Báo cáo công tác văn thư lưu trữ: Cách viết kèm mẫu chi tiết

Báo cáo công tác văn thư lưu trữ là yêu cầu định kỳ của các cơ quan, đơn vị. Báo cáo có vai trò quan trọng trong việc giám sát, quản lý văn thư lưu trữ, đồng thời đề xuất, thay đổi phương hướng hoạt động trong tương lai. Cùng CoDX tìm hiểu cách viết báo cáo này qua những hướng dẫn và mẫu chi tiết trong bài viết dưới đây. 

Cùng chủ đề:

• Cách soạn thảo văn bản theo Nghị Định 30
• Thông tư 01 về thể thức văn bản bị bãi bỏ
• Tìm hiểu phần mềm quản lý văn bản VNPT

1. Hướng dẫn cách làm báo cáo công tác văn thư lưu trữ

Báo cáo công tác văn thư lưu trữ là văn bản tổng kết lại các hoạt động của công tác văn thư trong một năm vừa qua. Bên cạnh đó là nội dung trình bày nhiệm vụ trọng tâm của năm tiếp theo cho các cán bộ văn thư nói riêng và toàn thể cơ quan nói chung. 

Để thực hiện báo cáo đầy đủ, chi tiết như vậy, nhân sự có thể tham khảo những hướng dẫn được CoDX gợi ý cho phần mở đầu và nội dung dưới đây.   

1.1 Viết phần mở đầu báo cáo văn thư

Đối với phần mở đầu, người thực hiện báo cáo cần chú ý một số nội dung phải có trong văn bản hành chính, như: 

• Quốc hiệu và tiêu ngữ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
• Tên cơ quan, tổ chức 
• Tên thành phố, ngày tháng năm soạn báo cáo 
• Tên báo cáo, ví dụ: Báo cáo tổng kết về công tác văn thư lưu trữ năm 2023 và phương hướng nhiệm vụ năm 2024

1.2 Viết phần nội dung báo cáo

Phần nội dung của báo cáo công tác văn thư cần có hai ý cơ bản: 

• Tổng kết công tác, hoạt động đã triển khai trong năm nay 
• Nhiệm vụ và phương hướng thực hiện trong năm tới

Đối với phần tổng kết của báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm vừa qua, nhân sự có thể triển khai các ý sau:

• Về công tác xây dựng, ban hành các văn bản. tài liệu hướng dẫn về công tác văn thư: Cơ quan ban hành các văn bản hướng dẫn và quy chế hoạt động của phòng văn thư, lưu trữ
• Về công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ: Việc thực hiện các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ,…
• Về việc tổ chức cán bộ phòng công tác văn thư, lưu trữ: Việc bố trí, bổ nhiệm cán bộ nội vụ; đánh giá năng lực, trình độ của các cán bộ phụ trách công việc
• Về kết quả đạt được trong công tác văn thư lưu trữ: Tổng kết các công tác như quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ; quản lý quy trình xử lý văn bản, sử dụng con dấu, ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý văn thư lưu trữ,… 
• Về ưu điểm và những điểm cần khắc phục trong quá trình công tác của năm vừa qua

Tiếp theo, về phương hướng nhiệm vụ trong năm sau, người làm báo cáo cần viết những nội dung như: 

• Tiếp tục tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ theo đúng quy định, quy trình của pháp luật, cơ quan, đơn vị
• Tiếp tục sàng lọc, khảo sát tình hình tài liệu tồn đọng tại cơ quan
• Tiếp tục chuyển đổi sang quản lý văn bản trên nền tảng công nghệ
• Hoàn thiện các công tác bảo mật dữ liệu, văn bản

2. Tải mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ CHUẨN nhất

Để việc lập báo cáo được dễ dàng và thuận tiện hơn, CoDX xin giới thiệu một số mẫu báo cáo công tác văn thư lưu trữ thường dùng trong cơ quan: 

• Mẫu báo cáo thành tích trong công tác văn thư lưu trữ
• Mẫu biên bản bàn giao công việc của cán bộ văn thư

2.1 Mẫu báo cáo thành tích

Nội dung cần có trong báo cáo này gồm các thành tích về những công tác được liệt kê như trên: 

• Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ cho các cán bộ công chức viên chức
• Xây dựng và ban hành các văn bản quản lý công tác văn thư lưu trữ trong năm vừa qua tại cơ quan, đơn vị
• Công tác tổ chức cán bộ quản lý văn thư lưu trữ

2.2 Mẫu biên bản bàn giao

Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu cần có các nội dung quan trọng như sau:

• Căn cứ các văn bản pháp luật 
• Thông tin bên giao, bên nhận hồ sơ 
• Các nội dung của biên bản được thống nhất giữa hai bên: thời gian giao nhận, tên khối tài liệu, số lượng và tên cụ thể của các văn bản trong hồ sơ, tình trạng tài liệu lúc giao
• Chữ ký và xác nhận của đại diện bên giao và bên nhận 

TẢI MẪU BÁO CÁO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

3. Áp dụng phần mềm để quản lý văn thư hiệu quả

Ngoài việc đánh giá, quản lý công tác văn thư qua văn bản, báo cáo, cơ quan có thể áp dụng phần mềm để quản lý hiệu quả hơn. Một trong những phần mềm quản lý công văn tối ưu các cơ quan có thể xem xét sử dụng là CoDX Dispatch. 

CoDX Dispatch là phần mềm quản lý công văn đi đến miễn phí đăng ký dùng thửvới quy trình nhanh chóng đồng bộ. Phần mềm này hỗ trợ cơ quan chuyển đổi tất cả giấy tờ, tài liệu, văn bản điện tử lưu trữ tập trung trên nền tảng đám mây, internet. Từ đây, cán bộ văn thư sẽ tiết kiệm đến 80% thời gian, công sức trong quá trình quản lý hồ sơ tài liệu. 

Các tính năng nổi bật của CoDX Dispatch:

• Quy trình được thiết lập rõ ràng - chuyên nghiệp: Quy trình xử lý văn bản điện tử được số hóa 100% trên hệ thống quản lý văn bản này. Bao gồm: Tiếp nhận >>> Chuyển giao >>> Xử lý >>> Cập nhật. Hay Tải lên >>> Trình duyệt văn bản >> Cấp số, ban hành.
• Tích hợp tích năng giao việc - trình ký công văn: Liên thông quy trình công việc như giao việc từ công văn, kết hợp trình ký, phê duyệt hoạt động xử lý văn bản nhận.
• Tính năng thông báo tự động: Cho phép thông báo mail tự động cho cá nhân bộ phận liên quan, truy vết chính xác lịch sử tương tác với văn bản cụ thể.
• Tìm kiếm văn bản nhanh chóng - chính xác: Sử dụng công nghệ OCR tìm kiếm trong nội dung tệp giúp người dùng truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
• Tổ chức lưu trữ nhiều định dạng file văn bản: Hệ thống tổ chức lưu trữ và quản lý linh hoạt với nhiều tính năng cho phép tải lên nhiều định dạng file khác nhau, lưu trữ quản lý trên một nền tảng duy nhất, có lưu trữ kho vật lý. Và, phân quyền chi tiết cho từng cá nhân user.
• Báo cáo trực quan: Hệ thống báo cáo trực quan các số liệu như số lượng văn bản điện tử đi đến, thời gian, số văn bản, trạng thái xử lý, thông tin bộ phận thực hiện liên quan theo phòng ban, nguồn đơn vị.

Sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử CoDX Dispatch đem lại điều gì cho doanh nghiệp?

• Tất cả thông tin văn bản, công văn của doanh nghiệp đều được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất và hợp nhất. Nhân viên có thể truy xuất, sử dụng nhanh chóng.
• Tiết kiệm chi phí tối đa về mua sắm văn phòng phẩm, máy móc in ấn tài liệu ký tá và triển khai thực hiện theo mô hình truyền thống.
• Giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy nhanh chóng, hiệu quả, an toàn và bảo mật.

Từ những lợi ích trên, có thể thấy, CoDX Dispatch là hệ thống quản lý văn bản đáng để doanh nghiệp triển khai.

Nếu bạn vẫn đang phân vân về mức chi phí phải bỏ ra cho phần mềm này là bao nhiêu, theo dõi ngay thông tin chi tiết bên dưới.

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX Dispatch:

CoDX Dispatch hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Trên đây là những thông tin hữu ích hướng dẫn cán bộ lập báo cáo công tác văn thư lưu trữ. CoDX hy vọng bài viết sẽ là cơ sở quan trọng để các cơ quan, đơn vị và cán bộ văn thư tổng kết công việc và định hướng nhiệm vụ trong năm tiếp theo. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Tin bài liên quan: Mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc chi tiết – Tải free