Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh như hiện nay, vẫn còn nhiều doanh nghiệp ở nhiều quy mô hiện vẫn đang hoạt động theo đường hướng truyền thống và có phần lỗi thời. Tuy vậy, đã có nhiều tổ chức, tập đoàn đi tiên phong trong quá trình số hoá doanh nghiệp và đã đạt được những thành tựu nhất định.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Bài viết hôm nay, CoDX sẽ làm rõ hơn nội dung này và trả lời câu hỏi vì sao doanh nghiệp nên tiến hành số hoá càng sớm càng tốt. Hãy cùng CoDX đi tìm hiểu thêm.
1. Số hóa doanh nghiệp là gì?
Số hóa doanh nghiệp là quá trình thực hiện chuyển đổi các hệ thống về tài liệu, dữ liệu, quy trình từ các hình thức truyền thống sang các dữ liệu có thể được lưu trữ trên máy tính hay các thiết bị lưu trữ, thiết bị công nghệ khác.
Dù doanh nghiệp thuộc bất kỳ lĩnh vực nào, việc số hóa đều rất cần thiết để tránh tụt hậu. Số hóa mang đến cho tổ chức nhiều lợi ích, giúp doanh nghiệp bắt kịp với xu hướng chung, tối ưu chi phí và gia tăng lợi nhuận.
Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” tại Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/06/2020, hướng đến việc số hóa các doanh nghiệp trên cả nước.
Dù vậy, quá trình này không thể diễn ra một cách ồ ạt mà tùy thuộc vào từng loại hình, từng quy mô doanh nghiệp. Mỗi loại hình và mỗi quy mô doanh nghiệp khác nhau sẽ có hướng số hóa khác nhau. Không thể áp dụng 100% trường hợp của doanh nghiệp này áp cho doanh nghiệp khác. Mỗi doanh nghiệp là một trường hợp cần phải được xem xét và phân tích kỹ lưỡng trước khi áp dụng số hóa, tránh trường hợp gặp những rủi ro ngoài ý muốn.
Số hóa là một bước đi cần thiết và quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay. Hoặc chấp nhận dậm chân tại chỗ, không phát triển theo kịp với thời đại hoặc dám thay đổi để lên mình lên một tầm cao mới.
Số hóa là bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số mà bất cứ chủ doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện nếu muốn thay đổi “đứa con tinh thần” của mình.
>>> Tìm hiểu thêm về: Số hóa là gì? Phân biệt số hóa và chuyển đổi số
2. 3 Bước số hóa doanh nghiệp THÀNH CÔNG tối ưu chi phí 2023
Số hóa doanh nghiệp bao gồm nhiều khía cạnh có tác động qua lại, tạo thành một chuỗi quy trình hỗ trợ cho doanh nghiệp hoạt động trơn tru.
- Bước 1: Số hóa tài liệu, hồ sơ trong doanh nghiệp
- Bước 2: Số hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp
- Bước 3: Áp dụng phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện
Bước 1: Số hóa tài liệu, hồ sơ trong doanh nghiệp
Số hóa tài liệu hay dữ liệu là phương thức chuyển đổi các dữ liệu dạng vật lý sang định dạng kỹ thuật số. Sau đó, các dữ liệu này sẽ được lưu vào hệ thống máy tính để sử dụng các các mục đích khác nhau tùy doanh nghiệp.
Ví dụ dễ bắt gặp nhất ở hình thức này chính là quét tài liệu dạng văn bản sang dạng PDF để lưu trữ vào máy tính hay các thiết bị lưu trữ khác.
CoDX đã viết một bài chi tiết nói về hình thức số hóa này, xem chi tiết tại bài: Số hóa tài liệu văn bản là gì? Quy trình CHI TIẾT tối ưu chi phí
Lưu trữ tài liệu, dữ liệu bằng phương pháp truyền thống tồn tại nhiều bất cập như thất thoát, hư hỏng và tốn diện tích. Do đó, số hóa tài liệu, dữ liệu là quá trình chuyển đổi các nội dung phiên bản vật lý thành các tài liệu có định dạng kỹ thuật số, quản lý được trên nền tảng điện tử.
Bên cạnh việc tối ưu được quá trình lưu trữ, số hóa doanh nghiệp về tài liệu còn giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc truy xuất, nhập liệu, tìm kiếm thông tin.
Bước 2: Số hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp
Kết hợp với số hóa tài liệu, sử dụng các định dạng kỹ thuật số để nâng cấp và thay đổi quy trình làm việc của doanh nghiệp được hiểu là số hóa quy trình doanh nghiệp. Mọi thao tác, quy trình làm việc của nhân viên đều thực hiện trên một nền tảng hệ thống và lấy dữ liệu từ nội dung số hóa khiến quá trình làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Số hóa quy trình là quá trình áp dụng công nghệ kỹ thuật số hiện đại vào các quy trình sản xuất, kinh doanh để nâng cấp cũng như tối ưu hóa quá trình làm việc, vừa nhanh chóng vừa hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, số hóa quy trình cũng đồng thời cải thiện năng suất làm việc ở nhân viên, tiết kiệm được thời gian ra quyết định từ phía các nhà quản trị.
Theo một nghiên cứu của McKinsey (công ty chuyên nghiên cứu chiến lược cho các tập đoàn, chính phủ và các tổ chức đa quốc gia) chỉ ra rằng, việc áp dụng quy trình số hóa tiết kiệm đến 90% chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Với những công việc có tính chất lặp lại, thực hiện số hóa quy trình sẽ tiết kiệm thời gian và gia tăng năng suất.
>>> Xem chi tiết: Số hóa quy trình: Giải pháp vận hành tối ưu cho doanh nghiệp
Bước 3: Áp dụng phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện
Giai đoạn 2025 – 2030 là thời điểm vàng để doanh nghiệp bắt tay vào chuyển đổi số doanh nghiệp, tận dụng những chính sách hỗ trợ từ Chính phủ, áp dụng những giải pháp công nghệ tiên tiến sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng hòa nhịp vào xu hướng chuyển đổi số toàn cầu.
Tuy nhiên, trong khi tình hình kinh tế biến động phức tạp, nhanh và không lường trước, doanh nghiệp gặp các thách thức khó khăn chưa từng có, mọi nguồn lực tập trung cho sản xuất, kinh doanh với mức độ duy trì đã là thành công.
Vậy hãy biến chuyển đổi số trở nên đơn giản hơn chị bằng 1 chạm bằng CoDX. Một hệ thống liên thông mọi nghiệp vụ, chấm dứt tình trạng data silo tại doanh nghiệp, gia tăng hiệu quả vận hành đi kèm là dịch vụ tổng thể bao gồm thiết bị CNTT, hạ tầng, dịch vụ pháp lý,…. nhất quán cho doanh nghiệp bằng hình thức thuê. Giúp tất cả doanh nghiệp đầu tư từ không thể thành dễ dàng, rút ngắn lộ trình chuyển đổi số, bảo toàn tài chính để sống sót bên cạnh vẫn chuyển đổi số thành công để thích ứng mạnh mẽ thời cuộc, tăng tốc bức phá sau khủng hoảng.
Đây là phần mềm cung cấp nền tảng quản trị toàn diện, liên thông mọi nghiệp. Tích hợp nhiều dịch vụ chuyển đổi số như: Không gian cộng tác số; Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị tài chính; Quản trị khách hàng, Quản trị sản xuất.
Trong đó, bộ công cụ giúp hoạt động số hóa doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng và đồng bộ bao gồm:
- CoDX Document: Phần mềm quản lý tài liệu cung cấp cho doanh nghiệp nền tảng lưu trữ, quản lý dữ liệu, hồ sơ tập trung và khoa học; hạn chế các rủi ro thất thoát tài nguyên; bảo mật thông tin; hỗ trợ tìm kiếm, truy xuất, khai thác tài liệu dễ dàng.
- CoDX Task: Phần mềm quản lý công việc thông minh, tạo lập kế hoạch trực quan, nhanh chóng, dễ dàng theo dõi; nâng cao trải nghiệm hài lòng của nhân viên.
- CoDX Esign – Trình ký số: Thiết lập quy trình ký số linh hoạt, phù hợp mọi tài liệu; thực hiện mọi lúc, mọi nơi; giúp quản lý văn bản ký số an toàn và tập trung.
Liên hệ ngay với CoDX để được tư vấn chi tiết và tốt nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
3. Tại sao phải số hóa doanh nghiệp?
Doanh nghiệp dù hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào cũng đều cần thực hiện số hóa bản thân để trở nên hoàn thiện hơn và có một vài lợi thế cạnh tranh nhất định so với những đối thủ còn lại cùng ngành. Và thực tế cũng đã cho thấy, những doanh nghiệp đã thực sự bước lên và đã trở nên hiện đại hơn, tiến bộ hơn.
4 Lý do tại sao phải số hóa doanh nghiệp?
- Số hóa doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu suất
- Số hóa giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
- Nhân viên linh hoạt, dễ dàng tiếp cận sử dụng dữ liệu
- Tăng cường bảo mật tài liệu quan trọng
3.1 Số hóa doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu suất
Nếu như ở quy trình làm việc truyền thống, nhân viên sẽ phải tốn nhiều thời gian tìm kiếm cũng như lưu trữ tài liệu nhằm phục vụ cho công việc thì sau khi số hóa, những việc này có thể được thực hiện thông qua vài cái click chuột.
Có thể thấy, sự khác biệt về năng suất giữa trước và sau khi số hóa vô cùng rõ ràng. Dù cấp bậc có là nhân viên hay quản lý, việc thực hiện những tác vụ công việc rất dễ dàng và nhanh chóng. Chưa kể, nếu áp dụng đủ lâu và thành thục, hiệu suất công việc có thể được gia tăng một cách nhanh chóng.
3.2 Số hóa giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Một doanh nghiệp khi vận hành sẽ phải bỏ ra rất nhiều khoản chi. Để tối ưu hóa lợi nhuận, các doanh nghiệp thường dùng cách các giảm chi phí và trong trường hợp này, không cách nào cắt giảm chi phí hiệu quả hơn là số hóa doanh nghiệp.
Như cũng đã đề cập đến ở phần trên, số hóa có thể giúp giảm thiểu mức chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra đến mức thấp nhất có thể. Với phần chi phí tiết kiệm được, doanh nghiệp có thể dùng để đầu tư vào nghiên cứu hay phát triển thêm những dự án trong tương lai, góp phần gia tăng doanh thu cũng như lợi nhuận.
3.3 Nhân viên linh hoạt, dễ dàng tiếp cận sử dụng dữ liệu
Một trong những thay đổi dễ nhận thấy được sau khi đã số hóa doanh nghiệp chính là, sự linh hoạt của nhân viên trong việc tiếp cận và tìm kiếm thông tin, dữ liệu cũng như dễ dàng lưu trữ những tài liệu trên hệ thống máy tính công ty sau khi đã hoàn thành nhập liệu.
Về phía nhà lãnh đạo, họ cũng dễ dàng quản lý được những tập tin tài liệu quan trọng, quản lý được những ai có quyền truy cập và xem những tệp hồ sơ nhất định và cùng lúc có thể cập nhật được tiến độ công việc của các nhân viên thông qua việc số hóa.
3.4 Tăng cường bảo mật tài liệu quan trọng
Bảo mật thông tin luôn là một vấn đề nhức nhối đối với các doanh nghiệp, tổ chức. Nếu với cách làm việc truyền thống thông qua giấy tờ, văn bản, tài liệu,… những dữ liệu này nếu bị mất hoặc bị hư hại trong lúc bảo quản sẽ rất khó để khôi phục và tổ chức đó có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Trong trường hợp tổ chức đó tiến hành số hóa và đưa tất cả những dữ liệu lên máy tính cũng như các thiết bị lưu trữ, các thông tin đó sẽ không bị ảnh hưởng trong quá trình bảo quản mà còn có thể lưu trữ được lâu dài hơn so với phương pháp thông thường. Chưa kể, phương pháp này còn đảm bảo dữ liệu sẽ không bị thất thoát ra ngoài, tránh rò rỉ và tăng cường bảo mật thông tin.
4. Để số hóa THÀNH CÔNG, doanh nghiệp cần làm gì trước tiên?
Cũng như bao công việc khác, trước khi tiến hành số hóa doanh nghiệp, có những việc ta cần phải chuẩn bị.
- Tìm hiểu các kiến thức liên quan về số hóa và chuyển đổi số
Kiến thức luôn đặc biệt quan trọng, không phân biệt bất cứ ngành nghề hay nghề nghiệp nào. Với lĩnh vực mới như số hóa hay chuyển đổi số, kiến thức lại có sức nặng hơn bao giờ hết. Trước khi tiến hành áp dụng số hóa hay chuyển đổi số cho tổ chức của mình, người lãnh đạo cần phải biết được số hóa và chuyển đổi số là như thế nào, có những cách thực hiện nào cho đúng và những lỗi cơ bản nên phòng tránh.
Quá trình tìm hiểu và học hỏi kiến thức mới có thể mất nhiều thời gian. Nhưng sau khi đã thật sự nắm rõ trong tay, kiến thức sẽ đóng vai trò cầu nối giúp người lãnh đạo hiểu được doanh nghiệp của mình hiện tại đang có ưu và khuyết điểm ra sao và áp dụng số hóa như thế nào sẽ hợp lý cũng như hiệu quả đạt mức cao nhất có thể.
Tìm hiểu về các phần mềm hỗ trợ trong chuyển đổi số như phần mềm lưu trữ dữ liệu, số hóa tài liệu, số hóa quy trình, quản lý công việc online, … là điều cần thiết.
>>> Tham khảo ngay: 10 Phần mềm lưu trữ tài liệu dữ liệu văn thư tốt nhất thị trường 2023
- Lựa chọn đơn vị tư vấn chuyển đổi số chuyên nghiệp uy tín
Chuyển đổi số là một phương thức mà doanh nghiệp có thể tự thực hiện mà phải thông qua một đơn vị chuyển đổi số chuyên nghiệp. Ở Việt Nam hiện nay, có nhiều đơn vị có thể hỗ trợ chuyển đổi số cho các tổ chức nhưng xét về độ uy tín cũng như tuổi đời trên thị trường, chắc chắn không thể bỏ qua cái tên CoDX.
CoDX là một cái tên đã hoạt động trong lĩnh vực chuyển đổi số doanh nghiệp trong nhiều năm với những thương hiệu tên tuổi đã tin tưởng và hợp tác với CoDX để số hóa doanh nghiệp của họ, tiêu biểu có thể kể đến như: PRUDENTIAL (Bảo hiểm), CITI (Tài chính), BOSCH (Công nghệ), ACV (Hàng không),…
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
5. Một số câu hỏi liên quan về số hóa
Với cương vị là nhà lãnh đạo của một doanh nghiệp, có những lưu ý và một số sai lầm bạn cần tránh mắc phải trong quá trình số hóa của mình.
- Số hóa doanh nghiệp và chuyển đổi số giống nhau
Vì tên gọi và cách thức thực hiện có phần tương tự nên nhiều người vẫn lầm tưởng số hóa doanh nghiệp và chuyển đổi số là một. Nhưng thật ra, 2 khái niệm này vẫn có những điểm chung và có những điểm khác biệt cụ thể.
Cả 2 khái niệm này đều bắt đầu xuất hiện trong thời đại công nghệ hiện đại và đều được các doanh nghiệp ứng dụng vào quy trình hoạt động của mình. Cái mà doanh nghiệp nhận lại được từ số hóa và chuyển đổi số chính là khả năng quản lý thời gian, năng suất làm việc được cải thiện và quy trình quản lý dự án được tối ưu dẫn đến rút ngắn thời gian đưa ra quyết định từ chủ doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số khá rõ ràng:
Với số hóa, đó là đem tất cả những dữ liệu dạng vật lý và chuyển chúng thành dữ liệu có thể được lưu trữ trên máy tính hay các thiết bị lưu trữ khác mà vẫn giữ nguyên bản chất của dữ liệu.
Còn với chuyển đổi số, việc này chỉ xảy ra khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin kỹ thuật số vào để thay đổi quy trình của công ty. Và quá trình này được xem là một bậc cao cấp hơn so với số hóa.
- Số hóa chỉ dành cho doanh nghiệp lớn
Nhiều người vẫn nghĩ, số hóa chỉ thực sự phù hợp với những doanh nghiệp lớn hay các tập đoàn đa quốc gia. Nhưng thực tế đã chỉ ra, bất cứ doanh nghiệp nào, từ nhỏ đến lớn, từ quy mô siêu nhỏ cho đến tập đoàn đa quốc gia, đều có thể áp dụng số hóa doanh nghiệp.
Chỉ cần một doanh nghiệp bất kì có thể thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi về công nghệ và thời đại thì có thể áp dụng được số hóa. Do vậy, việc này không hề gò bó vào quy mô doanh nghiệp mà phụ thuộc nhiều vào những nhân sự hiện có cũng như tầm nhìn của nhà lãnh đạo.
- Số hóa doanh nghiệp tốn nhiều chi phí
Với một khái niệm không mấy quen thuộc như “số hóa”, nhiều người sẽ nghĩ rằng việc này sẽ tốn một khoản chi phí lớn. Thực tế hoàn toàn ngược lại. Với cách vận hành truyền thống, doanh nghiệp sẽ tốn một khoản chi phí để in ấn tài liệu, giấy tờ và sẽ cần một khoản không gian nhất định để lưu trữ chúng. Sau khi áp dụng số hóa vào, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản phí tương đối khi không còn phải chi tiền cho máy in, mực in, giấy in,…
Chưa kể, sau khi đã áp dụng số hóa quy trình, các hoạt động từ sản xuất đến làm việc đều có thể được theo dõi thông qua các thiết bị điện tử. Từ đó, chủ doanh nghiệp sẽ có cái nhìn khái quát hơn cũng như được cung cấp số liệu cụ thể hơn, có thể nhanh chóng đưa ra những điều chỉnh nhằm tránh hao phí tài nguyên cũng như những khoản chi phí không cần thiết.
Có thể thấy, số hóa có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm ở nhiều mặt và ở nhiều phương diện, không chỉ là chi phí mà còn về nguồn nhân lực cũng như nguồn tài nguyên.
Bên cạnh đó, CoDX hứa hẹn cung cấp cho các công ty, tổ chức hay doanh nghiệp một giải pháp chuyển đổi số trọn vẹn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản trị tài chính cho đến quản trị khách hàng, quản trị sản xuất. Nổi bật trong đó, không thể không nhắc đến Mạng xã hội doanh nghiệp hay trình ký số giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp trong quá trình vận hành.
Hy vọng những thông tin về số hóa doanh nghiệp được CoDX cung cấp trong bài viết giúp các doanh nghiệp hiểu rõ về các nhiệm vụ công việc để thực hiện số hóa nhanh chóng, thành công. Liên hệ ngay với CoDX để được tư vấn quy trình thực hiện tối ưu nhất.
Bài viết liên quan: