6 Bước quy trình kiểm soát hồ sơ theo chuẩn ISO 9001:2015

Lưu trữ và sao lưu dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất

Trong công tác văn thư, việc kiểm soát hồ sơ là hoạt động quan trọng để tổ chức, cơ quan nắm rõ các thông tin, dữ liệu lưu trữ của mình. Vậy định nghĩa chính xác về kiểm soát hồ sơ là gì? Quy trình kiểm soát hồ sơ chuẩn quy định ISO 9001 được diễn ra như thế nào? Hãy cùng với CoDX, tìm hiểu điều đó trong bài viết sau đây nhé.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

1. Kiểm soát hồ sơ là gì?

Kiểm soát hồ sơ là hình thức cho phép tổ chức quản lý tự động kiểm tra, phát hiện lỗi trong quá trình sử dụng hồ sơ, tài liệu

Quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo thu thập dữ liệu được đồng nhất với giá trị thông tin được phê duyệt trước đó.

quá trình kiểm soát hồ sơ
Kiểm soát hồ sơ giúp các dữ liệu doanh nghiệp được nhất quán

Giá trị hồ sơ được quy định ban đầu sẽ là cơ sở để các dữ liệu thay đổi, điều chỉnh không được vượt quá giới hạn cho phép. Trong trường hợp sử dụng xảy ra vấn đề, lỗi truy xuất sẽ xuất hiện nhằm thông báo thao tác thực hiện không nằm trong nội dung được duyệt.

2. Quy trình kiểm soát hồ sơ chuẩn ISO 9001

Quy trình kiểm soát hồ sơ thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001 bao gồm 6 bước sau:

  • Bước 1: Tạo lập & thu thập hồ sơ
  • Bước 2: Phân loại sắp xếp hồ sơ khoa học
  • Bước 3: Xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ
  • Bước 4: Thực hiện lưu trữ bảo quản
  • Bước 5: Sử dụng hồ sơ
  • Bước 6: Loại bỏ hồ sơ

>>> Xem ngay: Quy trình quản lý hồ sơ theo chuẩn ISO mới nhất

Bước 1:  Quy trình tạo lập, thu thập để kiểm soát hồ sơ

Việc thực hiện thu thập hồ sơ được giao cho người đại diện của tổ chức đề cử. Nhằm tạo lập các hồ sơ quan trọng được yêu cầu, quy định phù hợp với hoạt động doanh nghiệp. Dựa trên quy mô, cơ cấu của tổ chức mà việc tạo lập vào thu tập có thể chia ra nhiều giai đoạn hoặc chia theo các quý.

quy trình kiểm soát hồ sơ
Công tác tạo lập và thu thập hồ sơ có thể được chia thành nhiều giai đoạn

Bước 2: Quy trình phân loại sắp xếp để kiểm soát hồ sơ khoa học

Khi việc thu thập được hoàn tất, các hồ sơ được sắp xếp theo quy trình và lưu trữ theo phân loại để tiện cho công tác theo dõi và tìm kiếm.

Cụ thể:

  • Hồ sơ thu thập theo ngày, tuần: Được sắp xếp lưu trữ theo thời gian sớm nhất và đánh dấu nhận diện bằng cách dán nhãn hoặc tên gọi của hồ sơ.
  • Hồ sơ thu thập theo tháng, quý: Được lưu trữ hồ sơ trên hệ thống, tự động kiểm tra, sắp xếp số lượng trước khi cho vào bìa hộp lưu trữ
  • Hồ sơ thu thập theo năm: Được phân chia theo từng tháng, quý hoặc theo từng năm và trực tiếp lưu trữ trong bìa hộp hồ sơ.

>> Giải pháp

Bước 3: Xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ

Trong quy trình kiểm soát hồ sơ, thời hạn lưu trữ hồ sơ quy định giới hạn là một năm, phụ thuộc vào tính chất và nội dung của hồ sơ đó mà thời gian lưu trữ có thể thay đổi khác nhau. Trong thời gian lưu trữ hồ sơ đó, các tài liệu được đánh giá các loại, cụ thể:

  • Đánh giá hồ sơ nội bộ
  • Đánh giá hồ sơ được chứng nhận
  • Tái đánh giá hồ sơ
  • Các loại đánh giá hồ sơ khác
Xác định thời hạn lưu trữ trong khi thực hiện kiểm soát hồ sơ
Thời gian lưu trữ tối đa được quy định dưới một năm

Bên cạnh đó, các yếu tố lưu trữ hồ sơ theo thời gian khác có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp như các vấn đề chính trị & pháp luật, khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư,…

Bước 4: Thực hiện lưu trữ bảo quản 

Công tác bảo quản quy trình kiểm soát tài liệu có thể dựa vào 2 cách bảo quản các loại hồ sơ văn bản giấy và bảo quản hồ sơ văn bản theo dạng dữ liệu số.

kiểm soát hồ sơ theo quy trình
Lưu trữ bảo quản hồ sơ giấy và hồ sơ dữ liệu số
  • Bảo quản hồ sơ, văn bản giấy

Các loại hồ sơ được lưu trữ trong các vật chứa đựng hồ sơ, bảo quản an toàn, nhằm có thể giữ được hồ sơ luôn trong trạng thái nguyên vẹn

Thuận tiện cho việc sử dụng hồ sơ cần được kiểm soát có hệ thống

Khi lưu trữ các dạng hồ sơ giấy, doanh nghiệp cần quy định rõ ràng và chia các loại hồ sơ theo trình tự tránh trường hợp hồ sợ bị thất lạc

Đối với các hồ sơ có tính chất quan trọng, người quản lý nên bố trí không gian lưu trữ riêng và được bảo mật tuyệt đối.

  • Bảo quản hồ sơ dạng dữ liệu số

Sử dụng các công cụ lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp có tính bảo mật cao và tự động phân loại hồ sơ

Đưa ra các quy định sử dụng và quyền truy cập cho người dùng có như cầu

Thực hiện thao tác lưu trữ dữ liệu theo các mục sẽ giúp việc tìm và truy xuất dễ dàng

>>> Xem ngay cách xây dựng hệ thống quản lý tài liệu chuyên nghiệp cho doanh nghiệp 

Bước 5: Sử dụng và kiểm soát hồ sơ

Để sử dụng quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu cần được sự ủy quyền của ban lãnh đạo hoặc trưởng phòng, người quản lý,…trong trường hợp người sử dụng tài liệu hồ sơ, được phép như sau:

  • Người sử dụng có thể trực tiếp tham khảo hồ sơ tại chỗ
  • Ký mượn hồ sơ với người được ủy quyền khi có nhu cầu sử dụng thời gian dài
  • Được quyền đề nghị cung cấp bản sao hồ sơ để tiện cho việc theo dõi
  • Lưu chuyển hồ sơ khi được cho phép, có thể gặp gỡ xin chỉ thị của người ủy quyền
  • Với các dạng hồ sơ khi sử dụng cần được sự cấp phép của ban lãnh đạo hoặc phòng ban ISO có thẩm quyền.

Bước 6: Loại bỏ hồ sơ theo thời hạn quy trình kiểm soát

Trong trường hợp quy trình kiểm soát lưu trữ hết hạn, doanh nghiệp được quyền chỉ thị các phòng ban phụ trách kiểm tra và tiến hành loại bỏ hồ sơ đó trong thời gian nhất định bằng hai hình thức sau:

  • Đối với hồ sơ, tài liệu cơ bản: Được giao cho người đại diện của bộ phận đó tiến hành kiểm tra và loại bỏ theo quy định
  • Đối với hồ sơ, tài liệu có tính chất quan trọng: Cần được sự chỉ thị của ban lãnh đạo để được làm phiếu yêu cầu quyền sử dụng hồ sơ. Sau khi phê duyệt, có thể thực hiện quyền kiểm tra và hủy bỏ hồ sơ đó.
kiểm soát hồ sơ theo quy trình
Tiến hành hủy bỏ hồ sơ hết giá trị sử dụng

Về phương thức hủy bỏ hồ sơ như thế nào? Ta có thể loại bỏ hồ sơ, tài liệu đó bằng phương thức sử dụng máy cắt giấy vụn, xé nhỏ hoặc mang đi đốt,…Bên cạnh đó, doanh nghiệp được sử dụng một số cách hủy bỏ hồ sơ khác thuận tiện cho việc tiêu hủy tài liệu hết hạn.

>> Xem ngay:

3.Tại sao quy trình kiểm soát cần tuân thủ ISO 9001?

Kiểm soát hồ sơ có ý nghĩa lớn với hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Vì vậy, ứng dụng quy trình kiểm soát hồ vào hoạt động tổ chức cần đảm bảo các mục đích khi tuân thủ ISO 9001. Cụ thể như sau:

  • Truyền đạt thông tin hiệu quả

Thông qua các nền tảng, phương tiện nhằm truyền đạt thông tin nhanh chóng

Dựa trên hệ thống trao đổi, kỹ năng, văn hóa, bản chất quá trình đó.

  • Đảm bảo bằng chứng phù hợp có logic

Luôn cung cấp bằng chứng chính xác, cụ thể để đạt kết quả như mong muốn

quy trình kiểm soát tài liệu
Tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001 có ý nghĩa to lớn với nhiều doanh nghiệp

Bằng chứng phải có tính thiết thực, nhất quán với nhau nhằm cung cấp tài liệu được đánh giá hiệu quả

  • Trao đổi, chia sẻ kiến thức

Nền tảng cơ bản cho nhân viên được nắm rõ mọi thông tin, hoạt động của tổ chức.

Cung cấp kiến thức, tài liệu, thông tin cải tiến doanh nghiệp về quy trình kiểm soát.

>>> Xem thêm: OCR là gì? 3 Ứng dụng NỔI BẬT hữu ích trong thực tế

Tóm lại quy trình kiểm soát hồ sơ theo quy định ISO 9001 là một trong số quy trình nhằm giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát hồ sơ, chứng minh tài liệu của mình theo đúng quy định và quản lý chúng dễ dàng hơn. Thông qua bài viết này, CoDX hy vọng đã mang lại cho doanh nghiệp thêm nhiều thông tin hữu ích. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ: