Thực hiện lưu trữ tài liệu, văn thư là công tác cực kỳ quan trọng, tuy nhiên lại chưa được chú trọng trong các hoạt động vận hành doanh nghiệp. Công ty hoạt động càng lâu dài thì lượng giấy tờ hồ sơ càng lớn, nếu không quản lý hiệu quả dễ dẫn đến tình trạng mất mát, nhầm lẫn, tốn thời gian và nhân lực xử lý. Phần mềm lưu trữ tài liệu văn thư ra đời để giải quyết vấn đề trên. Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tại doanh nghiệp một cách nhanh chóng, bảo mật và hiệu quả nhất.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Top 5 Phần mềm lưu trữ tài liệu văn thư miễn phí tốt nhất
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm lưu trữ khác nhau, trong đó, các phần mềm dưới đây được CoDX tổng hợp là những phần mềm được ưa chuộng sử dụng nhiều nhất.
Xem nhanh top 5 phần mềm lưu trữ tài liệu tốt nhất 2023:
- Phần mềm lưu trữ tài liệu CoDX Document
- Phần mềm văn thư lưu trữ DMS Lạc Việt
- Phần mềm lưu trữ CloudOffice
- Phần mềm lưu trữ tài liệu OneOffice
- Nền tảng lưu trữ tài liệu Google Drive
1.1 Phần mềm lưu trữ tài liệu văn thư CoDX Document
Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu của CoDX là công cụ giúp tổ chức trung tâm thông tin lưu trữ, tìm kiếm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác.
- CoDX Document gồm nhiều tính năng trong việc biên tập và chỉnh lý lưu trữ hồ sơ bao gồm: thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê, quản lý phiên bản, …
- Giúp việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ sơ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng khi tìm kiếm, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên, cho Người dùng khi yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu trực tuyến mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa.
- Phân quyền người dùng tới từng chức năng hệ thống, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ. Người dùng sẽ được phân loại theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo từng cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
Thông tin phần mềm
| 🔰 Tên phần mềm | Quản lý tài liệu CoDX Document |
| 🔰 Website | https://www.codx.vn/quan-ly-tai-lieu/ |
| 🔰 Bảng giá | Từ 499.000 VND/tháng |
| 🔰 Miễn phí dùng thử | 30 ngày dùng thử miễn phí |
| 🔰 Liên hệ | 0968 612 350 |
| 🔰 Khuyến mãi | Mạng xã hội nội bộ Hồ sơ nhân viên Cấu hình sơ đồ tổ chức |
PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT
CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
1.2 Phần mềm văn thư lưu trữ trên máy tính DMS Lạc Việt
DMS Lạc Việt được xem là phần mềm văn thư lưu trữ lâu đời, có độ uy tín cao trong ngành. Phần mềm được thiết kế với đầy đủ các tính năng như quản lý, truy xuất tài liệu, chỉnh lý, tra cứu, báo cáo, …
Các ưu điểm nổi trội của DMS Lạc Việt:
- Giao diện phần mềm dễ sử dụng với các chức năng được hiển thị dễ hiểu.
- Tính năng tìm kiếm chuyên sâu bao gồm tìm nhanh và tìm nâng cao.
- Hệ thống quản lý tài liệu, hồ sơ được phân mảnh thành nhiều kho khác nhau
- Khả năng tra cứu, truy xuất thông tin nhanh chóng, dễ dàng.
- Tính năng phân quyền chi tiết cho từng người dùng, từng phòng ban, bộ phận.
- Tính năng đăng ký sử dụng tài liệu, gia hạn trực tuyến nhanh chóng, tiện lợi
Với những Doanh nghiệp nhỏ, khối lượng tài liệu, văn thư không nhiều có thể sử dụng các phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí trên các nền tảng như Microsoft, Google Drive, …
1.3 Phần mềm lưu trữ tài liệu CloudOffice
Cloud Office là phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu chuyên nghiệp được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Ứng dụng này bao gồm đầy đủ các chức năng như quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất nhanh chóng, hiệu quả.
Cụ thể những ưu điểm có thể nhắc đến như:
- Tiết kiệm chí cho doanh nghiệp với nền tảng được xây dựng sẵn trên đám mây.
- Đầy đủ chức năng nghiệp vụ như: Quản lý, tìm kiếm, chia sẻ tài liệu, …
- Tích hợp quản lý lưu trữ nhiều loại tài liệu khác nhau như tài liệu nội bộ, công văn đi đến, hình ảnh, âm thanh, …
- Cho phép cập nhật và quản lý phiên bản tài liệu
- Liên kết với các phân hệ khác trong cùng phần mềm như quản lý công việc, các chức năng văn phòng, quản lý văn bản, công văn, …
1.4 Phần mềm lưu trữ tài liệu 1Office
Nhắc đến phần mềm lưu trữ quản lý tài liệu thì không thể bỏ quan One Office. Đây là phần mềm được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay và có được độ uy tín nhất định trên thị trường.
Các tính năng nổi bật của One Office:
- Cho phép tải lên nhiều định dạng file khác nhau như word, excel, pdf, …
- Khả năng phân loại chi tiết rõ ràng các loại tài liệu hồ sơ của doanh nghiệp.
- Tính năng tạo và phân rã thành nhiều thư mục con cho tài liệu.
- Khả năng phân quyền chi tiết, cá nhân hóa cho từng nhân viên, các phòng ban trong công ty.
- Tích hợp tính năng ký duyệt trên tài liệu, hồ sơ
- Đa dạng hình thức phần mềm để đáp ứng từng quy mô doanh nghiệp On Premise và On Cloud.
1.5 Phần mềm lưu trữ tài liệu Microsoft Access
Chức năng của phần mềm này là sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ giấy tờ theo một hệ thống khoa học nhất.
Chính vì vậy, việc tra cứu thông tin hay tìm kiếm giấy tờ thông qua phần mềm cũng rất tiện ích, linh hoạt. Và thậm chí ưu điểm lớn nhất của sản phẩm này là tính bảo mật cao, thao tác nhanh gọn tiện dụng, thời gian tra cứu tìm kiếm, quản lý hợp lý và quản lý bảo mật văn bản quan trọng hiệu quả…
Các ưu điểm nổi bật có thể kể đến của Microsoft Access:
- Giao diện phần mềm thân thiện, dễ thao tác, dễ sử dụng, phù hợp cho các nhân viên không chuyên về kỹ thuật.
- Khả năng truy xuất thông tin tài liệu nhanh chóng, trực quan.
- Đa dạng nhập dữ liệu với nhiều định dạng khác nhau như Excel, website, hệ thống database, …
- Xuất dữ liệu với nhiều định dạng file như CSV, PDF, Access, …
1.6 Phần mềm lưu trữ tài liệu iCloud của Apple
Với những người dùng Apple thì chắc hẳn sẽ rất quen thuộc với phần mềm lưu trữ tài liệu và cả các thiết bị điện tử khác. iCloud được Apple phát triển với các tính năng lưu trữ tài liệu, văn bả, hồ sơ cho người dùng của mình với đa dạng các thiết bị chạy hệ điều hành IOS hoặc MacOS. Dung lượng sử dụng miễn phí là 5GB.
Các ưu điểm vượt trội của phần mềm lưu trữ nhà Apple:
- Khả năng truy cập tài liệu nhanh chóng dễ dàng mọi lúc khi có kết nối internet.
- Đồng bộ hóa hệ thống người dùng trên các nền tảng thiết bị khác nhau như điện thoại, Macbook, Ipad.
- Khả năng sao lưu giúp đảm bảo an toàn tránh thất thoát, đánh mất dữ liệu
3. Giải pháp lưu trữ bằng phần mềm có thật sự cần thiết cho doanh nghiệp?
Thông thường, các doanh nghiệp lưu trữ tài liệu một cách thủ công như sắp xếp các loại giấy tờ, hồ sơ theo từng phòng ban hoặc từng loại hồ sơ… Sau đó đem vào lưu trữ tại kho riêng hoặc vào thư viện doanh nghiệp. Tuy nhiên phương pháp truyền thống này khá tốn nhiều công sức, thời gian thực hiện, chưa kể dễ dàng thất thoát, hư hỏng và chi phí bảo quản cao.
Trong khi đó, phần mềm lưu trữ tài liệu đang dần trở thành thiết yếu với các doanh nghiệp trong trời kỳ chuyển đổi số hiện nay. Phần mềm này không chỉ giúp việc lưu trữ quản lý văn bản dễ dàng, kiếm kiệm nhiều thời gian hơn, hiệu quản hoạt động nâng cao hơn.
Tuy nhiên, không phải tổ chức nào khi áp dụng phần mềm văn thư lưu trữ đều thật sự thành công hoặc hiệu quả công cao. Một phần vì chưa lựa chọn phần mềm thích hợp. Việc quyết định lựa chọn đơn vị thiết kế phần mềm, hoặc các tính năng của phần mềm để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là hết sức quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình vận hành sau này tại công ty.
4. Phần mềm lưu trữ tài liệu giúp ích gì trong quản trị doanh nghiệp?
Trong thời kỳ kỷ nguyên công nghệ 4.0, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều dần thay thế phương pháp lưu trữ truyền thống bằng các phần mềm lưu trữ tài liệu văn thư. Bởi họ nhận thấy được tầm quan trọng và các lợi ích mà phần mềm này mang lại. Cụ thể,
- Năng suất làm việc cao hơn
Thay vì đi vào kho lưu trữ, tìm kiếm từng bìa hồ sơ, giờ đây bạn chỉ cần vài cú click chuột là có thể tìm kiếm văn bản và xử lý ngay. Thao tác dễ dàng, thực hiện nhanh chóng, không tốn công sức tìm kiếm, nhờ vậy mà các công đoạn xử lý được rút ngắn, quy trình công việc của bạn cũng đơn giản hơn rất nhiều.
- Phần mềm lưu trữ tài liệu giúp tối ưu hóa chi phí
Nếu bạn dang có suy nghĩ đầu tư vào phần mềm sẽ rất tốn chi phí, thì đây là một sai lầm. Xét về tổng thể, việc bỏ ra chi phí đầu tư hệ thống phần mềm, vẫn rẻ hơn nhiều so với chi phí giấy tờ, in ấn, tiền thuê nhân công xử lý, lưu trữ văn bản và chi phí xây dựng kho.
- Đảm báo tính bảo mật an toàn thông tin
Với một hệ thống phần mềm được mã hóa, phân quyền theo chức năng và vai trò của từng nhân viên thì tính bảo mật và an toàn của thông tin được bảo vệ tuyệt đối. Đặc biệt, nếu có hệ thống phần mềm văn thư lưu trữ thì các vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ như cháy nổ, mất cắp sẽ không ảnh hưởng đến hồ sơ, sổ sách của doanh nghiệp bạn.
5. Nên dùng phần mềm miễn phí hay trả phí?
Hiện trên thị trường có rất nhiều các phần mềm lưu trữ tài liệu khác nhau có cả miễn phí và trả phí. Vậy Doanh nghiệp nên sử dụng loại phần mềm nào là tốt nhất cho hoạt động doanh trong hiện tại và tương lai?
Như đã đề cập, với các phần mềm miễn phí, các Doanh nghiệp là hộ gia đình, cá nhân nhỏ lẻ có thể sử dụng để lưu trữ tài liệu kinh doanh liên quan. Tuy nhiên, nếu tính về lâu dài thì cách lưu trữ này sẽ gây nhiều bất tiện. Một khi doanh nghiệp mở rộng kinh doanh, số lượng tài liệu cần lưu trữ sẽ lớn hơn trong khi đó dung lượng miễn phí có hạn, bắt buộc bạn sẽ phải tiến hành nâng cấp. Chi phí sử dụng phần mềm tại các “ông lớn” là không hề nhỏ.
Với các Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa và lớn cần sử dụng các phần mềm có trả phí ngay từ đầu cho hệ thống quản lý tài liệu. Bởi, các Doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ tối đa trong quá trình sử dụng khi mua các phần mềm có trả phí. Bên cạnh đó, việc sử dung phần mềm miễn phí có rất nhiều hạn chế như: Dung lượng hạn chế, tính năng không linh hoạt theo mô hình của Doanh nghiệp.
Để quản trị hệ thống tài liệu của doanh nghiệp hiệu quả nhất đòi hỏi Doanh nghiệp cần lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất. Dù là phần mềm lưu trữ miễn phí hay trả phí, điều quan trọng nhất là khả năng lưu trữ và quản lý phải được tối ưu, đảm bảo phù hợp nhất với từng hình thức, quy mô của từng doanh nghiệp. CoDX hy vọng sau khi đọc bài viết này, quý Doanh nghiệp sẽ lựa chọn được loại phần mềm lưu trữ tài liệu, văn thư tốt nhất.
Bài viết liên quan: