4 Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả kèm phương pháp tối ưu

Kỹ năng quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống. Quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian sử dụng càng hiệu quả, hiệu suất công việc càng được nâng cao. Vậy phương pháp quản lý thời gian nào đang được sử dụng nhiều và mang lại hiệu quả cao? 

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Bài viết này CoDX sẽ cung cấp đến bạn những thông tin hữu ích, cùng theo dõi nhé.

1. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả

  • Nâng cao năng suất làm việc

Khi biết cách quản lý thời gian và phân bổ công việc công việc hợp lý sẽ giúp bạn biết đâu là những công việc cần ưu tiên hoàn thành và tập trung thực hiện trước. Từ đó giúp bạn nâng cao năng suất công việc.

Bên cạnh đó, lên kế hoạch công việc theo từng khung thời gian nhất định sẽ giúp bạn hình thành một lộ trình công việc tổng quát và biết được mình đang đi theo hướng nào để tối ưu năng suất công việc.

  • Đảm bảo tiến độ của kế hoạch

Lợi ích có thể nhận thấy rõ khi có kỹ năng quản lý thời gian đó chính là các công việc sẽ luôn được đảm bảo tiến độ theo kế hoạch. Một dự án, một chiến dịch công việc cần thực hiện trong một thời gian dài đòi hỏi phải có dòng thời gian cụ thể, chi tiết. Đây dường như đã trở thành một quy tắc bất thành văn trong các tổ chức, doanh nghiệp.

Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn không bị trễ “deadline”

Vì vậy, phương pháp quản lý thời gian sẽ giúp bạn không bị trễ “deadline”, duy trì sự liên tục trong công việc.

  • Ngăn chặn thói quen xấu

Không có phương pháp và kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng “không biết làm gì” mặc dù có nhiều việc cần giải quyết. Những thói quen như trì hoãn, không biết sắp xếp… cũng sẽ làm công việc của bạn kém hiệu suất.

Phương pháp này sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen này và tạo động lực làm việc nhờ các kế hoạch đã vạch ra trước. Không chỉ vậy, quản lý thời gian hiệu quả sẽ hạn chế đưa ra những quyết định sai lầm trong công việc.

  • Giảm áp lực, căng thẳng trong công việc

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn cân bằng được công việc và cuộc sống. Việc phân bổ thời gian cho các công việc theo thứ tự ưu tiên và sắp xếp khoa học sẽ giúp bạn có những khoảng thời gian nghỉ ngơi, giảm áp lực công việc.

Kiểm soát thời gian một cách khoa học sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái trong khi làm việc và không bị áp lực thời gian.

2. 4 Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả – tối ưu

2.1 Kỹ năng làm việc theo kế hoạch

Lập kế hoạch cho bất kỳ công việc gì cũng mang lại những lợi ích và hạn chế những rủi ro có thể phát sinh. Và việc lập kế hoạch cũng giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, vì thế hãy kết hợp kỹ năng lập kế hoạch và kỹ năng quản lý thời gian để công việc đạt kết quả tốt nhất.

Bên cạnh đó việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn biết chính xác mục tiêu của mình là gì và có đang thực hiện theo đúng hướng để đạt mục tiêu hay không. Lập kế hoạch cũng là cách để bạn chia nhỏ những nhiệm vụ lớn thành các công việc nhỏ hơn để ước chừng khoảng thời gian thực hiện.

Kỹ năng quản lý thời gian
Làm việc theo kế hoạch giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian

Nhờ vậy, với những nhiệm vụ khó bạn vẫn có thể giải quyết nhanh chóng và khoa học. Trước khi bắt tay vào một dự án nào đó, hãy dành một chút thời gian để lập một kế hoạch, càng chi tiết, cụ thể thời gian thực hiện càng tốt. Điều này sẽ giúp mang lại cho bạn một kết quả như mong đợi.

2.2 Biết sắp xếp công việc theo độ ưu tiên

Không phải công việc nào cũng có tầm quan trọng như nhau trong một dự án, sẽ có nhiệm vụ cần ưu tiên thực hiện trước. Vì vậy, bạn cần có khả năng nhìn nhận, đánh giá mức độ quan trọng của công việc và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên.

Một phương pháp quản lý thời gian tối ưu chính là biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Đánh giá những công việc nào mang lại giá trị nhiều nhất và cấp bách nhất thì ưu tiên hoàn thành đầu tiên. Những công việc quan trọng nhưng không cấp bách sẽ thực hiện ở bước tiếp theo và tuần tự đến công việc không quan trọng và không cấp bách. 

2.3 Rèn luyện khả năng tập trung trong công việc

Để hoàn thành một công việc nhanh chóng nhất thì yếu tố tập trung là một kỹ năng không thể bỏ qua. Và để quản lý thời gian hiệu quả thì việc áp dụng kỹ năng tập trung là vô cùng cần thiết. Tập trung là cách để bạn không bị quản lý thời gian, hoàn thành công việc đúng tiến độ.

Để nâng cao khả năng tập trung bạn cần loại bỏ những tác động từ bên ngoài, hoàn toàn tập chú tâm cho công việc, xây dựng một mục tiêu cụ thể.

2.4 Áp dụng công cụ quản lý thời gian

Vận dụng những kỹ năng mềm như lập kế hoạch, sắp xếp công việc chế độ ưu tiên, rèn luyện khả năng tập trung kết hợp áp dụng công cụ quản lý thời gian sẽ giúp bạn hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian, tối ưu phương pháp làm việc,từ đó trau dồi và phát triển bản thân. 

Áp dụng công cụ phần mềm quản lý thời gian cũng là một trong những kỹ năng cần có trong thời đại chuyển đổi số. Hiện nay, bạn có thể dễ dàng tìm được những công cụ hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc lựa chọn những ứng dụng kết hợp quản lý, sắp xếp, đánh giá công việc một cách trực quan và khoa học.

Phần mềm quản lý công việc CoDX Task với điểm mạnh là khả năng quản lý, sắp xếp, hỗ trợ triển khai công việc thông minh, giúp bạn quản lý thời gian cho công việc hiệu quả. Bên cạnh đó, CoDX Task có tình năng nhắc nhở công việc theo tiến độ giúp bạn hoàn tất công việc đúng hạn. 

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

  • Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
  • Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
  • Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
  • Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
  • Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

Đăng ký dùng thử miễn phí CoDX Task

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

3. 4 Phương pháp quản lý thời gian kinh điển

Ngoài những kỹ năng kể trên, để cải thiện khả năng quản lý thời gian hiệu quả bạn có thể áp dụng các phương pháp quản lý thời gian dưới đây.

3.1 Phương pháp 80/20

Phương pháp 80/20 hay còn gọi là nguyên tắc pareto là quy tắc cho thấy 80% kết quả là do 20% nguyên nhân tạo ra. Áp dụng phương pháp này vào quản lý thời gian bạn có thể đánh giá những công việc chỉ chiếm 20% khối lượng chung nhưng mang lại đến 80% giá trị để tập trung thời gian thực hiện.

Phương pháp quản lý thời gian
Phương pháp 80/20 hay còn gọi là nguyên tắc pareto

Tuy nhiên, trên thực tế con số 80/20 không phải là giá trị tuyệt đối, vì vậy bạn nên vận dụng một cách linh hoạt. Nguyên tắc này sẽ giúp bạn đánh giá được những công việc nào dù chiếm tỷ trọng ít nhưng mang lại giá trị lớn. Và điều bạn cần làm là phân bổ thời gian hợp lý với những mục công việc mang lại kết quả, giá trị lớn này.

3.2 Phương pháp 4D

4D là phương pháp quản lý thời gian Do – Dump – Delegate – Defer, cụ thể:

  • Do – làm ngay, là những công việc quan trọng và có tính cấp bách cần thực hiện ngay và triệt để.
  • Delegate – ủy quyền, tức những công việc có thể giao cho người khác thực hiện, bạn có nhiệm vụ đánh giá, nhận xét
  • Defer – không cần làm ngay, là những công việc quan trọng nhưng không cần làm ngay, bạn có thể ghi chú và giải quyết nó khi đã xong những công việc ưu tiên hơn.
  • Dump – loại bỏ, bạn cân nhắc và loại bỏ những công việc không cần thiết, tức công việc này không ảnh hưởng đến kết quả của công việc.
Phương pháp quản lý thời gian
4D là phương pháp quản lý thời gian Do – Dump – Delegate – Defer

3.3 Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Phương pháp quản lý thời gian 40 – 30 – 20 -10 là cách quản lý thời gian phân bổ theo mức độ quan trọng của công việc. 

  • 40% thời gian dành cho những công việc quan trọng nhất
  • 30% thời gian dành cho những công việc quan trọng thứ 2
  • 20 % thời gian dành cho những công việc quan trọng thứ 3
  • 10% thời gian dành cho những công việc không quan trọng, không ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

3.4 Phương pháp The 2-Minute Rule

The 2 – Minute giúp chia nhỏ khoản thời gian để người dùng hoàn thành công việc dễ dàng hơn. Với phương pháp này, một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong 2 phút hoặc ít hơn thì nên làm ngay lập tức mà không cần hoãn lại ở thời điểm sau.

Phương pháp quản lý thời gian The 2 – Minute sẽ giúp bạn tránh việc bỏ qua những nhiệm vụ nhỏ, tạo động lực để hoàn thành công việc nhanh mà không tạo thói quen trì hoãn công việc.

>>> Liên quan: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower và cách áp dụng

Quản lý thời gian là một kỹ năng mà bất kỳ ai cũng cần trang bị để hướng đến cuộc sống, công việc chất lượng. Kỹ năng quản lý thời gian còn là một yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa năng suất và cải thiện chất lượng cuộc sống. Hy vọng qua bài viết này của CoDX bạn đã hiểu rõ hơn về cách quản lý thời gian.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: