5 Phần mềm lập kế hoạch công việc MIỄN PHÍ tốt nhất thị trường

Kế hoạch công việc cho bộ phận và từng nhân sự luôn là nội dung cần thiết trong các hoạt động của doanh nghiệp. Hiện nay đã có nhiều phần mềm lập kế hoạch công việc chuyên nghiệp, giúp việc xây dựng và theo dõi kế hoạch trở nền đơn giản nhưng đem lại tính hiệu quả cao hơn. Cùng CoDX tìm hiểu một số phần mềm lập kế hoạch vô cùng hiệu quả dưới đây. 

1. Phần mềm lập kế hoạch là gì?

Là một sản phẩm của công nghệ, phần mềm lập kế hoạch công việc là công cụ được thiết lập nhằm xây dựng, hoạch định, phân bổ các công việc, dự án và nguồn lực của cá nhân hay tập thể nhất định. 

Với các chức năng thông minh, phần mềm còn cho phép phân chia từng nhiệm vụ với mốc thời gian và nhân sự đảm nhiệm cụ thể. Nhờ ứng dụng này, quản lý các cấp có thể dễ dàng theo dõi kế hoạch và điều chỉnh công việc khi cần thiết. 

Phần mềm lập kế hoạch có lợi ích lớn cho công việc của doanh nghiệp, song, không phải tất cả các công việc đều có thể quản lý trên phần mềm. Vậy khi nào cần dùng phần mềm này để hỗ trợ công việc? Câu trả lời chính là: 

• Khi cần tạo luồng quy trình làm việc nhất quán, đảm bảo đáp ứng các nhu cầu được đặt ra
• Khi có đầy đủ thông tin cơ sở cần triển khai quyết định 
• Khi cần nắm bắt tổng quan và chi tiết các công việc có khối lượng lớn
• Khi cần tạo quy trình thực hiện cho các loại dự án khác nhau 

2. Top 5 Phần mềm lập kế hoạch MIỄN PHÍ hiệu quả nhất

Hiện tại có nhiều phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả, hoàn toàn miễn phí được nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng. 

Dưới đây là top 5 phần mềm hữu ích doanh nghiệp có thể tham khảo.

• Phần mềm lập kế hoạch công việc CoDX Task

• Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh Notion

• Lập kế hoạch với Phần mềm Trello

• Phần mềm lập kế hoạch công việc Todolist

• Phần mềm kế hoạch Microsoft To Do

2.1 Phần mềm lập kế hoạch công việc CoDX Task

Thông tin phần mềm

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Kế hoạch công việc thông minh

• Lập kế hoạch tổng quan theo tháng
• Tạo bảng công việc theo mục tiêu dài hạn và ngắn hạn
• Liên kết nội bộ để sắp xếp công việc hợp lý
• Phân bổ nguồn lực làm việc hiệu quả

Giao việc nhanh chóng theo quy trình

• Hỗ trợ giao việc cho từng cá nhân hoặc tập thể
• Dễ dàng phân chia công việc đa cấp
• Quan sát tiến độ công việc một cách trực quan
• Tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn công việc

Todolist công việc theo ngày

• Tạo danh sách các đầu việc cần thực hiện làm theo ngày
• Theo dõi danh sách công việc của các thành viên trong nhóm
• Trao đổi, xem và gắn file đính kèm theo mỗi công việc
• Liên tục cập nhật tiến độ hoàn thành

Quản lý theo dõi công việc chi tiết

• Kiểm soát mọi công việc từ cá nhân đến đội nhóm
• Quan sát tình trạng công việc của mọi cá nhân/đội nhóm/phòng ban
• Theo dõi chất lượng công việc và số giờ hoàn thành
• Nhắc việc thông minh
• Hệ thống công cụ nhắc việc thông minh

Báo cáo trực quan

• Xem báo cáo công việc ở nhiều định dạng
• Báo cáo thông kê theo cá nhân
• Báo cáo thống kê theo kế hoạch
• Đánh giá mức độ hoàn thành của mọi cá nhân và công việc

2.2 Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh Notion

Notion thực chất là một phần mềm ghi chú với thiết kế tinh giản, hiện nay được giới sinh viên và nhân viên văn phòng sử dụng phổ biến. Không chỉ là một trang để ghi chú, Notion thiết kế sẵn các bảng mẫu và lịch biểu, giúp người dùng dễ dàng điền các công việc cần làm và thời gian thực hiện. 

Chỉ cần chọn mẫu phù hợp với mục đích sử dụng của bản thân, mỗi cá nhân có thể sở hữu nhiều trang kế hoạch khác nhau với Notion. Bên cạnh đó, với tính năng chia sẻ, người lập kế hoạch có thể gửi cho mọi người liên quan và có thể cùng chỉnh sửa trực tuyến ngay trong phần mềm. 

Các tính năng nổi trội của Notion: 

• Giao diện tinh gọn, dễ dàng thao tác 
• Nhiều mẫu kế hoạch có sẵn 
• Có thể chia sẻ với nhiều người 
• Có thể xây dựng các kế hoạch theo từng mẫu khác nhau 

2.3 Lập kế hoạch với phần mềm Trello

Trello là phần mềm lập và quản lý kế hoạch hiệu quả với các công cụ thiết lập nhiệm vụ và thông báo khi đến hạn phải hoàn thành công việc. Trello hiện có trên cả website và ứng dụng di động, giúp người tham gia theo dõi và chỉnh sửa công việc mọi lúc mọi nơi. 

Với tính năng không giới hạn người tham gia trên một trang kế hoạch chung, Trello cho phép người dùng thêm bất kỳ tài khoản Trello khác và ủy quyền các vai trò tương ứng. 

Các tính năng nổi trội của Trello: 

• Phân chia công việc theo cột cần làm, đang làm và đã làm rành mạch
• Dùng được trên máy tính và điện thoại 
• Không giới hạn số lượng người tham gia trong nhóm 
• Có thể thiết lập vai trò của cá nhân trong nhóm 
• Có thể đính kèm tài liệu, ảnh và video trong các hạng mục công việc 

2.4 Phần mềm lập kế hoạch công việc Todoist

Lịch làm việc của doanh nghiệp có thể được sắp xếp tự động với phần mềm lập kế hoạch công việc Todoist. Sau khi đăng nhập vào hệ thống của phần mềm, người dùng điền các thông tin, dữ liệu cần thiết của kế hoạch như thời gian, nội dung công việc, người thực hiện,… Phần mềm sẽ tự động lên lịch trình công việc chi tiết và thông báo đến nhân sự phụ trách khi đến hạn hoàn thành. 

Đồng thời, Todoist phù hợp cho các doanh nghiệp đang cần phần mềm lập kế hoạch kinh doanh bởi khả năng phân chia cụ thể vai trò trong tổ chức. Todoist hỗ trợ ứng dụng cho cả hệ điều hành IOS và Android và miễn phí sử dụng với các chức năng cơ bản. 

Các tính năng nổi trội của Todoist: 

• Tự động lên lịch làm việc theo dữ liệu cung cấp
• Thông báo công việc khi đến hạn 
• Có thể thiết lập vai trò của từng cá nhân 
• Có thể sử dụng trên máy tính và điện thoại thông minh 

2.5 Phần mềm kế hoạch Microsoft To Do

Microsoft To Do là phần mềm lập kế hoạch kinh doanh và quản lý kế hoạch hiệu quả trên nền tảng đám mây, cho phép người dùng đăng nhập, chỉnh sửa nội dung ở bất kỳ nơi đâu. 

Với Microsoft To Do, doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu, thêm công việc cần làm nhanh chóng với thiết kế giao diện tối giản. Bên cạnh đó, với mục đích cá nhân hóa trải nghiệm, Microsoft To Do cho người dùng quyền thay đổi hình nền của phần mềm theo ý thích, giúp tăng cảm hứng làm việc. 

Các tính năng nổi trội của Microsoft To Do: 

• Cập nhật danh sách công việc hằng ngày 
• Chia sẻ trực tuyến cho nhiều tài khoản
• Chia nhiệm vụ và đặt hạn hoàn thành đơn giản
• Đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị 
• Chỉnh sửa kế hoạch theo màu sắc và chủ đề khác nhau 

3. Tại sao nên dùng phần mềm để lập kế hoạch?

Phần mềm lập kế hoạch công việc giúp ích nhiều cho các hoạt động của doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là phần mềm xây dựng kế hoạch và nhắc nhở thời gian hoàn thành công việc, về lâu dài, phần mềm còn đóng vai trò lớn thúc đẩy hiệu quả làm việc của các nhân sự.

Đầu tiên, phần mềm cho phép nhân viên theo dõi công việc mọi lúc mọi nơi. 

Sở hữu một phần mềm lập kế hoạch, các thao tác của doanh nghiệp sẽ được đơn giản hóa, nhân viên có thể cập nhật công việc mà không cần các tài liệu hồ sơ cồng kềnh đi kèm. Bên cạnh đó, tất cả các phần mềm đều được triển khai trực tuyến trên các thiết bị máy tính và điện thoại thông minh. Điều này cho phép người dùng truy cập bất kể nơi đâu, chỉ cần có thiết bị kết nối Internet. 

Thứ hai, phần mềm lập kế hoạch có khả năng tối ưu hóa thời gian làm việc, giúp tăng hiệu suất. 

Với các tính năng tự động sắp xếp lịch làm việc khoa học theo thời hạn và truy cập trực tuyến, phần mềm giúp điều chỉnh thời gian hợp lý cho nhân viên, từ đó hiệu suất công việc có thể được cải thiện đáng kể.

Cụ thể, với phần mềm lập kế hoạch, nhân viên có thể: 

• Theo dõi chi tiết các nhiệm vụ theo từng dự án
• Nhận biết các công việc cần ưu tiên hoàn thành 
• Quản lý thời gian làm việc phù hợp với thời hạn do quản lý đề ra
• Tương tác với đồng nghiệp, đẩy nhanh tiến độ của dự án 

Thứ ba, phần mềm lập kế hoạch công việc hỗ trợ quản trị công việc hiệu quả. 

Bên cạnh giúp đỡ nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, phần mềm lập kế hoạch còn đóng góp vai trò quan trọng cho cấp quản lý đẩy mạnh công việc của mình. Với quản lý, phần mềm cho phép thực hiện các tác vụ: 

• Giám sát tiến độ công việc của từng hạng mục, dự án
• Điều chỉnh các hoạt động khi có vấn đề phát sinh 
• Sắp xếp thời gian, phân bổ nguồn lực dễ dàng, hợp lý 
• Nhắc nhở nhân viên hoàn thành công việc đúng thời hạn 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Bài viết trên là các nội dung về phần mềm lập kế hoạch công việc, cùng các phần mềm hiệu quả được sử dụng phổ biến hiện nay. CoDX hy vọng bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn phần mềm lập kế hoạch phù hợp.