6 Bước quy trình lập kế hoạch HOÀN CHỈNH kèm ví dụ, mẫu từ CoDX

Kế hoạch hoạt động, thực thi đóng vai trò quan trọng cho các công việc, dự án của doanh nghiệp. Để có thể xây dựng một kế hoạch toàn diện, doanh nghiệp cần có quy trình lập kế hoạch hoàn chỉnh, chuẩn xác. 

Cùng Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu các bước trong quy trình thiết lập kế hoạch kèm mẫu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Giải pháp quản lý:

• Công cụ quản lý dự án tối ưu – chuyên nghiệp
• Mẫu kế hoạch làm việc cá nhân chuyên nghiệp

1. 6 Bước trong quy trình lập kế hoạch hoàn chỉnh

Để xây dựng một kế hoạch hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần chú ý 6 bước trong quy trình như sau: 

• Xác định mục tiêu và thời gian thực hiện
• Các cơ sở chi phối kế hoạch
• Lên kế hoạch công việc cần làm
• Hoạch định nguồn nhân lực
• Tạo kế hoạch dự phòng (backup)
• Đo lượng hiệu quả và điều chỉnh

1.1 Xác định mục tiêu và thời gian thực hiện

Bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch là xác định mục tiêu, thời gian thực hiện. Doanh nghiệp cần nắm được mục tiêu cho kế hoạch này, có thể là mục tiêu về kinh doanh hay mục tiêu truyền thông,… Mục tiêu chính là nội dung quan trọng để lãnh đạo, quản lý và cả nhân sự xác định định hướng, chiến lược để đạt được mục tiêu. 

Bên cạnh đó, thời gian thực hiện kế hoạch cũng là thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch. Doanh nghiệp có thể xác định cả thời gian lên ý tưởng, kế hoạch và thời gian thực thi các hoạt động, để công việc được chi tiết, rõ ràng hơn.

1.2 Các cơ sở chi phối kế hoạch

Ở bước thứ hai, doanh nghiệp cần xác định các cơ sở chi phối kế hoạch. Đây chính là những giả định về các hoạt động trong tương lai của kế hoạch. Xây dựng cơ sở giúp doanh nghiệp nhận biết, phân tích được các tình huống có thể xảy ra gây cản trở kế hoạch trong quá trình thực thi. 

Các cơ sở chi phối này bao gồm yếu tố bên trong và bên ngoài. Yếu tố bên trong có thể là chính sách, quan hệ nội bộ,… Trong khi đó, yếu tố bên ngoài là những thay đổi về kinh tế, xã hội,…

1.3 Lên kế hoạch công việc cần làm

Tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành lên kế hoạch công việc cần làm. Doanh nghiệp cần phân chia các công việc một cách chi tiết, tương ứng với mỗi mục tiêu và mốc thời gian đã đề ra ở trên. 

Ngoài ra, trong quy trình lập kế hoạch, điều kiện, nhân sự thực hiện và cách thức cũng phải được nêu rõ trong kế hoạch công việc. Với một số công việc, các cấp quản lý nên sắp xếp thứ tự ưu tiên ngay trong kế hoạch, để việc thực thi diễn ra thuận lợi, nhanh chóng hơn.

1.4 Hoạch định nguồn nhân lực

Tiếp tục hoạch định nguồn lực theo kế hoạch đã thống nhất ở bước 3. Nguồn lực doanh nghiệp có bao gồm nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất, nguyên vật liệu,… 

Doanh nghiệp cần xác định từng nguồn lực cụ thể cho các công việc, mức độ hay số lượng sử dụng phù hợp cho nguồn lực. Để hoạch định chuẩn chỉnh các nguồn lực, doanh nghiệp nên ưu tiên các công việc quan trọng và xác định rõ tính chất công việc.

1.5 Tạo kế hoạch dự phòng (backup)

Bước thứ 5 là tạo kế hoạch dự phòng, hay còn được gọi là backup plan. Kế hoạch dự phòng rất cần thiết, giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro, chuẩn bị các phương án ứng phó kịp thời khi có vấn đề xảy ra. 

Để thiết lập kế hoạch dự phòng, doanh nghiệp cần xác định các rủi ro có thể gặp phải, như thiếu nguyên liệu, thời gian không phù hợp, nhân sự thiếu hụt,… Từ đó, các phòng ban, lãnh đạo và quản lý tiến hành đề ra các biện pháp để giải quyết. Lưu ý rằng kế hoạch dự phòng này cũng cần phân bổ nguồn lực hợp lý. 

1.6 Đo lường hiệu quả và điều chỉnh

Cuối cùng trong quy trình lập kế hoạch là đo lường hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. 

Kế hoạch cần được kiểm tra thường xuyên tính hiệu quả trong khoảng thời gian nhất định. Doanh nghiệp nên lắng nghe ý kiến của các nhân sự phụ trách để xác định công việc nào không phù hợp, cần điều chỉnh thời hạn hay cách thức thực hiện,…

Bài liên quan:

• Quy chuẩn lập kế hoạch làm việc trong 1 tuần cho nhân viên
• Ví dụ về phương pháp 5W2H
• Phương pháp 5W 1H 2C 5M: Cách thức triển khai và ví dụ cụ thể

2. Vì sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch theo quy trình chuẩn?

So với việc chinh phục mục tiêu một cách tự nhiên không chuẩn bị bất kỳ plan nào thì việc lập kế hoạch theo quy trình cụ mang đến lợi ích lớn hơn rất nhiều:

• Định hướng rõ ràng: Quy trình lập kế hoạch cụ thể giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng mục tiêu và hướng đi của mình. Tạo ra một lộ trình rõ ràng, giúp các bộ phận trong công ty phối hợp hiệu quả để đạt được các mục tiêu chung.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Việc lập kế hoạch giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực (nhân lực, tài chính, vật liệu) một cách hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.
• Quản lý rủi ro: Một kế hoạch chuẩn giúp doanh nghiệp nhận diện và chuẩn bị cho các rủi ro tiềm ẩn, từ đó có các giải pháp đối phó kịp thời, giảm thiểu thiệt hại khi xảy ra sự cố.
• Đo lường hiệu quả chính xác: Kế hoạch cung cấp các tiêu chí đo lường hiệu quả hoạt động chính xác, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá tiến độ và kết quả cuối cùng.
• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp xác định, tận dụng các cơ hội trên thị trường, cải thiện các điểm yếu và xây dựng lợi thế cạnh tranh so với đối thủ.

3. Ví dụ về quy trình lập kế hoạch chiến lược của McDonald’s

Chiến dịch Velocity Growth Plan của McDonald’s chính là một ví dụ tuyệt vời cho các bước lập kế hoạch chiến lược cấp cao. Bằng cách thực hiện kế hoạch chiến lược này, McDonald’s đã có thể tăng cường vị thế của mình trên thị trường và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong giai đoạn 2017-2020.

Dưới đây là các bước lập kế hoạch chiến lược của McDonald’s trong giai đoạn 2017-2020 theo quy trình 6 bước:

Xác định mục tiêu và thời gian thực hiện

McDonald’s đã triển khai Velocity Growth Plan với ba mục tiêu chính:

• Retention: Tăng cường mở rộng các mảng mạnh như bữa sáng và các dịp gia đình.
• Regain: Tập trung vào chất lượng thực phẩm, tiện lợi và giá trị để thu hút lại khách hàng đã mất.
• Convert: Nhấn mạnh vào cà phê và các món ăn nhẹ để thu hút khách hàng bình thường​​​​.

Các cơ sở chi phối kế hoạch

Kế hoạch chiến lược của McDonald’s dựa trên các yếu tố thị trường, nhu cầu của khách hàng và xu hướng ngành công nghiệp. Họ cũng sử dụng dữ liệu phân tích để đánh giá và điều chỉnh chiến lược, đảm bảo kế hoạch phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục.

Lên kế hoạch công việc cần làm

Các công việc cụ thể bao gồm:

• Cải tiến sản phẩm: Đổi mới và cải thiện chất lượng thực phẩm.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Cải thiện quy trình phục vụ, mở rộng dịch vụ giao hàng và thúc đẩy các chương trình khuyến mãi.
• Tăng cường marketing: Đẩy mạnh các chiến dịch quảng cáo và hợp tác với các đối tác để nâng cao nhận diện thương hiệu​​.

Hoạch định nguồn nhân lực

McDonald’s đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên để hiểu rõ cũng như thực hiện các mục tiêu chiến lược. Họ cũng tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát triển kỹ năng và thăng tiến trong công việc.

Tạo kế hoạch dự phòng (backup)

McDonald’s thiết lập các biện pháp khẩn cấp và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết để đảm bảo tính bền vững của kế hoạch​​ lập kế hoạch dự phòng để đối phó với những rủi ro tiềm ẩn như biến động thị trường, thay đổi trong hành vi tiêu dùng và đối thủ cạnh tranh. 

Đo lường hiệu quả và điều chỉnh

McDonald’s thực hiện các đánh giá định kỳ và điều chỉnh kế hoạch dựa trên phản hồi và dữ liệu thực tế để đảm bảo chiến lược được thực hiện hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn​​​​.

Nguồn tham khảo: Mcdonlald’s Velocity growth plan (2017-2020)

4. Công cụ hỗ trợ quy trình lập kế hoạch công việc chuyên nghiệp

Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ quy trình xây dựng kế hoạch chuẩn xác cho doanh nghiệp. Cùng CoDX xem những công cụ thường được sử dụng nhất để xây dựng kế hoạch toàn diện và chuyên nghiệp. 

4.1 Công cụ truyền thống: Sử dụng Excel để lập kế hoạch 

Tham khảo File mẫu Excel quy trình lập kế hoạch cho doanh nghiệp của CoDX:

• Mẫu lập kế hoạch theo sơ đồ Gantt
• Mẫu lập kế hoạch theo ngày
• Mẫu lập kế hoạch theo tuần
• Mẫu lập kế hoạch theo tháng
• Mẫu lập kế hoạch công việc To-do list
• Mẫu lập kế hoạch công việc nhân viên kế toán
• Mẫu lập kế hoạch công việc nhân viên Marketing
• Mẫu lập kế hoạch công việc nhân viên Sales
• Mẫu lập kế hoạch công việc nhân viên CSKH

4.2 Công cụ số: Sử dụng CoDX OKRs để lập kế hoạch

Công cụ số hữu ích cho doanh nghiệp lập kế hoạch có thể kể đến CoDX OKRs.  CoDX OKRs là phần mềm quản lý mục tiêu tiện dụng, giúp doanh nghiệp dễ dàng định hướng chiến lược và xây dựng kế hoạch tổng thể. 

Cụ thể các tính năng nổi bật của  CoDX OKRs:

• Thiết lập mục tiêu cho từng đối tượng: Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý mục tiêu theo sơ đồ cây hay theo mô hình BSC với 4 điểm: tài chính – khách hàng – nội bộ và học hỏi tăng trưởng. 
• Phân rã và check-in mục tiêu: Với  CoDX OKRs, doanh nghiệp có thể dễ dàng chia nhỏ các mục tiêu cho tổ chức hay từng nhân viên cụ thể. 
• Theo dõi tiến độ: Phần mềm tích hợp theo dõi tiến độ theo mục tiêu đã đề ra, giúp doanh nghiệp quản lý kế hoạch hiệu quả. 

Phần mềm CoDX OKR giúp xác định và lập chiến lược cho các mục tiêu, loại bỏ sự phỏng đoán, quản lý yếu kém và các quy trình truyền thống chỉ tồn tại trên giấy bằng những thiết lập số đo lường cụ thể. Đo lường thành công bằng các kết quả then chốt và Kết nối thành tích cá nhân với thành công của tổ chức.

Tính năng nổi bật của CoDX OKR:

• Thiết lập mục tiêu toàn diện theo nhiều mô hình: Xây dựng và quản lý cây mục tiêu theo sơ đồ tổ chức, mô hình BSC (balance score card) và 2 mô hình top-down & bottom-up
• Phân rã mục tiêu chi tiết: Chia nhỏ mục tiêu và kết quả cần đạt đến từng bộ phận, cá nhân; Nhân viên linh hoạt trong việc tự xây dựng mục tiêu cá nhân, cho phép liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của nhóm, phòng ban, doanh nghiệp.
• “Check-in” mục tiêu: cho phép thiết lập chu kỳ check-in và cảnh báo khi check-in trễ hạn, tự động cập nhật dữ liệu và xét duyệt kết quả check-in
• Theo dõi tiến độ trực quan: Theo dõi dưới dạng Dashboard, đánh dấu tiến độ theo màu sắc, xem báo cáo đa dạng hình thức.
• Quản lý hiệu suất liên tục (CFRs): Tích hợp hệ thống tuyên dương - ví thưởng để: trao đổi - ghi nhận - phản hồi

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX OKR:

CoDX OKR hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Trên đây là những thông tin quan trọng về quy trình lập kế hoạch cho doanh nghiệp. Với 6 bước cùng các công cụ hỗ trợ, doanh nghiệp có thể thiết lập các kế hoạch nhanh chóng và chuẩn xác hơn.