Quản lý thời gian là gì? 7 Kỹ năng & 4 Phương pháp hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống. Quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian sử dụng càng hiệu quả, hiệu suất công việc càng được nâng cao. Vậy phương pháp quản lý thời gian nào đang được sử dụng nhiều và mang lại hiệu quả cao? 

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Bài viết này CoDX sẽ cung cấp đến bạn những thông tin hữu ích, cùng theo dõi nhé.

Cùng chủ đề:

1. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát thời gian dành cho các công việc cụ thể nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc. Đây là một kỹ năng quan trọng giúp mỗi cá nhân có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ công việc hơn trong khoảng thời gian giới hạn, từ đó cải thiện năng suất, chất lượng cuộc sống.

Có thể nói, quản lý thời gian không chỉ đơn thuần là biết cách sử dụng đồng hồ hoặc lịch biểu, mà còn bao gồm việc xác định các mục tiêu rõ ràng, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ, áp dụng các phương pháp, công cụ hỗ trợ để tối ưu việc sử dụng thời gian.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

2.1 Nâng cao năng suất làm việc

Khi biết cách quản lý thời gian và phân bổ công việc công việc hợp lý sẽ giúp bạn biết đâu là những công việc cần ưu tiên hoàn thành và tập trung thực hiện trước. Từ đó giúp bạn nâng cao năng suất công việc.

Bên cạnh đó, lên kế hoạch công việc theo từng khung thời gian nhất định sẽ giúp bạn hình thành một lộ trình công việc tổng quát và biết được mình đang đi theo hướng nào để tối ưu năng suất công việc.

>>> Xem ngay: Làm thế nào để tăng năng suất lao động trong giai đoạn kỷ nguyên số

2.2 Đảm bảo tiến độ của kế hoạch

Lợi ích có thể nhận thấy rõ khi có kỹ năng quản lý thời gian đó chính là các công việc sẽ luôn được đảm bảo tiến độ theo kế hoạch. Một dự án, một chiến dịch công việc cần thực hiện trong một thời gian dài đòi hỏi phải có dòng thời gian cụ thể, chi tiết. Đây dường như đã trở thành một quy tắc bất thành văn trong các tổ chức, doanh nghiệp.

Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn không bị trễ “deadline”

Vì vậy, phương pháp quản lý thời gian sẽ giúp bạn không bị trễ “deadline”, duy trì sự liên tục trong công việc.

2.3 Ngăn chặn thói quen xấu

Không có phương pháp và kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng “không biết làm gì” mặc dù có nhiều việc cần giải quyết. Những thói quen như trì hoãn, không biết sắp xếp… cũng sẽ làm công việc của bạn kém hiệu suất.

Phương pháp này sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen này và tạo động lực làm việc nhờ các kế hoạch đã vạch ra trước. Không chỉ vậy, quản lý thời gian hiệu quả sẽ hạn chế đưa ra những quyết định sai lầm trong công việc.

2.4 Giảm áp lực, căng thẳng trong công việc

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn cân bằng được công việc và cuộc sống. Việc phân bổ thời gian cho các công việc theo thứ tự ưu tiên và sắp xếp khoa học sẽ giúp bạn có những khoảng thời gian nghỉ ngơi, giảm áp lực công việc.

Kiểm soát thời gian một cách khoa học sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái trong khi làm việc và không bị áp lực thời gian.

3. Kỹ năng giúp quản lý thời gian hiệu quả

7 Kỹ năng cần có để quản lý thời gian hiệu quả:

3.1 Kỹ năng đặt mục tiêu

Việc xác định mục tiêu cụ thể là bước đầu tiên trong quá trình quản lý thời gian. Đặt rõ mục tiêu giúp định hướng được cần phải làm gì. Một mục tiêu cụ thể giúp bạn dễ dàng tập trung, đo lường được tiến độ công việc. 

Phương pháp SMART là một công cụ hữu ích để đặt mục tiêu hiệu quả. SMART là viết tắt của:

  • Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần rõ ràng – cụ thể. Tránh đặt những mục tiêu mơ hồ. Ví dụ: “Học 50 từ vựng tiếng Anh mới mỗi tuần” thay vì “Cải thiện tiếng Anh”.
  • Measurable (Đo lường được): Mục tiêu cần có thể đo lường được để bạn biết được mức độ hoàn thành. Ví dụ: “Giảm 5 kg trong vòng 2 tháng” thay vì “Giảm cân”.
  • Achievable (Khả thi): Mục tiêu cần phải thực tế có thể đạt được. Ví dụ: “Hoàn thành dự án trong 3 tháng” thay vì “Hoàn thành dự án trong 1 tuần”.
  • Relevant (Liên quan): Mục tiêu cần liên quan với mục đích tổng thể của bạn. Ví dụ: “Tham gia khóa học lập trình để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp” thay vì “Tham gia khóa học nhảy để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp”.
  • Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu cần có một thời hạn cụ thể để tạo áp lực và động lực hoàn thành. Ví dụ: “Đọc xong cuốn sách trong vòng 2 tuần” thay vì “Đọc xong cuốn sách”.
Kỹ năng quản lý thời gian
Làm việc theo kế hoạch giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian

3.2 Kỹ năng xác định công việc ưu tiên, quan trọng

Một phương pháp quản lý thời gian tối ưu chính là biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Đánh giá những công việc nào mang lại giá trị nhiều nhất và cấp bách nhất thì ưu tiên hoàn thành đầu tiên. Những công việc quan trọng nhưng không cấp bách sẽ thực hiện ở bước tiếp theo và tuần tự đến công việc không quan trọng và không cấp bách. Một số phương pháp hữu ích để thực hiện bao gồm:

Ma trận Eisenhower: Phân chia công việc theo bốn nhóm dựa trên độ quan trọng và độ khẩn cấp:

  • Quan trọng/khẩn cấp: Làm ngay lập tức.
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch làm sau.
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao cho người khác hoặc làm nhanh.
  • Không quan trọng/không khẩn cấp: Có thể bỏ qua.

Phương pháp ABCDE: Sắp xếp nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên:

  • A: Nhiệm vụ rất quan trọng cần làm ngay.
  • B: Nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách.
  • C: Nhiệm vụ không quan trọng nhưng cần làm.
  • D: Nhiệm vụ có thể giao cho người khác.
  • E: Nhiệm vụ có thể bỏ qua.

Quy tắc 80/20 (Nguyên tắc Pareto): Tập trung vào 20% nhiệm vụ quan trọng nhất để đạt được 80% kết quả mong muốn giúp tối ưu thời gian.

Lập danh sách công việc hàng ngày: Tạo một danh sách công việc cần làm hàng ngày, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Đảm bảo luôn bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất.

3.3 Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Sử dụng lịch và danh sách công việc

Sử dụng lịch:

  • Lịch truyền thống: Sử dụng lịch giấy hoặc bảng kế hoạch treo tường để ghi chú các sự kiện và nhiệm vụ quan trọng. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các công việc cần làm trong tuần hoặc tháng.
  • Lịch điện tử: Sử dụng các ứng dụng lịch trên điện thoại hoặc máy tính như Google Calendar, Outlook để lập kế hoạch. Các ứng dụng này có thể gửi thông báo nhắc nhở, giúp bạn không quên các công việc quan trọng.
  • Lên kế hoạch chi tiết: Lên lịch cụ thể cho từng công việc trong ngày, bao gồm cả thời gian nghỉ ngơi. Điều này giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả có tổ chức.

Danh sách công việc theo ngày, tuần, tháng cho kế hoạch:

  • Danh sách công việc hàng ngày: Tạo một danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày, đánh dấu khi hoàn thành.
  • Danh sách công việc theo tuần hoặc tháng: Lập danh sách các nhiệm vụ dài hạn hơn để có cái nhìn tổng thể về các mục tiêu lớn.
  • Sử dụng các ứng dụng quản lý công việc: Các ứng dụng như Todoist, Trello, hoặc CoDX Task giúp bạn quản lý danh sách công việc một cách linh hoạt. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên cùng thời gian hoàn thành tương ứng.

Chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ

Việc chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ giúp bạn dễ dàng hoàn thành hơn, giảm bớt áp lực, tạo cảm giác tiến bộ khi hoàn thành từng phần nhỏ của nhiệm vụ lớn.

  • Đầu tiên, xác định nhiệm vụ lớn mà bạn cần hoàn thành. Ví dụ: Viết một báo cáo, thực hiện một dự án, hoặc chuẩn bị cho một buổi thuyết trình.
  • Chia nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ cụ thể. Ví dụ, nếu bạn cần viết một báo cáo, các bước nhỏ có thể bao gồm: Tìm kiếm thu thập tài liệu; Lập dàn ý cho báo cáo; Viết từng phần của báo cáo (giới thiệu, nội dung chính, kết luận); Kiểm tra chỉnh sửa báo cáo
  • Lập kế hoạch cho từng nhiệm vụ nhỏ: Đặt thời gian cụ thể để hoàn thành từng nhiệm vụ nhỏ. Việc này giúp bạn quản lý công việc một cách hệ thống để không bị lãng phí thời gian.

Xác định thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ

Việc xác định thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ giúp bạn có một kế hoạch khả thi. Cũng giúp theo dõi tiến độ công việc, tiến hành điều chỉnh nếu cần thiết.

  • Ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Cần thực tế, cân nhắc đến khả năng xảy ra các sự cố ngoài ý muốn.
  • Đặt thời hạn cụ thể tuân thủ thực hiện cho từng nhiệm vụ để tạo áp lực vừa đủ giúp hoàn thành công việc đúng thời hạn.
  • Lập kế hoạch theo khung thời gian bằng cách chia nhỏ ngày làm việc thành các khung thời gian cụ thể (ví dụ: 30 phút, 1 giờ) và gán nhiệm vụ vào từng khung thời gian này. Giúp kiểm soát được thời gian dành cho mỗi công việc, tránh việc lãng phí thời gian.
  • Dự phòng thời gian: Luôn dự phòng một khoảng thời gian nhất định cho các tình huống khẩn cấp hoặc công việc phát sinh. Điều này giúp bạn không bị quá tải khi có những nhiệm vụ đột xuất.

3.4 Kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả

Phương pháp Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian do Francesco Cirillo phát triển vào cuối những năm 1980. Phương pháp này tập trung vào việc chia nhỏ thời gian làm việc và nghỉ ngơi để tăng cường hiệu quả, sự tập trung.

Cách thực hiện:

  • Bước 1: Chọn một nhiệm vụ cần hoàn thành.
  • Bước 2: Đặt hẹn giờ trong 25 phút (gọi là một Pomodoro).
  • Bước 3: Làm việc liên tục cho đến khi hẹn giờ kêu.
  • Bước 4: Nghỉ ngơi ngắn trong 5 phút.
  • Bước 5: Lặp lại quá trình trên. Sau 4 Pomodoro, nghỉ ngơi dài hơn (15-30 phút).

Lợi ích:

  • Tăng cường sự tập trung: Phương pháp này giúp bạn tập trung vào một nhiệm vụ trong khoảng thời gian ngắn, tránh bị phân tâm.
  • Giảm mệt mỏi: Thời gian nghỉ ngơi ngắn giúp bạn phục hồi năng lượng và giảm căng thẳng.
  • Tăng hiệu quả làm việc: Việc chia nhỏ công việc giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn và hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn.

Ngoài Pomodoro ra, còn khá nhiều các nguyên tắc quản lý thời gian khác có thể sử dụng như nguyên tắc Parkinson, nguyên tắc 4D, …

3.5 Công cụ hỗ trợ để quản lý kế hoạch hiệu quả

Vận dụng những kỹ năng mềm như lập kế hoạch, sắp xếp công việc chế độ ưu tiên, rèn luyện khả năng tập trung kết hợp áp dụng công cụ quản lý thời gian sẽ giúp bạn hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian, tối ưu phương pháp làm việc,từ đó trau dồi và phát triển bản thân. 

Áp dụng công cụ phần mềm quản lý thời gian cũng là một trong những kỹ năng cần có trong thời đại chuyển đổi số. Hiện nay, bạn có thể dễ dàng tìm được những công cụ hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc lựa chọn những ứng dụng kết hợp quản lý, sắp xếp, đánh giá công việc một cách trực quan và khoa học.

Phần mềm quản lý công việc CoDX Task với điểm mạnh là khả năng quản lý, sắp xếp, hỗ trợ triển khai công việc thông minh, giúp bạn quản lý thời gian cho công việc hiệu quả. Bên cạnh đó, CoDX Task có tính năng như một phần mềm nhắc việc trên điện thoại theo tiến độ giúp bạn hoàn tất công việc đúng hạn. 

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

  • Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
  • Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
  • Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
  • Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
  • Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

Đăng ký dùng thử miễn phí CoDX Task

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

3.6 Kỹ năng quản lý gián đoạn gia tăng sự tập trung

Xác định và loại bỏ những nguồn phân tâm

Phân tâm là một trong những nguyên nhân chính làm giảm hiệu quả làm việc. Việc loại bỏ những nguồn phân tâm sẽ giúp bạn tập trung hơn vào công việc.

Xác định nguồn phân tâm:

  • Công nghệ: Các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính, và các mạng xã hội thường là nguồn phân tâm lớn nhất.
  • Môi trường xung quanh: Tiếng ồn, ánh sáng không phù hợp, hoặc sự xáo trộn từ những người xung quanh cũng có thể gây phân tâm.
  • Tự thân: Suy nghĩ lan man, lo lắng, hoặc các công việc không liên quan cũng là những nguồn phân tâm cần kiểm soát.

Loại bỏ nguồn phân tâm:

  • Kiểm soát công nghệ: Tắt thông báo trên điện thoại, máy tính, sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian như Focus@Will, hoặc Pomodoro để giới hạn thời gian sử dụng mạng xã hội.
  • Tạo môi trường yên tĩnh: Sử dụng tai nghe chống ồn, làm việc trong không gian yên tĩnh hoặc tạo ra một góc làm việc riêng biệt để giảm thiểu tiếng ồn.
  • Tự quản lý bản thân: Ghi chép lại những suy nghĩ lan man để xử lý sau, tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể, tránh làm nhiều việc cùng lúc.

Tạo ra không gian làm việc hiệu quả

Một môi trường làm việc hiệu quả sẽ giúp bạn tập trung và làm việc năng suất hơn.

  • Dọn dẹp bàn làm việc gọn gàng, sắp xếp các tài liệu,dụng cụ sao cho dễ tìm.
  • Đảm bảo có đủ ánh sáng tự nhiên hoặc sử dụng đèn bàn làm việc với ánh sáng vừa đủ để không gây mỏi mắt.
  • Sử dụng ghế, bàn làm việc đúng tiêu chuẩn để đảm bảo tư thế ngồi thoải mái, không gây hại cho sức khỏe.
  • Chọn một góc làm việc cố định trong nhà hoặc văn phòng, tránh làm việc trên giường hoặc ghế sofa.
  • Trang trí bàn làm việc với những vật dụng yêu thích như cây xanh, ảnh gia đình hoặc các vật dụng trang trí nhỏ để tạo cảm giác dễ chịu và tạo động lực làm việc.

Quản lý thời gian nghỉ ngơi hợp lý

Nghỉ ngơi hợp lý là một phần quan trọng trong quản lý thời gian, giúp bạn duy trì sức khỏe, tinh thần làm việc. Nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc: Sử dụng phương pháp Pomodoro hoặc tương tự để có những khoảng nghỉ ngắn (5-10 phút) sau mỗi 25-30 phút làm việc. Nghỉ dài hơn sau khoảng thời gian làm việc dài: Sau mỗi 2-3 giờ làm việc liên tục, hãy dành khoảng 15-30 phút để nghỉ ngơi thư giãn.

Hoạt động trong thời gian nghỉ:

  • Vận động nhẹ: Đi dạo, tập các bài tập giãn cơ hoặc yoga giúp cơ thể thư giãn và tái tạo năng lượng.
  • Thư giãn tinh thần: Đọc sách, nghe nhạc, hoặc thiền để giảm căng thẳng, làm mới tinh thần.
  • Tránh màn hình: Trong thời gian nghỉ, tránh tiếp xúc với các thiết bị điện tử để mắt được nghỉ ngơi.

3.7 Đánh giá để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Thường xuyên đánh giá hiệu quả công việc

Đánh giá hiệu quả công việc thường xuyên giúp bạn nhận biết những điểm mạnh, điểm hạn chế trong quản lý thời gian của mình.

  • Sử dụng lịch hoặc danh sách công việc để ghi chép lại tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc đang thực hiện để nhìn tổng quan về công việc, đánh giá được hiệu quả làm việc.
  • Sử dụng các ứng dụng như RescueTime, Toggl, hoặc Clockify có thể giúp bạn theo dõi thời gian dành cho từng công việc, từ đó đánh giá được mức độ hiệu quả.
  • Cuối mỗi ngày hoặc tuần, dành thời gian để xem lại những công việc đã hoàn thành so sánh với kế hoạch ban đầu. Đánh giá xem bạn đã hoàn thành được bao nhiêu phần trăm công việc, thời gian thực hiện có đúng dự kiến hay không.
  • Đánh giá hiệu quả làm việc dựa trên mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Xem xét xem bạn đã đạt được những mục tiêu quan trọng nào, tại sao có những mục tiêu chưa đạt được.
  • Thảo luận với đồng nghiệp về cách bạn quản lý thời gian. Họ có thể cho bạn những kinh nghiệm, gợi ý phản hồi hữu ích. Yêu cầu người quản lý đánh giá hiệu quả làm việc của bạn và đề xuất những cải thiện. Phản hồi từ người quản lý thường mang tính chất chuyên môn,có giá trị cao.

Điều chỉnh để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian dựa trên kinh nghiệm

Sau khi đánh giá và nhận phản hồi, bạn cần điều chỉnh để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian dựa trên kinh nghiệm thực tế.

Phân tích tìm ra vấn đề trong quản lý thời gian:

  • Tìm ra những điểm yếu, nguyên nhân dẫn đến việc quản lý thời gian chưa hiệu quả. Ví dụ: Thường xuyên bị phân tâm, không đặt đúng ưu tiên, hoặc thiếu kế hoạch cụ thể.
  • Dựa trên phân tích, đưa ra các giải pháp cụ thể để cải thiện. Ví dụ: Sử dụng kỹ thuật Pomodoro để tăng tập trung, áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower để ưu tiên công việc, hoặc sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian để lập kế hoạch, theo dõi hiệu quả hơn.

Áp dụng các phương pháp và theo dõi tính hiệu quả:

  • Áp dụng các kỹ thuật, công cụ mới vào quản lý thời gian và theo dõi kết quả. Điều này giúp tìm ra phương pháp phù hợp nhất với phong cách làm việc của mình.
  • Tiếp tục theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả công việc sau khi áp dụng các cải tiến để đánh giá được sự hiệu quả của các giải pháp mới.

4. 4 Phương pháp quản lý thời gian kinh điển

Để cải thiện khả năng quản lý thời gian hiệu quả bạn có thể áp dụng các phương pháp quản lý thời gian dưới đây.

4.1 Phương pháp quản lý thời gian 80/20

Phương pháp 80/20 hay còn gọi là nguyên tắc pareto là quy tắc cho thấy 80% kết quả là do 20% nguyên nhân tạo ra. Áp dụng phương pháp này vào quản lý thời gian bạn có thể đánh giá những công việc chỉ chiếm 20% khối lượng chung nhưng mang lại đến 80% giá trị để tập trung thời gian thực hiện.

Phương pháp quản lý thời gian
Phương pháp 80/20 hay còn gọi là nguyên tắc pareto

Tuy nhiên, trên thực tế con số 80/20 không phải là giá trị tuyệt đối, vì vậy bạn nên vận dụng một cách linh hoạt. Nguyên tắc này sẽ giúp bạn đánh giá được những công việc nào dù chiếm tỷ trọng ít nhưng mang lại giá trị lớn. Và điều bạn cần làm là phân bổ thời gian hợp lý với những mục công việc mang lại kết quả, giá trị lớn này.

4.2 Phương pháp quản lý thời gian 4D

4D là phương pháp quản lý thời gian Do – Dump – Delegate – Defer, cụ thể:

  • Do – làm ngay, là những công việc quan trọng và có tính cấp bách cần thực hiện ngay và triệt để.
  • Delegate – ủy quyền, tức những công việc có thể giao cho người khác thực hiện, bạn có nhiệm vụ đánh giá, nhận xét
  • Defer – không cần làm ngay, là những công việc quan trọng nhưng không cần làm ngay, bạn có thể ghi chú và giải quyết nó khi đã xong những công việc ưu tiên hơn.
  • Dump – loại bỏ, bạn cân nhắc và loại bỏ những công việc không cần thiết, tức công việc này không ảnh hưởng đến kết quả của công việc.
Phương pháp quản lý thời gian
4D là phương pháp quản lý thời gian Do – Dump – Delegate – Defer

4.3 Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Phương pháp quản lý thời gian 40 – 30 – 20 -10 là nguyên tắc quản lý thời gian phân bổ theo mức độ quan trọng của công việc. 

  • 40% thời gian dành cho những công việc quan trọng nhất
  • 30% thời gian dành cho những công việc quan trọng thứ 2
  • 20 % thời gian dành cho những công việc quan trọng thứ 3
  • 10% thời gian dành cho những công việc không quan trọng, không ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

4.4 Phương pháp quản lý thời gian The 2-Minute Rule

The 2 – Minute giúp chia nhỏ khoản thời gian để người dùng hoàn thành công việc dễ dàng hơn. Với phương pháp này, một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong 2 phút hoặc ít hơn thì nên làm ngay lập tức mà không cần hoãn lại ở thời điểm sau.

Phương pháp quản lý thời gian The 2 – Minute sẽ giúp bạn tránh việc bỏ qua những nhiệm vụ nhỏ, tạo động lực để hoàn thành công việc nhanh mà không tạo thói quen trì hoãn công việc.

Quản lý thời gian là một kỹ năng mà bất kỳ ai cũng cần trang bị để hướng đến cuộc sống, công việc chất lượng. Kỹ năng quản lý thời gian còn là một yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa năng suất và cải thiện chất lượng cuộc sống. Hy vọng qua bài viết này của CoDX bạn đã hiểu rõ hơn về cách quản lý thời gian.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: