Áp dụng phần mềm lập kế hoạch công việc, kinh doanh là phương pháp giúp doanh nghiệp tối ưu được thời gian, cũng như xây dựng được hệ thống theo dõi kế hoạch, quản lý công việc dự án sau này một cách hiệu quả, trực quan nhất.
Cùng chuyển đổi số CoDX tìm hiểu về phần mềm lập kế hoạch và các tiêu chí quan trọng để chọn được công cụ hiệu quả cho doanh nghiệp trong bài viết này.
>>> Phương pháp lập kế hoạch công việc hiệu quả: Mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel chuẩn, chi tiết
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Phần mềm lập kế hoạch là gì?
Phần mềm lập kế hoạch là một hệ thống được thiết lập giúp xây dựng kế hoạch công việc, hoạch định, phân bổ nguồn lực dự án hoặc cho cá nhân theo giai đoạn với thời gian tương cụ thể.
Khi áp dụng phần mềm, doanh nghiệp sẽ nắm được quá trình hoạt động của một dự án công việc đang ở trong giai đoạn nào, tiến độ ra sao hay theo dõi báo cáo tính hiệu quả của kế hoạch ban đầu được đề ra.
Hiện tại, lập kế hoạch là một tính năng được tích hợp trong các phần mềm quản lý công việc. Như vậy, sẽ không có một phần mềm kế hoạch riêng biệt mà bạn cần mua phần mềm công việc để sử dụng tính năng lên kế hoạch, task công việc.
2. Lợi ích khi áp dùng phần mềm để lập kế hoạch công việc, kinh doanh
Không chỉ đơn thuần là phần mềm xây dựng kế hoạch và nhắc nhở thời gian hoàn thành công việc, về lâu dài, phần mềm còn đóng vai trò lớn thúc đẩy hiệu quả làm việc của các nhân sự.
Lý do bạn nên sử dụng phần mềm lập kế hoạch cho công việc, kinh doanh:
2.1 Giúp theo dõi công việc mọi lúc mọi nơi
Với phần mềm lập kế hoạch, các thao tác công việc sẽ được đơn giản hóa, nhân viên có thể cập nhật công việc mà không cần các tài liệu hồ sơ cồng kềnh đi kèm.
Bên cạnh đó, tất cả các phần mềm đều được triển khai trực tuyến trên nhiều nền tảng, thiết bị khác nhau cho phép nhân viên truy cập bất kể nơi đâu, chỉ cần có thiết bị kết nối Internet.
2.2 Tối ưu hóa thời gian làm việc, giúp tăng hiệu suất
Với các tính năng tự động sắp xếp lịch làm việc khoa học theo thời hạn, phần mềm giúp điều chỉnh timeline công việc hợp lý cho nhân viên, từ đó hiệu suất công việc có thể được cải thiện đáng kể.
Cụ thể, với phần mềm lập kế hoạch kinh doanh, nhân viên có thể:
- Theo dõi chi tiết các nhiệm vụ theo từng dự án
- Nhận biết các công việc cần ưu tiên hoàn thành
- Quản lý thời gian làm việc phù hợp với thời hạn do quản lý đề ra
- Tương tác với đồng nghiệp, đẩy nhanh tiến độ của dự án
2.3 Hỗ trợ quản trị công việc hiệu quả
Bên cạnh giúp đỡ nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, phần mềm lập kế hoạch còn đóng góp vai trò quan trọng cho cấp quản lý đẩy mạnh công việc của mình. Với quản lý, phần mềm cho phép thực hiện các tác vụ:
- Giám sát tiến độ công việc của từng hạng mục, dự án
- Điều chỉnh các hoạt động khi có vấn đề phát sinh
- Sắp xếp thời gian, phân bổ nguồn lực dễ dàng, hợp lý
- Nhắc nhở nhân viên hoàn thành công việc đúng thời hạn
3. 5 Phần mềm lập kế hoạch công việc kinh doanh MIỄN PHÍ trên máy tính
Hiện tại có nhiều phần mềm lên kế hoạch hiệu quả, hoàn toàn miễn phí được nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng.
Dưới đây là top 5 Công cụ lên kế hoạch hữu ích doanh nghiệp có thể tham khảo:
3.1 Phần mềm lập kế hoạch công việc CoDX Task
CoDX Task không đơn thuần là một phần mềm lập kế hoạch công việc kinh doanh cho đội nhóm, mà đây là phần mềm quản trị toàn diện từ lên kế hoạch cho đến giao việc, theo dõi và báo cáo chuyên nghiệp.
Thông tin phần mềm:
| 🔰Tên phần mềm | CoDX Task |
| 🔰 Website | https://www.codx.vn/quan-ly-cong-viec/ |
| 🔰 Bảng giá | Từ 499.000 VND/tháng |
| 🔰 Miễn phí dùng thử | 30 ngày dùng thử miễn phí |
| 🔰 Liên hệ | 0968 612 350 |
| 🔰 Miễn phí | Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức |
Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK
- Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án
- Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
- Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
- Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ
- Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
3.2 Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh Notion
Notion thực chất là một phần mềm ghi chú với thiết kế dễ dùng, được sinh viên và nhân viên văn phòng sử dụng phổ biến. Tuy nhiên, không chỉ là một trang để ghi chú, Notion thiết kế sẵn các bảng mẫu, lịch biểu, giúp người dùng dễ dàng điền các công việc cần làm kèm thời gian thực hiện.
Tính năng nổi bật:
- Chỉ cần chọn mẫu phù hợp với mục đích sử dụng của bản thân, mỗi cá nhân có thể sở hữu nhiều trang kế hoạch khác nhau với Notion.
- Có thể xây dựng các kế hoạch theo từng mẫu khác nhau
- Tính năng chia sẻ kế hoạch cho người liên quan cùng chỉnh sửa trực tuyến ngay trong phần mềm.
Thông tin phần mềm:
- Website: https://www.notion.so/
- Dùng thử miễn phí
- Giá từ 8$/user/tháng
3.3 Phần mềm lập kế hoạch Trello
Trello là phần mềm lập kế hoạch công việc với giao diện Kanban quen thuộc, khá được ưa chuộng cho các nhóm dự án thực hiện công việc hoặc kinh doanh.
Tính năng nổi bật:
- Giao diện dễ dùng để lập kế hoạch công việc
- Tính năng thông báo khi đến hạn phải hoàn thành công việc theo kế hoạch đã lên.
- Hiện có trên cả giao diện web và App giúp người dùng linh hoạt trong việc truy cập, theo dõi, chỉnh sửa công việc mọi lúc mọi nơi.
- Không giới hạn số lượng người tham gia thực hiện kế hoạch.
- Có thể thiết lập quyền vai trò của cá nhân tham gia.
- Có thể đính kèm tài liệu, ảnh và video trong các hạng mục kế hoạch công việc.
Thông tin app lập kế hoạch Trello:
- Website: https://trello.com/vi
- Dùng thử miễn phí
- Giá từ 5$/user/tháng
3.4 Phần mềm lập kế hoạch công việc Todolist
Kế hoạch làm việc của cá nhân hoặc đội nhóm có thể được sắp xếp thông minh với Todoist. Công cụ lập kế hoạch này sẽ tự động lên lịch trình công việc chi tiết và thông báo đến nhân sự phụ trách khi đến hạn hoàn thành.
Các tính năng lên kế hoạch của Todoist:
- Todoist phù hợp cho các doanh nghiệp đang cần phần mềm lập kế hoạch kinh doanh bởi khả năng phân chia cụ thể vai trò trong tổ chức
- Hỗ trợ các phiên bản cho cả hệ điều hành IOS, Android với miễn phí sử dụng với các chức năng cơ bản.
- Đầy đủ các trường dữ liệu như thời gian, nội dung công việc, người thực hiện,… để lập kế hoạch chi tiết cho dự án hoặc công việc kinh doanh.
Thông tin phần mềm:
- Website: https://todoist.com/
- Dùng thử miễn phí
- Giá từ 4$/tháng
3.5 Phần mềm kế hoạch kinh doanh Microsoft To Do
Microsoft To Do là phần mềm lập kế hoạch công việc và quản lý dự án nằm trong hệ thống Microsoft 365 với tính năng lập kế hoạch kinh doanh và quản lý tiến độ hiệu quả trên internet, cho phép người dùng đăng nhập, chỉnh sửa nội dung ở bất kỳ nơi đâu.
Các tính năng lập kế hoạch của Microsoft To Do:
- Lưu trữ dữ liệu, thêm kế hoạch công việc cần làm nhanh chóng với thiết kế giao diện dễ dùng.
- Cho người dùng quyền thay đổi hình nền của phần mềm theo ý thích, giúp tăng cảm hứng làm việc.
- Tính năng phân chia nhiệm vụ kế hoạch và đặt hạn hoàn thành nhanh chóng
- Cập nhật danh sách công việc hằng ngày; Chia sẻ trực tuyến cho nhiều tài khoản
- Đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị
Thông tin phần mềm:
- Website: https://todo.microsoft.com/
- Giá: Báo giá riêng
Các tính năng nổi trội của app lên kế hoạch Todoist:
- Tự động lên lịch làm việc theo dữ liệu cung cấp
- Thông báo công việc khi đến hạn
- Có thể thiết lập vai trò của từng cá nhân
- Có thể sử dụng trên máy tính và điện thoại thông minh
4. App lên kế hoạch công việc trên điện thoại
5 App lên kế hoạch công việc đơn giản trên điện thoại
4.1 App lên kế hoạch Evernote
Evernote là ứng dụng app lên kế hoạch công việc dự án với các tác vụ như lên lịch công việc, theo dõi tiến độ kế hoạch thực hiện hiệu quả cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoặc các dự án nhỏ.
Cho phép lập các danh sách kế hoạch, gán nhiệm vụ cho từng thành viên nhóm và các tính năng cộng tác liên quan như comment phản hồi, trao đổi, chia sẻ kế hoạch công việc.
Cho phép share tài liệu đa định dạng bao gồm ảnh, văn bản, video, file ghi âm, … lên các nền tảng lưu trữ đám mây như Google drive, Outlook, …
4.2 Ứng dụng lên kế hoạch trên điện thoại Wunderlist
App lên kế hoạch Wunderlist có các tính năng hỗ trợ đặc trưng như tạo ghi chú, checklist công việc cho người dùng thiết lập các kế hoạch công việc cá nhân hoặc đội nhóm.
Tính năng nổi bật của Wunderlist:
- Tạo lập nhiều danh sách kế hoạch công việc khác nhau cho nhiều dự án khác nhau.
- Có thể thiết lập cài đặt cảnh báo, nhắc nhở thời hạn hoàn thành công việc trong kế hoạch cho cá nhân hoặc các thành viên khác.
- Cho phép tải lên nhiều dạng tệp như hình ảnh, âm thanh, file PDF, …
- Đồng bộ dữ liệu cho nhiều thiết bị khác nhau.
4.3 App lên kế hoạch Any.do
Any.do được xem là phần mềm lập kế hoạch trên điện thoại được nhiều người sử dụng hiện nay với khả năng tích hợp linh hoạt nhiều nền tảng thiết bị di động như iOS, Android, … Rất thích hợp để lập kế hoạch công việc cá nhân mỗi ngày.
Tính năng của app Any.do:
- Giao diện lập kế hoạch đẹp mắt với các checklist liệt kê đánh dấu công việc chi tiết, dễ thao tác, dễ dùng phù hợp cho nhiều đối tượng mới tiếp xúc lần đầu.
- Tích hợp thông báo nhắc nhở công việc thông minh, cho phép tùy chỉnh thời gian nhắc nhở theo nhu cầu người dùng.
- Có thể xây dựng các thư mục kế hoạch riêng biệt để quản lý dễ dàng hơn
- Đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị.
4.4 Phần mềm lập kế hoạch trên điện thoại Wrike
Wrike là phần mềm lập kế hoạch công việc linh hoạt cả trên điện thoại và máy tính cho đội nhóm với bộ tính năng thiết lập công việc, đặt lịch kế hoạch, công việc được lên kế hoạch ở nhiều dạng như sơ đồ Gantt, Kanban, …
Ngoài việc thiết lập kế hoạch, Wrike còn tích hợp nhiều tính năng để quản lý công việc hiệu quả cho đội nhóm như giao việc, theo dõi tiến độ, thống kê báo cáo hiệu suất trực quan.
4.5 App lên kế hoạch công việc dự án Asana
Asana là ứng dụng lên kế hoạch cho dự án phù hợp với nhiều quy mô lớn, nhỏ khác nhau. Người dùng có thể dễ dàng thao tác bởi giao diện khá thân thiện, dễ dùng, các thao tác thiết lập kế hoạch đơn giản như lên task kế hoạch, sắp xếp công việc, giao việc cho các thành viên, …
Asana thiết lập đồng bộ hóa dữ liệu cho phép sử dụng trên nhiều thiết bị, nền tảng, hệ điều hành khác nhau giúp linh hoạt trong việc truy cập, theo dõi kế hoạch của đội nhóm nhanh chóng nhất.
Phần mềm này có bản miễn phí để sử dụng, tuy nhiên nhiều tính năng quan trọng trong việc lên kế hoạch sẽ bị giới hạn. Có thể nâng cấp lên bản Pro với chi phí $13.49/user/tháng.
5. Tiêu chí quan trọng để lựa chọn phần mềm lập kế hoạch hiệu quả cho đội nhóm kinh doanh
Cần tìm hiểu xem xét về tính năng, đơn vị cung cấp, hỗ trợ kỹ thuật, mức chi phí khi lựa chọn phần mềm lập kế hoạch công việc.
5.1 Xem xét về tính năng
Đối với công cụ lập kế hoạch, các tiêu chí về tính năng cần có như:
- Khả năng thiết lập task công việc: bao gồm tạo lập các dự án khác nhau và lên danh sách công việc theo giai đoạn. Thường, các phần mềm sẽ có thêm phần ghi chú để quản lý thêm một số nội dung liên quan như mục tiêu kế hoạch, file kèm theo, bảng định hướng nội dung, …
- Tính năng giao việc, cập nhật và theo dõi tiến độ của kế hoạch
- Tính năng cảnh báo, nhắc nhở thực hiện kế hoạch
- Tích hợp liên thông với phần mềm OKR: Thiết lập mục tiêu OKR là giải pháp quản trị hiệu quả được các doanh nghiệp hiện nay áp dụng. Với tính năng này; một hệ thống mục tiêu từ mục tiêu chung đến mục tiêu cụ thể từng phòng ban, nhân sẽ được liên thông. Giúp các quản lý nhanh chóng nhận được mục tiêu chiến lược từ cấp trên từ đó xây dựng kế hoạch hiệu quả trên một hệ thống phần mềm duy nhất.
5.2 Đơn vị cung cấp phần mềm
Tiêu chí thứ 2 khi tìm hiểu, lựa chọn ứng dụng lên kế hoạch chính là mức độ kinh nghiệm của đơn vị phát triển phần mềm.
Việc xây dựng, phát triển phần mềm hoàn chỉnh, ít lỗi là quá trình lâu dài và liên tục update các phiên bản. Do đó, hãy ưu tiên lựa chọn các nhà phát triển phần mềm lâu đời, có nhiều năm kinh nghiệm, đã được áp dụng cho nhiều doanh nghiệp trước đó.
Điều này đồng nghĩa với việc, phần mềm lập kế hoạch công việc này đã được cải tiến tối ưu, đã đi vào vận hành ổn định, ít lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng.
5.3 Khả năng hỗ trợ kỹ thuật sau triển khai
Nếu doanh nghiệp bạn đã từng sử dụng phần mềm quản trị, có thể biết rõ rằng không một phần mềm nào là hoàn hảo mà không phát sinh lỗi trong quá trình sử dụng.
Vì vậy, việc tìm hiểu về dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật của đơn vị cung cấp có thật sự chuyên nghiệp, nhanh chóng và phản hồi mọi lúc hay không là điều quan trọng. Hãy ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt.
5.4 Xem xét về chi phí mua phần mềm
Không phải phần mềm có giá cao thì sẽ tốt hơn phần mềm có mức giá thấp hơn. Nếu tìm hiểu và “dò giá” đủ nhiều sẽ thấy, đa phần các phần mềm trên thị trường đều có tính năng tương tự nhau.
Tuy nhiên, nếu đơn vị cung cấp có thương hiệu thường sẽ có mức giá cao hơn so với những nhà cung cấp chưa có tên tuổi.
Để lựa chọn được phần mềm lập kế hoạch tốt hãy ưu tiên xem xét trước các tính năng, khả năng hỗ trợ kỹ thuật. Sau đó, hãy so sánh về mức giá giữa các doanh nghiệp cung cấp.
6. Quy trình triển khai phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả
Dưới đây là một quy trình lập kế hoạch cơ bản để áp dụng lên phần mềm hiệu quả doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Bước 1: Xác định mục tiêu: Đây là bước đầu tiên để lên được một kế hoạch đúng hướng và hiệu quả. Dù là kế hoạch nhóm hay kế hoạch công việc cá nhân, hãy xác định rõ phần mục tiêu này.
- Bước 2: Xây dựng định hướng nội dung: Nội dung định hướng sẽ được thêm vào phần mềm để nhân viên thực hiện đúng hướng quản lý mong muốn trong kế hoạch của mình.
- Bước 3: Thiết lập kế hoạch hoàn chỉnh: Hãy xây dựng trước 1 mẫu kế hoạch trên excel để có cái nhìn tổng quan nhất về kế hoạch được ra; Có thể sửa một số kế hoạch chưa phù hợp trong bước này.
- Bước 4: Áp dụng kế hoạch vào phần mềm: Sau khi có được bản kế hoạch hoàn chỉnh hãy áp dụng chúng lên phần mềm. Khi làm xong bước này, toàn bộ bức tranh về tiến độ, hiệu suất công việc sẽ được phần mềm phân tích, theo dõi một cách trực quan và chính xác nhất.
Bạn có thể xem ngay Case study “Ứng dụng CoDX Task để lập kế hoạch content Marketing chuyên nghiệp” để hình dung rõ hơn về tính năng phần mềm
Bài viết trên là các nội dung về phần mềm lập kế hoạch công việc, kinh doanh được sử dụng phổ biến hiện nay. CoDX hy vọng bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn phần mềm lập kế hoạch phù hợp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
