Việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ văn phòng là một nhiệm vụ không hề đơn giản. Thậm chí nó còn là 1 gánh nặng đối với những người làm công tác quản lý lưu trữ. Tuy nhiên, nếu bỏ túi những mẹo sau về cách sắp xếp hồ sơ văn phòng mà CoDX sắp chia sẻ. Không chỉ giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ trở nên khoa học. Mà còn giúp bạn giải quyết những vấn đề nan giải mà bạn đang gặp phải.
1. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng theo thời gian
Hãy dành ít nhất một giờ hoặc một thời gian ấn định nào đó trong ngày và thực hiện việc sắp xếp hồ sơ. Hãy chọn những khoảng thời gian mà bạn không bị làm phiền để tránh làm gián đoạn công việc giữa chừng. Luôn chuẩn bị sẵn sàng ( bìa cứng, nhãnh dán…) để tạo hồ sơ mới trước khi bắt tay vào sắp xếp chúng.
2. Thực hiện việc sắp xếp tài liệu và hồ sơ văn phòng
Để quản lý hồ sơ dễ hơn bạn có thể chia chúng thàng từng phần nhỏ, thuận tiện cho việc quản lý:
- Dọn dẹp theo từng chồng tài liệu, kiểm tra những giấy tờ nào không cần thiết tiến hành hủy, giảm thiểu số lượng lưu trữ và hạn chế dư thừa.
- Phân chia tài liệu thành 2 phần:
+ Phần ưu tiên: Là những hồ sơ cần giải quyết trong tháng và xử ký gấp
+ Phần chưa ưu tiên: Là những hồ sơ lưu trữ chưa cần xứ lý gấp
>>> Kiến thức cần biết: Cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính
Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng theo bảng chữ cái
Đối với những bạn cần quản lý hồ sơ khách hàng nên sắp xếp theo hình thức này. Nên thực hiện dán nhãn từng hồ sơ, và sắp xếp bìa đựng theo bảng chữ cái. Sau đó, dán nhãn ngăn kéo để khi tìm lại thông tin bạn có thể biết được ngăn nào có ghi tên và bắt đầu với chữ cái nào.
Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng theo chuẩn loại nếu liên quan đến nhiều mảng trong kinh doanh như: các công việc liên quan đến hóa đơn, hợp đồng…. Bạn cần phân chia chúng theo từng loại khác nhau để quản lý. Hoặc có thể phân loại hồ sơ theo thứ cấp để quản lý
Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng theo tháng
Ngoài những chia sẻ đã nêu ở trên bạn có thể áp dụng phương pháp sắp xếp hồ sơ theo tháng hoặc năm. Nếu bạn không có nhiều thời gian phân tách nhỏ hơn, bạn có thể gôm tất cả hồ sơ, tài liệu cho vào trong 1 tháng và sắp xếp theo từng ngày. Việc này cũng hỗ trợ bạn xác định nơi lưu trữ và tìm kiếm thì cũng dễ dàng hơn.
Với những chia sẻ về Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng ở trên, thì việc cần làm của bạn là hãy duy trì sự ngăn nắp trong phòng làm việc. Tránh làm xáo trộn dẫn đến sự mất kiểm soát trong hệ thống lưu trữ hồ sơ mà bạn vừa sắp xếp xong.
Bên cạnh việc quản lý hồ sơ thủ công khi đứng trước làn sóng chuyển đổi số thì giải pháp phần mềm quản lý file, tài liệu mà CoDX mang lại sẽ là một kho quản lý tài liệu điện tử tiềm năng hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý và lưu trữ tài liệu một cách hiệu quả
Để trải nghiệm tính năng dùng thử sản phẩm và được tư vấn chi tiết đừng ngần ngại liên hệ với CoDX hotline: 0901 555 063 hoặc Email: [email protected]
>>> Xem chi tiết về cách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và mẫu quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Bài viết liên quan: