Văn phòng thông minh Smart Office: Hệ thống và công nghệ ứng dụng

Posted on by Loan Hồ

Sự phát triển của nền công nghiệp 4.0 mở ra nhiều giải pháp số ứng dụng trong hoạt động kinh doanh, một trong số đó là hệ thống văn phòng thông minh trong các tòa nhà hiện đại. Cùng Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu chi tiết về văn phòng Smart Office là gì cùng những hệ thống, công nghệ ứng dụng của loại hình văn phòng này trong bài viết.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng chủ đề:

1. Khái niệm về văn phòng thông minh Smart Office

Văn phòng thông minh hay Smart Office là văn phòng áp dụng các công nghệ hiện đại như Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), hệ thống hệ thống văn phòng điện tử, văn phòng số…, hệ thống thiết bị làm việc thông minh, …

Smart Office được dự báo sẽ phát triển theo xu hướng chuyển đổi số, không chỉ thiết bị văn phòng mà thiết kế kiến ​​trúc, nội thất văn phòng cũng sẽ được tự động hóa bằng ứng dụng công nghệ.

Văn phòng thông minh
Smart Office được dự báo sẽ phát triển theo xu hướng chuyển đổi số

Với xu hướng chuyển đổi số, việc phát triển giải pháp Smart Office không thể tách rời ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI thay thế con người xử lý công việc, dữ liệu lớn hay công nghệ điện toán đám mây… giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả công việc, gia tăng giá trị, đó là những ứng dụng của thiết bị công nghệ cao, dưới sự điều phối của con người.

2. 4 Công nghệ ứng dụng trong hệ thống Smart Office

Công nghệ ứng dụng trong Smart Office:

  1. Internet of Things (IoT) – Kết nối vạn vật
  2. Trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (Machine Learning)
  3. Hệ thống thông tin kết nối
  4. Công nghệ kiểm soát truy cập

2.1 Internet of Things (IoT) – Kết nối vạn vật

  • Thiết bị cảm biến, điều khiển thông minh: Các cảm biến môi trường, ánh sáng, nhiệt độ, chất lượng không khí được sử dụng để điều chỉnh tự động điều hòa không khí, đèn,… 
  • Thiết bị đeo thông minh: Đồng hồ thông minh và các thiết bị đeo khác giúp theo dõi sức khỏe nhân viên, nhắc nhở về thời gian nghỉ ngơi, vận động.
Công nghệ ứng dụng trong Smart Office
Thiết bị thông minh kết nối hỗ trợ công việc

2.2 Trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (Machine Learning)

  • Trí tuệ nhân tạo AI sẽ phân tích dữ liệu về hoạt động, tương tác trong văn phòng để đưa ra các đề xuất cải tiến, tối ưu hóa quy trình làm việc nhằm nâng cao hiệu suất.
  • Hệ thống trợ lý ảo Chatbot giúp trả lời các câu hỏi thường gặp, hỗ trợ tìm kiếm thông tin, đặt lịch họp.

2.3 Hệ thống thông tin kết nối

  • Mạng không dây tốc độ cao hỗ trợ kết nối Wi-Fi ổn định cho tất cả các thiết bị.
  • Công nghệ video conference chất lượng cao giúp kết nối với các đối tác, khách hàng và đồng nghiệp ở xa một cách dễ dàng và hiệu quả.

2.4 Công nghệ kiểm soát truy cập

  • Nhận diện khuôn mặt và vân tay tăng cường bảo mật khi truy cập vào các khu vực quan trọng trong văn phòng.
  • Camera an ninh, hệ thống giám sát thông minh giúp đảm bảo an toàn cho tài sản,  nhân viên trong văn phòng.

3. Các hệ thống của văn phòng thông minh

Một văn phòng thông minh cần bao gồm những hệ thống sau:

Văn phòng thông minh
Hệ thống của văn phòng thông minh

3.1 Workplace Apps – Giải pháp không gian làm việc số

Các giải pháp ứng dụng không gian số này sẽ bao gồm các phần mềm hỗ trợ hoạt động vận hành công việc trong doanh nghiệp. Có thể kể đến như hệ thống quản lý dữ liệu, tài liệu; Quản lý công việc; Số hóa và tự động hóa quy trình; phần mềm quản lý văn phòng, …

Tạo ra một không gian làm việc số toàn diện có thể làm việc từ xa linh hoạt cho nhân viên giúp nâng cao hiệu quả làm việc. Cho phép nhân viên truy cập dữ liệu bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào.

CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp văn phòng số thông minh được đánh giá cao bởi các doanh nghiệp lớn. Được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình triển khai và xử lý mọi nghiệp vụ các phòng ban trong doanh nghiệp. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:

CoDX e-Office là giải pháp văn phòng số toàn diện với tiêu chí 5 KHÔNG: KHÔNG giấy tờ - KHÔNG tiền mặt - KHÔNG tiếp xúc - KHÔNG giới hạn thời gian - KHÔNG phụ thuộc thiết bị.

Chi tiết hệ thống phần mềm CoDX e-Office :

  • Quản lý quy trình CoDX Process: Quản lý, tối ưu hóa các quy trình vận hành trong doanh nghiệp giúp tăng hiệu suất khi theo dõi tiến trình công việc trực quan.
  • Phê duyệt - Ký số CoDX eSign: Tạo, quản lý, ký số phê duyệt trên tài liệu điện tử, được thiết lập quy trình trình ký theo đối tượng nhân sự, phòng ban; không giới hạn số lượng văn bản cần ký
  • Quản lý công việc CoDX Task: Quản lý, theo dõi công việc, báo cáo trực quan, giao task nhanh chóng cùng hệ thống cảnh báo deadline thông minh giúp đảm bảo hiệu quả, gia tăng hiệu suất.
  • Quản lý tài liệu CoDX Document: Quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, và chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp an toàn với phân quyền chi tiết.

Hãy đăng ký ngay để được trải nghiệm gói dùng thử phần mềm văn phòng số CoDX e-Office cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

3.2 Smart Furniture – Thiết bị nội thất thông minh

Các thiết bị nội thất văn phòng thông minh thường thấy như: Bàn, ghế làm việc thông minh, bàn họp thông minh.

Các loại Smart furniture phổ biến trong smart office bao gồm:

  • Smart Desk: bàn làm việc được tích hợp công nghệ, cho phép điều chỉnh độ cao, góc nghiêng, ánh sáng, …. giúp tăng cường sự thoải mái, cải thiện tinh thần làm việc, nâng cao năng suất.
  • Smart Chair: Tích hợp công nghệ giúp theo dõi sức khỏe, cảm xúc của người sử dụng thông qua các cảm biến, đồng thời cung cấp các tính năng điều khiển khác như điều chỉnh độ cao, độ nghiêng của ghế..
  • Smart Conference Table hay bàn họp thông minh tích hợp công nghệ để quản lý cuộc họp, chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn. Cho phép điều khiển ánh sáng, âm thanh để tạo ra không gian họp lý tưởng.

3.3 SESAC – Hệ thống quản lý tòa nhà thông minh

Smart Environmental Sensors and Control (SESAC) là một hệ thống giúp kiểm soát các thông số về môi trường như: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, chất lượng không khí, năng lượng. 

Các tính năng chính:

  • Sử dụng các cảm biến để thu thập, phân tích dữ liệu về tình trạng của tòa nhà, văn phòng.
  • Tự động điều chỉnh các thiết bị như hệ thống điều hòa, đèn hoặc tắt các thiết bị không cần thiết để giảm thiểu sự lãng phí năng lượng.
  • Theo dõi các thông số môi trường để có thể tối ưu điều kiện làm việc giúp tiết kiệm năng lượng.

3.4 Hệ thống quản lý sử dụng diện tích trên thời gian thực

Ngày càng nhiều doanh nghiệp ưa chuộng mô hình văn phòng mở nhằm tạo ra không gian làm việc thoải mái, linh hoạt cho nhân viên. Tuy nhiên, văn phòng mở lại có một nhược điểm là thiếu không gian yên tĩnh, khó khăn trong việc sắp xếp chỗ ngồi. Để khắc phục điều này, hệ thống quản lý diện tích văn phòng theo thời gian thực đã được triển khai, cho phép nhân viên từ xa đặt phòng họp và chỗ nghỉ ngơi, cùng với nhiều tiện ích khác.

4. Ưu điểm khi doanh nghiệp ứng dụng Smart Office 

Xây dựng hệ thống văn phòng thông minh đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, có thể kể đến như:

  • Tăng cường sự tương tác linh hoạt: Các ứng dụng quản trị cho phép sử dụng trên các nền tảng di động, nhân viên có thể truy cập linh hoạt làm việc từ xa, kể cả khi họ không ở trong văn phòng. Ngoài ra, các phần mềm họp, chat trực tuyến cũng được tích hợp để tạo điều kiện cho giao tiếp linh hoạt giữa các nhân viên.
  • Giúp nâng cao năng suất làm việc: Hệ thống được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu của nhân viên như tạo không gian làm việc thoải mái, linh hoạt, trang bị công nghệ tiên tiến cùng các dịch vụ tiện ích như phòng nghỉ, nhà hàng hoặc khu vui chơi. Điều này giúp gia tăng trải nghiệm, tạo tinh thần, động lực để nhân viên cống hiến, nâng cao năng suất tối ưu nhất.
Ưu điểm của văn phòng thông minh
Văn phòng thông minh giúp gia tăng trải nghiệm, tạo tinh thần, động lực để nhân viên cống hiến
  • Tối ưu tài nguyên sử dụng: Sử dụng các cảm biến để giám sát việc sử dụng tài nguyên như ánh sáng, nhiệt độ. Hệ thống điều khiển sẽ tự động điều chỉnh bật/tắt để tiết kiệm năng lượng tránh lãng phí tài nguyên.
  • Đảm bảo an ninh: Các hệ thống an ninh với camera giám sát, hệ thống kiểm soát truy cập, mã hóa dữ liệu đảm bảo mọi thông tin, tài sản của doanh nghiệp được bảo mật an toàn nhất
văn phòng thông minh
Lợi ích của văn phòng thông minh

Tìm hiểu thêm:

Có thể nói, Xây dựng hệ thống văn phòng thông minh là giải pháp hiệu quả nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững trong kỷ nguyên số 4.0. Hy vọng bài viết này giúp bạn nắm rõ các thông tin cần thiết về hệ thống văn phòng hiện đại này. Liên hệ CoDX để được tư vấn thêm các giải pháp không gian làm việc số ứng dụng trong văn phòng Smart Office.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Loan Hồ

Loan Hồ - Biên tập viên chuyên mục Chuyển đổi số – Tài chính kế toán – Hoạch định Quản lý sản xuất tại CoDX Businesswiki. "Mỗi bài viết tôi chia sẻ là sự đúc kết từ kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của tôi trong gần 10 năm làm việc trong lĩnh vực Tài chính - Kinh doanh."