Quy trình lập kế hoạch HOÀN CHỈNH kèm MẪU TOÀN DIỆN từ CoDX

Kế hoạch hoạt động, thực thi đóng vai trò quan trọng cho các công việc, dự án của doanh nghiệp. Để có thể xây dựng một kế hoạch toàn diện, chi tiết, doanh nghiệp cần có quy trình lập kế hoạch hoàn chỉnh, chuẩn xác. 

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu các bước trong quy trình thiết lập kế hoạch kèm mẫu chi tiết qua bài viết dưới đây. 

1. 6  Bước trong quy trình lập kế hoạch hoàn chỉnh

Để xây dựng một kế hoạch hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần chú ý 6 bước trong quy trình như sau: 

  • Xác định mục tiêu và thời gian thực hiện
  • Các cơ sở chi phối kế hoạch
  • Lên kế hoạch công việc cần làm
  • Hoạch định nguồn nhân lực
  • Tạo kế hoạch dự phòng (backup)
  • Đo lượng hiệu quả và điều chỉnh

Quy trình lập kế hoạch hoàn chỉnh có 6 bước

1.1 Xác định mục tiêu và thời gian thực hiện 

Bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch là xác định mục tiêu, thời gian thực hiện. Doanh nghiệp cần nắm được mục tiêu cho kế hoạch này, có thể là mục tiêu về kinh doanh hay mục tiêu truyền thông,… Những mục tiêu này chính là nội dung quan trọng để lãnh đạo, quản lý và cả nhân sự xác định định hướng, chiến lược để đạt được mục tiêu. 

Bên cạnh đó, thời gian thực hiện kế hoạch cũng là thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch. Doanh nghiệp có thể xác định cả thời gian lên ý tưởng, kế hoạch và thời gian thực thi các hoạt động, để công việc được chi tiết, rõ ràng hơn. 

1.2 Các cơ sở chi phối kế hoạch

Ở bước thứ hai, doanh nghiệp cần xác định các cơ sở chi phối kế hoạch. Đây chính là những giả định về các hoạt động trong tương lai của kế hoạch. Xây dựng cơ sở giúp doanh nghiệp nhận biết, phân tích được các tình huống có thể xảy ra gây cản trở kế hoạch trong quá trình thực thi. 

Các cơ sở chi phối này bao gồm yếu tố bên trong và bên ngoài. Yếu tố bên trong có thể là chính sách, quan hệ nội bộ,… Trong khi đó, yếu tố bên ngoài là những thay đổi về kinh tế, xã hội,…

1.3 Lên kế hoạch công việc cần làm

Tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành lên kế hoạch công việc cần làm. Doanh nghiệp cần phân chia các công việc một cách chi tiết, tương ứng với mỗi mục tiêu và mốc thời gian đã đề ra ở trên. 

Ngoài ra, trong quy trình lập kế hoạch, điều kiện, nhân sự thực hiện và cách thức cũng phải được nêu rõ trong kế hoạch công việc. Với một số công việc, các cấp quản lý nên sắp xếp thứ tự ưu tiên ngay trong kế hoạch, để việc thực thi diễn ra thuận lợi, nhanh chóng hơn. 

1.4 Hoạch định nguồn nhân lực

Tiếp tục hoạch định nguồn lực theo kế hoạch đã thống nhất ở bước 3. Nguồn lực doanh nghiệp có bao gồm nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất, nguyên vật liệu,… 

Doanh nghiệp cần xác định từng nguồn lực cụ thể cho các công việc, mức độ hay số lượng sử dụng phù hợp cho nguồn lực. Để hoạch định chuẩn chỉnh các nguồn lực, doanh nghiệp nên ưu tiên các công việc quan trọng và xác định rõ tính chất công việc. 

Doanh nghiệp cần hoạch định các nguồn lực có trong kế hoạch 

1.5 Tạo kế hoạch dự phòng (backup)

Bước thứ 5 là tạo kế hoạch dự phòng, hay còn được gọi là backup plan. Kế hoạch dự phòng rất cần thiết, giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro, chuẩn bị các phương án ứng phó kịp thời khi có vấn đề xảy ra. 

Để thiết lập kế hoạch dự phòng, doanh nghiệp cần xác định các rủi ro có thể gặp phải, như thiếu nguyên liệu, thời gian không phù hợp, nhân sự thiếu hụt,… Từ đó, các phòng ban, lãnh đạo và quản lý tiến hành đề ra các biện pháp để giải quyết. Lưu ý rằng kế hoạch dự phòng này cũng cần phân bổ nguồn lực hợp lý. 

1.6 Đo lường hiệu quả và điều chỉnh

Cuối cùng trong quy trình lập kế hoạch là đo lường hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. 

Kế hoạch cần được kiểm tra thường xuyên tính hiệu quả trong khoảng thời gian nhất định. Doanh nghiệp nên lắng nghe ý kiến của các nhân sự phụ trách để xác định công việc nào không phù hợp, cần điều chỉnh thời hạn hay cách thức thực hiện,…

2. Công cụ hỗ trợ quy trình lên kế hoạch

Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ quy trình xây dựng kế hoạch chuẩn xác cho doanh nghiệp. Cùng CoDX xem những công cụ thường được sử dụng nhất để xây dựng kế hoạch toàn diện và chuyên nghiệp. 

2.1 Công cụ truyền thống: Sử dụng Excel để lập kế hoạch 

File mẫu Excel lập kế hoạch cho doanh nghiệp

2.2 Công cụ số: Sử dụng CoDX OKRs để lập kế hoạch

Công cụ số hữu ích cho doanh nghiệp lập kế hoạch có thể kể đến CoDX OKRs.  CoDX OKRs là phần mềm quản lý mục tiêu tiện dụng, giúp doanh nghiệp dễ dàng định hướng chiến lược và xây dựng kế hoạch tổng thể. 

Cụ thể các tính năng nổi bật của  CoDX OKRs: 

  • Thiết lập mục tiêu cho từng đối tượng: Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý mục tiêu theo sơ đồ cây hay theo mô hình BSC với 4 điểm: tài chính – khách hàng – nội bộ và học hỏi tăng trưởng. 
  • Phân rã và check-in mục tiêu: Với  CoDX OKRs, doanh nghiệp có thể dễ dàng chia nhỏ các mục tiêu cho tổ chức hay từng nhân viên cụ thể. 
  • Theo dõi tiến độ: Phần mềm tích hợp theo dõi tiến độ theo mục tiêu đã đề ra, giúp doanh nghiệp quản lý kế hoạch hiệu quả. 

Phần mềm CoDX OKR giúp xác định và lập chiến lược cho các mục tiêu, loại bỏ sự phỏng đoán, quản lý yếu kém và các quy trình truyền thống chỉ tồn tại trên giấy bằng những thiết lập số đo lường cụ thể. Đo lường thành công bằng các kết quả then chốt và Kết nối thành tích cá nhân với thành công của tổ chức.

Tính năng nổi bật của CoDX OKR:

  • Thiết lập mục tiêu toàn diện theo nhiều mô hình: Xây dựng và quản lý cây mục tiêu theo sơ đồ tổ chức, mô hình BSC (balance score card) và 2 mô hình top-down & bottom-up
  • Phân rã mục tiêu chi tiết: Chia nhỏ mục tiêu và kết quả cần đạt đến từng bộ phận, cá nhân; Nhân viên linh hoạt trong việc tự xây dựng mục tiêu cá nhân, cho phép liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của nhóm, phòng ban, doanh nghiệp.
  • “Check-in” mục tiêu: cho phép thiết lập chu kỳ check-in và cảnh báo khi check-in trễ hạn, tự động cập nhật dữ liệu và xét duyệt kết quả check-in
  • Theo dõi tiến độ trực quan: Theo dõi dưới dạng Dashboard, đánh dấu tiến độ theo màu sắc, xem báo cáo đa dạng hình thức.
  • Quản lý hiệu suất liên tục (CFRs): Tích hợp hệ thống tuyên dương - ví thưởng để: trao đổi - ghi nhận - phản hồi
CoDX OKR
CoDX OKR
CoDX OKR

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX OKR:

🔰 Tên phần mềm

CoDX OKR

🔰 Website

https://www.codx.vn/quan-ly-muc-tieu-okrs/

🔰 Bảng giá

Từ 499.000 VND/tháng

🔰 Miễn phí dùng thử

30 ngày dùng thử miễn phí

🔰 Liên hệ

0968 612 350

🔰 Khuyến mãi

Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức

CoDX OKR hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

  • Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
  • Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
  • Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp
Đăng ký trải nghiệm OKR

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Trên đây là những thông tin quan trọng về quy trình lập kế hoạch cho doanh nghiệp. Với 6 bước cùng các công cụ hỗ trợ, doanh nghiệp có thể thiết lập các kế hoạch nhanh chóng và chuẩn xác hơn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: