Mẫu sổ đăng ký văn bản đi và quy định liên quan

Các cơ quan đơn vị phải có sổ đăng ký văn bản đi để đăng ký, điền các thông tin về văn bản được xuất đi từ cơ quan. Sổ cần có các nội dung theo đúng quy định của pháp luật, nhằm đảm bảo quy trình quản lý văn bản đi và đến. Cùng CoDX tìm hiểu về mẫu sổ đăng ký văn bản đi cùng một số quy định đi kèm qua bài viết dưới đây. 

Cùng chủ đề:

• Tải miễn phí Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo Nghị định 30
• Quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức như thế nào hiệu quả?

1. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo Nghị định 30

Sổ đăng ký văn bản đi cần có đầy đủ nội dung theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cụ thể về nội nội dung và mẫu tải sẽ có ở phần dưới. 

1.1 Nội dung cần có trong sổ đăng ký văn bản đi

Trước hết sổ cần có bìa với các nội dung bắt buộc sau:

• Tên cơ quan chủ quản của đơn vị
• Tên đơn vị quản lý sổ đăng ký
• Năm của sổ kèm thời gian cụ thể 
• Số quyển ứng với kho lưu trữ của cơ quan

Về nội dung trong sổ, cơ quan đơn vị cần xây dựng một bảng điền thông tin với các cột: 

• Số, ký hiệu của văn bản đi 
• Ngày tháng ban hành của văn bản
• Tên, loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản đi
• Tên người ký ban hành văn bản 
• Nơi nhận văn bản sau khi xuất đi 
• Đơn vị hoặc người nhận bản lưu của văn bản đi 
• Số lượng văn bản xuất đi 
• Ngày chuyển cho cơ quan đơn vị nhận 
• Ký nhận của cơ quan nhận 
• Ghi chú về văn bản, tài liệu hoặc các ghi chú khác

1.2 Tải mẫu file đăng ký văn bản đi miễn phí từ CoDX

CoDX đã tổng hợp các nội dung và làm thành bản mẫu sổ đăng ký văn bản đi. Cơ quan đơn vị có thể tải về tham khảo. 

TẢI MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

2. Một số quy định về đăng ký và theo dõi văn bản đi

Bên cạnh sổ đăng ký văn bản đi, cơ quan cần đảm bảo thực hiện đúng các quy định về đăng ký và theo dõi văn bản đi. Các quy định này đều được chỉ rõ trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Lãnh đạo cơ quan hoặc cán bộ công chức viên chức có thể xem nhanh qua phần thông tin dưới. 

2.1 Quy định về đăng ký văn bản đi

Về việc đăng ký văn bản đi, cơ quan có thể đăng ký bằng sổ hoặc bằng hệ thống. Với sổ, văn thư của đơn vị thực hiện đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi theo mẫu trên. Còn với các văn bản được đăng ký bằng hệ thống, cán bộ phụ trách vẫn cần in văn bản ra giấy đầy đủ, ghi đầy đủ thông tin vào sổ để quản lý. 

Một số lưu ý khác khi đăng ký văn bản đi: 

• Việc đăng ký văn bản đi cần phải có đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết 
• Với văn bản mật, cơ quan cần đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật của Nhà nước

2.2 Quy định về theo dõi chuyển phát văn bản đi

Quy định về việc theo dõi chuyển phát văn bản đi chỉ rõ một số điểm cần lưu ý sau: 

• Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại phòng văn thư cơ quan, được đăng ký trong sổ đăng ký văn bản đi.
• Văn bản phải phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký, lùi chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
• Với văn bản khẩn, cơ quan phải phát hành và gửi ngay sau khi ký duyệt. 
• Với văn bản mật, cơ quan thực hiện bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật, chính xác số lượng, nơi và thời gian nhận.
• Với văn bản đã ban hành nhưng nội dung có sai sót, cơ quan tiến hành sửa đổi và thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. 
• Với văn bản có hình thức và thể thức, kỹ thuật trình bày sai, cơ quan phải đính chính lại bằng công văn. 

Với văn bản cần thu hồi, quy định được chia ra cụ thể với văn bản giấy và văn bản điện tử: 

• Đối với văn bản giấy, khi được gửi thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
• Đối với văn bản điện tử, trong trường hợp phải thu hồi, bên nhận tiến hành hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên hệ thống và thông báo lại cho bên gửi sau khi hủy văn bản. 

3. Giải pháp giúp đăng ký và quản lý văn bản đi hiệu quả

Ngoài sổ đăng ký văn bản đi, cơ quan có thể lựa chọn áp dụng phần mềm công nghệ. Phần mềm là giải pháp tối ưu giúp quản lý văn bản đi hiệu quả. 

Trong các phần mềm quản lý văn bản, công văn hiện nay trên thị trường, CoDX Dispatch là một trong những phần mềm được nhiều doanh nghiệp, cơ quan tin tưởng sử dụng. CoDX Dispatch là công cụ quản lý công văn tối ưu với quy trình nhanh chóng và đồng bộ.

Thông tin phần mềm CoDX Dispatch:

Với CoDX Dispatch, cơ quan có thể tiết kiệm tới 80% thời gian và công sức trong quy trình quản lý văn bản đi và đến. Không chỉ vậy, việc tìm kiếm và theo dõi văn bản đến/đi cũng trở nên dễ dàng hơn với nhiều tiện ích đi kèm. Từ đó, phần mềm tạo cơ hội cho cơ quan tiến tới xây dựng một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp. 

Trên đây là những thông tin hữu ích về sổ đăng ký văn bản đi cho các cơ quan đơn vị. CoDX hy vọng rằng qua bài viết này, lãnh đạo và cán bộ văn thư cơ quan có thể nắm rõ các nội dung trong sổ đăng ký, quy định về văn bản đi cùng giải pháp tối ưu quản lý văn bản hành chính. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh