Lưu trữ dữ liệu là gì? 5 Phần mềm lưu trữ trên máy tính AN TOÀN 2023

Nền tảng nào lưu trữ dữ liệu an toàn nhất hiện nay? Chắc hẳn rất nhiều doanh nghiệp tự hỏi và đã tìm hiểu về vấn đề này. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính khác nhau, vậy chọn như thế nào cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng CoDX tìm hiểu và phân tích 5 dịch vụ lưu trữ dữ liệu tối ưu nhất trong năm 2023 này.

1. Lưu trữ dữ liệu là gì?

Lưu trữ dữ liệu (Data Storage) là hình thức ghi, lưu trữ các dạng dữ liệu khác nhau như hình ảnh, âm thanh, tài liệu, … lên một phương tiện lưu trữ.

Một ví dụ về phương tiện lưu trữ dễ thấy nhất trong đời sống chính là đĩa than, băng, đĩa quang, thẻ nhớ, thẻ USB, ổ cứng, … Nêu rộng hơn về phương tiện lưu trữ của doanh nghiệp có thể kể đến như máy chủ vật lý, máy chủ ảo, …

Doanh nghiệp có nhiều giải pháp khác nhau để lựa chọn như:

Xây dựng hệ thống máy chủ (server) riêng biệt để lưu trữ dữ liệu

Sử dụng hệ thống lưu trữ của bên dịch vụ

Sử dụng phần mềm lưu trữ, quản lý đã được thiết lập sẵn.

2. 5 phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính miễn phí cho doanh nghiệp

Phần mềm lưu trữ dữ liệu là một hệ thống được thiết lập nhằm lưu trữ toàn bộ các dữ liệu (tài liệu, file, hình ảnh, âm thanh, …) của tổ chức, doanh nghiệp trên nền tảng internet.

Xem nhanh top 5 dịch vụ lưu trữ dữ liệu được dùng nhiều nhất 2023:

Phần mềm lưu trữ dữ liệu CoDX Document cho doanh nghiệp

Phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính Microsoft Access

Nền tảng Onedrive lưu trữ miễn phí trên máy tính

Phần mềm lưu trữ dữ liệu DropBox

Ứng dụng lưu trữ dữ liệu Mega

2.1 Phần mềm lưu trữ dữ liệu CoDX Document trên máy tính

CoDX Document là phần mềm lưu trữ dữ liệu, tài liệu, … tối ưu chi phí nhất cho doanh trên thị trường hiện nay. Thay vì bỏ ra nhiều chi phí để đầu tư cơ sở hạ tầng server hệ thống để lưu trữ, doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra 499.000 VNĐ cho một hệ thống quy mô nhỏ là có thể lưu trữ tất cả mọi dữ liệu liên quan.

THÔNG TIN VỀ PHẦN MỀM CODX DOCUMENT:

🔰 Tên phần mềm	CoDX Document
🔰 Website	https://www.codx.vn/quan-ly-tai-lieu/
🔰 Bảng giá	Từ 499.000 VND/tháng
🔰 Miễn phí dùng thử	30 ngày dùng thử miễn phí
🔰 Liên hệ	0968 612 350
🔰 Khuyến mãi	Mạng xã hội nội bộ Hồ sơ nhân viên Cấu hình sơ đồ tổ chức

CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp.

Phần mềm sở hữu dung lượng vô cùng lớn cùng khả năng quản lý đa dạng hệ thống dữ liệu, định dạng file. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp bạn gia tăng hiệu suất làm việc lên đến 20% nhờ vào công nghệ tìm kiếm thông minh OCR.

Các tính năng nổi bật của CoDX Document:

Hệ thống tài liệu xây dựng theo tiêu chuẩn lưu trữ Dubin core , phục vụ tiêu thức tìm kiếm văn bản theo chuẩn
Tích hợp Elastic Search tìm kiếm nâng cao theo NỘI DUNG tài liệu giúp tìm thông tin được nhanh và đầy đủ nhất
Tính năng cho nhân viên rating tài liệu giúp công ty định hướng được tài liệu nào được khai thác/phản hồi tốt để từ đó Phòng ban xây dựng Kho nội dung tài liệu đúng yêu cầu nhân viên
Kết hợp cùng hệ thống Mạng xã hội nội bộ miễn phí đi kèm: Công ty/Cá nhân có thể chia sẻ tài liệu được phép lên, đảm bảo nhân viên khai thác tài nguyên số hiệu quả do được truyền thông đến toàn nhân viên

Xem chi tiết tính năng CoDX Document

CHI TIẾT TÍNH NĂNG:

a/ Hệ thống Phân quyền cực kỳ linh hoạt

Quyền Quản trị viên trên toàn hệ thống (tính năng và vùng dữ liệu)
Phân quyền riêng cho mỗi bộ phận/nhân viên
Phân quyền trên từng tài liệu theo nhu cầu quản lý
Các quyền thao tác được áp dụng chi tiết trên mỗi tài liệu gồm: Chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, tải tài liệu, đánh dấu yêu thích
Các quyền thao tác được áp dụng chi tiết trên thư mục: Thêm mới, chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, đánh dấu yêu thích, tạo thư mục con, Quản lý xét duyệt tài liệu nếu có trên từng thư mục, thiết lập phân quyền thư mục không được truy cập nhưng có hiển thị tên thư mục (Có/Không) tùy tính chất lưu trữ
Quyền gởi yêu cầu xin được phép truy cập với các tài liệu/thư mục không được phân quyền

b/ Tính năng đánh giá tài liệu

Tính năng cho nhân viên rating tài liệu, giúp công ty định hướng được tài liệu nào được khai thác/phản hồi tốt để từ đó Phòng ban xây dựng Kho nội dung tài liệu đúng yêu cầu nhân viên

c/ Khả năng truy xuất, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng

Hệ thống tài liệu xây dựng theo tiêu chuẩn lưu trữ Dubin core , phục vụ tiêu thức tìm kiếm văn bản theo chuẩn
Tích hợp Elastic Search nên tìm kiếm nâng cao theo NỘI DUNG tài liệu, giúp người dùng tìm tài liệu được nhanh và đầy đủ nhất

d/ Chia sẻ tài nguyên số linh hoạt và an toàn

Chia sẻ tài nguyên số linh hoạt và an toàn đến nhiều cá nhân, bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp.

Đặc biệt kết hợp cùng hệ thống Mạng xã hội nội bộ miễn phí đi kèm: Công ty/Cá nhân có thể chia sẻ tài liệu được phép lên, đảm bảo nhân viên khai thác tài nguyên số hiệu quả do được truyền thông đến toàn nhân viên.

e/ Tự động hóa quy trình duyệt tài liệu

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác chuyển đổi số CoDX

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

2.2 Phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính Microsoft Access

Chức năng của dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên máy tính này là sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ giấy tờ theo một hệ thống khoa học nhất.

Chính vì vậy, việc tra cứu thông tin hay tìm kiếm giấy tờ thông qua phần mềm cũng rất tiện ích, linh hoạt. Và thậm chí ưu điểm lớn nhất của sản phẩm này là tính bảo mật cao, thao tác nhanh gọn tiện dụng, thời gian tra cứu tìm kiếm, quản lý hợp lý và quản lý bảo mật văn bản quan trọng hiệu quả…

Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí — Phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính miễn phí Microsoft Access

Các ưu điểm nổi bật có thể kể đến của Microsoft Access:

Giao diện phần mềm thân thiện, dễ thao tác, dễ sử dụng, phù hợp cho các nhân viên không chuyên về kỹ thuật.
Khả năng truy xuất thông tin tài liệu nhanh chóng, trực quan.
Đa dạng nhập dữ liệu với nhiều định dạng khác nhau như Excel, website, hệ thống database, …
Xuất dữ liệu với nhiều định dạng file như CSV, PDF, Access, …

2.3 Nền tảng Onedrive lưu trữ miễn phí trên máy tính

OneDrive được Microsoft phát hành được xem là phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính cạnh tranh với ông lớn Google. OneDrive được đồng bộ dữ liệu đa dạng trên các nền tảng như điện thoại, máy tính với cả 2 giao diện là IOS và Android. Dung lượng lưu trữ miễn phí là 15GB.

OneDrive – Dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên máy tính

Các ưu điểm nổi bật của OneDrive:

Phần mềm cho phép lưu trữ nhiều loại dữ liệu khác nhau như tài liệu, hình ảnh, file âm thanh, …
Khả năng phản hồi hệ thống mở và lưu tệp nhanh chóng
Tìm kiếm, truy xuất tài liệu dễ dàng, tài liệu được gắn thẻ giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng
Tính năng cảnh báo thông minh khi tài liệu được chỉnh sửa, cập nhật.
Chia sẻ tài liệu dễ dàng, nhanh chóng
Khả năng truy cập và sử dụng tài liệu khi offline, ngoại tuyến cho những tài liệu quan trọng.

2.4 Phần mềm lưu trữ dữ liệu DropBox

Một phần mềm lưu trữ dữ liệu tương tự, tuy nhiên dung lượng lưu trữ miễn phí khá thấp chỉ khoảng 2GB. Nếu muốn sử dụng nhiều hơn, Doanh nghiệp cần nâng cấp và trả phí để sử dụng.

Các ưu điểm nổi trội của phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính DropBox:

Tính năng đồng bộ dữ liệu trên máy tính với các nền tảng thiết bị khác như điện thoại, máy tính bảng, … khi người dùng truy cập vào tài khoản.
Truy cập dễ dàng tài liệu ngay cả khi không có mạng.
Gửi file tài liệu có dung lượng lớn bằng cách gửi link mà không cần tốn nhiều dung lượng mạng hay thời gian chờ
Tự động tải lên nền tảng lưu trữ cloud các loại dữ liệu trên máy tính, điện thoại hay các thiết bị điện tử khác.

2.5 Ứng dụng lưu trữ dữ liệu Mega miễn phí

Một cái tên không mấy phổ biến nhưng dung lượng lưu trữ miễn phí lại rất cao lên tới 50GB. Mega được đánh giá cao với tính năng sao lưu tự động và độ an toàn bảo mật cao, truy cập offline dễ dàng.

Phần mềm lưu trữ dữ liệu miễn phí — Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí Mega

Lưu trữ dữ liệu miễn phí với phần mềm Mega

Các lợi ích mang lại khi sử dụng phần mềm lưu trữ dữ liệu Mega:
Giao diện được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng với bố cục đơn giản, dễ thao tác trên phần mềm.
Dung lượng lưu trữ lên đến 50GB miễn phí vĩnh viễn giúp lưu trữ nhiều dữ liệu mà không cần thêm chi phí.
Khả năng bảo mật tốt với mã hóa siêu bảo mật 2048 bit RSA. Tài liệu được mã hóa bảo mật hoàn toàn với chính nhà sản xuất là Mega.
Khả năng đồng bộ đa thư mục cho tài liệu nằm trên nhiều ổ đĩa khác nhau.
Phần mềm hỗ trợ sử dụng được trên đa nền tảng thiết bị như di động, máy tính, hệ điều hành Android, iOS, blackberry, …

3. Dùng dịch vụ lưu trữ dữ liệu online có an toàn không?

Lưu trữ dữ liệu trên nền tảng online, internet hiện đang là phương thức được rất nhiều doanh nghiệp đã, đang và sẽ ngày càng phổ biến hơn nữa trong tương lai.

Vậy, liệu hình thức này có an toàn hay không?

Đây chính là câu hỏi của rất nhiều doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay.

Tuy nhiên, phải nói rằng việc lưu trữ dữ liệu online có an toàn hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như: công nghệ bảo mật bảo mật dữ liệu, khả năng sao lưu định kỳ, khả năng cập nhật, bảo trì hệ thống.

Do đó, khi lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần đảm bảo tìm hiểu kỹ các vấn đề trên để chọn được hệ thống phần mềm lưu trữ dữ liệu tốt nhất.

Theo dõi kinh nghiệm lựa chọn đơn vị dịch vụ lưu trữ ngay bên dưới đây.

4. Kinh nghiệm chọn dịch vụ phần mềm lưu trữ dữ liệu tốt nhất

Để chọn được phần mềm uy tín, chuyên nghiệp và chất lượng, doanh nghiệp có thể tham khảo các yếu tố sau đây:

4.1 Nhà cung cấp có đầy đủ các công nghệ bảo mật dữ liệu tốt nhất

Khả năng bảo mật dữ liệu trong quá trình mã hóa, sử dụng và lưu trữ.
Có các chứng nhận về bảo mật dữ liệu như ISO27001
Có công nghệ xác thực bảo mật 2 yếu tố 2FA để ngăn ngừa các truy cập trái phép
Khả năng sao lưu định kỳ cho hệ thống dữ liệu

4.2 Phần mềm lưu trữ dữ liệu có đầy đủ các tính năng về quản lý, lưu trữ và sử dụng

Công nghệ OCR tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng
Hệ thống quản lý lưu trữ khoa học
Khả năng quản lý phiên bản dữ liệu trên hệ thống
Khả năng phân quyền dữ liệu mạnh mẽ và chi tiết cho từng bộ phận, cá nhân.

4.3 Nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ chăm sóc – kỹ thuật chuyên nghiệp

Bộ phận kỹ thuật luôn luôn giám sát liên tục hệ thống dữ liệu
Đảm bảo hệ thống luôn được cập nhật phiên bản tốt nhất
Khả năng bảo trì hệ thống nhanh chóng, linh hoạt 24/7
Dịch vụ kỹ thuật tận tình, hỗ trợ khách hàng mọi lúc khi có vấn đề xảy ra.

Hy vọng những thông tin về top 5 phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính được cung cấp từ CoDX mang lại sự hữu ích cho các doanh nghiệp. Hãy tìm hiểu thật kỹ các thông tin liên quan khác để chọn được phần mềm tốt nhất cho dữ liệu doanh nghiệp của bạn.