5 Nguyên tắc quản lý thời gian khoa học cho nhân viên

Ứng dụng các nguyên tắc quản lý thời gian sẽ giúp nhân viên, đội nhóm gia tăng hiệu suất công việc rõ rệt, làm giảm áp lực trong công việc từ đó giúp cân bằng được cuộc sống.

Cùng CoDX tìm hiểu 5 nguyên tắc quản lý thời gian được dùng nhiều nhất hiện nay.

Bạn đang đọc bài viết trên trang quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

1. Tầm quan trọng của việc áp dụng nguyên tắc quản lý thời gian

Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp nhân viên giảm căng thẳng, cân bằng được công việc và cuộc sống.

Dưới đây là 5 lợi ích khi nhân viên thành thạo các nguyên tắc trong quản lý thời gian.

1.1 Gia tăng hiệu suất công việc

  • Hoàn thành mục tiêu đúng hạn: Khi quản lý thời gian tốt, nhân viên có khả năng hoàn thành công việc đúng hạn với kết quả công việc tốt nhất.
  • Tập trung vào nhiệm vụ quan trọng: Nhân viên sẽ cấp công việc theo mức độ ưu tiên, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, tránh lãng phí thời gian vào những công việc ít quan trọng hơn.

1.2 Giúp giảm áp lực công việc

  • Kiểm soát tốt công việc: Khi có một kế hoạch rõ ràng về chi tiết công việc phải làm gì vào thời gian cụ thể nào, nhân viên sẽ kiểm soát được công việc nhờ đó giảm bớt áp lực, sự lo lắng căng thẳng trong công việc.
  • Hạn chế tình trạng quá tải trong công việc: Quản lý thời gian tốt đồng nghĩa với việc phân chia công việc hợp lý, nhân viên có thể tránh tình trạng làm việc quá tải, có thời gian để nghỉ ngơi thư giãn.

1.3 Cân bằng công việc và cuộc sống

  • Khi nắm rõ các nguyên tắc quản lý thời gian, nhân viên có đủ thời gian cho cả công việc và các hoạt động cá nhân, gia đình, xã hội, tạo nên sự cân bằng.
  • Một khi quản lý tốt thời gian, nhân viên có thể dành thời gian cho các hoạt động phát triển cá nhân như học tập, rèn luyện sức khỏe, kỹ năng mềm để nâng cao chất lượng cuộc sống.

2. 5 Nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả cho nhân viên

Dưới đây là 5 Nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả cho nhân viên

  1. Pareto 80/20
  2. Phương pháp Pomodoro
  3. Định luật Parkinson
  4. Nguyên tắc 4D
  5. Nguyên tắc 40 – 30 – 20 – 10

2.1 Pareto 80/20

Nguyên tắc Pareto, còn gọi là Quy luật 80/20, cho rằng 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực. Áp dụng nguyên tắc này giúp bạn tập trung vào những hoạt động có giá trị cao nhất.

Nguyên tắc quản lý thời gian
Áp dụng nguyên tắc này giúp bạn tập trung vào những hoạt động có giá trị cao nhất

Cách áp dụng:

  • Xác định những nhiệm vụ, dự án hoặc khách hàng mang lại giá trị cao nhất và tập trung vào chúng.
  • Ưu tiên công việc: Sắp xếp công việc hàng ngày sao cho 20% các hoạt động quan trọng được thực hiện trước tiên.
  • Loại bỏ công việc không cần thiết ít quan trọng hoặc không mang lại giá trị cao.

2.2 Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro chia thời gian làm việc thành các khoảng 25 phút (Pomodoro), xen kẽ với các khoảng nghỉ ngắn. Phương pháp này giúp  giúp tăng cường sự tập trung, hạn chế sự phân tâm để cải thiện hiệu suất làm việc, giảm căng thẳng mệt mỏi. 

Cách áp dụng:

  • Chọn một nhiệm vụ cần hoàn thành.
  • Đặt hẹn giờ: Cài đặt hẹn giờ trong 25 phút và tập trung làm việc không để bị gián đoạn.
  • Nghỉ ngắn: Sau 25 phút, nghỉ ngắn 5 phút để thư giãn.
  • Chu kỳ dài hơn: Sau bốn chu kỳ Pomodoro, nghỉ dài 15-30 phút để hồi phục năng lượng.

2.3 Nguyên tắc 4D

Nguyên tắc 4D giúp quản lý thời gian bằng cách phân loại và xử lý chúng theo bốn hành động: Do (Làm ngay), Delegate (Ủy thác), Defer (Hoãn lại), và Delete (Xóa bỏ).

Áp dụng nguyên tắc này giúp tập trung vào những công việc thực sự quan trọng, giảm tải công việc không cần thiết để gia tăng hiệu suất.

Nguyên tắc quản lý thời gian
Áp dụng nguyên tắc này giúp tập trung vào những công việc thực sự quan trọng

Cách áp dụng:

  • Do (Làm ngay): Thực hiện ngay những công việc quan trọng và khẩn cấp.
  • Delegate (Ủy thác): Chuyển giao những công việc không phải là ưu tiên hàng đầu cho người khác nếu có thể.
  • Defer (Hoãn lại): Hoãn lại những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp vào thời gian thích hợp hơn.
  • Delete (Xóa bỏ): Loại bỏ những công việc không quan trọng và không mang lại giá trị.

2.4 Định luật Parkinson

Định luật Parkinson cho rằng công việc sẽ tự động nở ra để lấp đầy thời gian được giao cho nó. áp dụng định luật này, nhân viên sẽ tránh được việc lãng phí thời gian; nâng cao tinh thần tự giác chủ động làm việc.

Cách áp dụng:

  • Đặt thời hạn ngắn hơn: Tự đặt ra các thời hạn chặt chẽ hơn so với thực tế để hoàn thành công việc nhanh hơn.
  • Chia nhỏ công việc: Chia công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và thiết lập thời gian hoàn thành cụ thể cho mỗi nhiệm vụ.
  • Giới hạn thời gian: Tạo ra các quy chuẩn thời gian cố định cho từng nhiệm vụ để tránh việc kéo dài không cần thiết.

2.5 Nguyên tắc 40 – 30 – 20 – 10

Nguyên tắc 40-30-20-10 giúp phân chia thời gian làm việc hàng ngày một cách hiệu quả bằng cách phân bổ thời gian cho các loại công việc khác nhau.

Phương pháp này giúp cân bằng các nhiệm vụ khác nhau, tăng sự linh hoạt thích ứng khi có công việc phát sinh hoặc công việc bị thay đổi.

Cách áp dụng:

  • 40% cho công việc quan trọng: Dành 40% thời gian hàng ngày cho các nhiệm vụ chính và dự án dài hạn.
  • 30% cho các nhiệm vụ ngắn hạn: Dành 30% thời gian cho các công việc hàng ngày, nhiệm vụ ngắn hạn.
  • 20% cho các hoạt động hỗ trợ: Dành 20% thời gian cho các hoạt động hỗ trợ như họp hành, trả lời email, tương tác với đồng nghiệp.
  • 10% cho các công việc phát sinh đột xuất: Dành 10% thời gian cho các công việc đột xuất, không dự báo trước.

3. Mẹo giúp nhân viên quản lý thời gian làm việc hiệu quả

Dưới đây là một số mẹo giúp nhân viên quản lý tốt thời gian trong công việc:

3.1 Xây dựng checklist công việc hàng ngày

Checklist công việc hàng ngày là danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành trong một ngày. Việc lập checklist giúp bạn hình dung rõ ràng những việc cần làm và theo dõi tiến độ công việc.

Nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả
Xây dựng checklist công việc hàng ngày

Sử dụng như thế nào?

  • Lập danh sách công việc cần làm ngày hôm sau vào cuối ngày trước sẽ giúp bạn bắt đầu ngày mới một cách có tổ chức.
  • Phân loại công việc theo ưu tiên: Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng và khẩn cấp. Bạn có thể sử dụng các ký hiệu như A (rất quan trọng), B (quan trọng), C (ít quan trọng) để phân loại.
  • Đánh dấu hoàn thành: Khi hoàn thành một nhiệm vụ, hãy đánh dấu hoặc gạch bỏ nó khỏi danh sách. Điều này tạo cảm giác thành tựu, tạo được động lực tiếp tục làm việc.

3.2 Tạo timeline công việc theo tuần

Timeline công việc theo tuần là kế hoạch thời gian chi tiết cho các nhiệm vụ cần hoàn thành trong một tuần. Giúp bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh để sắp xếp công việc hợp lý theo thời gian. Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc để điều chỉnh kịp thời nếu cần.

Nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả
Tính năng tạo timeline công việc của CoDX Task

Các thực hiện lên timeline công việc:

  • Xác định mục tiêu tuần: Bắt đầu mỗi tuần bằng việc xác định các mục tiêu cần đạt được. Điều này giúp bạn định hướng công việc để tập trung vào những mục tiêu dài hạn.
  • Phân chia công việc hàng ngày: Chia các nhiệm vụ lớn thành các task nhiệm vụ nhỏ hơn và phân bố chúng đều đặn trong suốt tuần. Điều này giúp tránh tình trạng dồn việc vào cuối tuần.
  • Sử dụng app nhắc nhở thời gian hỗ trợ: Sử dụng các công cụ quản lý thời gian như Google Calendar, CoDX Task, Trello hoặc Asana để tạo timeline theo dõi tiến độ công việc.

3.3 Xây dựng báo cáo ngày, tuần

Báo cáo theo ngày, tuần là bản tổng kết những công việc đã hoàn thành, những khó khăn gặp phải và kế hoạch cho thời gian tới. Đây là công cụ quan trọng để quản lý theo dõi được khả năng quản lý thời gian của nhân viên, đánh giá hiệu quả làm việc để có kế hoạch cải thiện.

Cách lập báo cáo ngày cho nhân viên:

  • Cuối mỗi ngày làm việc, báo cáo ngắn gọn về những nhiệm vụ đã hoàn thành, những trở ngại gặp phải và kế hoạch cho ngày hôm sau.
  • Nhân viên tự đánh giá hiệu quả làm việc trong ngày và ghi chú lại những điểm cần cải thiện.

Cách lập báo cáo tuần cho nhân viên:

  • Cuối mỗi tuần, lập báo cáo chi tiết hơn, tổng kết các hoạt động trong tuần, những mục tiêu đã đạt được và các bài học rút ra.
  • Kế hoạch tuần tới: Đưa ra kế hoạch và mục tiêu cụ thể cho tuần tiếp theo dựa trên những gì đã rút ra được từ tuần trước.

Hy vọng những thông tin về các nguyên tắc quản lý thời gian và một số mẹo được CoDX gợi ích giúp đội nhóm của bạn gia tăng được hiệu quả công việc tạo ra hiệu suất nhóm vượt trội. Áp dụng ngay CoDX Task để quản lý, báo cáo nhóm hiệu quả, chuyên nghiệp với các tính năng vượt trội sau:

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

  • Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
  • Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
  • Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
  • Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
  • Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

Đăng ký dùng thử miễn phí CoDX Task

THÔNG TIN LIÊN HỆ: