Văn phòng thông minh là gì? 9 GIẢI PHÁP SMART OFFICE 2023

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc áp dụng các giải pháp thông minh cho các hoạt động văn phòng đang ngày càng trở nên phổ biến. Bên cạnh sự phát triển của Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), và các công nghệ khác. Smart Office đang trở thành xu hướng và mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng. Trong bài viết này, Công ty chuyển đổi số CoDX sẽ đi sâu vào khái niệm, chức năng, lợi ích mà giải pháp văn phòng thông minh mang đến. Giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về xu hướng công nghệ, thay đổi cách thức làm việc trong văn phòng của mình.

Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Văn phòng thông minh là gì?

Văn phòng thông minh (hay còn gọi là Smart Office) là một hệ thống công nghệ thông tin được tích hợp vào môi trường làm việc. Nhằm cải thiện hiệu suất và sự tiện lợi trong quản lý công việc. Tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên.

Các công nghệ hỗ trợ cho giải pháp văn phòng thông minh bao gồm: Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), phần mềm quản lý công việc… Với Smart Office, các hoạt động hàng ngày của công ty sẽ trở nên tự động hóa, đơn giản hóa và hiệu quả hơn. Sau khi tìm hiểu rõ về khái niệm “Smart Office là gì?” Bạn sẽ tiếp tục tìm hiểu sau hơn về tiêu chí của giải pháp văn phòng thông minh này. 

Giải pháp Smart Office mang lại nhiều lợi ích đáng kể doanh nghiệp như:

  • Tiết kiệm chi phí: Smart Office có thể tự động hóa nhiều quy trình và công việc, giảm thiểu tối đa nguồn lực, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
  • Giúp nâng cao năng suất làm việc và giảm thời gian thực hiện, tăng hiệu quả cho người dùng.
  • Tăng tính linh hoạt: Cho phép người dùng có thể làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Bằng cách kết nối với các thiết bị thông minh và ứng dụng.
  • Nâng cao trải nghiệm người dùng: Smart Office cung cấp các giải pháp kết nối, truyền thông và giải trí tiên tiến. Chẳng hạn như: Hệ thống âm thanh, video và đèn chiếu sáng, giúp tạo ra môi trường làm việc tốt nhất.
  • Tăng tính an toàn và bảo mật: Các công nghệ thông minh giúp ngăn chặn tấn công mạng, đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho dữ liệu của doanh nghiệp.
  • Giao tiếp và kết nối tốt hơn: Tạo ra môi trường làm việc thông minh, tăng khả năng kết nối, giao tiếp giữa các nhân viên và khách hàng, đồng thời giúp tăng tính sáng tạo và đổi mới trong công việc.

Tóm lại, giải pháp văn phòng thông minh không chỉ mang lại lợi ích kinh tế. Mà nó còn giúp tăng tính linh hoạt, tăng năng suất và cải thiện trải nghiệm người dùng.

Khái niệm văn phòng thông minh
Khái niệm Smart Office

2. Giải pháp văn phòng thông minh được ứng dụng nhiều nhất 2023

2.1. Hệ thống Quản lý Tòa nhà (BMS)

Hệ thống quản lý tòa nhà (BMS), còn được gọi là hệ thống điều khiển công nghiệp (ICS), đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi văn hóa khi áp dụng trong môi trường sản xuất và giúp các văn phòng hiện nay trở thành một Smart Office. BMS cho phép kiểm soát và quản lý các hệ thống tòa nhà khác nhau một cách tự động và tối ưu hóa. Ứng dụng của BMS trong Smart Office như sau:

  • Kiểm soát Nhiệt độ và Thông gió
  • Kiểm soát Ánh sáng
  • Kiểm soát An ninh
  • Quản lý Năng lượng
  • Quản lý Thiết bị và Hệ thống
  • Kiểm soát Tương tác và Giao tiếp
  • Tự động Hóa Quy trình
  • Giao diện Người dùng trực quan 

Việc tích hợp hệ thống quản lý tòa nhà (BMS) vào Smart Office giúp tối ưu hóa năng lượng tiêu thụ, nâng cao hiệu quả công việc, mang đến cho nhân viên môi trường làm việc thoải mái, an toàn.

2.2. Hệ thống kiểm soát ánh sáng trong văn phòng thông minh 

Hệ thống điều khiển chiếu sáng thông minh (còn gọi là hệ thống quản lý ánh sáng) được sử dụng trong Smart Office nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, tối ưu hóa tiêu thụ năng lượng, tạo môi trường làm việc thoải mái. Ứng dụng của hệ thống điều khiển chiếu sáng thông minh như sau:

  • Tự động Điều khiển Ánh sáng
  • Điều chỉnh theo Thời gian
  • Tùy chỉnh theo Vị trí và Chức năng
  • Kết hợp với Cảm biến Chuyển động
  • Điều khiển từ xa
  • Tích hợp với Các Hệ thống Khác
  • Giám sát và Báo cáo

Hệ thống điều khiển chiếu sáng thông minh không chỉ tạo môi trường làm việc thoải mái mà còn giúp tiết kiệm năng lượng, giảm chi phí vận hành Smart Office. Nó có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của văn phòng và nhân viên làm việc trong đó.

2.3. Hệ thống giám sát và an ninh là giải pháp văn phòng thông minh 

Hệ thống giám sát và an ninh Smart Office đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tòa nhà, tài sản và nhân viên. Sau đây là ứng dụng của hệ thống này trong chế độ Smart Office:

  • Camera Giám sát
  • Hệ thống Báo động
  • Kiểm soát Truy cập
  • Giám sát Tự động và Thông báo
  • Máy quét Khuôn mặt
  • Ghi âm và Hệ thống Điện thoại
  • Lưu trữ Dữ liệu An toàn
  • Quản lý từ xa

Hệ thống giám sát, an ninh văn phòng thông minh giúp đảm bảo an toàn, bảo vệ tòa nhà và nhân viên. Nó cũng cung cấp cho các nhà quản lý xây dựng cơ hội hiểu rõ hơn về hoạt động và tối ưu hóa việc sử dụng tài sản.

2.4. Hệ thống quản lý tài sản và vật tư

Hệ thống quản lý tài sản và hàng tồn kho được sử dụng trong các Smart Office để quản lý và theo dõi tài sản và vật tư trong tòa nhà hoặc môi trường làm việc. Sau đây là ứng dụng của hệ thống này trong chế độ Smart Office:

  • Theo dõi Tài sản và Vật tư
  • Gán Mã Vạch và Nhận Dạng Tài sản
  • Báo cáo Tình trạng Tài sản
  • Lên Kế hoạch Bảo trì
  • Tối ưu hóa Sử dụng Tài sản
  • Kiểm tra Tài sản và Vật tư Ra Vào
  • Thống kê và Báo cáo
  • Tích hợp với Hệ thống Khác
  • Giám sát từ xa

Hệ thống quản lý tài sản, vật tư giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài sản, giảm tổn thất và đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý tài sản Smart Office.

2.5. Hệ thống quản lý họp và lịch trình là giải pháp văn phòng thông minh 

Hệ thống quản lý cuộc họp và lịch trình được sử dụng trong các Smart Office nhằm tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, tối ưu hóa việc sử dụng không gian và thời gian, giúp quản lý lịch trình một cách thông minh. Sau đây là ứng dụng của hệ thống này trong chế độ Smart Office:

  • Đặt lịch trình Họp
  • Kiểm tra Tình trạng Phòng Họp
  • Thông báo và Nhắc nhở
  • Tích hợp Email và Ứng dụng Lịch
  • Tối ưu hóa Sử dụng Không gian
  • Hệ thống Điều khiển Phòng Họp
  • Đặt lịch trình Tự động
  • Lên kế hoạch sử dụng tài nguyên phòng họp 
  • Báo cáo và Phân tích

Hệ thống quản lý cuộc họp và lập kế hoạch văn phòng thông minh giúp tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, giảm xung đột lịch trình và tối ưu hóa việc sử dụng không gian và tài nguyên trong tòa nhà.

2.6. Hệ thống điều khiển nhiệt độ và thông gió

Hệ thống điều khiển thông gió và điều hòa không khí (HVAC) là một thành phần quan trọng của Smart Office, giúp tạo ra môi trường làm việc thoải mái, tiết kiệm năng lượng và nâng cao hiệu suất. Sau đây là ứng dụng của hệ thống này trong chế độ Smart Office:

  • Tự động Điều Khiển Nhiệt Độ
  • Tự động Điều Khiển Thông Gió
  • Lên Kế hoạch Nhiệt Độ và Thông Gió
  • Tích hợp với Cảm biến Môi trường
  • Tự động Hóa Thay đổi Thời tiết
  • Điều Khiển Từ Xa
  • Giám sát và Báo cáo

Hệ thống kiểm soát nhiệt độ và thông gió Smart Office giúp tăng sự thoải mái và năng suất của nhân viên đồng thời giúp tiết kiệm năng lượng và chi phí vận hành.

2.7. Hệ thống quản lý tài liệu số là giải pháp văn phòng thông minh 

Hệ thống quản lý tài liệu số (DMS) được sử dụng trong các Smart Office nhằm tạo môi trường làm việc hiệu quả, giảm sử dụng giấy tờ và thời gian tìm kiếm tài liệu, đồng thời nâng cao tính bảo mật, bảo mật và quản lý tài liệu dễ dàng. Sau đây là ứng dụng của hệ thống này trong chế độ Smart Office:

  • Lưu trữ Tài liệu Số
  • Tìm Kiếm và Truy cập Dễ dàng
  • Quản lý các Phiên bản tài liệu 
  • Phân quyền Truy cập
  • Phân luồng các loại Tài liệu
  • Ký số (Digital Signature)
  • Tự động Hóa Tổ chức Tài liệu
  • Lập kế hoạch lọc Tài liệu (Document Purge Schedules)
  • Bảo mật và Đăng nhật ký
  • Tích hợp với Ứng dụng Khác

Hệ thống quản lý tài liệu số văn phòng thông minh giúp cải thiện việc quản lý tài liệu, giảm sử dụng giấy tờ, tăng hiệu quả tìm kiếm và chia sẻ thông tin.

2.8. Hệ thống thông báo trong tòa nhà là giải pháp văn phòng thông minh

Hệ thống thông báo tòa nhà được sử dụng trong các Smart Office nhằm cung cấp những thông tin quan trọng và thông báo khẩn cấp giúp ban quản lý tòa nhà vận hành hiệu quả. Sau đây là ứng dụng của hệ thống này trong chế độ Smart Office:

  • Thông báo Quan trọng
  • Thông báo Khẩn cấp
  • Thông báo về Trạng thái Tòa nhà
  • Thiết bị Đa phương tiện
  • Tích hợp với Hệ thống An ninh
  • Tích hợp với Hệ thống Quản lý Tòa nhà (BMS)
  • Tự động hóa Lịch trình Thông báo
  • Ghi nhật ký và Báo cáo

Hệ thống thông báo trong tòa nhà dành cho Smart Office giúp cung cấp thông tin, đảm bảo an toàn và cải thiện việc quản lý tòa nhà.

2.9. Hệ thống quản lý sự cố và bảo dưỡng

Hệ thống quản lý sự cố và bảo trì (Incident and Maintenance Management System) trong Smart Office được sử dụng để giám sát, quản lý và giải quyết các vấn đề kỹ thuật, yêu cầu bảo trì và các vấn đề liên quan của tòa nhà hoặc thiết bị trong môi trường văn phòng. Sau đây là ứng dụng của hệ thống này trong chế độ văn phòng thông minh:

  • Báo cáo Sự cố và Yêu cầu Bảo dưỡng
  • Ghi nhận và Phân loại Sự cố
  • Phân phối Sự cố và Yêu cầu Bảo dưỡng
  • Lên kế hoạch Bảo dưỡng Định kỳ
  • Trạng thái và Theo dõi
  • Báo cáo và Phân tích
  • Tương tác và Thông báo
  • Tích hợp với Hệ thống Khác

Hệ thống quản lý sự cố và bảo trì Smart Office giúp người quản lý và nhân viên tòa nhà quản lý hiệu quả các vấn đề kỹ thuật và yêu cầu bảo trì, đảm bảo tính nhất quán và hiệu suất của tòa nhà.

Giải pháp văn phòng thông minh
Giải pháp SMART OFFICE

3. Tiêu chuẩn bắt buộc của một văn phòng thông minh

Một số tiêu chuẩn cơ bản để đánh giá một văn phòng có được công nhận là Smart Office hay không, bao gồm: 

  • Workplace Apps
  • Smart Furniture
  • Smart Environmental Sensors and Control
  • Hệ thống quản lý sử dụng diện tích Smart Office trên thời gian thực

Workplace Apps – Ứng dụng quản lý thông minh

Workplace Apps là một nền tảng ứng dụng cho phép quản lý thông tin và tương tác giữa các thành viên. Và cũng là giải pháp văn phòng thông minh hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp. Tiêu chuẩn này bao gồm một bộ các ứng dụng giúp nâng cao hiệu quả làm việc, tăng cường tính linh hoạt, tiết kiệm thời gian và tính an toàn bảo mật trong môi trường văn phòng. Nó cho phép nhân viên truy cập thông tin và dữ liệu bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào. Giúp tăng cường khả năng làm việc từ xa và tính linh hoạt cho nhân viên.

Ngoài ra, nó còn cung cấp các tính năng như quản lý lịch làm việc, chia sẻ tệp và tài liệu, trò chuyện trực tiếp, quản lý dự án, đăng tin tức và thông báo, đồng bộ hóa thông tin với các ứng dụng khác, và nhiều hơn nữa. Nó cung cấp một giao diện đơn giản và dễ sử dụng, giúp cho các thành viên trong Smart Office dễ dàng tương tác và làm việc với nhau.

Smart Furniture – Nội thất văn phòng thông minh

Smart Furniture, hay còn gọi là nội thất thông minh. Là loại nội thất được thiết kế để tương tác với công nghệ và đáp ứng các nhu cầu của người sử dụng. Tăng cường hiệu quả làm việc và tiết kiệm không gian.

Các loại smart furniture phổ biến trong smart office bao gồm:

  • Smart Desk: Là bàn làm việc được tích hợp công nghệ thông minh, cho phép điều chỉnh độ cao, góc nghiêng, ánh sáng và cài đặt điều khiển khác. Smart Desk giúp tăng cường sức khỏe và sự thoải mái cho nhân viên, cải thiện tinh thần làm việc và nâng cao năng suất.
  • Smart Chair: Là ghế được tích hợp công nghệ, giúp theo dõi sức khỏe và cảm xúc của người sử dụng thông qua các cảm biến, đồng thời cung cấp các tính năng điều khiển khác như điều chỉnh độ cao và độ nghiêng của ghế..
  • Smart Storage: Là giải pháp lưu trữ thông minh, kết hợp công nghệ để quản lý tài liệu, hồ sơ và các vật dụng khác một cách hiệu quả. Smart Storage còn tích hợp các tính năng bảo mật, giúp bảo vệ thông tin và dữ liệu quan trọng của công ty.
  • Smart Conference Table: Là bàn họp thông minh, tích hợp công nghệ để quản lý cuộc họp, phát triển các ý tưởng và chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn. Smart Conference Table cũng cho phép điều khiển ánh sáng và âm thanh để tạo ra môi trường họp lý tưởng.
  • Smart Lighting: Là giải pháp văn phòng thông minh chiếu sáng, tích hợp công nghệ để điều chỉnh ánh sáng theo nhu cầu và tình huống sử dụng. Smart Lighting giúp tiết kiệm điện năng và tăng cường sức khỏe cho người sử dụng.

Smart Environmental Sensors and Control – Hệ thống quản lý tòa nhà thông minh

Smart Environmental Sensors and Control (SESAC) là một hệ thống quản lý tòa nhà thông minh. Tiêu chuẩn cho giải pháp văn phòng thông minh này nhằm cung cấp và kiểm soát các thông số về môi trường như: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, chất lượng không khí và tiết kiệm năng lượng. SESAC sử dụng các cảm biến thông minh để thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu về tình trạng của tòa nhà và các thông số môi trường. Hệ thống SESAC cũng có thể tự động điều chỉnh các thiết bị như hệ thống điều hòa, đèn và tắt các thiết bị không cần thiết để giảm thiểu sự lãng phí năng lượng.

Trong smart office, SESAC được sử dụng để cung cấp môi trường làm việc tốt hơn cho nhân viên, tăng năng suất làm việc và giảm chi phí vận hành. Hệ thống này cũng giúp các nhà quản lý tòa nhà theo dõi các thông số môi trường để có thể tối ưu hóa điều kiện làm việc và tiết kiệm năng lượng.

Hệ thống quản lý sử dụng diện tích Smart Office trên thời gian thực

Hệ thống quản lý việc sử dụng diện tích văn phòng trên thời gian thực là một phần trong hệ thống smart office. Hệ thống này cho phép quản lý và giám sát việc sử dụng diện tích văn phòng thông minh của một tổ chức trên thời gian thực.

Thông qua việc cài đặt các cảm biến và thiết bị đo lường trong văn phòng, hệ thống có thể giám sát việc sử dụng các khu vực trong văn phòng. Từ đó đưa ra thông tin về mức độ sử dụng và tình trạng của các khu vực này. Các thông tin này có thể được sử dụng để điều chỉnh việc sử dụng không gian và tối ưu hóa diện tích văn phòng, từ đó giảm chi phí hoạt động cho tổ chức.

Tiêu chuẩn cần có của một văn phòng thông minh
Tiêu chuẩn cần có của một Smart office

4. Thực trạng và xu hướng Smart Office trong tương lai

  • Thực trạng về việc ứng dụng Smart Office tại Việt Nam

Hiện nay, Việt Nam đang trong quá trình phát triển và đổi mới. Do đó, các Smart Office đang trở nên phổ biến hơn. Tuy nhiên, việc xây dựng và áp dụng công nghệ thông minh vào văn phòng ở Việt Nam vẫn còn đang trong giai đoạn đầu.

Một số tòa nhà văn phòng lớn tại các thành phố lớn: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng. Đã bắt đầu áp dụng các công nghệ thông minh vào quản lý và vận hành tòa nhà. Cung cấp cho người dùng các tiện ích như hệ thống đèn chiếu sáng tự động, điều khiển nhiệt độ, quản lý lịch hẹn, đặt phòng họp và chỗ đỗ xe thông minh. Ngoài ra, một số công ty cũng đã triển khai các giải pháp văn phòng thông minh như hệ thống camera an ninh, điều khiển thiết bị bằng giọng nói, hệ thống đèn chiếu sáng và điều hòa tự động.

Tuy nhiên, số lượng Smart Office tại Việt Nam vẫn chưa nhiều và hầu hết đều tập trung ở các tòa nhà văn phòng cao cấp. Việc áp dụng các công nghệ thông minh trong văn phòng còn gặp nhiều khó khăn do chi phí đầu tư ban đầu khá cao, cần sự đầu tư công nghệ và tài nguyên nhân lực chuyên nghiệp để triển khai và quản lý. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, Smart Office sẽ dần trở nên phổ biến và được sử dụng rộng rãi hơn trong tương lai.

  • Xu hướng Smart Office trong tương lai

Smart Office được dự báo sẽ phát triển theo xu hướng chuyển đổi số, không chỉ thiết bị văn phòng mà thiết kế kiến ​​trúc, nội thất văn phòng cũng sẽ được tự động hóa bằng ứng dụng công nghệ.

– Một yếu tố đặc biệt quan trọng trong giải pháp văn phòng thông minh là hỗ trợ việc nâng cao hiệu quả sử dụng năng lượng

– Giúp CBNV công ty chủ động điều chỉnh các yếu tố liên quan, đặc biệt là việc sử dụng năng lượng ánh sáng

– Với hy vọng tiết kiệm năng lượng từ 20%-50% lượng điện năng tiêu thụ của các tòa nhà văn phòng truyền thống hiện nay.

Ngoài việc lắp đặt hệ thống cảm biến, các thiết bị sử dụng trong tòa nhà Smart Office cũng sẽ được cải tiến, sáng chế để hệ thống hóa, liên kết toàn bộ mạng wifi. Điều này giúp nhân viên làm việc mọi lúc mọi nơi, dễ dàng chia sẻ thông tin, tra cứu thông tin bằng các thiết bị cá nhân như điện thoại di động, điện thoại di động, máy tính bảng. Trong đó bảo mật thông tin cũng là xu hướng Smart Office được đặc biệt quan tâm. Khi phần lớn dữ liệu được lưu trữ trên điện toán đám mây thì an toàn, bảo mật thông tin là yếu tố cần được đảm bảo cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Với xu hướng chuyển đổi số, việc phát triển giải pháp văn phòng thông minh không thể tách rời việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI thay thế con người xử lý công việc, dữ liệu lớn hay công nghệ điện toán đám mây… Trong tương lai gần, Smart Office mới là văn phòng thực sự là bởi nó giúp con người, giúp công ty tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả công việc, gia tăng giá trị, đó là những ứng dụng của thiết bị công nghệ cao, dưới sự điều phối của con người.

Thực trạng và xu hướng Smart office
Thực trạng và xu hướng Smart office

Trên đây là những thông tin về giải pháp văn phòng thông minh – một xu hướng đang được phát triển mạnh mẽ trong thời gian gần đây. Trong tương lai, Smart Office được kỳ vọng sẽ trở nên phổ biến hơn và đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu quả làm việc, tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp, sáng tạo và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Đừng quên xem thêm nhiều kiến thức quản trị tại trang thông tin của Công ty chuyển đổi số CoDX nhé!

CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ văn phòng online và được đánh giá cao về mặt hiệu quả. Phần mềm CoDX e-Office được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình triển khai và xử lý mọi công việc cho các văn phòng doanh nghiệp ngày nay. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:

Xem thêm:

  • Phần mềm văn phòng là gì? Top 5 Phần mềm E-office TỐT NHẤT
  • [REVIEW] Top 10 Phần mềm quản lý phòng họp TỐT NHẤT năm 2023
  • Văn phòng điện tử là gì? [TOP 4] Lợi ích giúp DN ‘PHÁT TRIỂN’