Hệ thống quản lý tài liệu nói chung và hệ thống quản lý tài liệu điện tử nói riêng đều cần thiết cho doanh nghiệp để đảm bảo doanh nghiệp có nền móng vững chắc khi vận hành. Không chỉ bao gồm các quy trình lưu trữ, hệ thống ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của nhiều bộ phận.
Đặc biệt, trong giai đoạn xu hướng chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống này để làm “nền tảng” vững chắc cho các hoạt động được thông suốt, ổn định.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì?
Hệ thống quản lý tài liệu là hệ thống được xây dựng để lưu trữ, quản lý và phân phối nguồn tài liệu đến với các thành viên trong tổ chức an toàn và dễ dàng nhất.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp tổ chức Doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình quản lý thông tin tài liệu. Từ đó tạo ra nhiều lợi ích như gia tăng hiệu suất hoạt động, đơn giản quy trình kinh doanh, tiết kiệm chi phí lưu trữ, …
Tài liệu điện tử là gì?
Theo nguồn thông tin từ thư viện quốc gia, tài liệu điện tử là vật mang tin được tạo ra, lưu trữ hay truyền nhận dựa trên nền tảng công nghệ, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ, …
Theo đó, có 2 dạng tài liệu điện tử chính:
- Tài liệu số: vật mang tin được tạo lập từ phương pháp tín hiệu số trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, cá nhân, …
- Tài liệu trực tuyến: chưa có khái niệm cụ thể nào cho tài liệu trực tuyến. Tuy nhiên, loại tài liệu này được hiểu là dạng tài liệu điện tử được lưu trữ trên các server. Ví dụ như tài liệu trên các website, người dùng cần có internet để có thể xem và tải các tài liệu này.
2. Hệ thống quản lý tài liệu xây dựng dựa trên nguyên tắc chung nào?
Căn cứ theo Điều 18, Chương V, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử bao gồm:
- Đảm bảo quản lý các tài liệu, văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị, tổ chức đúng quy định.
- Đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Có khả năng phân quyền cho các cá nhân truy cập vào hệ thống.
- Đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy, chính xác của dữ liệu lưu hành trong hệ thống.
- Đảm bảo đầy đủ và toàn diện về quy trình, kỹ thuật quản lý văn bản, hồ sơ điện tử và dữ liệu.
- Có thể tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác.
- Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ và số lần truy cập hệ thống quản lý tài liệu.
- Dễ dàng tiếp cận, thuận tiện cho quá trình sử dụng.
- Tính xác thực, tin cậy và toàn vẹn thông tin khi truy cập hệ thống.
- Lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản.
- Tuân thủ theo Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
- Cho phép ký số, kiểm tra chữ ký số.
- Nâng cấp, bổ sung các chức năng đáp ứng theo quy định của hệ thống.
3. Nguyên tắc xây dựng chức năng hệ thống quản lý tài liệu điện tử
Từng chức năng hệ thống sẽ có các nguyên tắc xây dựng sau đây:
3.1 Quy trình soạn thảo và theo dõi văn bản
- Cho phép đính kèm các tệp tin, tạo mã định danh văn bản đi và tạo mã, số thứ tự tài liệu.
- Hiển thị mức độ khẩn của tài liệu.
- Tự động cấp thời gian cho văn bản sau khi ký số và cập nhật thứ tự.
- Cho phép bên nhận tự động thông báo đã nhận văn bản cho bên gửi.
- Cho phép cập nhật đầy đủ các Trường Thông tin 1, 2.1, 2.2, 3, 11, 13, 14 Phụ lục IV, Trường thông tin số 1, 2.1, 2.2, 3, 5, 7, 11, 14.1 Phụ lục V, Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Thông tư 01/2019/TT-BNV;
- Tự động phát đi mẫu văn bản thông báo cho bộ phận văn thư khi mã định danh của các văn bản trùng nhau.
- Cho phép thống kê, theo dõi tiến trình và đôn đốc việc thực hiện, giải quyết văn bản đến.
- Cho phép bộ phận có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện, giải quyết văn bản.
- Cho phép thông báo khi có văn bản mới.
- Cho phép cơ quan, tổ chức gửi văn bản nắm bắt được tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản.
>>> Xem để biết: Cách quản lý hồ sơ khoa học chuyên nghiệp cho doanh nghiệp 2023
3.2 Kết nối, liên thông tài liệu, văn bản
Hệ thống cần đảm bảo có khả năng kết nối giữa các hệ thống quản lý tài liệu, lưu trữ tài liệu điện tử và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác. Đồng thời, hệ thống cần có khả năng hoạt động được trên các thiết bị di động thông minh.
3.3 Hệ thống quản lý tài liệu trong bảo quản lưu trữ
Hệ thống cần đảm bảo lưu trữ tất cả các thông tin về quá trình giải quyết công việc và đáp ứng các vấn đề về:
- Liên kết các văn bản, tài liệu có cùng mã hồ sơ.
- Cho phép tự động thông báo khi hồ sơ đến hạn nộp vào lưu trữ.
- Bảo đảm thực hiện và chuyển giao hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan.
- Cho phép đính văn bản cho nhiều hồ sơ mà không cần thực hiện nhân bản, sao chép văn bản.
- Bảo đảm tính tin cậy, chính xác và toàn vẹn thông tin.
- Đảm bảo khả năng truy cập và sử dụng tài liệu, hồ sơ.
- Có thể di chuyển tài liệu, hồ sơ và dữ liệu, thay đổi định dạng khi công nghệ thay đổi.
- Có thể sao lưu định kỳ hoặc đột xuất và đảm bảo khả năng khôi phục dữ liệu khi có sự cố xảy ra.
>>> Xem ngay để biết: Thời hạn lưu trữ hồ sơ theo Thông tư 10/2022/TT-BNV
3.4 Đối với giải quyết tài liệu hết giá trị
Với những tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hệ thống cần có khả năng xử lý các vấn đề:
- Tự động thông báo khi hồ sơ hết hạn trước 30 ngày.
- Đánh giá lại giá trị của hồ sơ được thông báo hết thời hạn bảo quản để xác định lại thời hạn bảo quản hoặc tiến hành hủy tài liệu.
- Quản lý chặt chẽ việc hủy tài liệu hết giá trị: Yêu cầu nhập lý do hủy, thông báo những tài liệu dự kiến thuộc diện hủy hoặc đang được gán với hồ sơ khác vẫn còn thời hạn bảo quản, …
3.5 Thống kê, tra cứu sử dụng tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu
- Thống kê số lượng tài liệu và số lượt truy cập.
- Cấp quyền và kiểm soát lượng truy cập, quyền truy cập vào hệ thống.
- Cho phép tra cứu tài liệu theo các trường thông tin đầu vào.
- Cho phép hiển thị các trường thông tin của tài liệu, văn bản.
- Lưu và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm.
- Hiển thị kết quả tìm kiếm theo thứ tự trên hệ thống quản lý tài liệu, xuất kết quả dưới các định dạng tệp văn bản phổ biến.
- Cho phép tải hoặc in tài liệu, văn bản.
- Cho phép đánh dấu, ghi chú vào tài liệu, văn bản.
- Cho phép lưu các lịch sử truy cập, tìm kiếm và sử dụng tài liệu.
- Thống kê và tra cứu tài liệu
4. Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản trị
- Tạo lập nhóm hồ sơ tài liệu, phân chia theo các cấp độ thông tin.
- Phân quyền sử dụng và thay đổi phân quyền người sử dụng.
- Phục hồi thông tin, dữ liệu trong các trường hợp lỗi hệ thống.
- Khóa hoặc thực hiện đóng băng các tài liệu để ngăn chặn khả năng di chuyển khi người có thẩm quyền yêu cầu.
- Cảnh báo xung đột xảy ra trong hệ thống.
- Có khả năng tích hợp, kết nối, liên thông.
5. Quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử chuẩn theo quy định
Quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được quy định cụ thể tại các Thông tư nghị định sau:
- 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của chính phủ
- Thông tư 02/2019/TT-BNV của Bộ nội vụ
- Luật lưu trữ 2011 của QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
Theo đó, quy trình bao gồm các bước cụ thể sau:
Bước 1: Xác định tiêu chuẩn tài liệu điện tử
- Tài liệu được hình thành từ các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức: cần lập, chọn lọc và bảo quản theo quy định nghiệp vụ lưu trữ; Thiết lập các yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn, an toàn, nhất quán, có thể truy xuất ngay từ khi được tạo lập; có các chức năng cơ bản như trao đổi, xử lý, tính trách nhiệm trong quá trình xử lý công việc.
- Tài liệu từ việc số hóa cần đáp ứng tiêu chuẩn đầu vào; không được hủy tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi số hóa.
- Kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn, khả năng truy cập về mặt nội dung, cấu trúc, bối cảnh khi nhận tài liệu và lưu trữ. Đảm bảo tài liệu điện tử không bị hư hỏng, thiếu, mất dữ liệu.
Bước 2: Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử
Bao gồm các nội dung như:
- Thu thập cả 2 loại tài liệu điện tử và giấy trong trường hợp nội dung trùng nhau.
- Thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau như: bảng tin nội bộ doanh nghiệp, email, các loại báo cáo, thư từ, hợp đồng, tài liệu kinh doanh, …
Bước 3: Thực hiện phân loại lưu trữ điện tử
Tài liệu sau khi thu thập được phân loại theo các nhóm nội dung khác nhau, phân loại cần đảm bảo nhưng tài liệu trong một nhóm cần có sự liên quan mật thiết. Bước phân loại này vô cùng quan trọng, giúp cho việc tìm kiếm sử dụng sau này trở nên đơn giản nhanh chóng.
Bước 4: Lưu trữ tài liệu điện tử lên hệ thống
Doanh nghiệp có thể thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên các nền tảng khác nhau như server vật lý, server ảo đám mây hoặc sử dụng phần mềm quản lý lưu trữ của các nhà cung cấp dịch vụ trên thị trường.
Bước 5: Bảo mật cho tài liệu điện tử
Cần thực hiện các biện pháp bảo mật cho tài liệu sau khi tải lên hệ thống server. Một số phương pháp có thể thực hiện như dùng mật khẩu, bảo mật 2 lớp đăng nhập, thực hiện phân quyền tài liệu.
Bước 6: Quản lý cập nhật phiên bản tài liệu điện tử
Thông thường, theo thời gian, các tài liệu sẽ được cập nhật bổ sung thông tin mới nhất. Do đó, cần đảm bảo người dùng được truy cập vào phiên bản mới nhất. Lưu ý rằng, cần phân quyền cụ thể cho người có thể thay đổi nội dung của tài liệu.
Bước 7: Truy xuất và sử dụng tài liệu số
Khi tài liệu được lưu trữ trên phần mềm sẽ có các tính năng như truy xuất theo tên tài liệu hoặc một phần nội dung chi tiết có trong tài liệu. Điều này giúp việc tìm kiếm và sử dụng trở nên nhanh chóng, dễ dàng.
Bước 8: Thực hiện sao lưu, khôi phục
Đây là quy trình quan trọng khi thực hiện quản lý và sử dụng tài liệu điện tử. Thực hiện sao lưu sẽ tránh được khả năng mất mát cũng như đảm bảo tính an toàn cho tài liệu.
Bước 9: Hủy tài liệu điện tử khi hết giá trị
Các tài liệu điện tử được hủy bỏ khi hết giá trị. Hủy bỏ tài liệu cần được thực hiện đồng bộ trên toàn hệ thống và đảm bảo rằng tài liệu hủy bỏ không thể khôi phục được.
Trên đây là những nguyên tắc và yêu cầu quan trọng khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử và cách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Thời đại “số hóa” trở thành xu hướng tất yếu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện mang tính “nền tảng”, đặc biệt là quản lý tốt các tài liệu, hồ sơ chứa dữ liệu quan trọng để phục vụ cho tiến trình chuyển đổi số toàn diện.
Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin hoặc tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý tài liệu vui lòng liên hệ CoDX theo thông tin dưới đây:
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
>>> Kiến thức liên quan:
Bài viết liên quan: