[TÌM HIỂU] Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Nguồn lực là yếu tố cốt lõi cho sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản trị và hoạch định nguồn lực luôn được các nhà quản trị doanh nghiệp chú trọng. Vậy cụ thể hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là gì? Hãy theo chân CoDX tìm hiểu thêm về khái niệm và các vấn đề liên quan đến hoạch định nguồn nhân lực nhé!

1. Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp là gì?

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể các quy trình kinh doanh, từ lập kế hoạch sản phẩm đến dự toán chi phí hay cung ứng, marketing bán hàng, quản lý giao nhận, thanh toán…

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP này vào công tác quản lý của mình. Đặc biệt là ở các công ty, doanh nghiệp lớn. Bởi hệ thống rút ngắn sự kết nối giữa các phòng ban, giúp doanh nghiệp khai thác triệt để nguồn nhân lực hiện có, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển liên tục và nhanh chóng.

So với các giải pháp phần mềm khác, ưu điểm nổi bật của hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP là khả năng tích hợp với hầu hết các quy trình nghiệp vụ và cho phép mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Với cách tiếp cận triển khai từng phần mềm riêng lẻ, việc triển khai ERP sẽ mang lại sự thống nhất tổng thể cho doanh nghiệp. Từ đó, xác định tiềm năng của các nguồn lực hiện có và tìm ra cách phù hợp nhất để phát huy lợi thế giữa chúng.

Ngoài ra, với khả năng lưu trữ dữ liệu an toàn và tin cậy, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP đã thực sự trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho người dùng, đặc biệt là các nhà quản trị trước những thay đổi, điều chỉnh và định hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp trong tương lai.

Phân hệ quản lý cơ bản của ERP bao gồm các chức năng sau:

• Quản lý Tài chính, Kế toán 
• Quản lý bán hàng và phân phối
• Quản lý mua hàng 
• Quản lý hàng tồn kho 
• Lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát
• Quản lý dự án 
• Quản lý dịch vụ 
• Quản trị nhân sự
• Báo cáo quản lý tổng hợp
• Báo cáo thuế.

>> Xem thêm:

• Vì Sao Cần Xây Dựng Quy Chế Khen Thưởng Nhân Viên?
• Ứng Dụng Excel Quản Lý Hồ Sơ Doanh Nghiệp

2. Phân loại hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp có ba loại ERP cơ bản, mỗi loại có sự lựa chọn về mô hình triển khai. Ba loại phổ biến nhất của hệ thống hoạch định nguồn lực – ERP là ERP lai, ERP tại chỗ và phần mềm ERP dựa trên đám mây.

2.1. Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực công ty kết hợp (ERP lai)

Doanh nghiệp khi lập kế hoạch hoạch định nguồn nhân lực sử dụng các hệ thống phần mềm ERP kết hợp triển khai phần mềm ERP tại chỗ và dựa trên đám mây được gọi là phần mềm “lai”, phần mềm “kết hợp”. Mỗi nhà cung cấp có sự kết hợp khác nhau giữa dịch vụ lưu trữ và triển khai. Các mô hình này có thể giúp người dùng ứng dụng giải pháp ERP lai tự do chuyển đổi giữa các mô hình phân phối hoặc kết hợp các lợi thế không có sẵn với các hệ thống AI hiện tại.

Sự kết hợp giữa triển khai ERP tại chỗ và đám mây/lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp cho phép các doanh nghiệp sử dụng phương pháp tiếp cận phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp/ERP lai để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của họ. Nó còn được gọi là phần mềm ERP hai tầng hoặc lai. Tại thời điểm này, phần mềm và dữ liệu có thể là một phần trên đám mây và một phần tại chỗ.

2.2. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cục bộ (ERP tại chỗ)

Doanh nghiệp khi lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp tại chỗ sẽ triển khai ERP là mô hình truyền thống được lưu trữ trên máy tính và máy chủ của công ty. Bạn có thể tải xuống phần mềm tại trung tâm dữ liệu trực tiếp của mình, đây có thể là bất kỳ vị trí nào bạn chọn.

Sau khi thiết lập triển khai ERP trên nền tảng đám mây, bạn có toàn quyền kiểm soát việc quản lý, hỗ trợ và sở hữu toàn bộ hệ thống AI của mình. Nhân viên của bạn chịu trách nhiệm cài đặt và bảo trì phần cứng và phần mềm. Nó có thể được cập nhật và lưu trữ trên máy tính của công ty và máy chủ tại nơi làm việc thực tế của bạn.

2.3. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) dựa trên đám mây

Cloud ERP (ERP dựa trên đám mây) được hiểu là khi bạn lập kế hoạch hoạch định nguồn nhân lực, một giải pháp dựa trên web được gọi là phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS). Cho đến nay, loại ERP này là chiến lược triển khai phổ biến nhất.

Cloud ERP được kết nối với internet dưới dạng dịch vụ, bạn đăng ký Cloud ERP, được lưu trữ trên đám mây. Nó cho phép doanh nghiệp truy cập và lưu dữ liệu thời gian chính xác trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, thường phải trả phí.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Cloud ERP) yêu cầu nhà cung cấp chương trình thay mặt bạn xử lý bảo trì, bảo mật, hỗ trợ, cập nhật và tùy chỉnh linh hoạt trên cơ sở thường xuyên. Cloud ERP – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến vì nhiều lý do. Cloud ERP bao gồm chi phí ban đầu thấp hơn, khả năng mở rộng cao hơn, tích hợp dễ dàng hơn và nhiều tính năng hơn.

>> Dành cho Doanh nghiệp: Giữ chân nhân tài gắn bó lâu dài với công ty

3. Lợi ích của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

3.1. Hệ thống hoạch định nguồn lực ERP giúp quản lý, kiểm soát thông tin tài chính

Trước đây, các vấn đề về tài chính cần có sự phối hợp của các bộ phận khác, từ đó bộ phận chuyên trách mới tổng hợp thông tin nên chắc chắn dẫn đến những sai lệch thông tin nhất định. Với ERP, tất cả thông tin tài chính của một doanh nghiệp được thu thập trong một cơ sở dữ liệu chung và thống nhất giữa tất cả các phòng ban. Khi có sự thay đổi, thông tin sẽ được tính toán lại và đồng bộ.

Nếu như trước đây, việc lập báo cáo tài chính phải được thực hiện vào cuối quý, cuối tháng. Thì hiện nay, với sự tiện lợi của quy trình hoạch định nguồn nhân lực, nhà quản lý có thể truy xuất báo cáo tài chính một cách chính xác và kịp thời vào bất kỳ thời điểm nào.

3.2. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp tăng tốc độ xử lý công việc

Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình hoạch định nguồn nhân lực càng phức tạp, trải qua nhiều công đoạn, nhiều bước nên ảnh hưởng đến tốc độ xử lý công việc. Đôi khi bạn không biết dữ liệu được xử lý ở đâu? Những khó khăn tồn tại trong quá trình thực hiện? Ai chịu trách nhiệm cho bước này trong quy trình?

Việc triển khai ERP có lợi cho việc nhanh chóng giải quyết nút thắt trong quy trình, nâng cao tốc độ xử lý công việc và tiết kiệm thời gian. Giúp hoạt động quản lý trở nên tối ưu.

3.3. Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp giúp giới hạn lỗi dữ liệu

Các lỗi nhỏ trong dữ liệu đôi khi có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Theo cách truyền thống, dữ liệu được truyền qua lại giữa nhiều phòng ban khác nhau dễ dẫn đến nhầm lẫn, sai sót dữ liệu. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ của toàn bộ quy trình làm việc, làm giảm tính minh bạch, gây mất đoàn kết giữa các nhân viên.

Với sự can thiệp của hệ thống ERP – hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp, dữ liệu được nhập bởi người đầu tiên. Sau đó sẽ tiếp tục được lưu trữ hoàn toàn trên hệ thống. Sau đó, theo quy trình làm việc, dữ liệu sẽ được chuyển giao cho các nhân viên khác một cách dễ dàng và đầy đủ, tránh được những sai sót do quy trình “tam bản thất bản”.

3.4. Hệ thống ERP dễ dàng kiểm soát quy trình làm việc của tất cả nhân viên

Ưu điểm lớn nhất của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là sắp xếp một cách khoa học và thống nhất toàn bộ quy trình làm việc, dữ liệu của từng nhân viên, từng phòng ban trên một nền tảng chung. Vì vậy, ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện kiểm soát nội bộ. Đặc biệt, chức năng theo dõi của phần mềm ERP cho phép người quản trị theo dõi toàn bộ hoạt động và quy trình làm việc của nhân viên.

Ngoài ra, hệ thống còn tự động phân tích cơ sở dữ liệu để có thể chọn đúng công việc cho nhân viên phụ trách, giảm bớt công việc cho người quản lý.

3.5. ERP hỗ trợ xây dựng mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp của bạn

Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực ERP không chỉ là nơi lưu trữ thông tin nghiệp vụ và hoạch định quy trình làm việc mà còn là môi trường tương tác nội bộ giữa các thành viên trong hệ thống. Tương tự như một hệ sinh thái mạng xã hội thực sự, ERP cho phép thiết lập trao đổi thông tin giữa nhân viên với nhân viên hoặc giao tiếp giữa doanh nghiệp với nhân viên.

4. Cách lựa chọn hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phù hợp

Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp là một quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố chính cần xem xét khi lựa chọn một hệ thống hoạch định nguồn nhân lực ERP:

• Đánh giá nhu cầu kinh doanh

Bạn có thể bắt đầu bằng cách đánh giá các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của tổ chức mình. Xem xét quy mô doanh nghiệp, ngành của bạn và các lĩnh vực chức năng cần được hỗ trợ bởi quy trình hoạch định nguồn nhân lực – ERP. Sau đó, bạn có thể dễ dàng xác định các tính năng và chức năng chính mà doanh nghiệp của bạn yêu cầu.

• Quy trình lựa chọn nhà cung cấp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Bạn có thể tiến hành nghiên cứu chuyên sâu và đánh giá các nhà cung cấp ERP khác nhau trên thị trường. Hãy tìm một nhà cung cấp có danh tiếng, kinh nghiệm trong ngành và nhiều nghiên cứu điển hình về việc triển khai thành công.

Đọc đánh giá và lời chứng thực của khách hàng để đánh giá mức độ hài lòng của họ. Ngoài ra, hãy xem xét các yếu tố như sự ổn định tài chính của nhà cung cấp và chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng của họ.

• Tùy chỉnh và tích hợp phần mềm 

Tìm hiểu xem hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP có thể dễ dàng tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn hay không. Kiểm tra xem hệ thống có cho phép tích hợp với các ứng dụng và hệ thống hiện có khác, chẳng hạn như CRM hoặc phần mềm quản lý tài chính hay không. Tích hợp liền mạch đảm bảo luồng dữ liệu thông suốt và loại bỏ lỗi trong tổ chức.

• Khả năng mở rộng và tính linh hoạt của phần mềm 

Đánh giá khả năng mở rộng và tính linh hoạt của hệ thống ERP của bạn. Hệ thống bạn chọn phải có khả năng đáp ứng sự phát triển trong tương lai, khối lượng giao dịch tăng lên và số lượng người dùng tăng lên. Nó cũng sẽ hỗ trợ các tính năng mới và dễ dàng thích ứng với các nhu cầu kinh doanh đang thay đổi.

• Đào tạo và hỗ trợ nhân viên 

Việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP yêu cầu đào tạo nhân viên phù hợp để đảm bảo áp dụng thành công và sử dụng hiệu quả hệ thống. Hỏi về các chương trình đào tạo do nhà cung cấp ERP tài trợ và đánh giá tính toàn diện của chúng. Ngoài ra, hãy xem xét tính khả dụng và chất lượng của các dịch vụ hỗ trợ liên tục, bao gồm hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật và bảo trì.

Bằng cách xem xét cẩn thận các yếu tố trên và tiến hành đánh giá kỹ lưỡng, bạn có thể chọn một hệ thống ERP đáp ứng các mục tiêu kinh doanh và giúp bạn đạt được thành công lâu dài.

Xem thêm: Top 5 Phần Mềm ERP Miễn Phí Tốt Nhất Được Ưa Chuộng 2023

5. Thực trạng và hạn chế của hệ thống hoạch định nguồn nhân lực ERP tại Việt Nam

Hiện nay xu hướng doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp đã bắt đầu phát triển. Việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp. Tích hợp bộ phận, chia sẻ dữ liệu, truy cập tức thời, cải thiện rõ rệt hiệu quả kinh doanh; kiểm soát hàng tồn kho chính xác mọi lúc. Các quy trình quản lý, vận hành đặc thù ngành được chuẩn hóa và triển khai trên hệ thống SAP. Cập nhật thông tin kịp thời, chính xác giúp lãnh đạo kiểm soát ngay chi phí thực tế, chi phí kế hoạch, ngân sách.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang hoạt động riêng lẻ, tức là mỗi bộ phận gần như có hệ thống máy tính riêng để xử lý công việc của mình, gần như độc lập với các bộ phận khác. Các phòng ban trong doanh nghiệp sử dụng các phần mềm khác nhau như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, thiết bị vật tư… Việc truyền tải thông tin trong doanh nghiệp được thực hiện thủ công, năng suất thấp và không có sự kiểm soát.

Điểm yếu của cách hoạt động truyền thống này là cơ sở dữ liệu phân tán, không đồng bộ, dẫn đến hàng loạt vấn đề về bảo mật, sao lưu và phục hồi. Rõ ràng nhất là khi các cơ sở dữ liệu không kết nối được với nhau, dữ liệu trùng lặp hoặc không chính xác sẽ xảy ra. Mặt khác, dữ liệu không trực tuyến nên khi cần báo cáo người quản lý phải đợi nhân viên nhập liệu xong. Vấn đề càng trở nên phức tạp hơn nếu báo cáo liên quan đến nhiều phòng ban. Vì vậy, việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn nhân lực ERP cho các công ty thành viên và thậm chí là toàn ngành là thực sự cần thiết và tất yếu.

Mặc dù hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP mang lại nhiều lợi ích nhưng chúng cũng có những hạn chế và thách thức nhất định. Một số thách thức phổ biến bao gồm:

• Triển khai phức tạp: Việc triển khai hệ thống ERP có thể là một quy trình phức tạp và tốn thời gian, đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận, di chuyển dữ liệu và cấu hình hệ thống.
• Chi phí: Hệ thống ERP có thể liên quan đến chi phí trả trước đáng kể cho giấy phép phần mềm, phần cứng, thiết lập cơ sở hạ tầng và dịch vụ triển khai. Chi phí bảo trì và hỗ trợ liên tục cũng nên được xem xét.
• Chống lại sự thay đổi: Việc giới thiệu một hệ thống ERP thường đòi hỏi những thay đổi trong quy trình làm việc và đào tạo nhân viên. Nhân viên chống lại sự thay đổi có thể tạo ra những thách thức trong quá trình thực hiện.
• Các vấn đề về tích hợp: Việc tích hợp hệ thống ERP với các hệ thống cũ hiện có hoặc các ứng dụng của bên thứ ba có thể phức tạp, đòi hỏi chuyên môn về tích hợp hệ thống và ánh xạ dữ liệu thích hợp.
• Bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư: Khi các hệ thống ERP tích hợp và lưu trữ một lượng lớn dữ liệu kinh doanh nhạy cảm, việc đảm bảo an toàn dữ liệu và quyền riêng tư trở thành ưu tiên hàng đầu.

6. Xu hướng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) trong tương lai​

• ERP được vận hành theo mô hình SaaS

Doanh nghiệp nào cũng mong muốn có được một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đến mức tối đa và có thể triển khai một cách linh hoạt, nhanh chóng.

Do đó, nhiều doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn mô hình SaaS ERP—một trong những dạng phổ biến nhất của điện toán đám mây—được định nghĩa là mô hình cung cấp dịch vụ ứng dụng phần mềm trong đó nhà cung cấp không bán phần mềm mà phân phối sản phẩm dưới dạng dịch vụ.

ERP SaaS không yêu cầu đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Các nhà cung cấp ERP SaaS cũng luôn có các nhóm CNTT (Công nghệ thông tin) chuyên môn cao, nhóm chuyên gia tư vấn và nhóm nhân sự từ các bộ phận khác được đào tạo để hỗ trợ việc triển khai phần mềm doanh nghiệp là ưu tiên hàng đầu.

Doanh nghiệp chỉ cần trả một khoản phí cố định hàng tháng để có một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đáp ứng mọi hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, chi phí này sẽ phụ thuộc vào số lượng người dùng và số lượng phần mềm được cài đặt. Do đó, ERP SaaS rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

• ERP có khả năng mở rộng, tích hợp

Hiện nay một số doanh nghiệp mới chỉ sử dụng phần mềm ERP nhưng chưa đáp ứng được hết nhu cầu của họ. Họ tìm thêm một số phần mềm khác (như phần mềm sản xuất, phần mềm quản lý bán lẻ, phần mềm quản lý mua hàng…) để đảm bảo hoạt động kinh doanh trơn tru hơn.

Vấn đề mà các doanh nghiệp gặp phải lúc bấy giờ là làm sao để tích hợp phần mềm ERP và các phần mềm này vào một hệ thống. Tuy nhiên, điều này sẽ rất khó khăn, do đó, phần mềm ERP có khả năng mở rộng và tích hợp đang và sẽ là xu hướng trong tương lai. Nó sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp với các nền tảng dữ liệu sẵn có và bất kỳ phần mềm ứng dụng nào.

Hy vọng những thông tin mà Công ty dịch vụ chuyển đổi số CoDX cung cấp giúp Doanh nghiệp hiểu hơn về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là gì, và lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng quy trình hoạch định hiệu quả nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

>>> Có thể bạn chưa biết:

• Workflow Là Gì? Chi Tiết Quy Trình Xây Dựng Workflow Dễ Dàng
• Saas Là Gì? Từ Tổng Quan Đến Chi Tiết Về Mô Hình Saas
• Chính Sách Thu Hút Nhân Tài Tạo Nguồn Lực Lớn Mạnh Thành Công