Tài liệu lưu hành nội bộ là gì? 5 Loại văn bản tài liệu nội bộ THÔNG DỤNG

Tài liệu lưu hành nội bộ được dùng với mục đích quy định về nguyên tắc ứng xử và quy chế hoạt động trong doanh nghiệp một cách thống nhất. Hệ thống văn bản lưu hành nội bộ phải mang tính ổn định, lâu dài trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.

Cùng CoDX tìm hiểu lưu hành nội bộ là gì? Trong môt doanh nghiệp thì có những tài liệu, văn bản nội bộ nào nhé!

1. Tài liệu lưu hành nội bộ là gì? 

Tài liệu lưu hành nội bộ là hệ thống tổ chức các tài liệu, văn bản được ban hành trong môi trường hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức mang tính bắt buộc chung trong từng lĩnh vực hoạt động. Mục đích nhằm triển khai, tổ chức hoạt động của bộ máy, điều hành, kiểm soát các hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp và các tổ chức văn bản này không được dùng giao dịch với bên ngoài.

Quản lý nội bộ là vấn đề đặc biệt quan tâm của nhiều tổ chức, đơn vị Quản lý lưu hành nội bộ tốt sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp cũng như tạo nên hiệu quả cao trong việc triển khai công việc và vận hành bộ máy.

2. Tài liệu lưu hành nội bộ gồm những loại nào?

Căn cứ vào tính chất của từng tài liệu lưu hành nội bộ có thể chia chúng thành 5 loại chính, thông dụng nhất đó là:

• Tài liệu lưu hành nội bộ về điều lệ doanh nghiệp
• Tài liệu nội bộ về cơ chế hoạt động nội bộ
• Tài liệu về hợp đồng lao động tập thể
• Tài liệu lưu hành nội bộ về nội quy làm việc
• Tài liệu về sự vụ giải quyết

2.1 Tài liệu lưu hành nội bộ về điều lệ doanh nghiệp

Đặc điểm của văn bản lưu hành nội bộ về điều lệ doanh nghiệp chính là mang tính lâu dài, ổn định trong quá trình tổ chức. Khi mới thành lập, điều kiện tiên quyết của mọi doanh nghiệp là cần phải đăng ký điều lệ với phòng đăng ký kinh doanh.

Văn bản điều lệ doanh nghiệp sẽ có vai trò chính sau:

• Quy định về những vấn đề cơ bản nhất của doanh nghiệp như: Về cơ cấu tổ chức, các chức danh quan trọng trong doanh nghiệp, thể thức hoạt động và điều hành của các phòng ban,…
• Điều hành mọi hoạt động doanh nghiệp, giải quyết tranh chấp nội bộ.

Tùy thuộc vào đặc thù của từng loại hình doanh nghiệp, khi soạn thảo các văn bản cần đưa vào những nội dung phù hợp; nhưng vẫn phải căn cứ vào quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều lệ bắt buộc phải có những nội dung cơ bản như: Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện; Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp; Vốn điều lệ; tổng số cổ phần của doanh nghiệp, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;…Như vậy, văn bản điều lệ đối với doanh nghiệp rất quan trọng, nên từ lúc bắt đầu cần phải nghiêm chỉnh xây dựng một cách cẩn trọng.

2.2 Tài liệu, văn bản nội bộ về cơ chế hoạt động nội bộ

Tài liệu lưu hành nội bộ về cơ chế hoạt động của doanh nghiệp được lập ra nhằm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính xác, công tác tổ chức hoạt động trong doanh nghiệp, công tác nhân sự, phân cấp nhiệm vụ của các bộ phận. Tất cả quy chế này được lập ra một cách minh bạch, rõ ràng.

Quy chế này được lập ra dựa trên quy định của pháp luật về các lĩnh vực liên quan và mang tính bắt buộc. Tính thực tiễn phải phù hợp với các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp trong từng lĩnh vực kinh doanh cụ thể, do đó quy chế này cần dựa vào tình hình thực tế để đưa ra quy chế phù hợp.

2.3 Tài liệu về hợp đồng lao động tập thể

Dựa theo điều 75 của Bộ Luật lao động năm 2019 quy định về văn bản hợp đồng lao động tập thể là một thỏa thuận được thông qua thương lượng tập thể và được các bên ký kết với nhau bằng văn bản nhằm đảm bảo quyền lợi của hai bên theo quy định của pháp luật. 

Cụ thể, thỏa ước lao động tập thể chủ yếu quy định về: Việc làm, bảo đảm việc làm cho người lao động;

• Tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp cơ bản khác được trả cho người lao động.
• Thời gian làm việc
• Bảo hiểm
• Điều kiện lao động
• Chế độ khen thưởng và kỷ luật

Nội dung văn bản của hợp đồng lao động không được trái với pháp luật; Văn bản nên có lợi cho người lao động hơn so với quy định của pháp luật.

2.4 Tài liệu lưu hành nội bộ về nội quy làm việc

Cũng như văn bản hợp đồng lao động tập thể thì tài liệu lưu hành nội bộ nội quy làm việc không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan đến và nội dung sẽ bao gồm các nội dung điều chỉnh về quan hệ lao động sau:

• Giờ làm việc,nghỉ ngơi và phúc lợi của người lao động
• Trật tự tại nơi làm việc
• An toàn, vệ sinh lao động
• Ngăn chặn hành vi quấy rối tại nơi làm việc
• Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động là điều cần thiết
• Các hành vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động
• Trách nhiệm vật chất
• Người có thẩm quyền được phép xử lý kỷ luật lao động…

2.5 Tài liệu, văn bản nội bộ về sự vụ giải quyết

Tài liệu lưu hành nội bộ mang tính sự vụ giải quyết ban hành để điều chỉnh các vấn đề, công việc cụ thể. Một số văn bản giải quyết phổ biến là:

• Quyết định hành vi kỷ luật, khen thưởng, sa thải…
• Đưa ra thông báo, công văn, báo cáo, biên bản…

Các văn bản mang tính sự vụ và giải quyết việc phát sinh được lập ra và lưu hành nội bộ với mục đích nhằm truyền tải sự chỉ đạo, điều hành của cấp trên xuống cấp dưới. Trao đổi ý kiến thực thi  giữa các đơn vị với nhau nhằm thực hiện công tác quản lý các cơ quan hành chính, nhân sự, cơ quan tổ chức, giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình dự án, giao dịch, trao đổi công việc,… trong tổ chức, doanh nghiệp.

3. Tài liệu lưu hành nội bộ có hình thức trình bày như thế nào?

Các tài liệu lưu hành nội bộ đều có quy định về hình thức trình bày. Nội dung đưa ra phải phù hợp với thực tiễn được áp dụng riêng cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đồng thời đảm bảo rằng không trái với quy định của pháp luật hiện hành.

Về hình thức văn bản, cần thực hiện trình bày đầy đủ các thành phần:

• Có Quốc hiệu, Tiêu ngữ
• Có Tên cơ quan, tổ chức được ban hành
• Có Số, ký hiệu
• Bao gồm địa danh, thời gian ban hành
• Nội dung
• Đầy đủ chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền
• Phải có Dấu lưu hành nội bộ, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
• Nơi nhận

4. Lưu trữ tài liệu nội bộ doanh nghiệp với CoDX Document

Để lưu trữ tài liệu lưu hành nội bộ một cách nhanh chóng với độ bảo mật cao, quy trình đơn giản, dễ dàng phân loại, tiện lợi khi tra cứu thì phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí CoDX Document chính là lựa chọn vô cùng hợp lý.

Tối ưu hóa khả năng sắp xếp tài liệu, tạo ra một hệ sinh thái lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử riêng biệt dành cho Doanh nghiệp. Giúp cho quá trình vận hành trơn tru, từ đó tăng năng suất làm việc, đem đến những kết quả tích cực trong hoạt động của tổ chức.

Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ với CoDX Document sẽ bao gồm 4 bước sau

• Chọn không gian lưu trữ
• Tạo thư mục theo loại tài liệu
• Tải thư mục
• Phân quyền xem cho các đối tượng cần thiết

CoDX – Document tạo ra nền tảng giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp an toàn và bảo mật. Dễ dàng lưu trữ, dễ dàng tìm kiếm, bên cạnh đó bạn còn có thể chia sẻ tài liệu cho các phòng ban, đội nhóm nhanh chóng. Tích hợp công nghệ OCR cho phép tìm kiếm tên và có thể tìm trong cả nội dung tài liệu. Vì thế bạn có thể truy cập tìm kiếm bất cứ đâu, dù chỉ là từ khóa giới hạn nhất. Mang đến giao diện trực quan, dễ sử dụng và phù hợp với mọi lứa tuổi, đối tượng.

Lựa chọn lưu trữ văn bản lưu hành nội bộ với kho lưu trữ tài liệu CoDX Document sẽ đem lại những lợi ích như: Tăng hiệu suất công việc cho doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí lưu trữ tài liệu giấy, đảm bảo được toàn vẹn nội dung của tài liệu.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Dữ liệu là tài sản quý giá nhất của Doanh nghiệp, vì thế việc lưu trữ và bảo toàn văn bản, tài liệu lưu hành nội bộ là vô cùng quan trọng. Việc số hóa dữ liệu đang là định hướng chuyển đổi của đại đa số doanh nghiệp trong và ngoài nước. CoDX đang là doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam, hiện đang cung cấp hệ sinh thái lưu trữ thông minh cho doanh nghiệp hoàn toàn miễn phí, hãy thử ngay nhé.