Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ theo Thông Tư 02/2019

Sự phát triển mạnh mẽ của nền công nghiệp 4.0 đã có nhiều đóng góp tích cực vào các lĩnh vực trên thị trường nói chung và công cuộc quản lý thông tin dữ liệu nói riêng. Theo đó, các quy định về số hóa tài liệu lưu trữ cũng được ban hành và liên tục sửa đổi đề phù hợp với xu hướng. Cùng CoDX tìm hiểu về vấn đề này ngay bên dưới bài viết này.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Chủ đề liên quan:

Tìm hiểu chi tiết về số hóa dữ liệu là gì

5 Phần mềm lưu trữ dữ liệu AN TOÀN cho doanh nghiệp

1. Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ theo Thông Tư 02/2019

Hiện nay, quy định về số hóa doanh nghiệp nói chung, hay số hóa tài liệu nói riêng, được thực hiện theo Thông tư số 02/2019 của Bộ Nội Vụ. Phạm vi điều chỉnh của Thông tư quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào cùng các yêu cầu bảo quản, đặc tả các dữ liệu lưu trữ trong suốt quá trình từ thời điểm thành lập đến khi đi vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Các dữ liệu phải đảm bảo tính thống nhất, phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia về cấu trúc và định dạng mã định danh. Cụ thể như sau:

Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ từ tài liệu giấy:

Định dạng PDF từ phiên bản 1.4
Độ phân giải từ 200 dpi và chứa ảnh màu
Tỷ lệ số hóa 100%
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu được để ở tranh đầu tiên, góc trên bên trái
Dấu mộc màu đỏ, bằng với kích thước thực tế và có định dạng PNG
Tên cơ quan, tổ chức và thời gian ký theo tiêu chuẩn ISO 8601

Quy định về tài liệu phim ảnh

Định dạng ảnh: JPEG, độ phân giải từ 200 dpi
Định dạng phim: avi/ MPEG-4/ wmv, bit rate từ 1500 kbps

Quy định về tài liệu âm thanh

Định dạng MP3/ wma, bit rate từ 128 kbps

2. Quản lý tài liệu sau số hóa như thế nào?

Các tài liệu sau khi được xử lý theo quy định về số hóa tài liệu lưu trữ của Thông tư số 02/2019 được ban hành bởi Bộ Nội Vụ cần được bảo quản cũng như quản lý một cách hiệu quả. Để quá trình này được diễn ra dễ dàng hơn, có thể chia chúng thành ba dạng tài liệu như sau:

Tài liệu doanh nghiệp
Văn bản công văn
Hồ sơ nhân viên

2.1 Tài liệu doanh nghiệp

Tài liệu doanh nghiệp là các loại giấy tờ liên quan đến hoạt động kinh doanh và quản lý vận hành của doanh nghiệp hay bất kỳ cơ quan tổ chức nào. Có thể kể đến như: báo cáo tài chính, hợp đồng, chứng từ kế toán, hồ sơ sản phẩm dịch vụ, tài liệu tiếp thị và quảng cáo,…

Đây là các tài liệu quan trọng cần được bảo mật và quản lý hiệu quả. Trong đó, Phần mềm lưu trữ tài liệu CoDX Document là một giải pháp hoàn hảo cho bạn. CoDX Document giúp giải quyết các khó khăn trong việc lưu trữ, tìm kiếm, đồng bộ, quản lý,… tài liệu doanh nghiệp. Những điểm vượt trội của tiện ích này có thể kể đến như:

Tìm kiếm & truy xuất theo chuẩn OCR
Tự động hóa quy trình duyệt tài liệu
Phân quyền chi tiết cho từng người dùng
Tùy chọn chia sẻ nâng cao tính bảo mật
Quản lý lịch sử phiên bản tài liệu, thư mục
Truy vết hành động tương tác tài liệu
Đánh giá chất lượng tài liệu, hồ sơ quản lý
Tích hợp liên thông mọi nghiệp vụ

>>> Xem bài viết về quy trình quản lý hồ sơ chuẩn ISO cho doanh nghiệp

2.2 Tài liệu về văn bản công văn

Các văn bản công văn sau được áp dụng các quy định về số hóa tài liệu lưu trữ của Thông tư số 02/2019 nên được quản lý một cách logic và khoa học để dễ dàng trong việc tìm kiếm sau này. Bởi những dạng tài liệu này phần lớn liên quan đến các quyết định của cơ quan nhà nước hay các thông báo chính trị,.. Một trong số công cụ được nhiều doanh nghiệp sử dụng để giải quyết nỗi lo này chính là CoDX Dispatch.

Đây là phần mềm quản lý văn bản công văn kết hợp bộ lọc thông minh giúp bạn sử dụng mọi lúc mọi nơi. Với cơ chế bảo mật nhiều lớp và hệ thống phân quyền chi tiết, CoDX Dispatch đảm bảo tính an toàn của các loại văn thư của doanh nghiệp bạn.

Một số ưu điểm khác của phần mềm này:

Lưu trữ linh hoạt
Số hóa quy trình xử lý công văn đến đi
Tìm kiếm và chia sẻ công văn linh hoạt, an toàn
Báo cáo, thống kê chi tiết

2.3 Tài liệu về hồ sơ nhân viên

Hồ sơ nhân viên là loại tài liệu quan trọng và mang tính bắt buộc lưu trữ trong khoảng thời gian nhất định. Vì thế, chúng không những cần được xử lý theo các quy định về số hóa tài liệu lưu trữ mà còn phải được quản lý, bảo quản một cách tốt nhất. Hồ sơ nhân viên thường bao gồm: thông tin sơ yếu lý lịch cá nhân, hợp đồng lao động, bảo hiểm, thông tin về công việc,…

Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống quản lý tài liệu, hồ sơ nhân viên, CoDX chính là một lựa chọn thích hợp nhất. Với cơ hội miễn phí trải nghiệm lên đến 6 tháng, bạn sẽ được thỏa sức sử dụng các tiện ích như:

Phân hệ đáp ứng mọi vai trò/ phòng ban như nhân viên, phòng nhân sự, cấp quản lý,…
Quản lý tất cả trong một nền tảng
Hệ thống quản lý tự động
Toàn diện về thông tin bao gồm thông tin cá nhân, kinh nghiệm, kỹ năng, quan hệ gia đình, hợp đồng lao động,…
Tự động thiết lập các quy trình xét duyệt, chính sách lao động, chế độ nghỉ phép,…

PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT

CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:

Tạo 1 hệ thống riêng tư an toàn để tạo, sao lưu, truy cập tất cả các hồ sơ, tài liệu, file, folder, thư mục công việc từ mọi thiết bị
Chia sẻ tài nguyên số linh hoạt và an toàn, mọi lúc - mọi nơi; có cơ chế phân quyền chi tiết theo từng vai trò, từng loại tài liệu và chi tiết đến từng thao tác
Tìm kiếm và sử dụng dễ dàng - nhanh chóng; có tìm kiếm nâng cao theo NỘI DUNG tài liệu và cho phép nhân viên đánh giá tài liệu

Xem chi tiết tính năng CoDX Document

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Trên đây là những chia sẻ của CoDX xung quanh các quy định về số hóa tài liệu lưu trữ. Song song đó, chúng tôi cũng mang đến bạn những giải pháp hữu hiệu nhằm tối ưu hóa quá trình quản lý các dạng tài liệu. Nếu quan tâm hay có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với CoDX qua những thông tin bên dưới để được giải đáp nhanh nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: