và trình GĐ phê duyệt trong quy trình nghỉ việc.

Phòng Tài chính-Kế toán chỉ thanh toán cho người thôi việc sau khi đã hoàn tất hồ sơ xác nhận do Phòng NS chuyển đến.
Phòng Tài chính-Kế toán liên hệ trực tiếp với nhân sự thôi việc để giải quyết các thủ tục thanh toán.

Đối với những cán bộ nhân viên (CBNV) còn thắc mắc, khiếu nại, Phòng Nhân sự có trách nhiệm giải quyết và báo cáo Giám đốc theo báo cáo hàng tuần.

TẢI BỘ EBOOK VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP TỪ CODX

2. Quy trình nghỉ việc cần lưu ý những điều gì?

Quy trình nghỉ việc cần phải diễn ra suôn sẻ. Nhằm đảm bảo có lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp. Đối với người lao động, nó giúp họ nhanh chóng tiếp cận cơ hội mới trong sự nghiệp. Đồng thời, quy trình này được thực hiện trơn tru cũng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp vì họ có thể duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng cần lưu ý khi thực hiện quy trình nghỉ việc:

Lựa chọn thời điểm phù hợp trong quy trình nghỉ việc

Khi xin nghỉ việc, người lao động nên đánh giá thời điểm thích hợp để bắt đầu quy trình này. Cần dành thời gian để xác định rõ hướng đi tiếp theo của bản thân.

Doanh nghiệp cũng cần thực hiện việc trao đổi và lắng nghe ý kiến của nhân viên trong quá trình họ xin nghỉ việc. Điều này rất quan trọng vì việc mất đi một nhân sự nòng cốt có thể gây ra nhiều vấn đề cho công việc và làm chậm tiến độ chung của doanh nghiệp.

Thông báo trước

Việc thông báo quyết định nghỉ việc trước một khoảng thời gian là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần thống nhất với nhân viên về thời hạn cụ thể trong hợp đồng lao động để nhân viên chuẩn bị chuyển giao và đào tạo người thay thế.

Quy trình thôi việc cho nhân viên — Quy trình nghỉ việc và những điều cần lưu ý

Khi đã biết trước về kế hoạch nghỉ việc, nhân viên có thể lên kế hoạch chính xác cho quá trình chuyển giao công việc cho người thay thế. Họ có thể tập trung hoàn thành các nhiệm vụ còn dang dở. Tạo ra các tài liệu hướng dẫn chi tiết và sắp xếp để truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn cho người mới.

Sử dụng mẫu đơn xin nghỉ trong quy trình nghỉ việc

Đơn xin nghỉ việc cần được viết đúng quy định, đầy đủ thông tin và lý do. Việc viết đơn này cũng cần phản ánh sự tôn trọng và chuyên nghiệp của người lao động. Dưới đây sẽ là mẫu đơn cơ bản nhất.

Trao đổi trực tiếp với đại diện quản lý và phòng nhân sự

Thay vì chỉ gửi Email hoặc đơn từ chức, trao đổi trực tiếp giữa người lao động và đại diện doanh nghiệp là cần thiết. Điều này giúp người lao động có cơ hội bày tỏ quan điểm và doanh nghiệp lắng nghe để cải thiện quy trình quản lý.

Bàn giao công việc trong quy trình nghỉ việc

Bàn giao công việc là bước quan trọng không thể bỏ qua trong quy trình nghỉ việc. Điều này thể hiện tinh thần trách nhiệm của người lao động. Doanh nghiệp nên lập danh sách công việc cần bàn giao cho người thay thế, bao gồm cả công việc còn dở dang và thông tin liên quan.

Cuối cùng, trong quá trình giải quyết thủ tục nghỉ việc, cả người lao động và doanh nghiệp đều cần lưu ý các vấn đề pháp luật để bảo vệ quyền lợi và tránh các sai phạm không đáng có.

3. Quy trình nghỉ việc được căn cứ theo điều luật nào?

Trong quá trình ly thân, các vấn đề pháp lý đòi hỏi sự chú ý chặt chẽ. Đây là cách để bạn bảo vệ quyền lợi của mình và tránh những sai sót không đáng có. Hãy cùng tìm hiểu với bảng tổng hợp dưới đây.

Các tiêu chí	Trích dẫn Luật Pháp	Điều khoản được quy định
Thời gian thông báo nghỉ việc	Điều 35, Khoản 1, Luật Lao động 2019. Điều 7 quy định tại Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.	Trong quy trình nghỉ việc và chấm dứt hợp đồng, người lao động phải báo trước: Hợp đồng lao động không xác định thời hạn từ 45 ngày trở lên. Hợp đồng lao động có thời hạn ít nhất là 30 ngày, xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng. Đối với người có hợp đồng dưới 12 tháng thì tối thiểu là 3 ngày làm việc. Đối với một số ngành nghề cụ thể có tính đặc thù sẽ được quy định về thời gian khác nhau
Nghĩa vụ thanh toán tiền lương cho người lao động	Khoản 1 Điều 94 Luật Lao động 2019.	Kể cả trường hợp cho người lao động thôi việc trước thời hạn thì người sử dụng lao động vẫn phải trả đủ tiền lương cho người lao động. Thời hạn thanh toán tối đa là 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Một số trường hợp đặc biệt khác có thể gia hạn đến 30 ngày.
Các khoản tiền người lao động được nhận	Điều 46 Luật lao động 2019. Điều 113, Khoản 3, Luật Lao động 2019.	Trong quy trình nghỉ việc, người lao động sẽ được truy thu một tháng lương trở lên. Trợ cấp thôi việc cho người lao động làm việc thường xuyên, (điều kiện là phải làm việc từ 12 tháng trở lên) Được nhận tiền nghỉ phép hằng năm (theo hợp đồng lao động) tương ứng với số ngày người lao động chưa sử dụng theo quyền lợi được hưởng. Trợ cấp thất nghiệp lấy từ bảo hiểm xã hội.
Giải quyết sổ BHXH	Điều 48, Khoản 3, Luật Lao động 2019.	Người sử dụng lao động (NSDLĐ) có trách nhiệm chốt sổ BHXH cho người lao động (NLĐ). Điều này sẽ được thực hiện ngay cả khi hợp đồng bị chấm dứt sớm. Doanh nghiệp phải trả lại sổ BHXH gốc kèm theo các giấy tờ gốc được lưu giữ trong quá trình làm việc.

Luật căn cứ trong quy trình nghỉ việc — Quy trình nghỉ việc được căn cứ theo Luật lao động 2019

4. Nên làm gì khi thực hiện quy trình thôi việc tại đơn vị công tác?

Ngoài việc tuân theo các thủ tục trong quy trình nghỉ việc, bạn cũng nên xem xét các hành vi tốt và chuyên nghiệp trước khi nghỉ việc qua các việc nên làm như sau:

Chia sẻ với quản lý

Bạn nên bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện thẳng thắn về việc thông báo quyết định của bạn với sếp.

Bạn không nên bỏ qua bước này để tránh hiểu lầm về lý do từ chức của mình vì:

– Người ngoài dễ cho rằng bạn có mâu thuẫn với cấp trên, dẫn đến việc bạn âm thầm rời bỏ nội bộ mà không báo trước.

– Nó cũng thể hiện sự tôn trọng mà bạn dành cho người quản lý của mình.

Mô tả chi tiết công việc bạn đang bàn giao

Nếu công việc của bạn liên quan đến nhiều khía cạnh khác nhau và có nhiều thời hạn khác nhau, hãy tạo một tài liệu tóm tắt dưới dạng bảng. Điều này cũng góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp của bạn.

Bảng tóm tắt này nên chứa thông tin đầy đủ về tiến độ công việc, các cột mốc quan trọng và các liên hệ cần thiết để đồng nghiệp tập trung khi họ tiếp quản.

Những việc nên làm khi thực hiện quy trình nghỉ việc — Những việc nên làm khi khi thực hiện quy trình thôi việc tại đơn vị công tác

Hoàn thành mọi công việc song song với việc thực hiện quy trình nghỉ việc

Mặc dù bạn sẽ cảm thấy rất vui và nhẹ nhõm khi chuẩn bị bắt đầu một hành trình mới, nhưng đừng quên tập trung để những ngày còn lại vẫn hiệu quả.

Trình độ của bạn sẽ được đánh giá rất cao nếu các nhiệm vụ vẫn được diễn ra tốt đẹp trước khi bạn rời đi.

Kết nối với đồng nghiệp

Thông thường, bạn có ít thời gian để gặp lại đồng nghiệp cũ sau khi rời đi, trừ khi đó là những người thực sự thân thiết. Vì vậy, hãy sử dụng thời gian này để tạo ra những kỷ niệm đẹp với đồng nghiệp của bạn và thậm chí cố gắng hòa giải nếu có xung đột.

Vào ngày cuối cùng, hãy viết một email cảm ơn tới người quản lý và đồng nghiệp của bạn hoặc một tin nhắn tạm biệt tất cả mọi người. Đừng quên để lại thông tin liên lạc của bạn để mọi người có thể liên lạc khi cần thiết.

5. Những việc không nên làm trước và sau khi nghỉ việc

Sau khi nghỉ việc, hãy tránh những hành động không tốt sau đây:

Tránh nói xấu về công ty, đồng nghiệp sau khi nghỉ việc

Dù bạn có những mâu thuẫn hay lý do riêng để rời đi, hãy tránh trút giận và nói xấu về công ty cũ và đồng nghiệp trong những ngày cuối làm việc và cả sau khi ra đi. Việc này có thể làm tổn thương uy tín và hình ảnh của bạn trong cộng đồng, và ảnh hưởng đến các tài năng và đóng góp của bạn bị lu mờ bởi những phản ứng tiêu cực.

Không nên rủ rê đồng nghiệp nghỉ việc

Mỗi người có lối đi riêng trong sự nghiệp, vì vậy đừng đưa ra phân tích hoặc khuyên bảo cho đồng nghiệp rằng họ nên nghỉ việc như bạn. Việc này có thể gây ra xung đột nội bộ và tạo ra sự hiểu lầm trong công ty.

Đừng tiết lộ thông tin quan trọng của công ty cũ

Khi bước sang công việc mới, hãy mang theo kinh nghiệm và học hỏi từ công việc trước đó. Tuyệt đối không nên tiết lộ bất kỳ thông tin bí mật hay công việc liên quan của công ty cũ để nói chuyện hoặc chia sẻ ra bên ngoài. Điều này là rất không đạo đức và có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh và danh tiếng của bạn. Không chỉ tại công ty cũ mà còn ở môi trường làm việc mới mà bạn sẽ tham gia sau này.

Công ty chuyển đổi số CoDX hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình nghỉ việc. Dù quyết định nghỉ việc là điều không ai mong muốn. Nhưng trong một số trường hợp, bạn phải từ bỏ để tìm một tương lai tốt hơn cho chính mình. Vì vậy, hãy giới thiệu bài viết này đến với những người đang trong giai đoạn chuyển việc. Chúc các bạn áp dụng thành công!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh