Trong kỷ nguyên công nghệ số như hiện nay, việc ứng dụng văn phòng thông minh là xu hướng không thể thiếu cho hoạt động của doanh nghiệp.
Trong bài viết này, Chuyển đổi số CoDX sẽ giới thiệu từ tổng quan đến chi tiết về Smart Office để doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về xu hướng công nghệ, thay đổi cách thức làm việc trong tương lai.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng chủ đề:
- Văn phòng số là gì – Lợi ích và giải pháp cho doanh nghiệp
1. Văn phòng thông minh là gì?
Văn phòng thông minh (Smart Office) là mô hình văn phòng hiện đại sử dụng các hệ thống công nghệ như phần mềm văn phòng số, hệ thống thiết bị làm việc thông minh, …. Nhằm tạo ra môi trường hiện đại với quy trình làm việc số tối ưu để tăng cường hiệu suất công việc.
Các công nghệ hỗ trợ cho giải pháp văn phòng thông minh bao gồm: Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), hệ thống văn phòng điện tử, văn phòng số… Với Smart Office, các hoạt động hàng ngày của công ty sẽ trở nên tự động hóa, đơn giản hóa và hiệu quả hơn.
2. Văn phòng thông minh bao gồm những gì?
Một hệ thống văn phòng thông minh sẽ bao gồm:
- Workplace Apps – Giải pháp không gian làm việc số
- Smart Furniture – Thiết bị nội thất thông minh
- Smart Environmental Sensors and Control – Hệ thống quản lý tòa nhà thông minh
- Hệ thống quản lý sử dụng diện tích Smart Office trên thời gian thực
2.1 Workplace Apps – Giải pháp không gian làm việc số
Các giải pháp ứng dụng không gian số này sẽ bao gồm các phần mềm hỗ trợ hoạt động vận hành công việc trong doanh nghiệp. Có thể kể đến như hệ thống quản lý dữ liệu, tài liệu; Quản lý công việc; Số hóa và tự động hóa quy trình; phần mềm quản lý văn phòng, …
Các ứng dụng này tạo ra một không gian làm việc số toàn diện giúp nâng cao hiệu quả làm việc, tăng cường tính linh hoạt, tiết kiệm thời gian. Cho phép nhân viên truy cập dữ liệu bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào. Giúp tăng cường khả năng làm việc từ xa linh hoạt cho nhân viên.
CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp văn phòng số thông minh được đánh giá cao bởi các doanh nghiệp lớn. Được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình triển khai và xử lý mọi nghiệp vụ các phòng ban trong doanh nghiệp. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:
CoDX e-Office là giải pháp chuyển đổi số toàn diện đơn giản chỉ bằng 1 CHẠM. Phần mềm nổi bật với tiêu chí 5 KHÔNG: KHÔNG giấy tờ - KHÔNG tiền mặt - KHÔNG tiếp xúc - KHÔNG giới hạn thời gian - KHÔNG phụ thuộc thiết bị. Văn phòng số CoDX nổi bật với bộ phần mềm:
Hãy đăng ký ngay để được trải nghiệm gói dùng thử phần mềm văn phòng số CoDX e-Office cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
2.2 Smart Furniture – Thiết bị nội thất thông minh
Các thiết bị nội thất văn phòng thông minh thường thấy như: Bàn, ghế làm việc thông minh, thiết bị lưu trữ thông minh, bàn họp thông minh, hệ thống chiếu sáng thông minh.
Các loại Smart furniture phổ biến trong smart office bao gồm:
- Smart Desk: bàn làm việc được tích hợp công nghệ, cho phép điều chỉnh độ cao, góc nghiêng, ánh sáng, …. giúp tăng cường sự thoải mái, cải thiện tinh thần làm việc, nâng cao năng suất.
- Smart Chair: Tích hợp công nghệ giúp theo dõi sức khỏe, cảm xúc của người sử dụng thông qua các cảm biến, đồng thời cung cấp các tính năng điều khiển khác như điều chỉnh độ cao, độ nghiêng của ghế..
- Smart Storage: giải pháp lưu trữ thông minh để quản lý tài liệu, hồ sơ, các vật dụng khác. Tích hợp các tính năng bảo mật, giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng.
- Smart Conference Table hay bàn họp thông minh tích hợp công nghệ để quản lý cuộc họp, chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn. Cho phép điều khiển ánh sáng, âm thanh để tạo ra không gian họp lý tưởng.
- Smart Lighting: Giải pháp chiếu sáng thông minh để điều chỉnh ánh sáng theo nhu cầu, tình huống sử dụng.Giúp tiết kiệm điện năng, tăng cường sức khỏe cho người sử dụng.
Các thiết bị này được thiết kế để tương tác với công nghệ đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu của người sử dụng. Tăng cường hiệu quả làm việc và tiết kiệm không gian.
2.3 SESAC – Hệ thống quản lý tòa nhà thông minh
Smart Environmental Sensors and Control (SESAC) là một hệ thống tiêu chuẩn cho giải pháp văn phòng thông minh, cung cấp và kiểm soát các thông số về môi trường như: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, chất lượng không khí, năng lượng.
Các tính năng chính:
- Sử dụng các cảm biến để thu thập, phân tích dữ liệu về tình trạng của tòa nhà, văn phòng.
- Tự động điều chỉnh các thiết bị như hệ thống điều hòa, đèn hoặc tắt các thiết bị không cần thiết để giảm thiểu sự lãng phí năng lượng.
- Theo dõi các thông số môi trường để có thể tối ưu điều kiện làm việc giúp tiết kiệm năng lượng.
2.4 Hệ thống quản lý sử dụng diện tích trên thời gian thực
Hệ thống này cho phép giám sát và quản lý việc sử dụng diện tích trong văn phòng thông minh trên thời gian thực thông qua việc cài đặt các cảm biến.
Các thông tin này có thể được sử dụng để điều chỉnh việc sử dụng không gian, tối ưu hóa diện tích, từ đó giảm chi phí hoạt động cho tổ chức.
3. Lợi ích của văn phòng thông minh
Vậy một giải pháp văn phòng thông minh Smart Office sẽ mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?
3.1 Giúp nâng cao năng suất làm việc
Văn phòng thông minh sử dụng các hệ thống quản lý vận hành tự động, phần mềm quản lý thông tin, công việc để tối ưu hóa quy trình làm việc. Có thể kể đến như tự động hóa các công việc lặp lại như gửi email, lập kế hoạch cuộc họp, xử lý tài liệu, giúp giảm bớt thời gian nhân viên cần phải dành cho các công việc hành chính giúp họ tập trung hơn vào nhiệm vụ chính để tăng hiệu suất làm việc.
Ngoài ra, hệ thống được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu của nhân viên như tạo không gian làm việc thoải mái, linh hoạt, trang bị công nghệ tiên tiến cùng các dịch vụ tiện ích như phòng nghỉ, nhà hàng hoặc khu vui chơi. Điều này giúp gia tăng trải nghiệm, tạo tinh thần, động lực để nhân viên cống hiến, nâng cao năng suất tối ưu nhất.
3.2 Tăng cường sự tương tác linh hoạt
Hệ thống cho phép sử dụng trên các nền tảng di động, nhân viên có thể truy cập linh hoạt làm việc từ xa, kể cả khi họ không ở trong văn phòng.
Ngoài ra, các phần mềm họp, chat trực tuyến cũng được tích hợp để tạo điều kiện cho giao tiếp linh hoạt giữa các nhân viên.
3.3 Tối ưu tài nguyên
Văn phòng thông minh sử dụng các cảm biến để giám sát việc sử dụng tài nguyên như ánh sáng, nhiệt độ. Hệ thống điều khiển sẽ tự động điều chỉnh bật/tắt để tiết kiệm năng lượng tránh lãng phí tài nguyên.
3.4 Đảm bảo an ninh và bảo mật
Tích hợp các hệ thống an ninh với camera giám sát, hệ thống kiểm soát truy cập, mã hóa dữ liệu để đảm bảo rằng mọi thông tin, tài sản của doanh nghiệp được bảo mật an toàn nhất
4. Xu hướng Smart Office trong tương lai sẽ như thế nào?
Văn phòng thông minh được dự báo sẽ phát triển theo xu hướng chuyển đổi số, không chỉ thiết bị văn phòng mà thiết kế kiến trúc, nội thất văn phòng cũng sẽ được tự động hóa bằng ứng dụng công nghệ.
Với xu hướng chuyển đổi số, việc phát triển giải pháp Smart Office không thể tách rời ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI thay thế con người xử lý công việc, dữ liệu lớn hay công nghệ điện toán đám mây… giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả công việc, gia tăng giá trị, đó là những ứng dụng của thiết bị công nghệ cao, dưới sự điều phối của con người.
- Một yếu tố đặc biệt quan trọng trong giải pháp văn phòng thông minh là hỗ trợ việc nâng cao hiệu quả sử dụng năng lượng.
- Giúp CBNV công ty chủ động điều chỉnh các yếu tố liên quan, đặc biệt là việc sử dụng năng lượng ánh sáng.
- Với hy vọng tiết kiệm năng lượng từ 20%-50% lượng điện năng tiêu thụ của các tòa nhà văn phòng truyền thống hiện nay.
Ngoài việc lắp đặt hệ thống cảm biến, các thiết bị sử dụng trong tòa nhà Smart Office cũng sẽ được cải tiến liên kết toàn bộ mạng wifi. Điều này giúp nhân viên làm việc mọi lúc mọi nơi, dễ dàng chia sẻ thông tin, tra cứu thông tin bằng các thiết bị cá nhân như điện thoại di động, điện thoại di động, máy tính bảng.
Bảo mật thông tin cũng là xu hướng văn phòng thông minh đặc biệt quan tâm. Khi phần lớn dữ liệu được lưu trữ trên điện toán đám mây thì an toàn, bảo mật thông tin là yếu tố cần được đảm bảo cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Có thể nói, ứng dụng văn phòng thông minh là giải pháp hiệu quả nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững trong kỷ nguyên số 4.0. Hy vọng bài viết này giúp bạn nắm rõ các thông tin cần thiết về hệ thống văn phòng hiện đại này. Liên hệ CoDX để được tư vấn thêm các giải pháp không gian làm việc số ứng dụng trong văn phòng Smart Office.
|
Tìm hiểu thêm:
|
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Bài viết liên quan: