Nhằm thực hiện công tác chỉ thị của Pháp luật Việt Nam trong việc xây dựng tổ chức được hoàn thiện. Các cơ quan, tổ chức có nghĩa vụ thực hiện tốt chỉnh lý tài liệu của đơn vị mình. Trước hết, chúng ta cần hiểu chỉnh lý tài liệu là gì? Quy trình thực hiện đúng luật sẽ như nào? Hãy để CoDX giải đáp điều đó trong bài viết sau đây nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Chỉnh lý tài liệu là gì?
Chỉnh lý tài liệu không đơn giản là quá hình hình thành và cải thiện cơ cấu tổ chức, các doanh nghiệp có nhiệm vụ trực tiếp xử lý các tài liệu liên quan, tính chất của tài liệu đó. Vậy khái niệm chỉnh lý tài liệu là gì? Và các quy định về hồ sơ chỉnh lý được giải thích cụ thể sau.
1.1 Khái niệm chỉnh lý tài liệu là gì?
Chỉnh lý tài liệu là quá trình doanh nghiệp chủ động kiểm tra, thu thập, chỉnh sửa, phục hồi tài liệu hoặc tạo mới hồ sơ đó để được hoàn thiện và xác nhận giá trị riêng của tài liệu. Nhằm phục vụ cho công tác quản lý có hệ thống, tạo điều kiện sử dụng tài liệu được thuận lợi.
Bên cạnh đó, chỉnh lý tài liệu đóng vai trò rà soát và kiểm tra toàn bộ tài liệu doanh nghiệp giúp tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo trình tự. Giúp hoàn thiện các văn bản hồ sơ của doanh nghiệp được hoàn chỉnh. Thúc đẩy hình thành quá trình và lịch sử hoạt động của tổ chức được nhất quán với nhau.
1.2 Quy định về hồ sơ sau chỉnh lý tài liệu là gì?
Theo quy định chỉnh lý hồ sơ tài liệu hành chính, các yếu tố hình thành cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp còn dựa vào quy mô, có đáp ứng đủ tiêu chính chỉnh lý hồ sơ. Đóng vai trò điều chỉnh và xem xét điều đó thông qua các mức độ chỉnh lý tài liệu là gì.
Trong đó, quy định về hồ sơ sau chỉnh lý được yêu cầu như sau:
- Sắp xếp và điều chỉnh hồ sơ được hoàn thiện
- Hồ sơ, tài liệu đang được lưu trữ cần được kiểm định thời gian bảo quản
- Thống kê các tài liệu, hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và bài trừ các hồ sơ đã quá hạn lưu trữ
- Nâng cấp hệ thống hóa tài liệu, hồ sơ
- Thiết lập các công cụ chỉnh lý tài liệu để thuận lợi tra cứu, tìm kiếm hồ sơ
2. Quy định thông tư hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
Sau khi tìm hiểu chỉnh lý tài liệu là gì trong công tác văn thư, các quy định về thông tư hướng dẫn được thực hiện theo pháp chế nhà nước. Quy định thực hiện dựa vào cơ sở thông tư thực hiện và nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ chi tiết được chỉnh bày dưới đây.
2.1 Cơ sở thông tư thực hiện chỉnh lý tài liệu là gì?
Cơ sở thực hiện thông tư chỉnh lý tài liệu được dựa trên Quyết định 128/QĐ-VTLTNN biên soạn bởi Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành. Các quy trình chỉnh lý chuẩn ISO 9001 ban hành vào ngày 19 tháng 5 năm 2004.
Bên cạnh giải thích chỉnh lý tài liệu là gì? Thông tư chỉnh lý tài liệu này nhằm hướng dẫn cho các cơ quan, tổ chức xây dựng cơ cấu doanh nghiệp được chuẩn chỉnh. Dựa vào chỉ thị ban hành về chỉnh lý tài liệu, giúp cơ quan, tổ chức có cơ sở thực hiện sắp xếp, kiểm tra, lập hồ sơ mới có hệ thống. Từ đó phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu được thuận tiện.
2.2 Nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ
Nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ theo nghị định 30 của Chính phủ, được thực hiện dựa trên nhiều yếu tố khách quan. Các nguyên tắc trong chỉnh lý hồ sơ gồm 2 nguyên tắc chính, là nguyên tắc tài liệu không phân tán và nguyên tắc tôn trọng xuất sinh.
- Nguyên tắc phông tài liệu không phân tán
Trong phông lưu trữ tài liệu mang ý nghĩa chỉ thị các dạng tài liệu đã được hoàn thiện, thể hiện quá trình phát triển và hình thành nền móng vững chắc của một doanh nghiệp tổ chức nào đó.
Phông tài liệu sau khi được chỉnh lý cần được đảm bảo giá trị hoàn thiện ngay từ đầu để phục vụ cho nhu cầu sử dụng được nhất quán.
Khi thực hiện công tác lưu trữ các phông, người đại diện nên phân loại các chỉnh lý tài liệu là gì đó, cần phải rõ ràng, sắp xếp có hệ thống, bố trí nơi lưu trữ riêng biệt, tránh gây ảnh hưởng đến việc tìm kiếm tài liệu và tổn hại đến giá trị của tài liệu chỉnh lý đó.
- Nguyên tắc tôn trọng xuất sinh
Quá trình hình thành phông tài liệu của một đơn vị, cơ quan, tổ chức nên được sự tôn trọng từ mọi khía cạnh xuất sinh của nó.
Tôn trọng xuất sinh chỉnh lý tài liệu khi nó thể hiện được quá trình hình thành và hoạt động lịch sử có tính liên kết, minh bạch của cơ quan, tổ chức.
Việc chỉnh lý tài liệu phải nằm trong phạm vi cho phép, chủ động theo dõi, giải quyết và tập hợp các công tác tổ chức lưu trữ cơ bản.
3. Lý do cần thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu là gì?
Sau khi tìm hiểu về chỉnh lý tài liệu là gì? Chúng ta có thể hiểu tại sao cần được chỉnh lý tài liệu trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp. Một số lý do sau, giúp bạn hiểu rõ hơn việc cong tác chỉnh lý được diễn ra hiệu quả.
- Tạo điều kiện tiếp cận tài liệu: Chỉnh lý tài liệu như một yếu tố giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp và quan trọng trong công tác lưu trữ, để dựa vào đó sắp xếp, điều chỉnh, phân loại các dữ liệu, tạo ra giá trị hoàn chỉnh cho quá trình hình thành của một cơ quan, tổ chức.
- Thu thập thông tin chỉnh lý quan trọng: Việc thu thập dữ liệu chỉnh lý tạo điều kiện cho các doanh nghiệp được chủ động tìm kiếm và phân loại tài liệu. Thời điểm này thích hợp giúp đơn vị, cơ quan, tổ chức theo dõi và phát hiện một số tài liệu đã hết giá trị sử dụng, cần được loại bỏ.
- Phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu hiệu quả: Chỉnh lý tài liệu là cơ sở giúp cho doanh nghiệp có hội được nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của một tổ chức. Vì khi đó, các tài liệu chỉnh lý đã được hoàn thiền và đưa vào sử dụng nhất quán với nhau.
4. Quy trình chỉnh lý tài liệu hồ sơ chi tiết đúng luật hiện hành 2023
Khi thực hiện một chỉnh lý tài liệu là gì đó cần tuân thủ quy định của pháp luật, các doanh nghiệp cần lưu ý ngay quy trình chỉnh lý tài liệu sau và áp dụng vào cơ cấu tổ chức.
Bước 1: Phân loại dạng chỉnh lý tài liệu là gì trong văn thư
Để thực hiện công tác phân loại, doanh nghiệp có thể phân loại các dạng tài liệu chỉnh lý thành các nhóm khác nhau, để tiện quản lý tài liệu dễ dàng như nhóm lớn – vừa – nhỏ. Trong trường hợp một số tài liệu thuộc phông khác không nằm trong nhóm cần được bố trí không gian lưu trữ riêng biệt để chờ giải quyết.
Bước 2: Tạo hồ sơ chỉnh lý và điều chỉnh hoàn thiện hồ sơ
Việc tạo hồ sơ chỉnh lý khi các tài liệu chưa được lập trước đó và tiến hành quá trình giám định và thời gian lưu trữ hồ sơ theo đúng pháp luật. Với các trường hợp đã được lập hồ sơ cần được chỉnh sửa hoàn thiện và ghi các thông tin liên quan đến hồ sơ như số, thời gian lưu trữ, tiêu đề hồ sơ,… theo luật lưu trữ mới nhất.
Bước 3: Lập phiếu tin hồ sơ cho chỉnh lý tài liệu là gì trong văn thư
Phiếu tin hồ sơ tạo ra sẽ giúp mô tả thông tin liên quan đến hồ sơ nhằm thu thập tổng hợp dữ liệu để phục vụ cho việc tìm kiếm, phân loại được dễ dàng. Mặt khác, việc tạo ra các phiếu tín chỉnh lý tài liệu là gì cho hồ sơ góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu có hệ thống cho doanh nghiệp.
Bước 4: Tạo hệ thống tài liệu hồ sơ hóa
Trong hệ thống số hồ sơ cần phối kiểm tra và xử lý với những hồ sơ gặp vấn đề trong chỉnh lý như trùng lập với nhiều hồ sơ khác hoặc hồ sơ bị ảnh hưởng khó xác định được giá trị hồ sơ đó, tài liệu hồ sơ không rõ ràng, không nhất quán với các hồ sơ khác,…
Bước 5: Tạo các biên mục của hồ sơ
Khi thực hiện tạo biên mục hồ sơ cần chú ý đến các nội dung như số hồ sơ, mục lục của hồ sơ, chứng từ kết thúc hồ sơ tài liệu, tạo bìa cho hồ sơ. Các nội dung này sẽ giúp cho quá trình chỉnh lý tài liệu thêm phần chuyên nghiệp và hoàn chỉnh.
Bước 6: Công tác vệ sinh hồ sơ
Vệ sinh hồ sơ cũng là một trong số bước quan trọng để bảo quản giá trị chỉnh lý hồ sơ đó. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ vệ sinh hồ sơ để lau sạch bụi bẩn bám tê trên tài liệu hay dùng các vật dụng tháo gỡ ghim, kẹp của tài liệu và làm phẳng tài liệu khi cần thiết.
Bước 7: Quản lý kiểm tra, thống kê giải quyết các chỉnh lý tài liệu là gì đó hết giá trị sử dụng
Khi các hồ sơ đã hết giá trị sử dụng, các doanh nghiệp cần lên số liệu thống kê và rà soát các hồ sơ khác để kiểm tra thời gian lưu trữ. Tiếp đó tiến hành hủy bỏ với các hồ sơ, tài liệu không còn được sử dụng theo đúng pháp luật.
>>> Xem ngay: Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ theo Thông tư 10/2022/TT-BNV mới nhất hiện hành
Bước 8: Đánh dấu số, viết hoặc dán nhãn trên các tài liệu hồ sơ đã được hoàn thiện
Để nhận diện được các tài liệu hồ sơ đó, sau khi chỉnh lý cần được đánh số hoặc viết, dán nhãn lên trên hộp tài liệu nhằm đánh dấu riêng biệt với các tài liệu khác. Khi đánh số thứ tự nên đánh từ 1 cho đến lần lượt các số tiếp theo, dùng viết có chất mực bền khi viết lên hộp sẽ tồn tại lâu dài. Riêng với dán nhãn, được dán vào bìa theo cặp sau đó bỏ vào hộp bảo quản.
Bước 9: Thiết lập công tác tra cứu và quản lý hồ sơ chỉnh lý
Công tác tra cứu và quản lý hồ sơ dựa vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu để tiến hành lưu trữ hồ sơ được hệ thống tự động. Việc này có ý nghĩa rất lớn với doanh nghiệp, để tao ra môi trường quản lý và sử dụng tài liệu khi cần.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
CoDX hy vọng với bài viết này có thể giúp các doanh nghiệp hiểu rõ về chỉnh lý tài liệu là gì? Và thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu theo đúng pháp luật, để đảm bảo giá trị hồ sơ vốn có của nó. Nếu doanh nghiệp có câu hỏi thắc mắc cần được sự hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay nhé!
Bài viết liên quan: