5 Bước quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên LOGIC hiệu quả cao

Hồ sơ nhân sự (hồ sơ nhân viên) đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ các thông tin về sơ yếu lý lịch, hợp đồng, bảo hiểm, lịch sử công tác hay lương thưởng. Vì thế quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên rất được chú trọng và quan tâm hàng đầu. Có nhiều cách lưu trữ hồ sơ nhân sự khác nhau được mỗi doanh nghiệp áp dụng tùy theo nhu cầu và điều kiện. Thế nhưng, làm sao để quy trình này được hiệu quả và logic nhất? Cùng CoDX theo dõi ngay bài viết bên dưới.

1. Hồ sơ nhân sự bao gồm những gì?

Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ các thông tin thực tế của nhân viên trong một doanh nghiệp. Một bộ hồ sơ nhân sự thường bao gồm một số giấy tờ cơ bản và tối thiểu như sau:

• Đơn xin việc
• Sơ yếu lý lịch
• Chứng minh thư photo công chứng
• Bằng cấp có photo công chứng
• Sổ hộ khẩu công chứng (Tuy nhiên hiện nay sổ hộ khẩu giấy gần như đã được thu hồi và không còn sử dụng)
• Hợp đồng lao động
• Ảnh 3×4 hoặc 4×6

Một lưu ý nhỏ rằng, các yêu cầu và giấy tờ cần thiết trong hồ sơ nhân sự (hồ sơ nhân viên) có thể thay đổi tùy thuộc vào từng công ty và hợp đồng lao động. 

2. Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên hiệu quả, đúng chuẩn

Hồ sơ nhân sự là một phần quan trọng trong việc quản lý nhân sự. Chính vì thế, chúng cần được lưu trữ một cách cẩn thận, đúng quy chuẩn. 

Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên logic và hiệu quả sẽ bao gồm 5 bước dưới đây:

• Bước 1: Phân loại hồ sơ nhân sự trước lưu trữ
• Bước 2: Lựa chọn nơi lưu trữ hồ sơ
• Bước 3: Sắp xếp hồ sơ
• Bước 4: Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự
• Bước 5: Kiểm tra và cập nhật hồ sơ 

Bước 1: Phân loại hồ sơ nhân sự trước lưu trữ

Đây là bước quan trọng  không thể bỏ qua khi thực hiện những cách lưu trữ hồ sơ nhân sự bởi nó đem lại tính tiện lợi và hiệu quả. Hồ sơ nhân sự được phân loại thành nhiều nhóm, bao gồm hồ sơ lý lịch, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ công tác, … Trong từng nhóm này, doanh nghiệp cũng có thể tiến hành phân loại thành các nhóm nhỏ hơn để dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết.

Để quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên trở nên khoa học, logic là thì bạn có thể tham khảo phương pháp phân loại theo thứ tự thời gian. Có thể tách hồ sơ thành các nhóm dựa trên các mốc thời gian như năm, quý, tháng hoặc tuần. Cách này giúp dễ dàng phân biệt và tìm kiếm hồ sơ khi cần thiết.

Bước 2: Lựa chọn nơi lưu trữ hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ hồ sơ theo 2 phương án: Lưu trữ tại cơ quan hoặc thuê kho. Tuy nhiên, sự lựa chọn phương pháp lưu trữ phụ thuộc vào tính chất công việc và tình hình kinh tế của từng doanh nghiệp.

Thế nhưng dù lưu trữ hồ sơ nhân sự ở đâu, doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo những yếu tố sau:

• Địa điểm lưu trữ cần thông thoáng và chống thấm nước.
• Kho lưu trữ hồ sơ phải được bảo vệ khỏi sự xâm nhập của côn trùng như gián, chuột và các loại động vật gặm nhấm khác.
• Nơi lưu trữ hồ sơ cần đảm bảo khả năng lưu giữ trong nhiều năm, theo yêu cầu thời hạn lưu trữ.

Bước 3: Sắp xếp hồ sơ

Sau khi đã có nơi lưu trữ, sắp xếp hồ sơ là bước tiếp theo trong quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên. Các hồ sơ cần được sắp xếp theo một trật tự nhất định để dễ dàng tìm kiếm và quản lý. Có thể sắp xếp theo thứ tự tên nhân viên, theo thứ tự ngày tháng gia nhập công ty, hoặc theo bất kỳ tiêu chí nào phù hợp với doanh nghiệp. Và sử dụng một số vật dụng để hỗ trợ quá trình sắp xếp như hồ sơ màu, nhãn, … hoặc dùng số thứ tự hay mã số để phân biệt.

Bước 4: Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự

Trước khi tiến hành quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên, bạn cần đảm bảo rằng hồ sơ đã được phân loại và sắp xếp hợp lý. Nếu cách lưu trữ hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp là đánh số và ghi chú thì hãy đảm bảo các tập hồ sơ đã được đính kèm các thông tin quan trọng như tên, ngày sinh, vị trí công việc, ngày gia nhập hay bất kỳ thông tin nào khác. Còn nếu sử dụng hồ sơ màu, cần lưu ý không nhầm lẫn giữa các nhóm hồ sơ khác nhau.

Tiếp theo ta tiến hành lưu trữ hồ sơ, mỗi hồ sơ sẽ được đặt đúng vào vị trí đã được chỉ định trước đó. Ngoài ra cũng cần chú ý đến tính bảo mật của nơi lưu trữ hồ sơ. Đảm bảo rằng hồ sơ nhân viên được bảo vệ an toàn và bảo mật. 

Nếu sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử, bạn nên áp dụng các biện pháp bảo mật như mật khẩu và hạn chế quyền truy cập. Còn nếu  sử dụng hệ thống lưu trữ vật lý thì hãy đảm bảo rằng kệ tủ hoặc hộp lưu trữ được đặt trong một khu vực an toàn, có giám sát và tránh tiếp xúc với các yếu tố có thể gây hư hỏng như ánh nắng mặt trời trực tiếp, độ ẩm cao hoặc nhiệt độ không ổn định.

Bước 5: Kiểm tra và cập nhật hồ sơ 

Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên không chỉ kết thúc ở việc đặt hồ sơ vào vị trí lưu trữ mà còn phải tiến hành kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và cập nhật các thông tin mới với những thay đổi quan trọng. Điều này giúp đảm bảo rằng hồ sơ nhân viên luôn có thể đáp ứng và phù hợp trong các quyết định và hoạt động liên quan đến nhân sự.

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên tạo bản sao lưu dự phòng để đảm bảo dữ liệu nhân sự sẽ không bị mất trong trường hợp có sự cố xảy ra.

3. 4 Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự được dùng nhiều nhất

Có nhiều cách khác nhau để lưu trữ hồ sơ nhân sự, trong đó có 4 cách phổ biến như sau:

• Sử dụng tủ để lưu trữ

• Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng thùng

• Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng bìa đựng

• Lưu trữ hồ sơ nhân sự trên phần mềm chuyên nghiệp

3.1 Sử dụng tủ để lưu trữ

Sử dụng tủ để lưu trữ hồ sơ giúp tiết kiệm không gian và hồ sơ được sắp xếp một cách có tổ chức hơn. Trong đó, tủ hồ sơ nhiều ngăn có khả năng chứa được nhiều loại giấy tờ với các kích thước khác nhau. Bộ phận nhân sự có thể phân chia các khu vực riêng biệt để lưu trữ nhiều loại hồ sơ. Và nên dán nhãn tên trên mỗi ngăn cũng giúp cho quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên cũng như tìm kiếm dễ dàng khi cần thiết.

3.2 Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng thùng

Sử dụng thùng để lưu trữ hồ sơ nhân sự là một cách tiết kiệm, linh hoạt. Thùng có thể được đánh số hoặc gắn nhãn theo từng danh mục hoặc năm để dễ dàng phân loại và tìm kiếm. Điều quan trọng là chọn thùng chất lượng tốt và có khả năng chống ẩm để bảo vệ hồ sơ khỏi tổn hại.

3.3 Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng bìa đựng

Bìa đựng hồ sơ là một giải pháp đơn giản và tiện lợi. Bằng cách sử dụng bìa đựng, bạn có thể bảo quản hồ sơ theo từng nhóm hoặc danh mục. Bìa đựng cũng có thể được đặt trong tủ hoặc thùng để giữ gìn sự sắp xếp và bảo vệ hồ sơ.

Tuy nhiên, những cách lưu trữ truyền thống này thường không quá tối ưu trong các quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên hiện nay. Bởi dưới sự phát triển của nền kinh tế hiện nay, số lượng việc làm hay số lượng nhân sự là một con số rất lớn. Chính vì thế, những cách lưu trữ hồ sơ nhân sự truyền thống sẽ khá bất tiện và khó khăn khi muốn tìm kiếm hồ sơ.

3.4 Lưu trữ hồ sơ nhân sự trên phần mềm chuyên nghiệp

Hiện nay, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là một phương pháp hiệu quả giúp thực hiện kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên. Bằng cách này, thông tin được bảo quản, dữ liệu được cập nhật nhanh chóng và an toàn hơn. Áp dụng công nghệ vào quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên mang đến hiệu quả cao.

Phần mềm quản hồ sơ nhân viên giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả. Nó cho phép đính kèm bản scan hồ sơ cho từng nhân viên, dễ dàng tra cứu và giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ của mỗi nhân viên được quản lý tập trung và liên tục theo dõi từ khi nhân viên bắt đầu làm việc cho đến khi nghỉ việc.

Hồ sơ nhân viên CoDX cho phép doanh nghiệp quản lý tất cả trong 01 nền tảng thống nhất & ghi nhận toàn bộ hành trình của mỗi nhân viên từ khi hội nhập doanh nghiệp. Ứng dụng cho phép quản lý hồ sơ của tất cả nhân viên trong một nền tảng thống nhất. Phân quyền chặt chẽ trong việc theo dõi và truy cập dữ liệu.

Phân hệ được triển khai cho người dùng nào?

• Cấp nhân viên: Tạo môi trường tương tác Workplace; Tra cứu hồ sơ cá nhân; Liên hệ - Kết bạn - Chia sẻ thông tin.
• Phòng nhân sự: Quản lý Cơ cấu tổ chức; Quy trình, chính sách nhân sự; Quản lý dữ liệu nhân viên.
• Cấp quản lý: Xét duyệt các yêu cầu trực tuyến; Tra cứu hồ sơ nhân viên; Tương tác - Gắn kết - Chia sẻ nguồn nhân lực.

5 ưu điểm nghiệp vụ nổi trội của phần mềm:

• Quản lý tự động: Cảnh báo đến hạn/hết hạn, nhắc nhở thường xuyên đến các cấp và Nhân sự, giúp HR thực hiện thủ tục lao động chính xác, kịp thời đúng quy định.
• Toàn diện thông tin: Cập nhật đầy đủ thông tin cá nhân, kinh nghiệm, kỹ năng, đào tạo, hợp đồng lao động, chính sách phúc lợi, quan hệ gia đình, sở thích,...
• Chính sách lao động: Thiết lập Quy trình xét duyệt, Chính sách lao động về chế độ nghỉ phép, tái ký hợp đồng lao động, chế độ tăng lương tuỳ biến.
• Hệ phân tích dữ liệu: Tìm kiếm nhanh, truy xuất 100% các thông tin lưu trữ trong toàn bộ hồ sơ nhân viên. Đây là Hệ phân tích dữ liệu để tạo lập các báo cáo nhân sự thống kê như ý muốn.
• Trực quan & chuyên sâu: Hệ thống hỗ trợ khai báo không giới hạn cây sơ đồ tổ chức. Thống kê, hiển thị cơ cấu tổ chức chính xác theo thời gian hiệu lực.

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm Hồ sơ nhân viên cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

4. Vì sao doanh nghiệp cần có quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên?

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là một yêu cầu bắt buộc theo Luật Việt Nam. Mọi doanh nghiệp đều phải tuân thủ các nguyên tắc và quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự này. Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn mà còn hỗ trợ trong việc ra quyết định phát triển nhân sự một cách chính xác và kịp thời.

Mặt khác, một quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên logic và thông minh cung cấp cho quản lý nhân sự cơ sở để giải quyết các tranh chấp với nhân viên trong trường hợp xảy ra sự cố ngoài ý muốn. Việc có dữ liệu và thông tin chính xác từ hồ sơ nhân sự giúp đảm bảo khả năng giải quyết tranh chấp một cách công bằng, hợp pháp.

5. Quy định về công tác lưu trữ hồ sơ nhân viên

Hồ sơ nhân sự đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp, do đó bộ phận hành chính nhân sự cần hiểu rõ các nguyên tắc và quy định về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả. 

Đối với cách lưu trữ hồ sơ nhân sự thủ công (bản cứng):

• Bảo quản vĩnh viễn đối với hồ sơ gốc của các cán bộ, công chức viên chức.
• Thời gian lưu trữ là 5 năm kể từ khi chấm dứt HĐLĐ với Hợp đồng lao động vụ việc (sơ yếu lý lịch, các bản HĐLĐ, hồ sơ giải quyết nghỉ việc,…).

Quy định về quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên khác nhau tùy theo hình thức lưu trữ.

Đối với cách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử:

• Khoản 3, Điều 13 Luật Lưu trữ quy định, tất cả tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế đối với tài liệu được số hóa.
• Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Bên cạnh đó, các đơn vị không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó đã được số hoá.

Như vậy, dù đã số hóa hồ sơ nhân viên thành phiên bản điện tử, việc lưu trữ bản gốc trên giấy vẫn là bắt buộc và không thể bị xóa trước khi hết thời hạn bảo quản. 

Với tầm quan trọng của hồ sơ nhân sự, bộ phận nhân sự cần là những người hiểu rõ nhất về các yêu cầu cũng như nắm rõ các quy định và quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên một cách logic hiệu quả cao. Từ đó giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp, tối thiểu hóa các khoản chi phí và thời gian liên quan đến vấn đề nhân sự.