Thực hiện lưu trữ tài liệu, văn thư là công tác cực kỳ quan trọng, tuy nhiên lại chưa được chú trọng trong các hoạt động vận hành doanh nghiệp. Công ty hoạt động càng lâu dài thì lượng giấy tờ hồ sơ càng lớn, nếu không quản lý hiệu quả dễ dẫn đến tình trạng mất mát, nhầm lẫn, tốn thời gian và nhân lực xử lý. Phần mềm lưu trữ tài liệu văn thư ra đời để giải quyết vấn đề trên. Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tại doanh nghiệp một cách nhanh chóng, bảo mật và hiệu quả nhất.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Top 6 phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí trên máy tính tốt nhất
Với những Doanh nghiệp nhỏ, khối lượng tài liệu, văn thư không nhiều có thể sử dụng các phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí trên các nên tảng như Microsoft, Google Driver, …
1.1 Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí Access
Chức năng của phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính này là sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ giấy tờ theo một hệ thống khoa học nhất. Chính vì vậy, việc tra cứu thông tin hay tìm kiếm giấy tờ thông qua phần mềm cũng rất tiện ích, linh hoạt. Và thậm chí ưu điểm lớn nhất của sản phẩm này là tính bảo mật cao, thao tác nhanh gọn tiện dụng, thời gian tra cứu tìm kiếm, quản lý hợp lý và quản lý bảo mật văn bản quan trọng hiệu quả…
1.2 Phần mềm lữu trữ tài liệu Goole Drive
Đây là nền tảng lưu trữ khá quen thuộc chắc hẳn ai cũng biết. Google Drive là ứng dụng lưu trữ tài liệu được Google phát triển rất thích hợp cho các Doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Dung lượng lưu trữ miễn phí lên đến 15GB. Với nhiều tính năng nổi bật như: Truy cập mọi lúc, mọi nơi, giao diện trực quan dễ sử dụng, truy xuất dữ liệu nhanh chóng, hỗ trợ chế độ chia sẻ tài liệu linh hoạt.
1.3 OneDrive – Phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính
OneDrive được Microsoft phát hành được xem là phần mềm văn thư lưu trữ tài liệu cạnh tranh với ông lớn Google. OneDrive được đồng bộ dữ liệu đa dạng trên các nền tảng như điện thoại, máy tính với cả 2 giao diện là IOS và Android. Dung lượng lưu trữ miễn phí là 15GB.
1.4 Phần mềm lưu trữ tài liệu icloud của Apple
Với những người dùng Apple thì chắc hẳn sẽ rất quen thuộc với phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính và cả các thiết bị điện tử khác. Icould được Apple phát triển với các tính năng lưu trữ tài liệu, văn bản và các dữ liệu khác cho người dùng của mình với đa dạng các thiết bị chạy hệ điều hành IOS hoạc MacOS. Dung lượng sử dụng miễn phí là 5GB.
1.5 Phần mềm văn thư lưu trữ DropBox
Một phần mềm lưu trữ tài liệu tương tự, tuy nhiên dung lượng lưu trữ miễn phí khá thấp chỉ khoảng 2GB. Nếu muốn sử dụng nhiều hơn, Doanh nghiệp cần nâng cấp và trả phí để sử dụng.
1.6 Phần mềm lưu trữ tài liệu Mega
Một cái tên không mấy phổ biến nhưng dung lượng lưu trữ miễn phí lại rất cao lên tới 50GB. Mega được đánh giá cao với tính năng sao lưu tự động và độ an toàn bảo mật cao, truy cập ofline dễ dàng.
2. Phần mềm lưu trữ tài liệu có thật sự cần thiết cho doanh nghiệp?
Thông thường, các doanh nghiệp lưu trữ tài liệu một cách thủ công như sắp xếp các loại giấy tờ, hồ sơ theo từng phòng ban hoặc từng loại hồ sơ… Sau đó đem vào lưu trữ tại kho riêng hoặc vào thư viện doanh nghiệp. Tuy nhiên phương pháp truyền thống này khá tốn nhiều công sức, thời gian thực hiện, chưa kể dễ dàng thất thoát, hư hỏng và chi phí bảo quản cao.
Trong khi đó, phần mềm lưu trữ tài liệu đang dần trở thành thiết yếu với các doanh nghiệp trong trời kỳ chuyển đổi số hiện nay. Phần mềm này không chỉ giúp việc lưu trữ quản lý văn bản dễ dàng, kiếm kiệm nhiều thời gian hơn, hiệu quản hoạt động nâng cao hơn.
Tuy nhiên, không phải tổ chức nào khi áp dụng phần mềm văn thư lưu trữ đều thật sự thành công hoặc hiệu quả công cao. Một phần vì chưa lựa chọn phần mềm thích hợp. Việc quyết định lựa chọn đơn vị thiết kế phần mềm, hoặc các tính năng của phần mềm để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là hết sức quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình vận hành sau này tại công ty.
3. Phần mềm lưu trữ tài liệu văn thư đem lại lợi ích gì?
Trong thời kỳ kỷ nguyên công nghệ 4.0, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều dần thay thế phương pháp lưu trữ truyền thống bằng các phần mềm lưu trữ tài liệu văn thư. Bởi họ nhận thấy được tầm quan trọng và các lợi ích mà phần mềm này mang lại. Cụ thể,
3.1 Năng suất làm việc cao hơn
Thay vì đi vào kho lưu trữ, tìm kiếm từng bìa hồ sơ, giờ đây bạn chỉ cần vài cú click chuột là có thể tìm kiếm văn bản và xử lý ngay. Thao tác dễ dàng, thực hiện nhanh chóng, không tốn công sức tìm kiếm, nhờ vậy mà các công đoạn xử lý được rút ngắn, quy trình công việc của bạn cũng đơn giản hơn rất nhiều.
3.2 Phần mềm lưu trữ tài liệu giúp tối ưu hóa chi phí
Nếu bạn dang có suy nghĩ đầu tư vào phần mềm sẽ rất tốn chi phí, thì đây là một sai lầm. Xét về tổng thể, việc bỏ ra chi phí đầu tư hệ thống phần mềm, vẫn rẻ hơn nhiều so với chi phí giấy tờ, in ấn, tiền thuê nhân công xử lý, lưu trữ văn bản và chi phí xây dựng kho.
3.3 Đảm báo tính bảo mật an toàn thông tin
Với một hệ thống phần mềm được mã hóa, phân quyền theo chức năng và vai trò của từng nhân viên thì tính bảo mật và an toàn của thông tin được bảo vệ tuyệt đối. Đặc biệt, nếu có hệ thống phần mềm văn thư lưu trữ thì các vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ như cháy nổ, mất cắp sẽ không ảnh hưởng đến hồ sơ, sổ sách của doanh nghiệp bạn.
4. Doanh nghiệp nên dùng phần mềm miễn phí hay trả phí?
Hiện trên thị trường có rất nhiều các phần mềm lưu trữ tài liệu khác nhau có cả miễn phí và trả phí. Vậy Doanh nghiệp nên sử dụng loại phần mềm nào là tốt nhất cho hoạt động doanh trong hiện tại và tương lai?
Như đã đề cập, với các phần mềm miễn phí, các Doanh nghiệp là hộ gia đình, cá nhân nhỏ lẻ có thể sử dụng để lưu trữ tài liệu kinh doanh liên quan. Tuy nhiên, nếu tính về lâu dài thì cách lưu trữ này sẽ gây nhiều bất tiện. Một khi doanh nghiệp mở rộng kinh doanh, số lượng tài liệu cần lưu trữ sẽ lớn hơn trong khi đó dung lượng miễn phí có hạn, bắt buộc bạn sẽ phải tiến hành nâng cấp. Chi phí sử dụng phần mềm tại các “ông lớn” là không hề nhỏ.
Với các Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa và lớn cần sử dụng các phần mềm có trả phí ngay từ đầu cho hệ thống quản lý tài liệu. Bởi, các Doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ tối đa trong quá trình sử dụng khi mua các phần mềm có trả phí. Bên cạnh đó, việc sử dung phần mềm miễn phí có rất nhiều hạn chế như: Dung lượng hạn chế, tính năng không linh hoạt theo mô hình của Doanh nghiệp.
5. Phần mềm lưu trữ tài liệu trên máy tính tốt nhất cho Doanh nghiệp
Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu của CoDX là công cụ giúp tổ chức trung tâm thông tin lưu trữ, tìm kiếm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác.
- Giải pháp lưu trữ của CoDX gồm nhiều phân hệ với các tính năng trong việc biên tập và chỉnh lý lưu trữ hồ sơ bao gồm: thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê…
- Giúp việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng khi tìm kiếm, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên, cho Người dùng khi yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu trực tuyến mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa.
- Phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ. Người dùng sẽ được phân loại theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo từng cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
LIÊN HỆ CODX ĐỂ THAM KHẢO PHẦN MỀM LƯU TRỮ DỮ LIỆU VĂN BẢN TẠI ĐÂY.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Để quản trị hệ thống tài liệu của doanh nghiệp hiệu quả nhất đòi hỏi Doanh nghiệp cần lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất. Dù là miễn phí hay trả phí, điều quan trọng nhất là khả năng lưu trữ và quản lý phải được tối ưu, đảm bảo phù hợp nhất với từng hình thức, quy mô của từng doanh nghiệp. CoDX hy vọng sau khi đọc bài viết này, quý Doanh nghiệp sẽ lựa chọn được loại phần mềm lưu trữ tài liệu, văn thư tốt nhất.
Bài viết liên quan: