Kỷ nguyên công nghiệp 4.0 mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số đem lại hiệu suất kinh doanh, tối ưu hóa quy trình quản lý vượt trội. Tuy nhiên, đây cũng là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Để việc chuyển đổi số thành công, bước đầu tiên nhất chính là thực hiện số hóa tài liệu văn bản lưu trữ giấy truyền thống. Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn còn loay hoay trong vấn đề này và chưa thật sự tìm ra được giải pháp tốt nhất.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Nếu quý doanh nghiệp đang đọc bài viết nằm trong đối tượng gặp khó khăn về vấn đề này cũng không cần phải quá lo lắng. Vì tất cả thông tin về số hóa tài liệu văn bản sẽ được CoDX cập nhật đầy đủ và chi tiết nhất trong bài viết hôm nay. Cùng tìm hiểu ngay bên dưới đây nhé.
1. Số hóa tài liệu, văn bản là gì?
Số hóa tài liệu văn bản là quá trình chuyển đổi các tài liệu, văn bản của doanh nghiệp (các giấy tờ, hình ảnh, văn bản viết tay….) sang dạng data kỹ thuật số mà máy tính có thể nhận biết. Việc số hóa giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, dễ dàng tìm kiếm và xử lý thông tin. Doanh nghiệp của bạn sẽ không còn các nỗi lo về việc các giấy tờ bị thất lạc, các hỗ sơ cũ có thể bị ẩm mốc, rách hoặc thiếu không gian lưu trữ.
Số hóa tài liệu, văn bản là quá trình chuyển các quy trình thủ công hoặc các thông tin trên giấy tờ thành dạng kỹ thuật số.
Việc thực hiện chuyển đổi số hóa tài liệu đem lại rất nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp, góp phần tạo ra nền tảng văn phòng trực tuyến chuyên nghiệp, hoạt động hiệu quả nhất. Cụ thể:
- Kích thước, dung lượng không gian lưu trữ tài liệu được giảm vượt trội. Việc thực hiện số hóa không chỉ đơn giản là giảm thiểu “đáng kể” không gian mà là đem lại kết quả vượt bật, tối ưu không gian vật lý của doanh nghiệp.
- Tài liệu hoạt động kinh doanh sẽ được lưu trữ an toàn, sẽ không còn tình trạng cháy, hỏng, nhàu nát, phai màu như tài liệu giấy. Ngoài ra, các tài liệu số cũng giảm được khả năng bị mất, thất lạc.
- Tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng: Với tài liệu số được lưu trữ trên các phần mềm quản lý tài liệu, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm file tài liệu hoặc từ bất kỳ đoạn văn bản nào cũng sẽ giúp tìm kiếm nhanh chóng tài liệu cần. Có thể nói, đây là tính năng được rất nhiều doanh nghiệp đánh giá cao khi thực hiện chuyển đổi số hóa tài liệu.
- Thông tin được chia sẻ trong nội bộ nhanh chóng nhất: Chỉ với một vài cái click chuột, file tài liệu sẽ được chuyển đến cho người cần mà không phải tốn thời gian di chuyển.
- Khả năng bảo mật thông tin tốt hơn so với lưu trữ truyền thống.
- Hiệu suất công việc được nâng cao, gia tăng năng suất: Đích đến cuối cùng của những ưu điểm vượt trội trên chính là tạo ra hiệu suất công việc tốt nhất. Quá trình vận hành các hoạt động được tối ưu giúp đạt được nhiều hiệu quả kinh doanh.
>>> Tin liên quan: Số hóa là gì – Phân biệt với chuyển đổi số
2. Số hóa tài liệu văn bản cần chuẩn bị gì trước tiên?
Để thực hiện quá trình chuyển đổi số hóa tài liệu thành công, Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý xác định đúng nhu cầu về tài liệu sau khi được số hóa:
- Tài liệu mà Doanh nghiệp thực hiện số hóa là gì? Có muốn số hóa hồ sơ hay không?
- Kích thước tài liệu mong muốn trên nền tảng số
- Số lượng muốn thực hiện số hóa là bao nhiêu?
- Chất lượng tài liệu như thế nào? Độ phân giải bao nhiêu? Scan 1 hay 2 mặt.
- Xác định các loại định dạng tài liệu số mong muốn: PDF, JPEG, TIFF, …
- Ngân sách dự kiến
- Lựa chọn phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu uy tín chất lượng.
Sau khi đã xác định được những yếu tố trên, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước thực hiện số hóa văn bản. Có 2 phương án, tự thực hiện hoặc thuê dịch vụ. Dù chọn phương án nào thì doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo quy trình số hóa tài liệu như bên dưới đây.
>>> Tìm hiểu thêm về: Chuẩn Tài Liệu Dublin Core Là Gì? Đặc Điểm Và Ý Nghĩa
3. Quy trình số hóa tài liệu, văn bản nhanh chóng chuyên nghiệp
Tùy vào quy trình hoạt động và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà sẽ có quy trình số hóa tài liệu văn bản khác nhau. Nhưng nhìn chung các bước để chuyển đổi số hóa văn bản bao gồm các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Chuẩn bị các tài liệu để thực hiện quy trình số hóa
Ở bước này doanh nghiệp cần tiến hành rà sót lại các tài liệu mà đơn vị mình cần số hóa từ khâu: nhận, phân loại tài liệu đến việc tách riêng các tài liệu hư hỏng hoặc rách để tiến hành lên các phương án số hóa phù hợp.
Bước 2: Thực hiện việc Scan/Quét tài liệu
Cài đặt hệ thống scan và thiết lập hệ thống ảnh, định dạng, đặt tên tài liệu, tạo hệ thống metadata ban đầu.
Lựa chọn thiết bị, máy quyét tài liệu phù hợp với hiện trạng thực tế của từng loại tài liệu. Đối với những những tài liệu lưu trữu thông thường nên áp dụng kỹ thuật scan từng tờ hoặc đối với những tài liệu dòng quyền thì nên áp dụng kỹ thuật bookscan chẳng hạn.
Thông thường:
- Tài liệu giấy đa phần văn bản sẽ là khổ A4-A0 nên quét trên máy quét tự động
- Tài liệu mà chất liệu giấy mỏng, rách nát nên quét trên mặt phẳng để hạn chế hỏng tài liệu và mất thông tin
- Tài liệu dạng quyển hoặc không tháo gáy được nên quét trên máy quét sách A4-A0
- Riêng những tài liệu film ảnh, hộ chiếu nên quét trên máy chuyên dụng.
Bước 3: Kiểm tra lại nội dung các file sau khi quét
Việc kiểm tra lại thông tin tài liệu sau khi quét là điều thiết thực. Nhằm đảm bảo chất lượng và tránh sai sót thông tin. Đối với những phát sinh sau khi quét mà không đáp ứng nhu cầu như: bị mờ, mất góc, hay lỗi… cần tiến hành quét lại.
Bước 4: Tiến hành nhập liệu để số hóa tài liệu
Có 02 phương án gợi ý để doanh nghiệp có thể áp dụng cho quá trình nhập liệu như sau:
- Nhập liệu tự động: đối với những tài liệu chất lượng cao, hay tài liệu mới, nên áp dụng công nghệ OCR (nhận dang ký tự quang học) nhằm thực hiện việc bóc tách thông tin và nhập liệu tự động.
- Nhập liệu thủ công với những tài liệu chất lượng thấp, cũ, khó nhận dạng, có thể rách thì việc nhập tay các dữ và các trường thông tin là giải pháp hỗ trợ tránh việc hư hỏng hoặc mất thông tin.
Sau khi nhập liệu các trường thông tin sẽ được lưu trữ trên cơ sở data hệ thống. Và được liên kết với các file ảnh đã quét ở bước 02. Do đó, văn bản số hóa sẽ bao gồm file ảnh và file chứa các trường thông tin đã nhập liệu .
Bước 5: Thực hiện kiểm tra lại thông tin sau khi nhập liệu
Tương tự như ở bước 3 Chúng ta cần kiểm tra lại thông tin tài liệu số hóa 2 lần:
- Kiểm tra 100% file đầu ra ở lần đầu
- Kiểm tra 30% file đầu ra sau khi kiểm tra 100% file đầu ra ở lần đầu
Với tiêu chí là kiểm tra nội dung trường nhập liệu với tài liệu gốc đã được quét ở bước 3. Nhằm trắnh sai sót, và nếu phát hiện sai thì kịp thời điều chỉnh và phần mềm sẽ cập nhật điều chỉnh gần nhất để dễ dàng theo dõi.
Bước 6: Hoàn thiện cơ sở hệ hống tài liệu sau số hóa
Bước cuối cùng chính là lựa chọn cách lưu trữ dữ liệu an toàn, lưu trữ thông tin vào hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ,..hoặc tích hợp với các cơ sở data hoặc các hệ thống, ứng dụng nghiệp vụ khác nếu có nhu cầu.
Chuyển đổi số hóa văn bản là một con đường dài và nhiều thử thách. Hy vọng với những chia sẻ trên CoDX mang đến cho doanh nghiệp thêm nhiều thông tin hữu ích.
4. Doanh nghiệp thực hiện số hóa văn bản cần lưu ý gì?
Quá trình số hóa văn bản sẽ có các yếu tố tác động đến tốc độ và kết quả số hóa bao gồm:
- Mục tiêu số hóa tài liệu
Việc số hóa cần gắng với mục tiêu: Số hóa doanh nghiệp để làm gì? Lợi ích sau số hóa là gì? Bạn không thể tiêu tốn tiền bạc và nhân lực số hóa nhưng lại không mang lại giá trị thực tiễn. Các mục tiêu rõ ràng nhất có thể xác định là: dễ dàng lưu trữ, dễ dàng chia sẽ, rút ngắn quy trình làm việc…
- Trang thiết bị dùng số hóa
Nên lựa chọn các nền tảng cho phép lưu trữ và khai thác tài liệu đã được số hoá với nhiều định dạng khác nhau. Với chúng, bạn có thể dễ dàng truy cập và khai thác thông tin trực tuyến.
- Lựa chọn tài liệu
Như đã nói ở trên, bạn khó có thể số hóa tài liệu một lần toàn bộ. Hãy lựa chọn các tài liệu thiết yếu số hóa trước. Khi chọn tài liệu cần chú trọng đến nội dung tài liệu đó, là tài liệu quý hiếm, tài liệu 1 bản….
- Nhân lực thực hiện
Nên lựa chọn người có thể làm chủ công nghệ, có khả năng tư duy sắp xếp để đảm bảo tính dễ dàng tìm kiếm và hiệu quả của tài liệu được số hóa. Đảm bảo các tài liệu có chất lượng và được lưu trữ trong thời gian dài.
- Kinh phí triển khai
Số hóa tài liệu không phải công việc đơn giản với chi phí thấp. Khi quyết định thực hiện, bạn phải chấp nhận bỏ ra một khoản kinh phí khá lớn: mua các trang thiết bị scan chuyên dụng, phần mềm nhận dạng. Bên cạnh đó, các kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực cũng không hề nhỏ.
5. Vì sao doanh nghiệp cần số hóa tài liệu càng sớm càng tốt?
Xuất phát từ những nhu cầu thực tiễn và xu hướng số hóa. Việc xây dựng mô hình quản trị hiện đại, thông minh là bước tiến để doanh nghiệp gia tăng năng suất, tăng trải nghiệm khách hàng và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thương trường.
Và đây là một số lý do để doanh nghiệp có kế hoạch thực hiện các bước số hóa tài liệu lưu trữ càng sớm càng tốt, để không bị thụt lùi lại phía sau:
- Tiết kiệm chi phí quản lý, lưu trữ, in ấn lên đến 80%
- Việc tìm kiếm, lưu trữ, chia sẻ và quản lý, phân quyền tài tài liệu vừa dễ dàng vừa thuận tiện
- Khả năng bảo mật thông tin cao
- Giảm tới 96% việc thất thoát tài liệu hay bị mất thông tin như khi quản lý, lưu trữ tài liệu bằng giấy.
- Khả năng bảo mật cao do quản lý tài liệu tập trung trên hệ thống máy chủ, nên đồng bộ và bảo mật. Việc tiếp cận thông tin tài liệu của người dùng cũng trở nên thuận tiện, dễ dàng mọi lúc mọi nơi, ngay cả trên các thiết bị điện thoại di động.
- Việc lưu trữ tài liệu số hóa giúp doanh nghiệp có thể lưu trữu bao lâu tùy ý, dễ dàng khôi phục và chỉnh lý tài liệu. Mà không cần lo lắng chất lượng tài liệu bị giảm do các yếu tố như: mối mọt, ẩm mốc hay chất lượng giấy suy giảm…dẫn đến thất thoát thông tin.
6. Giải pháp số hóa tài liệu tối ưu nhất hiện nay
Như đã đề cập, hiện có 2 giải pháp số hóa tài liệu phổ biến mà doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn như sau:
- Chọn các phần mềm số hóa tài liệu miễn phí: Cách này được đa phần các doanh nghiệp quy mô nhỏ lẻ sử dụng, bởi khối lượng tài liệu không lớn, thông tin không thật sự cần phải quá bảo mật. Hiện có rất nhiều phần mềm Scan tài liệu để chuyển đổi số có thể áp dụng như Camscanner, Fastscanner, Photoscan của Google photos, dụng dụng ghi chú trên Iphone, ….
- Sử dụng dịch vụ số hóa: Hiện có rất nhiều dịch vụ thực hiện số hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm hiểu và cân nhắc lựa chọn đơn vị thực hiện uy tín chuyên nghiệp nhất. CoDX khuyến khích quý doanh nghiệp nên thực hiện cách này bởi đây là giải pháp giúp tài liệu được số hóa chuyên nghiệp nhất, không những tiết kiệm tối đa thời gian mà còn đảm bảo được tính bảo mật cho tài liệu lưu trữ.
Thực hiện số hóa tài liệu là công việc không thể thiếu trong quy trình chuyển đổi số Doanh nghiệp. Để số hóa thành công, tối ưu chi phí và nhanh chóng nhất đòi hỏi Doanh nghiệp cần trang bị thật kỹ kiến thức liên quan. Do đó, CoDX đã cập nhật đầy đủ và chi tiết những thông tin về số hóa tài liệu lưu trữ trong bài viết này. Hy vọng những thông tin này thật sự hữu ích để doanh nghiệp thực hiện số hóa và quản lý tài liệu tối ưu nhất.
>>> Kiến thức liên quan: Số hóa dữ liệu là gì – 3 Bước số hóa NHANH CHÓNG hiệu quả
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
CoDX luôn tự hào là một đơn vị mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp số hóa tài liệu hữu ích với phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính sau khi số hóa, hãy để CoDX đồng hàng cùng doanh nghiệp trong tương lai, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.
Bài viết liên quan: