Nguyên tắc 80 20 (Pareto) là gì? Hiểu và dùng đúng để tăng HIỆU SUẤT

Nguyên tắc 80 20 là quy tắc được phát minh bởi Pareto, thường được các doanh nghiệp áp dụng trong quá trình quản lý đội ngũ nhằm tăng năng suất làm việc. Đây được coi là phương pháp hiệu quả trong việc quản lý quỹ thời gian để mang lại kết quả công việc tối ưu.Vậy cụ thể, quy luật 80 20 là gì và làm thế nào để áp dụng hiệu quả.

Cùng chủ đề:

• Tip gia tăng hiệu suất với app nhắc nhở lịch làm việc hiệu quả
• Định luật Parkinson giúp quản lý thời gian hiệu quả cho đội nhóm
• Phương pháp Pomodoro gia tăng hiệu suất tối ưu

1. Tổng quan về nguyên tắc 80 20 Pareto

1.1 Nguyên tắc 80 20 là gì?

Nguyên tắc 80 20 hay còn được gọi là quy luật pareto chỉ ra rằng, trong nhiều vấn đề xảy ra, 80% kết quả thường chịu tác động bởi 20% nguyên nhân.

Về cốt lõi của quy luật này nhấn mạnh việc xác định được phần lớn yếu tố tạo ra giá trị chỉ bắt nguồn 1 một vài nguyên nhân quan trọng. Nhận định này giúp chúng ta tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất, tối ưu chi phí để tạo ra giá trị cao nhất.

1.2 Nguồn gốc của quy luật Pareto

Nguyên tắc 80/20 được nhà kinh tế học Vilfredo Pareto định nghĩa từ năm 1987, khi ông đang học về sự phân bố của cải và thu nhập tại nước Anh. Ông đã phát hiện ra rằng phần khoảng 80% của cải và thu nhập trong xã hội nằm trong tay của 20% dân số. Nhận thấy điều này khá thú vị, ông đã tiếp tục đào sâu nghiên cứu và chứng minh rằng nguyên tắc này mang ý nghĩa với rất nhiều lĩnh vực trong cuộc sống. 

Và cuối cùng ông kết luận nguyên tắc Pareto, với định nghĩa đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau và khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Có thể dễ dàng nhận thấy sự hiện diện nguyên tắc 80 20 qua nhiều trường hợp: 80% doanh số của công ty được tạo ra bởi 20% lượng khách hàng, 80% những sự cố do 20% khuyết điểm gây ra,…

2. Ví dụ về nguyên tắc 80/20 dễ hiểu nhất

• 80% doanh số bán hàng thường đến từ 20% nhóm khách hàng trung thành. Nếu doanh nghiệp xác định đúng nguyên nhân và kết quả, thì chiến lược kinh doanh lúc này sẽ tập trung vào nhóm 20% khách hàng trung thành, tạo ra nhiều chương trình tri ân khuyến mãi để giữ chân và thúc đẩy hành vi mua hàng của họ.
• Trong cuộc sống, 20% số quần áo trong tủ đồ được đem mặc trong 80% phần trăm thời gian. Nếu chúng ta phát hiện được điều này, sẽ nhận thấy sự lãng phí khi mua những bộ quần áo không cần thiết, từ đó xác định được đâu là mẫu quần áo hợp thường dùng để cắt giảm chi phí mua các loại đồ không cần thiết.

3. Áp dụng nguyên tắc Pareto mang lại lợi ích gì? 

Áp dụng nguyên tắc Pareto, hay nguyên tắc 80/20, mang lại nhiều lợi ích đối với cả cá nhân và doanh nghiệp.

3.1 Đối với mỗi cá nhân

Đối với mỗi cá nhân, nguyên tắc 80 20 giúp tối ưu hóa thời gian và năng lượng bằng cách tập trung vào 20% công việc hoặc hoạt động quan trọng nhất, đồng thời quản lý công việc một cách hiệu quả hơn. 

Ngoài việc áp dụng quy tắc Pareto trong công việc, thì đây cũng là phương pháp hữu hiệu để cân bằng, điều chỉnh chế độ sống hợp lý. Một ví dụ điển hình trong cuộc sống cá nhân có thể thấy, khoảng 20% các mối quan hệ thân thiết sẽ khiến bạn thật sự vui vẻ, vì vậy hãy dành 80% thời gian của mình để chăm sóc, gắn kết với những mối quan hệ này.

3.2 Đối với doanh nghiệp

Quy luật 80/20 Pareto mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhà quản lý có thể áp dụng vào quy trình công việc để tăng năng suất nhanh và hiệu quả trong các giai đoạn nước rút.

Nhờ phương pháp này doanh nghiệp cũng sẽ biết nên đầu tư vào đối tượng khách hàng nào, từ đó giúp gia tăng lòng tin và giữ chân được khách hàng.

Nguyên tắc 80/20 giúp doanh nghiệp đánh giá được chính xác và dự đoán được các rủi ro có thể xảy ra để đưa ra những giải pháp kịp thời. Xác định các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu để đảm bảo tập trung và phân bổ nguồn lực hợp lý.

4. Áp dụng nguyên tắc 80 20 như thế nào hiệu quả?

4.1 Áp dụng trong quản trị hiệu suất

Nguyên tắc Pareto thể hiện rõ về bản chất phân phối không đều của các giá trị trong công việc. Trong doanh nghiệp, sẽ có những vị trí quan trọng và vị trí ít quan trọng hơn. Các công việc cũng vậy, sẽ có những công việc cần tập trung và ưu tiên hơn, vì vậy áp dụng 80 20 sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu suất.

Một số ví dụ trong việc gia tăng hiệu suất khi áp dụng nguyên tắc 80 20:

Thường khoảng 20% khách hàng sẽ tạo ra 80% doanh số bán hàng của doanh nghiệp. Áp dụng quy luật 80/20, doanh nghiệp tập trung vào phục vụ và duy trì mối quan hệ với nhóm khách hàng quan trọng này để có mang lại hiệu quả kinh doanh lớn.

Chỉ có khoảng 20% sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp tạo ra 80% doanh thu. Việc này chỉ ra doanh nghiệp cần đầu tư vào việc phát triển cho nhóm sản phẩm này này.

Chỉ có một số nhỏ vấn đề hoặc rủi ro có thể gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh. Việc ưu tiên giải quyết những vấn đề quan trọng nhất có thể giảm thiểu rủi ro và duy trì ổn định.

Khoảng 20% thời gian làm việc tạo ra 80% kết quả. Việc quản lý thời gian một cách hiệu quả, tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất, có thể gia tăng hiệu suất cá nhân và tổ chức.

4.2 Áp dụng quản lý thời gian cá nhân và đội nhóm

Quản lý thời gian dựa vào nguyên tắc 80 20 là một trong những ứng dụng mang lại hiệu quả cao để nâng cao chất lượng công việc lẫn cuộc sống.

Trong môi trường công sở, nhân sự biết cách áp dụng quy tắc Pareto sẽ có sắp xếp thứ tự ưu tiên về nhiệm vụ của mình. Trong một dự án, sẽ có những nhiệm vụ trọng điểm, áp dụng nguyên tắc 80/20 để phân chia thời gian hoàn thành các nhiệm vụ chính. Điều này sẽ giúp dự án được hoàn thành đúng tiến độ.

Bên cạnh đó, phương pháp pareto giúp xác định được nguyên nhân làm việc không hiệu quả. Người quản lý cũng có thể vận dụng nguyên tắc này để kiểm soát chất lượng làm việc của nhân viên, từ đó phát hiện những điểm bất cập để kịp thời cải thiện. 

4.3 Áp dụng trong thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu trong công việc cần dựa vào nhiều yếu tố liên quan đến mức độ quan trọng của công việc. Từ đó thiết lập thiết lập mức độ ưu tiên dựa vào Pareto sẽ giúp doanh nghiệp rà soát được công việc nào nên tập trung thời gian, công sức vào nhiều nhất. 

Thực hiện các công việc đòi hỏi tính khẩn cấp và quan trọng, sắp xếp thời gian các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Đồng thời thiết lập thời gian cho các công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng và cuối cùng loại bỏ những công việc không khẩn cấp và không quan trọng.

5. Gia tăng hiệu suất công việc với CoDX Task

Áp dụng đồng thời công cụ công nghệ và nguyên tắc pareto để quản lý công việc là một cách giúp gia tăng hiệu suất công việc hiệu quả. Phần mềm quản lý công việc CoDX Task là một trong những ứng dụng hiệu quả trong quản lý, sắp xếp công việc cá nhân và đội nhóm.

• Phần mềm quản lý công việc này cho phép bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên với tính năng todo list.
• Sắp xếp công việc theo chế độ ưu tiên, theo dõi tiến độ hàng ngày.
• Tính năng nhắc việc đảm bảo cho công việc không bị bỏ sót và luôn đúng tiến độ.
  

Với cấp độ quản lý, CoDX Task cho phép giao việc online, mọi lúc mọi nơi. Dễ dàng theo dõi, xét duyệt công việc ở bất cứ đâu. Ứng dụng linh hoạt trên nhiều thiết bị bao gồm máy tính, điện thoại… giúp xem báo cáo, thống kê trực quan, sinh động.

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Có thể thấy, trong các hoạt động vận hành của doanh nghiệp, nguyên tắc 80 20 mang lại nhiều lợi ích tích cực. Tuy nhiên để áp dụng thành công quy tắc này, doanh nghiệp cũng cần có những phân tích, đánh giá theo từng mục công việc, tránh việc áp dụng cứng nhắc, không linh hoạt. Hy vọng qua những thông tin mà CoDX cung cấp trong bài viết này, đã giúp bạn có cách nhìn tổng quan về pareto cũng như áp dụng nguyên tắc này hiệu quả trong công việc và cuộc sống.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh