Tài liệu, hồ sơ là dữ liệu mà bất kì tổ chức doanh nghiệp nào cũng sẽ có. Các tài liệu này không những là tài sản mà còn là yếu tố tác động trực tiếp đến quá vận hành, phát triển cũng như phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của mỗi công ty. Theo năm tháng, số lượng tài liệu ngày một nhiều, điều này đồng nghĩa khả năng tra cứu, quản lý tài liệu lưu trữ cũng sẽ khó khăn hơn.
Để giải quyết được vấn đề này, rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu bài bản chuyên nghiệp. Vậy, quy trình này thực hiện như thế nào? Và đâu là giải pháp quản lý tối ưu nhất hiện nay. Cùng CoDx tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết này nhé.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Tìm hiểu tổng quan về quản lý tài liệu hồ sơ lưu trữ
Một thực trạng hiện nay rất nhiều doanh nghiệp gặp phải chính là khả năng hiểu rõ các định nghĩa về tài liệu, cách quản lý, … còn nhiều hạn chế hoặc hiểu chưa tường tận. Để thực hiện tốt quy trình quản lý thì điều đầu tiên cần thực hiện là nắm vững những khái niệm cơ bản nhất.
1.1 Tài liệu hồ sơ lưu trữ là gì?
Tài liệu hồ sơ lưu trữ là toàn bộ những dữ liệu thông tin của các vấn đề sản xuất, quản lý và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiểu ở nghĩa rộng hơn, tài liệu là tri thức giúp con người ghi nhớ những nội dung quan trọng đặc biệt có giá trị đối với các hoạt động sản xuất và đời sống. Ở bất kỳ các lĩnh vực nào, tài liệu luôn giữ vai trò cực kỳ quan trọng, là yếu tố ảnh hưởng lớn đến khả năng hoạt động và phát triển của tổ chức đó.
1.2 Quản lý tài liệu hồ sơ lưu trữ là như thế nào?
Quản lý tài liệu hồ sơ lưu trữ là hoạt động của người quản trị tác động đến nguồn tài liệu hồ sơ hiện có của một tổ chức, doanh nghiệp. Những công việc quản lý được thực hiện như phân loại, sắp xếp, lưu trữ, tra cứu, chia sẻ, …
Cách quản lý tài liệu hiệu quả tối ưu nhất chính là khả năng tổ chức, sắp xếp tài liệu hợp lý, thời gian tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng, chia sẻ nội bộ dễ dàng và đảm bảo chi phí tiết kiệm nhất. Điểm đến cuối cùng là đảm bảo quá trình vận hành tốt nhất, từ đó đem đến những hiệu quả tích cực trong hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Vậy thực hiện quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu như thế nào hiệu quả nhất? Theo dõi ngay sau đây.
2. Quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ chuẩn theo luật quy định
Quy trình lưu trữ hồ sơ, quản lý tài liệu được quy định cụ thể tại các Thông tư nghị định sau:
- Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của chính phủ về hướng dẫn luật lưu trữ
- Thông tư 02/2019/TT-BNV của Bộ nội vụ về quy định tiêu chuẩn xử lý thông tin đầu vào
- Luật lưu trữ 2011 của QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
Quy trình quản lý tài liệu hồ sơ giấy bài bản, chuyên nghiệp sẽ bao gồm 5 bước sau đây:
Bước 1. Chọn tủ chứa để lưu trữ và quản lý tài liệu hồ sơ
Trong bước đầu thiết lập quy trình quản lý tài liệu và hồ sơ là lựa chọn thiết bị lưu trữ hồ sơ. Cần lựa chọn các loại tủ chứa có nhiều ngăn và nhiều loại kích thước khác nhau. Vì hồ sơ tài liệu gồm nhiều loại, điều đó sẽ dễ dàng quản lý và phân chia tài liệu hơn.
Để không bị nhầm lần, có thể dán các nhãn bên ngoài để dễ dàng tìm kiếm. Ngoài ra có thể chọn thêm các laoij giấy nhớ có các màu sắc khác nhau để nhắc nhở bạn khi tìm kiếm.
Để tiết kiệm diện tích, ngoài các tủ truyền thống, bạn có thể chọn các tủ treo tường. Hoặc lưu trữ trong các thùng chứa hồ sơ có nắp đậy để dễ dàng truy xuất.
Bước 2. Phân loại hồ sơ tài liệu cần lưu trữ quản lý
Bước tiếp theo là bạn cần phân loại hồ sơ. Tùy theo nhu cầu quản lý và quy định của doanh nghiệp bạn mà tiến hành phân loại hồ sơ phù hợp. Gọi ý các bạn phân loại hồ sơ theo các nhóm sau:
- Quản lý theo từng dự án thực hiện (phân chia theo thời gian, địa lý, khách hàng hoặc giá trị hợp đồng….)
- Quản lý theo loại hồ sơ (quy định công ty, thông báo, các quyết định….)
- Quản lý theo thời gian (hồ sơ theo năm, theo tháng, quý….)
- Quản lý theo từng phòng ban, lĩnh vực (phòng kế toán, nhân sự, kinh doanh….)
Tùy thuộc và tính tiện dụng và nhu cầu mà doanh nghiệp của bạn có thể sắp xếp và phân loại sao cho phù hợp nhất.
Bước 3. Sắp xếp khoa học để quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ tốt hơn
Sau khi đã lựa chọn nơi lưu trữ và hoàn thiện khâu phân loại, thì bước tiếp theo trong quy trình quản lý tài liệu và hồ sơ là sắp xếp chúng một cách khoa học và gọn gàng. Có thể sắp xếp từ trên xuống, từ trong ra ngoài… để thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng. Một vài gợi ý cho việc sắp xếp hồ sơ như sau:
- Sắp xếp theo thời gian (từ cũ đến mới, trước ra sau…)
- Sắp theo thứ tự bảng chữ cái
- Sắp theo tính chất quan trọng, cần xử lý của hồ sơ ( đang soạn thảo, chờ phản hồi, đã hoàn thiện….)
Bước 4. Lập danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ
Nhiều người sẽ có thắc mắc tại sao phải lập danh mục hồ sơ trong quy trình quản lý tài liệu lưu trữ. Bởi vì, dựa vào việc lập danh mục, nhân viên văn thư hoặc người quản lý hồ sơ có thể sắp xếp, tra cứu một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
Bước 5. Lưu trữ quản lý hồ sơ tài liệu
Như đã nói ở trên, bạn có thể lưu trữ, bảo quản hồ sơ vào tủ ở vị trí nhất định. Sau đó quản lý bằng một tập lưu trữ theo một trong các cách sau:
- Dùng bút đánh số, ký hiệu hoặc dán các nhãn ở bìa tập tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ
- Lưu trữ trên excel hoặc drive để lưu trữ các dữ liệu số. Dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin kèm
- Nên lưu trữ các file mềm vào các folder trên máy tính hay user để dễ dàng tìm kiếm, tránh hư hỏng và tiết kiệm diện tích lưu trữ.
Ở các doanh nghiệp nhỏ, quản lý lưu trữ tài liệu còn gặp khá nhiều khó khăn. Việc lẫn lộn hay thiết mất hồ sơ là điều khó tránh khỏi. Chính vì vậy, việc lập quy trình quản lý hồ sơ tài liệu như trên sẽ giúp khai thác và sử dụng hồ sơ một cách đơn giản và dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, trong bối cảnh công nghệ thông tin được áp dụng ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp thì hầu như mọi tài liệu đều được chuyển đổi thành dữ liệu số hóa trên các nền tảng đám mây. Việc thực hiện quy trình như trên chỉ thích hợp với tài liệu hồ sơ giấy và thực hiện lưu trữ tại công ty. Vậy, đâu là giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ tối ưu nhất?
>>> Tin liên quan: Thời hạn lưu trữ hồ sơ tài liệu cho doanh nghiệp chuẩn Luật quy định 2023
3. Quy trình lưu trữ quản lý tài liệu hồ sơ chuyên nghiệp đem lại lợi ích gì?
Quy trình lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp có tầm quan trọng vô cùng lớn trong doanh nghiệp và các tổ chức. Đặc biệt là các doanh nghiệp cho quy mô thông tin tài liệu lớn, phức tạp.
Một số lợi ích khi doanh nghiệp quản lý tài liệu theo hệ thống chuyên nghiệp có thể nhận thấy như:
- Tăng hiệu suất công việc cho các hoạt động của doanh nghiệp: Tài liệu được lưu trữ có hệ thống giúp nhân viên truy cập nhanh chóng, dễ dàng hơn, đẩy nhanh quá sử dụng tài liệu để hỗ trợ hoàn thành công việc.
- Tiết kiệm chi phí lưu trữ tài liệu giấy: Lưu trữ tài liệu trên các nền tảng đám mây sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho không gian lưu trữ.
- Đảm bảo tài liệu được toàn vẹn về nội dung, an toàn trước các hành vi sử dụng trái phép. Về lâu dài, tài liệu không bị hư hỏng, mối mọt như khi lưu trữ tài liệu giấy.
4. Thực trạng quản lý tài liệu hồ sơ trong doanh nghiệp Việt hiện nay
Bước vào kỷ nguyên số hóa, thực hiện chuyển đổi số là điều tất yếu các doanh nghiệp cần thực hiện. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay với vấn đề chuyển đổi số về tài liệu lưu trữ này, dẫn đến “gặp khó” trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Thực trạng điển hình có thể thấy khi doanh nghiệp chưa thực hiện số hóa:
- Tìm kiếm khó khăn do tài liệu bị phân tán
Tài liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau nhưng không được đồng bộ hóa gây ảnh hưởng đến khả năng tìm kiếm mất nhiều thời gian.
Việc tài liệu bị phân tán sẽ gia tăng tình trạng thất thoát, mất mát hay sự phát tán không mong muốn.
- Tài liệu thiếu tính bảo mật
Tài liệu lưu trữ theo phương pháp truyền thống thường không có các chính sách, cách thức bảo mật hiệu quả. Khi quản lý lỏng lẻo sẽ dễ dẫn đến sự phát tán, đánh cắp thậm chí là đe dọa đến doanh nghiệp
- Không linh hoạt, thiếu tính sẵn sàng
Với những trường hợp cần tìm tài liệu để phản hồi nhanh cho khách hàng, đối tác thì hệ thống lưu trữ truyền thống không thể đáp ứng. Điều này có thể dẫn đến việc mất đi các khách hàng tiềm năng hay hợp đồng đối tác chiến lược kinh doanh quan trọng.
Với tình hình thực trạng trên có thể thấy, việc chuyển đổi số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hay đơn giản hơn là sử dụng phần mềm của các nhà dịch vụ là điều mà doanh nghiệp cần tìm hiểu và thực hiện nay.
Vậy đâu là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp?
5. Đâu là giải pháp quản lý lưu trữ tối ưu nhất cho doanh nghiệp?
Đây không chỉ là câu hỏi của một vài doanh nghiệp nhỏ mà ngay cả những doanh nghiệp lớn cũng đang tìm kiếm cho mình giải pháp tối ưu nhất. Một giải pháp được hầu hết các doanh nghiệp hiện nay quan tâm tìm hiểu và bước vào giai đoạn triển khai đó chính là sử dụng phần mềm quản lý lưu trữ trên các nền tảng đám mây.
Để đáp ứng được nhu cầu thực hiện chuyển đổi số hóa tài liệu, hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp các dịch vụ khác nhau cho doanh nghiệp.
Điển hình có thể kể đến như:
- Dịch vụ thuê server lưu trữ: Phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, với hệ thống tài liệu đa dạng, phức tạp. Kèm theo đó là khả năng tài chính cao để chi trả cho hệ thống này.
- Dịch vụ thuê phần mềm quản lý tài liệu: Phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mức chi phí thấp hơn.
Một ví dụ về nền tảng này chính là Google Drive mà rất nhiều người sử dụng hiện nay để quản lý tài liệu online cá nhân. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp, để quản lý tối ưu nhất thì việc sử dụng các dịch vụ phần mềm là điều cần thiết bởi các nguyên nhân sau đây:
- Cung cấp các tính năng quản lý, tìm kiếm, chia sẻ dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng nhất.
- Quản lý công việc hiệu quả với khả năng dễ dàng tạo lập quy trình làm việc trên phần mềm quản lý.
- Hỗ trợ các bộ tài liệu, form mẫu, tài liệu hành chính
- Tính năng bảo mật dữ liệu được nâng cao
- Chi phí vận hành quá trình quản lý được tối ưu nhất.
6. Giải pháp quản lý tài liệu hồ sơ lưu trữ trên máy tính bằng CoDX Document
Chuyển đổi số CoDX tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn hiện nay.
Phân hệ phần mềm quản lý tài liệu của CoDX là công cụ giúp tổ chức trung tâm thông tin lưu trữ theo chuẩn Dublin, tra tìm, quản lý dữ liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác.
- CoDX Document giúp quy trình quản lý tài liệu lưu trữ, xử lý hồ sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng khi sử dụng, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên, cho Người dùng khi yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu trực tuyến mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa.
- CoDX Document phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ. Người dùng sẽ được phân loại theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo từng cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
- CoDX Document hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu online một cách nhanh chóng, thuận tiện.
- Người dùng dễ dàng tra cứu tài liệu với tính năng tìm kiếm theo tiêu đề hay đoạn văn chi tiết có trong file. Với tính năng này, tốc độ tìm kiếm được cải thiện vượt trội so với các phần mềm khác trên thị trường.
>>> Có thể bạn chưa biết: Chuẩn tài liệu Dublin là gì
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Liên hệ CoDX ngay hôm nay để nhận được ưu đãi sử dụng miễn phí phân hệ mạng xã hội nội bộ (CoDX – Workplace) và phân hệ quản lý hồ sơ nhân viên (CoDX – HR) khi đăng ký sử dụng giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ CoDX – Document.
Hoặc liên hệ với chúng tôi để nhận được cơ hội trải nghiệm thử miễn phí phần mềm
Như vậy, CoDX đã thông tin chi tiết quy trình quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ chi tiết nhất trong doanh nghiệp theo đúng luật quy định hiện nay. Hy vọng những kiến thức này giúp bạn thiết lập và quản lý tốt hệ thống tài liệu, hồ sơ trong doanh nghiệp hoặc tổ chức của mình.
>>> Xem thêm: Phần mềm lưu trữ dữ liệu trên máy tính
Bài viết liên quan: