Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ là điều cần thiết cho các doanh nghiệp hiện nay. Bởi, Tài liệu, hồ sơ là dữ liệu mà bất kỳ tổ chức doanh nghiệp nào cũng sẽ có. Các tài liệu này không những là tài sản mà còn là yếu tố tác động trực tiếp đến quá vận hành, phát triển cũng như phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của mỗi công ty.
Theo năm tháng, số lượng tài liệu ngày một nhiều, điều này đồng nghĩa khả năng tra cứu, quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ cũng sẽ khó khăn hơn.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Vậy, quy trình quản lý tài liệu hồ sơ này thực hiện như thế nào? Và đâu là giải pháp quản lý tối ưu nhất hiện nay. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết này nhé.
Cùng chủ đề:
- 4 Cách quản lý tài liệu công việc chuyên nghiệp 2023
- OCR là gì? Chúng được ứng dụng trong những lĩnh vực nào?
- Chỉnh lý hồ sơ là gì? Quy trình thực hiện đúng luật
1. Tại sao cần xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu bài bản?
Bước vào kỷ nguyên số hóa, thực hiện chuyển đổi số là điều tất yếu các doanh nghiệp cần thực hiện. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay với vấn đề chuyển đổi số về tài liệu lưu trữ này, dẫn đến “gặp khó” trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Thực trạng điển hình có thể thấy khi doanh nghiệp chưa thực hiện số hóa hồ sơ tài liệu:
- Tìm kiếm khó khăn do tài liệu bị phân tán: Tài liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau nhưng không được đồng bộ hóa gây ảnh hưởng đến khả năng tìm kiếm mất nhiều thời gian. Việc tài liệu bị phân tán sẽ gia tăng tình trạng thất thoát, mất mát hay sự phát tán không mong muốn.
- Tài liệu thiếu tính bảo mật: Tài liệu lưu trữ theo phương pháp truyền thống thường không có các chính sách, cách thức bảo mật hiệu quả. Khi quản lý lỏng lẻo sẽ dễ dẫn đến sự phát tán, đánh cắp thậm chí là đe dọa đến doanh nghiệp
- Không linh hoạt, thiếu tính sẵn sàng: Với những trường hợp cần tìm tài liệu để phản hồi nhanh cho khách hàng, đối tác thì hệ thống lưu trữ truyền thống không thể đáp ứng. Điều này có thể dẫn đến việc mất đi các khách hàng tiềm năng hay hợp đồng đối tác chiến lược kinh doanh quan trọng.
Với tình hình thực trạng trên có thể thấy, chuyển đổi số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là điều mà doanh nghiệp cần tìm hiểu và thực hiện nay.
Việc thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu bài bản, chuyên nghiệp đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Đảm bảo thông tin được cung cấp, sử dụng nhanh chóng và kịp thời
- Quy trình công việc trơn tru hơn, công việc được xử lý nhanh hiệu quả.
- Dễ dàng tìm kiếm thông tin tài liệu hồ sơ khi cần thiết.
- Đảm bảo khai thác tốt nhất các tài liệu công ty hiện có.
Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ tối ưu nhất chính là thiết lập hoạt động tổ chức, sắp xếp tài liệu hợp lý, thời gian tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng, chia sẻ nội bộ dễ dàng và đảm bảo chi phí tiết kiệm nhất. Điểm đến cuối cùng là đảm bảo quá trình vận hành tốt nhất, từ đó đem đến những hiệu quả tích cực trong hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Vậy thực hiện quy trình quản tài liệu như thế nào hiệu quả nhất? Theo dõi ngay sau đây.
2. Quy trình lưu trữ hồ sơ và quản lý tài liệu lưu trữ chuẩn ISO 9001
7 Bước trong quy trình quản lý hồ sơ tài liệu theo ISO:
Cụ thể,
Bước 1: Tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu để quản lý
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, sẽ tạo ra nhiều loại hồ sơ tài liệu khác nhau như hồ sơ công việc, thông tin nhân viên, quy trình, hướng dẫn, quy định. Số hồ sơ này sẽ được thu thập theo định kỳ (ngày, tháng, năm, quý, …).
Ngoài ra, hồ sơ tài liệu cũng được thu thập theo nội dung công việc, yêu cầu của cấp quản lý, …
Bước 2: Phân loại, sắp xếp và lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Bước tiếp trong quy trình quản lý hồ sơ là phân loại và sắp xếp. Tùy theo nhu cầu quản lý và quy định của doanh nghiệp bạn mà tiến hành phân loại hồ sơ phù hợp.
Ví dụ, trong một công ty, có thể có các danh mục như “Hồ sơ nhân viên”, “Hồ sơ khách hàng”, “Hồ sơ dự án” và “Hồ sơ tài chính”.
Gợi ý cách phân loại hồ sơ theo các nhóm sau:
- Phân loại theo từng dự án thực hiện (phân chia theo thời gian, địa lý, khách hàng hoặc giá trị hợp đồng….)
- Phân loại theo loại hồ sơ (quy định công ty, thông báo, các quyết định….)
- Phân loại theo thời gian (hồ sơ theo năm, theo tháng, quý….)
- Phân loại theo từng phòng ban, lĩnh vực (phòng kế toán, nhân sự, kinh doanh….)
Sau khi đã lựa chọn nơi lưu trữ và hoàn thiện khâu phân loại, thì bước tiếp theo trong quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu là sắp xếp chúng một cách khoa học và gọn gàng. Có thể sắp xếp từ trên xuống, từ trong ra ngoài… để thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng.
Một vài gợi ý cho việc sắp xếp hồ sơ như sau:
- Sắp xếp theo thứ tự thời gian, loại tài liệu có ngày trước để ở dưới và ngày gần nhất để ở trên trong cùng một bìa hồ sơ.
- Sắp xếp theo bảng chữ cái, tính chất quan trọng, cần xử lý của hồ sơ ( đang soạn thảo, chờ phản hồi, đã hoàn thiện….)
- Mỗi bìa hồ sơ sẽ được dán nhãn ký hiệu nội dung tên hồ sơ để nhận diện kèm ngày tháng năm.
- Vào định kỳ cuối tháng hoặc quý, nhân viên cần tiến hành hệ thống lại toàn bộ
- Với loại hồ sơ thu thập theo dài hạn như quý, năm cần lưu trực tiếp vào hộp chứa dạng lá ngăn phân cách cho các quý, năm theo thứ tự.
Nhiều người sẽ có thắc mắc tại sao phải lập danh mục hồ sơ trong quy trình quản lý tài liệu lưu trữ. Bởi vì, dựa vào việc lập danh mục, nhân viên văn thư hoặc người quản lý tài liệu lưu trữ có thể sắp xếp, tra cứu một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
Lập danh mục quản lý lưu trữ cần:
- Nắm vững các quy định và nguyên tắc lập danh mục theo tiêu chuẩn như ISO 9001 : 2015 (quản lý thông tin và tài liệu) để đảm bảo tính nhất quán và chính xác.
- Xác định các thuộc tính và thông tin cần ghi lại cho mỗi tài liệu hồ sơ trong danh mục. Các thuộc tính này bao gồm các mục thông tin cơ bản như tên, ngày sinh, địa chỉ, thông tin liên lạc và các mục thông tin khác có liên quan đến loại hồ sơ cụ thể. Ví dụ, trong danh mục “Hồ sơ dự án”, có thể có các mục thông tin như “Tên dự án”, “Ngày bắt đầu”, “Ngày kết thúc”, “Người phụ trách” và “Mô tả dự án”. Việc ghi lại các thông tin này giúp theo dõi và quản lý một cách hiệu quả.
- Sau khi xác định các tiêu chí thông tin, tiến hành tạo các mẫu hồ sơ hoặc biểu mẫu cho từng danh mục. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin cần thiết được thu thập đầy đủ và chính xác nguồn gốc. Các mẫu này có thể là các biểu mẫu giấy truyền thống hoặc các biểu mẫu điện tử.
Bước 3: Xác định thời hạn quản lý bảo quản của hồ sơ tài liệu
Việc xác định thời hạn lưu trữ của hồ sơ tài liệu giúp việc lưu trữ hay sử dụng sau này trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Tùy vào loại hồ sơ tài liệu khác nhau sẽ có quy định về thời gian lưu trữ riêng. Một số thời hạn hồ sơ thường gặp như 3 năm, 5 năm, 10 năm, … hoặc vĩnh viễn.
>>> Xem chi tiết tại bài viết thời hạn lưu trữ hồ sơ để biết cụ thể hơn.
Bước 4: Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ
Như đã nói ở trên, bạn có thể lưu trữ, bảo quản hồ sơ vào tủ ở vị trí nhất định. Sau đó quản lý bằng một tập lưu trữ theo một trong các cách sau:
- Dùng bút đánh số, ký hiệu hoặc dán các nhãn bao gồm mã số, tiêu đề, ngày tạo, ngày cập nhật, người tạo, người chịu trách nhiệm, mô tả và nơi lưu trữ ở bìa tập tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ
- Lưu trữ trên excel hoặc drive để lưu trữ các dữ liệu số. Dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin kèm
- Nên lưu trữ các file mềm vào các folder trên máy tính hay user để dễ dàng tìm kiếm, tránh hư hỏng và tiết kiệm diện tích lưu trữ.
Bước 5: Sử dụng hồ sơ tài liệu
Hồ sơ sau khi được lưu trữ sẽ phục vụ cho việc sử dụng. Các bộ phận, phòng ban trong công ty, tổ chức có quyền dùng để phục vụ cho công việc. Tuy nhiên, khi sử dụng sẽ cần tuân theo quy trình, quy định của bộ phận quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Một số quy định cho các hình thức sử dụng như:
- Mượn tham khảo và trả ngay: Ngồi tại chỗ để đọc
- Mượn lâu dài: cần có thủ tục ký mượn
- Mượn dùng để theo dõi công việc: cần cấp quyền photo tài liệu
- Mượn ra khỏi phạm vi công ty, tổ chức: cần được sự đồng ý của cấp trên hoặc bộ phận có thẩm quyền.
- Mượn hồ sơ tài liệu mật, quan trọng: Cần xin ý kiến của ban giám đốc.
Bước 6: Quản lý, theo dõi và cập nhật hồ sơ tài liệu
Có thể lưu trữ, bảo quản hồ sơ vào tủ ở vị trí nhất định. Sau đó quản lý bằng một tập lưu trữ theo một trong các cách sau:
- Dùng bút đánh số, ký hiệu hoặc dán các nhãn bao gồm mã số, tiêu đề, ngày tạo, ngày cập nhật, người tạo, người chịu trách nhiệm, mô tả và nơi lưu trữ ở bìa tập tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ
- Lưu trữ trên excel hoặc drive để lưu trữ các dữ liệu số. Dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin kèm
- Nên lưu trữ các file mềm vào các folder trên máy tính hay user để dễ dàng tìm kiếm, tránh hư hỏng và tiết kiệm diện tích lưu trữ.
Bước 7: Hủy bỏ hồ sơ, tài liệu
Khi hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản, lưu trữ cần hủy bỏ theo quy định. Thực hiện hủy bỏ theo các cách sau:
- Tài liệu hồ sơ bình thường: gạch bỏ, cắt, xé nhỏ hoặc sử dụng máy hủy chuyên dụng.
- Với hồ sơ tài liệu quan trọng: Cần trình duyệt cấp trên và tiến hành hủy bằng cách xé nhỏ, dùng máy chuyên dụng, đốt, …
Ở các doanh nghiệp nhỏ, quản lý lưu trữ tài liệu còn gặp khá nhiều khó khăn. Việc lẫn lộn hay thiết mất hồ sơ là điều khó tránh khỏi. Chính vì vậy, việc lập quy trình quản lý hồ sơ tài liệu như trên sẽ giúp khai thác và sử dụng hồ sơ một cách đơn giản và dễ dàng hơn.
3. Tham khảo mẫu sử dụng cho quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Các mẫu quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu được tham khảo từ tài liệu “QT.HT.02 Quản lý hồ sơ” của Bộ Thông tin và truyền thông. Doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu chuẩn này trong quy trình quản lý tài liệu lưu trữ.
Bao gồm mẫu sau:
3.1 Mẫu theo dõi tình trạng sửa đổi so với bản trước đó
Mẫu bao gồm các nội dung như:
- Cột ngày tháng theo dõi
- Cột trang/phần liên quan đến sửa đổi
- Cột mô tả nội dung thay đổi
- Cộ lần ban hành/sửa đổi
3.2 Mẫu bìa hồ sơ và mục lục văn bản lưu trữ
Mẫu bìa hồ sơ chứa các nội dung như:
- Ký hiệu thông tin
- Số hồ sơ
- Tên hồ sơ
- Thời gian
- Số lượng tò hồ sơ
- Phông, mục lục, số hồ sơ
- Thời hạn bảo quản
Mẫu mục lục văn bản bao gồm các cột như:
- Số thứ tự
- Số, ký hiệu văn bản
- Ngày tháng văn bản
- Tác giả
- Trích yếu nội dung
- Tờ số
- Ghi chú
3.3 Mẫu mục lục hồ sơ và mục lục hồ sơ nộp lưu
Mẫu mục lục hồ sơ bao gồm các cột nội dung:
- Hộp số
- Số hồ sơ
- Tiêu đề hồ sơ
- Thời gian bảo quản
- Ghi chú
Mẫu mục lục hồ sơ nộp lưu bao gồm các cột như:
- Số thứ tự
- Tiêu đề hồ sơ
- Số lượng
- Ghi chú
- Ngày tháng lập
4. Tại sao quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu cần chuẩn theo ISO 9001?
ISO 9001 (International Organization for Standardization) là tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng cho các tổ chức, doanh nghiệp. Đây là tiêu chuẩn được nhiều doanh nghiệp áp dụng cho quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác lưu trữ, quản lý, sử dụng.
Quy trình quản lý tài liệu chuyên nghiệp có tầm quan trọng vô cùng lớn trong doanh nghiệp và các tổ chức. Đặc biệt là các doanh nghiệp cho quy mô thông tin tài liệu lớn, phức tạp.
Một số lợi ích khi doanh nghiệp thực hiện xây dựng quy trình quản lý hồ sơ theo ISO chuyên nghiệp có thể nhận thấy như:
- Tăng hiệu suất công việc cho các hoạt động của doanh nghiệp: Tài liệu được lưu trữ có hệ thống giúp nhân viên truy cập nhanh chóng, dễ dàng hơn, đẩy nhanh quá sử dụng tài liệu để hỗ trợ hoàn thành công việc.
- Tiết kiệm chi phí lưu trữ tài liệu giấy: Lưu trữ tài liệu trên các nền tảng đám mây sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho không gian lưu trữ.
- Đảm bảo tài liệu được toàn vẹn về nội dung, an toàn trước các hành vi sử dụng trái phép. Về lâu dài, tài liệu không bị hư hỏng, mối mọt như khi lưu trữ tài liệu giấy.
Trong bối cảnh công nghệ thông tin được áp dụng ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp thì hầu như mọi tài liệu đều được chuyển đổi thành dữ liệu số hóa trên các nền tảng đám mây. Việc xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu như trên chỉ thích hợp với tài liệu hồ sơ giấy và thực hiện lưu trữ tại công ty. Vậy, đâu là giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ tối ưu nhất?
5. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ tài liệu bài bản với CoDX Document
Chuyển đổi số CoDX tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn hiện nay.
Thông tin phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document:
| 🔰Tên phần mềm | CoDX Document |
| 🔰 Website | https://www.codx.vn/quan-ly-tai-lieu/ |
| 🔰 Bảng giá | Từ 499.000 VND/tháng |
| 🔰 Miễn phí dùng thử | 30 ngày dùng thử miễn phí |
| 🔰 Liên hệ | 0968 612 350 |
| 🔰 Miễn phí | Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức |
PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT
CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Như vậy, CoDX đã thông tin chi tiết quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu chi tiết nhất trong doanh nghiệp theo đúng luật quy định hiện nay. Hy vọng những kiến thức về quy trình quản lý tài liệu hồ sơ này giúp bạn thiết lập cách quản lý tài liệu tốt cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của mình.
|
>>> Xem thêm:
|
Bài viết liên quan: