Quy trình quản lý văn bản đi và đến CHUẨN HÓA cho doanh nghiệp

Bạn đang tìm kiếm một quy trình quản lý văn bản đi và đến chuyên nghiệp hay đơn giản chỉ là tuân thủ đúng quy trình chuẩn tại Nghị định 30 của Chính phủ? Xem ngay bài viết này để nắm được các thông tin chi tiết CHUẨN nhất 2023.

Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng chủ đề:

Quy trình quản lý văn bản điện tử CHUẨN Thông tư 01/2019/TT-BNV
Phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp giúp tối ưu chi phí

1. Tìm hiểu về văn bản đi và đến là gì?

Để biết quy trình quản lý văn bản như thế nào là chuẩn và chuyên nghiệp. Thì trước tiên phải hiểu bản chất của văn bản điện tử là gì và quản lý công văn đi và đến là như thế nào?

1.1 Văn bản đi và đến là gì?

Theo khoản 5, 6 Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản đi đến được định nghĩa như sau:

“Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành bao gồm: Văn bản hành chính (văn bản nội bộ, bản sao, văn bản mật) văn bản chuyên ngành, văn bản pháp luật.

“Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến bao gồm: Văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản quy phạm pháp luật, công văn, thư, đơn, …

Văn bản đi đến là gì

1.2 Quy trình quản lý văn bản đi và đến là gì?

Quy trình quản lý văn bản đi và đến là quy trình bao gồm các hoạt động như soạn thảo, tiếp nhận, đăng ký, quản lý và lưu trữ có hệ thống các loại văn bản, công văn đi đến.

Tùy vào từng đối tượng doanh nghiệp khác nhau, sẽ áp dụng quy trình chuẩn theo quy định hoặc doanh nghiệp tự chuẩn hóa quy trình quản lý văn bản cho phù hợp với hoạt động.

Cụ thể,

Với các cơ quan, tổ chức nhà nước, tổ chức sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước: Cần thực hiện đúng quy trình được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Với các loại hình doanh nghiệp khác (tư nhân, nước ngoài, …) có thể tự thiết lập và chuẩn hóa lại quy trình quản lý phù hợp với trong các hoạt động quản lý, kinh doanh và không cần tuân thủ Nghị Định trên.

Công tác quản lý văn bản là một trong bốn hoạt động chính yếu của công tác văn thư mà các doanh nghiệp nên lưu ý thực hiện.

2. Quy trình quản lý văn bản đến CHUẨN HÓA cho doanh nghiệp

CoDX gửi bạn quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn hóa cho các doanh nghiệp. Bộ quy trình được xây dựng dựa vào quy trình xử lý công văn đi đến tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của chính phủ

Dựa vào 2 bộ quy trình áp dụng cho văn bản đi và văn bản đến, bạn có thể tùy chỉnh các bước hoặc bộ phận xử lý cho phù hợp với cơ cấu tổ chức của công ty.

Xem nhanh các bước trong quy trình quản lý văn bản đến:

Chi tiết quy trình thực hiện,

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Nhân viên văn thư tiếp nhận văn bản đến cần kiểm tra các yếu tố sau:

Số lượng, số trang văn bản
Văn bản có dấu niêm phong hay không
Kiểm tra, đối chiếu nơi gửi có đúng địa chỉ của doanh nghiệp trước khi ký nhận văn bản.

Nếu văn bản có dấu hiệu thiếu, mất bì, không còn nguyên vẹn phải báo ngay cho bộ bạn có trách nhiệm liên quan.

Có 3 loại văn bản đến cần lưu ý tiếp nhận và xử lý đúng trong quy trình quản lý văn bản đến:

Văn bản đến là công văn, văn bản có đóng dấu các mức độ mật: Không bóc bì và cần phải chuyển đến đích danh người, đơn vị nhận.
Văn bản đến gửi cho cơ quan tổ chức: bộ phận văn thư nhận, và mở bì.
Văn bản đến gửi đích danh cho một cá nhân, phòng ban: không bóc bì và phải chuyển cho người nhận.Trường hợp văn bản có liên quan đến công việc chung của doanh nghiệp thì người nhận cần chuyển lại cho bộ phận văn thư để đăng ký.

Bước 2: Văn thư phân loại và đăng ký văn bản đến

Sử dụng sổ đăng ký văn bản đến hoặc dùng mẫu file excel đăng ký văn bản đến để việc theo dõi quản lý dễ dàng. Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin yêu cầu.
Văn bản đến không được đăng ký tại văn thư. Thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm xử lý, trừ trường đăng ký riêng lẻ theo quy định của pháp luật.
Số đến văn bản được lấy theo số thứ tự, trình tự thời gian nhận văn bản trong năm.

Bước 3: Trình cấp trên phân công xử lý

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chịu trách nhiệm về việc hoàn thiện kịp thời các văn bản đã nhận và chỉ đạo người có trách nhiệm theo dõi, yêu cầu hoàn thiện các văn bản đã nhận.

Bước 4: Phân phối văn bản đến các phòng ban bộ phận

Văn bản trong quy trình quản lý văn bản đến phải được văn thư nộp cho bộ phận phụ trách xử lý ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân phụ trách chính xử lý.

Phân công vai trò, nhiệm vụ và lịch làm việc cho các đơn vị, cá nhân và người có thẩm quyền ghi nhận lại ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì phải ghi rõ đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn sẽ giải quyết.

Bước 5: Giải quyết xử lý công việc

Bước tiếp theo trong quy trình quản lý văn bản đến là việc xử lý, theo dõi văn bản đến, yêu cầu xử lý như sau:

Phân công vai trò, nhiệm vụ và lịch làm việc cho các đơn vị, cá nhân và người có thẩm quyền ghi nhận lại ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì phải ghi rõ đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn sẽ giải quyết.
Đơn vị, cá nhân tiếp nhận văn bản đến có trách nhiệm kiểm tra, xử lý văn bản đến theo thời hạn quy định tại Nội quy làm việc của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu hiệu khẩn cần được xử lý ngay.

Bước 6: Phê duyệt chất lượng công việc

Sau khi các bộ phận, cá nhân liên quan hoàn thành thực hiện xử lý công việc. Các bộ phận có quản lý có trách nhiệm kiểm duyệt chất lượng công việc.

Cụ thể, với doanh nghiệp thì người đứng đầu bộ phận của một phòng ban là giám đốc, trưởng phòng có trách nhiệm phê duyệt chất lượng.

Bước 7: Lưu trữ văn bản đến

Bộ phận văn thư có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ văn bản đến đã được giải quyết vào kho lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp.

TẢI BỘ EBOOK VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP TỪ CODX

3. Quy trình quản lý văn bản đi được CHUẨN HÓA cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện các bước như sau:

Cụ thể như sau,

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Tiếp nhận yêu cầu từ lãnh đạo, cấp trên. bộ phận soạn thảo cần lưu ý các vấn đề sau:

Nội dung yêu cầu phát hành văn bản chỉ đạo là gì?
Đơn vị nhận văn bản
Văn phong và kỹ thuật trình bày văn bản

Bước 2: Dự thảo văn bản

Tiến hành soạn thảo văn bản. Một số loại văn bản đi thường gặp trong doanh nghiệp:

Văn bản thông báo, chỉ đạo, quyết định từ công ty mẹ đến các công ty chi nhánh, thành viên.
Văn bản là công văn thông báo đến cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước.

Một số kiến thức về thể thức trình bày văn bản cần nắm trong quy trình quản lý văn bản đi:

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Cách soạn thảo các loại văn bản

Bước 3: Kiểm tra nội dung, thể thức và tính pháp lý của văn bản

Sau khi hoàn thành, kiểm tra lại toàn bộ các yếu tố quan trọng sau:

Nội dung soạn thảo có đúng với yêu cầu ban đầu của lãnh đạo?
Kỹ thuật trình bày, thể thức có đúng theo quy định tại Nghị định 30 hay không?
Tính pháp lý của văn bản

Bước 4: Phê duyệt

Trình cấp trên phê duyệt, đóng dấu. Nếu có sai sót hoặc điều chỉnh mới cần soạn lại bản thảo để trình duyệt.

Bước 5: Đăng ký phát hành văn bản đi

Ghi số ban hành và ngày ban hành quản lý văn bản đi như sau:

Số, thời gian ban hành được lấy theo số thứ tự, trình tự thời gian công bố văn bản của các cơ quan, tổ chức trong năm đó (liên tiếp, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm).
Số và thời gian phát hành được cấp sau khi có chữ ký hoặc chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày người có thẩm quyền ký. Riêng văn bản mật sẽ được ấn định một hệ thống đánh số riêng.
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng quy định tại phần nhận của văn bản đi.

Phát hành và theo dõi văn bản đi:

Trong quy trình quản lý văn bản đi, văn bản phải hoàn tất thủ tục văn thư và phát hành ngay trong ngày mà văn bản đó được ký. Chậm nhất thì trong ngày làm việc tiếp theo. Riêng văn bản khẩn thì phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
Đối với văn bản đã phát hành, nhưng có sai sót về nội dung cần sửa đổi hay thay văn bản tương đương.

Bước 6: Lưu trữ văn bản

Bản gốc được lưu tại văn thư và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

4. Thực trạng việc quản lý văn bản trong doanh nghiệp hiện nay

Thực hiện đúng quy trình quản lý văn bản đi và đến là một trong những nhiệm vụ trọng tâm thể hiện tính chuyên nghiệp. Là vấn đề then chốt trong quá trình số hóa quy trình quản lý văn bản hiệu quả cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, hiện có nhiều có nhiều đơn vị, doanh nghiệp với phương tiện xử lý thông tin lạc hậu. Dẫn đến nhiều vấn đề bất cập, trong công tác quản lý văn bản đi, đến gặp nhiều khó khăn như:

Dễ mất mát, thất lạc: Số lượng văn bản đi, đến mà các đơn vị nhận được ngày càng nhiều. Điều này có nghĩa là việc quản lý phải đối mặt với những khó khăn ngày càng tăng. Khi các tài liệu không được sắp xếp vào tủ, giá và kệ một cách hợp lý, việc thất thoát tài liệu là không tránh khỏi.
Khó kiểm soát: quản lý rời rạc, thời gian lấy chứng từ khi cần lâu hơn, ảnh hưởng đến việc ra quyết định, giảm 21,3% năng suất làm việc.
Tìm kiếm tốn thời gian: Mỗi nhân viên mất đến 50% quỹ thời gian cho việc tìm kiếm, truy xuất các loại tài liệu.
Tốn kém khi thực hiện việc quản lý và lưu trữ, do số lượng tài liệu tăng lên theo thời gian. Trung bình mỗi năm, từ 10.000 đến 12.000 tài liệu. Doanh nghiệp phải trả hơn 30 triệu đồng chi phí lưu trữ.

Vì vậy, việc áp dụng giải pháp công nghệ vào quy trình quản lý văn bản là điều thiết thực và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn thư hiện nay.

5. Tại sao cần thiết lập quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn?

Thiết lập quy trình quản lý văn bản đi và đến là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho tổ chức, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, chuyên nghiệp.

Việc xây dựng một quy trình quản lý văn bản chặt chẽ và thông suốt, giúp các văn bản được luân chuyển nhanh chóng đến đúng bộ phận chuyên môn, để xử lý kịp thời.

Bên cạnh đó, quản lý văn thư lưu trữ theo một quy trình thống nhất còn giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp:

Hạn chế tối đa việc thất lạc, bỏ sót hoặc mất mát tài liệu.
Tăng tính bảo mật, giảm thiểu rủi ro bị mất hoặc lộ thông tin quan trọng.
Cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả xử lý văn bản.
Không gian lưu trữ được phân loại và sắp xếp khoa học, việc tìm kiếm, theo dõi cũng dễ dàng.

Quy trình quản lý văn bản đi và đến — Tại sao cần thiết lập quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn?

Theo nghiên một nghiên cứu của McKinsey, kết quả có đến 70% giao dịch thất bại nếu không cung cấp đủ tài liệu, giấy tờ ngay khi cần. Vì vậy, việc tìm kiếm một quy trình quản lý văn bản chuẩn là điều vô cùng thiết thực cho doanh nghiệp.

6. CoDX Dispatch – Giải pháp quản lý văn bản đi đến sau số hóa cho doanh nghiệp hiện nay

Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến là giải pháp tối ưu nhất mà các doanh nghiệp hiện nay cần áp dụng. Đặc biệt, trong xu hướng thực hiện chỉ đạo chuyển đổi số doanh nghiệp từ chính phủ như hiện nay.

CoDX Dispatch là hệ thống quản lý văn bản và điều hành chuyên nghiệp được xây dựng trên nền tảng đám mây, với đầy đủ các tính năng quản lý văn bản đi và đến.

Các tính năng nổi bật của CoDX Dispatch:

Quy trình được thiết lập rõ ràng - chuyên nghiệp: Quy trình xử lý văn bản điện tử được số hóa 100% trên hệ thống quản lý văn bản này. Bao gồm: Tiếp nhận >>> Chuyển giao >>> Xử lý >>> Cập nhật. Hay Tải lên >>> Trình duyệt văn bản >> Cấp số, ban hành.
Tích hợp tích năng giao việc - trình ký công văn: Liên thông quy trình công việc như giao việc từ công văn, kết hợp trình ký, phê duyệt hoạt động xử lý văn bản nhận.
Tính năng thông báo tự động: Cho phép thông báo mail tự động cho cá nhân bộ phận liên quan, truy vết chính xác lịch sử tương tác với văn bản cụ thể.
Tìm kiếm văn bản nhanh chóng - chính xác: Sử dụng công nghệ OCR tìm kiếm trong nội dung tệp giúp người dùng truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Tổ chức lưu trữ nhiều định dạng file văn bản: Hệ thống tổ chức lưu trữ và quản lý linh hoạt với nhiều tính năng cho phép tải lên nhiều định dạng file khác nhau, lưu trữ quản lý trên một nền tảng duy nhất, có lưu trữ kho vật lý. Và, phân quyền chi tiết cho từng cá nhân user.
Báo cáo trực quan: Hệ thống báo cáo trực quan các số liệu như số lượng văn bản điện tử đi đến, thời gian, số văn bản, trạng thái xử lý, thông tin bộ phận thực hiện liên quan theo phòng ban, nguồn đơn vị.

Xem chi tiết tính năng CoDX Dispatch

Sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử CoDX Dispatch đem lại điều gì cho doanh nghiệp?

Tất cả thông tin văn bản, công văn của doanh nghiệp đều được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất và hợp nhất. Nhân viên có thể truy xuất, sử dụng nhanh chóng.
Tiết kiệm chi phí tối đa về mua sắm văn phòng phẩm, máy móc in ấn tài liệu ký tá và triển khai thực hiện theo mô hình truyền thống.
Giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy nhanh chóng, hiệu quả, an toàn và bảo mật.

Từ những lợi ích trên, có thể thấy, CoDX Dispatch là hệ thống quản lý văn bản đáng để doanh nghiệp triển khai.

Nếu bạn vẫn đang phân vân về mức chi phí phải bỏ ra cho phần mềm này là bao nhiêu, theo dõi ngay thông tin chi tiết bên dưới.

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX Dispatch:

🔰 Tên phần mềm	CoDX Dispatch
🔰 Website	https://www.codx.vn/phan-mem-quan-ly-van-ban-cong-van/
🔰 Bảng giá	Từ 499.000 VND/tháng
🔰 Miễn phí dùng thử	30 ngày dùng thử miễn phí
🔰 Liên hệ	0968 612 350
🔰 Khuyến mãi	Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức

CoDX Dispatch hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Đăng ký trải nghiệm miễn phí CoDX Dispatch

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Với hệ thống quy trình quản lý văn bản được tích hợp sẵn, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn hóa phù hợp với cơ cấu phòng ban tiếp nhận có liên quan. Tất cả các nghiệp vụ trong quy trình đều được xử lý trên nền tảng online giúp hoạt động vận hành trở nên trơn tru, tinh gọn và tối ưu nhất.

Liên hệ ngay CoDX để được tư vấn về thiết lập quy trình quản lý văn bản đi và đến hiệu quả, giải pháp quản lý chuyên nghiệp. Hy vọng những thông tin trong bài viết đem đến sự hữu ích cho doanh nghiệp. Xem thêm những kiến thức, thông tin cập nhật mới liên quan đến quản lý dữ liệu số trọng doanh nghiệp.