Chỉnh lý tài liệu là gì? Quy trình chỉnh lý ĐÚNG LUẬT [Cập nhật 2023]

Nhằm thực hiện công tác chỉ thị của Pháp luật Việt Nam trong việc xây dựng tổ chức được hoàn thiện. Các cơ quan, tổ chức có nghĩa vụ thực hiện tốt chỉnh lý tài liệu của đơn vị mình. Trước hết, chúng ta cần hiểu chỉnh lý tài liệu là gì? Quy trình thực hiện đúng luật sẽ như nào? Hãy để CoDX giải đáp điều đó trong bài viết sau đây nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

• Quản lý hồ sơ công việc hiệu quả chuyên nghiệp
• Cách sắp xếp giấy tờ văn phòng KHOA HỌC
• Tạo file quản lý hồ sơ bằng excel CHUYÊN NGHIỆP
• Quản lý hồ sơ nhân sự khoa học chuẩn nhất 2024

1. Chỉnh lý tài liệu là gì?

Chỉnh lý tài liệu là hành động phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân để được hoàn thiện và xác nhận giá trị riêng của tài liệu. Nhằm phục vụ cho công tác quản lý có hệ thống, tạo điều kiện sử dụng tài liệu được thuận lợi.

Bên cạnh đó, chỉnh lý tài liệu đóng vai trò rà soát và kiểm tra toàn bộ tài liệu doanh nghiệp giúp tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo trình tự. Giúp hoàn thiện các văn bản hồ sơ của doanh nghiệp được hoàn chỉnh. Thúc đẩy hình thành quá trình và lịch sử hoạt động của tổ chức được nhất quán với nhau.

>>> Tìm hiểu thêm: OCR là gì? Cách thức hoạt động của chúng ra sao?

2. Quy trình chỉnh lý tài liệu, hồ sơ chi tiết đúng luật hiện hành 2023

Khi thực hiện chỉnh lý tài liệu cần tuân thủ quy định của pháp luật và khéo léo áp dụng vào cơ cấu tổ chức. Căn cứ theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN, quy trình chỉnh lý tài liệu, hồ sơ bao gồm 23 bước thực hiện sau:

• Bước 1: Giao, nhận tài liệu

Đảm bảo thực hiện theo đúng yêu cầu và lập biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLTG-01)

• Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho lưu trữ tài liệu về địa điểm chỉnh lý
• Bước 3: Thực hiện vệ sinh sơ bộ tài liệu
• Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu, hồ sơ

Gồm có: Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02), Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03), Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04), Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05).

• Bước 5: Tiến hành phân loại tài liệu dựa trên Hướng dẫn phân loại
• Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu dựa trreen Hướng dẫn lập hồ sơ

a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ

– Tổng hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu hình thành hồ sơ

– Biên soạn tiêu đề hồ sơ

– Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ những tài liệu trùng hoặc thừa

– Đặt thời gian giới hạn cho việc bảo quản hồ sơ

– Xác định tiêu đề, lý do loại bỏ đối với những tài liệu hết giá trị

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu.

Kiểm tra quy trình lập hồ sơ theo những nội dung công việc được quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

• Bước 7: Biên mục phiếu tin (Tại các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14)

Căn cứ theo phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06)

• Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin
• Bước 9: Phân loại phiếu tin
• Bước 10: Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin
• Bước 11: Biên mục hồ sơ

a) Đánh số tờ đối với những tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào trường 10 của phiếu tin.

b) Viết mục lục văn bản đối với những tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn

c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc

• Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
• Bước 13: Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ

 

• Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và bỏ tài liệu vào bìa hồ sơ
• Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp hoặc cặp 
• Bước 16: Viết và dán nhãn hộp hoặc cặp (Theo quy định về Nhãn hộp BM-CLTLG-07)
• Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp vào vị trí phù hợp
• Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý

Thực hiện đầy đủ biên bản giap, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)

• Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
• Bước 20: Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
• Bước 21: Lập mục lục hồ sơ

– Viết lời nói đầu

– Thiết lập các bản tra cứu hỗ trợ

– Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (3 bộ)

– Đóng quyển mục lục (3 bộ)

• Bước 22: Xử lý những tài liệu đã loại

– Sắp xếp, đóng gói, thống kê danh mục tài liệu bị loại (BM-CLTLG-08).

– Viết thuyết minh cho tài liệu loại

– Tổ chức tiêu hủy tài liệu loại (Thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại).

– Bổ sung sung tài liệu được giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu (nếu có).

• Bước 23: Kết thúc chỉnh lý

– Hoành thành và bàn giao hồ sơ phông

– Thực hiện báo cáo tổng kết chỉnh lý

– Tổ chức cuộc họp rút kinh nghiệm

Tin liên quan: Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ theo Thông tư 10/2022/TT-BNV mới nhất hiện hành Giải pháp phần mềm quản lý hồ sơ chuyên nghiệp khoa học cho doanh nghiệp Quy trình quản lý hồ sơ chuẩn ISO

3. Lợi ích của công tác chỉnh lý tài liệu là gì?

Sau khi tìm hiểu về chỉnh lý tài liệu là gì? Chúng ta có thể hiểu tại sao cần được chỉnh lý tài liệu trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp. Một số lý do sau, giúp bạn hiểu rõ hơn việc công tác chỉnh lý được diễn ra hiệu quả.

• Tạo điều kiện tiếp cận tài liệu: Chỉnh lý tài liệu như một yếu tố giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp và quan trọng trong công tác lưu trữ, để dựa vào đó sắp xếp, điều chỉnh, phân loại các dữ liệu, tạo ra giá trị hoàn chỉnh cho quá trình hình thành của một cơ quan, tổ chức.
• Thu thập thông tin chỉnh lý quan trọng: Việc thu thập dữ liệu chỉnh lý tạo điều kiện cho các doanh nghiệp được chủ động tìm kiếm và phân loại tài liệu. Thời điểm này thích hợp giúp đơn vị, cơ quan, tổ chức theo dõi và phát hiện một số tài liệu đã hết giá trị sử dụng, cần được loại bỏ.
• Phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu hiệu quả: Chỉnh lý hồ sơ là cơ sở giúp cho doanh nghiệp có hội được nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của một tổ chức. Vì khi đó, các tài liệu chỉnh lý đã được hoàn thiền và đưa vào sử dụng nhất quán với nhau.

4. Quy định về thông tư hướng dẫn chỉnh lý tài liệu

Sau khi tìm hiểu chỉnh lý tài liệu là gì trong công tác văn thư, các quy định về thông tư hướng dẫn được thực hiện theo pháp chế nhà nước. Quy định thực hiện dựa vào cơ sở thông tư thực hiện và nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ chi tiết được chỉnh bày dưới đây.

4.1 Quy định về hồ sơ sau chỉnh lý tài liệu là gì?

Theo quy định chỉnh lý hồ sơ tài liệu hành chính, các yếu tố hình thành cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp còn dựa vào quy mô, có đáp ứng đủ tiêu chính chỉnh lý hồ sơ. Đóng vai trò điều chỉnh và xem xét điều đó thông qua các mức độ chỉnh lý tài liệu là gì. 

Trong đó, quy định về hồ sơ sau chỉnh lý được yêu cầu như sau:

• Sắp xếp và điều chỉnh hồ sơ được hoàn thiện
• Hồ sơ, tài liệu đang được lưu trữ cần được kiểm định thời gian bảo quản
• Thống kê các tài liệu, hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và bài trừ các hồ sơ đã quá hạn lưu trữ
• Nâng cấp hệ thống hóa tài liệu, hồ sơ
• Thiết lập các công cụ chỉnh lý tài liệu để thuận lợi tra cứu, tìm kiếm hồ sơ 

Thông tin thời hạn lưu trữ cho kế toán: Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán mới 2024 Cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học

4.2 Nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ

Nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ theo nghị định 30 của Chính phủ, được thực hiện dựa trên nhiều yếu tố khách quan. Các nguyên tắc trong chỉnh lý hồ sơ gồm 2 nguyên tắc chính, là nguyên tắc tài liệu không phân tán và nguyên tắc tôn trọng xuất sinh.

• Nguyên tắc phông tài liệu không phân tán

Trong phông lưu trữ tài liệu mang ý nghĩa chỉ thị các dạng tài liệu đã được hoàn thiện, thể hiện quá trình phát triển và hình thành nền móng vững chắc của một doanh nghiệp tổ chức nào đó.

 Phông tài liệu sau khi được chỉnh lý cần được đảm bảo giá trị hoàn thiện ngay từ đầu để phục vụ cho nhu cầu sử dụng được nhất quán. 

Khi thực hiện công tác lưu trữ các phông, người đại diện nên phân loại tài liệu, cần phải rõ ràng, sắp xếp có hệ thống, bố trí nơi lưu trữ riêng biệt, tránh gây ảnh hưởng đến việc tìm kiếm tài liệu và tổn hại đến giá trị của tài liệu chỉnh lý đó.

• Nguyên tắc tôn trọng xuất sinh

Quá trình hình thành phông tài liệu của một đơn vị, cơ quan, tổ chức nên được sự tôn trọng từ mọi khía cạnh xuất sinh của nó.

Tôn trọng xuất sinh chỉnh lý tài liệu khi nó thể hiện được quá trình hình thành và hoạt động lịch sử có tính liên kết, minh bạch của cơ quan, tổ chức.

Việc chỉnh lý phải nằm trong phạm vi cho phép, chủ động theo dõi, giải quyết  và tập hợp các công tác tổ chức lưu trữ cơ bản.

5. Một số thông tin khác về chỉnh lý tài liệu

Bên cạnh những thông tin trên, để có thể nắm vững được bản chất và cách thức thực hiện chỉnh lý tài liệu thì doanh nghiệp nên bổ sung một số thông tin quan trọng sau:

• Cơ sở thông tư thực hiện chỉnh lý tài liệu
• Các phương án phân loại tài liệu
• Kinh phí thực hiện chỉnh lý

4.1 Cơ sở thông tư thực hiện chỉnh lý tài liệu là gì?

Cơ sở thực hiện thông tư chỉnh lý được dựa trên Quyết định 128/QĐ-VTLTNN biên soạn bởi Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành. Các quy trình chỉnh lý chuẩn ISO 9001 ban hành vào ngày 19 tháng 5 năm 2004.

Bên cạnh giải thích chỉnh lý tài liệu là gì? Thông tư về chỉnh lý này nhằm hướng dẫn cho các cơ quan, tổ chức xây dựng cơ cấu doanh nghiệp được chuẩn chỉnh. Dựa vào chỉ thị ban hành về chỉnh lý, giúp cơ quan, tổ chức có cơ sở thực hiện sắp xếp, kiểm tra, lập hồ sơ mới có hệ thống. Từ đó phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu được thuận tiện.

4.2 Các phương án phân loại tài liệu

Tuỳ thuộc từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những phương án phân loại tài liệu sau:

• Cơ cấu tổ chức – thời gian: Áp dụng đối tài liệu với các đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, ổn định.
• Thời gian – cơ cấu tổ chức: Áp dụng đối với các đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức thay đổi.
• Mặt hoạt động – thời gian: Phù hợp đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhưng vẫn có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định.
• Thời gian – mặt hoạt động: Áp dụng đối với tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm cụ hay thay đổi, không rõ ràng. Đặc biệt là các đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ.
• Vấn đề – thời gian và thời gian – vấn đề: Áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông nhỏ, tồn tại ít tài liệu hoặc tài liệu lưu trữ cá nhân và các sưu tập. 

4.3 Kinh phí thực hiện chỉnh lý

Theo đó, đơn giá thực hiện chỉnh lý được tính theo 2 quy định sau, tại:

• Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ về định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.
• Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu.

Theo đó, mức kinh phí sẽ được quyết định dựa trên sự thảo luận và thống nhất giữa chủ đầu tư và doanh nghiệp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

CoDX hy vọng với bài viết này có thể giúp các doanh nghiệp hiểu rõ về chỉnh lý tài liệu là gì? Và thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu theo đúng pháp luật, để đảm bảo giá trị hồ sơ vốn có của nó. Nếu doanh nghiệp có câu hỏi thắc mắc cần được sự hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay nhé!

>> Xem thêm:

• Quản lý tài liệu điện tử như thế nào khoa học chuyên nghiệp?
• Top 10 Phần mềm lưu trữ dữ liệu tốt nhất 2023
• Mẫu biên bản bàn giao tài liệu MIỄN PHÍ
• Tìm hiểu về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ