5 Mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân cho nhân viên Đẹp – Chuyên nghiệp

Bạn đang chuẩn bị kế hoạch triển khai dự án mới nhưng chưa biết cách xây dựng như thế nào chuẩn. Một bản kế hoạch đẹp và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn thực hiện công việc suôn sẻ và có cảm hứng làm việc hơn. Bài viết này, CoDX sẽ gợi ý cho bạn 5 mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân chuyên nghiệp và đẹp mắt hiện nay.

1. 5 Mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân đẹp – chuyên nghiệp

Kế hoạch công việc cá nhân là những dự tính công việc ngắn hạn hoặc dài hạn để bạn nắm rõ các hạng mục công việc cần thiết, tránh việc làm sai định hướng. Thông qua bảng kế hoạch bạn sẽ có những phương pháp làm việc tối ưu, từ đó gia tăng hiệu suất đáng kể.

Mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân thường là các bảng biểu, form thể hiện các đầu mục công việc cần thực hiện trong một dự án. Người lập kế hoạch càng chi tiết các nội dung, bảng kế hoạch công việc càng được cụ thể hóa và dễ dàng theo sát tiến độ. 

Một mẫu kế hoạch làm việc cá nhân có các hạng mục như nội dung công việc, deadline, trạng thái công việc, cột ghi chú công việc. Nếu là kế hoạch công việc phục vụ cho công việc thì sẽ có phần duyệt đánh giá của cấp trên.

Tùy theo yêu cầu của mỗi công việc mà bạn có những điều chỉnh kế hoạch công việc phù hợp với mục tiêu, tiến độ. Và cũng tùy thuộc vào đặc điểm công việc, sở thích cá nhân mà có thể  áp dụng các mẫu kế hoạch cá nhân khác nhau. 

Mẫu 1: Mẫu kế hoạch làm việc cá nhân trên word

Mẫu 2: Mẫu công việc cá nhân trên Excel

Mẫu 3: Mẫu kế hoạch cá nhân thiết kế đẹp

Mẫu 4: Bảng kế hoạch cá nhân hàng ngày 

Mẫu 5: Mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân theo tháng

TẢI MẪU LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC CÁ NHÂN TỪ CODX

2. Lưu ý khi lên kế hoạch làm việc cá nhân

2.1 Nội dung quan trọng cần có

Một mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân chất lượng, chuyên nghiệp yêu cầu nội dung của kế hoạch cần được thể hiện đầy đủ và khoa học nhất. Điều này sẽ giúp bạn dễ theo dõi hơn và mang lại nhiều cảm hứng làm việc. Các nội dung cần có trong một bảng kế hoạch công việc bao gồm:

• Thời gian dự tính bắt đầu và kết thúc công việc
• Nội dung chi tiết các hạng mục công việc
• Kết quả công việc cần đạt được
• Tên bộ phận, đơn vị làm việc
• Ghi chú cần thiết cho công việc
• Phương án, hướng giải quyết các vấn đề phát sinh.

2.2 Lên kế hoạch cá nhân theo nguyên tắc SMART

Lập kế hoạch công việc cũng cần thực hiện theo một số nguyên tắc nhất định. Sử dụng nguyên tắc SMART là một phương pháp hiệu quả và dễ sử dụng. Một bảng kế hoạch thỏa mãn theo cách đặt mục tiêu Smart phải đảm bảo các yếu tố: S – Cụ thể; M – Đo lường; A – Khả thi; R – Liên quan; T – Thời hạn.

Bạn có thể áp dụng lên kế hoạch cá nhân theo nguyên tắc Smart theo các bước sau:

• Bước 1: Đảm bảo mục tiêu công việc được xác định rõ ràng

Để tránh nhầm lẫn các bước khi thực hiện công việc và có thể theo sát được định hướng công việc, người lập kế hoạch cần đảm bảo mục tiêu được xác định rõ ràng, dễ hiểu, tránh nhầm lẫn. 

• Bước 2: Đảm bảo các mục tiêu có thể đo lường được

Đừng xác định các mục tiêu công việc ở mức chung chung khó có thể đo lường. Hãy đảm bảo rằng mục tiêu của bạn có thể đo lường và có một thước đo bằng số về tiến độ để cho biết vị trí thực tế của công việc đang ở đâu.

• Bước 3: Xây dựng mục tiêu nằm trong khả năng đạt được

Dù là kế hoạch làm việc cá nhân, nhưng trên thực tế vẫn có những bản kế hoạch bất khả thi, vượt quá năng lực của bản thân. Nên cân nhắc xác định các công việc nằm trong khả năng và khoảng thời gian cần có để hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất.

• Bước 4:  Xây dựng các hạng mục công việc có tính liên quan

Những công việc trong cùng một dự án cá nhân nhưng rời rạc, không liên quan với nhau và đặc biệt không cùng mục tiêu hướng đến sẽ khiến bản kế hoạch dễ rơi vào ngõ cụt. Mặt khác, khi xây dựng hệ thống công việc trong kế hoạch có sự liên quan với nhau sẽ giúp tạo ra tính liên kết, dễ dàng kết nối với nhau khi thực hiện công việc.

• Bước 5: Xác định từng hạng mục công việc với thời gian hoàn thành cụ thể

Áp dụng theo nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch, bạn cần đảm bảo rằng mỗi hạng mục công việc cần có thời gian hoàn thành cụ thể. Deadline sẽ tạo động lực cho bạn hoàn thành đúng hạn. 

>>> Xem chi tiết các ví dụ về mô hình SMART cụ thể trong Marketing, kinh doanh, …

3. Lợi ích khi nhân viên lập kế hoạch công việc cá nhân

Không phải ngẫu nhiên mà yêu cầu lập kế hoạch trong công việc thường được quy định trong các doanh nghiệp. Việc có một mẫu kế hoạch làm việc cá nhân sẽ là “kim chỉ nam” cho bạn biết phải làm gì và nhắc nhở về mục tiêu cần hoàn thành. Ngoài ra, với một bảng kế hoạch công việc chuyên nghiệp, chi tiết sẽ giúp cá nhân đó tăng xác suất thành công của nhiệm vụ, giảm thiểu các sai sót do yếu tố chủ quan. Từ đó, mọi công việc đều nằm trong tầm kiểm soát và gia tăng hiệu suất công việc

Một số lợi ích khác của việc sử dụng mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân như:

• Giúp xác định rõ mục tiêu và hướng đi cụ thể để đạt được kết quả.
• Tối ưu thời gian thực hiện công việc.
• Lên kế hoạch giúp bạn tự đặt ra những bước cụ thể và xác định các phương tiện để đạt được mục tiêu.
• Tạo động lực hoàn thành công việc, tránh cảm giác mất phương hướng
• Giảm bớt các áp lực và căng thẳng khi làm việc, cân bằng được giữa công việc và cuộc sống.

4. CoDX Task – Giải pháp quản lý công việc cá nhân cho nhân viên

Một trong những phương pháp tối ưu để lập kế hoạch công việc hiệu quả là sử dụng các công cụ công nghệ hỗ trợ. CoDX Task là một trong những phần mềm lập kế hoạch kinh doanh thông minh, giúp sắp xếp, quản lý công việc cá nhân khoa học.

Với những tính năng nổi bật giúp bảng kế hoạch của bạn chuyên nghiệp, đẹp mắt, logic hơn như chế độ view theo lịch, danh sách chi tiết, kaban tùy chỉnh; Dễ dàng kéo thả với các trạng thái chưa thực hiện, đang thực hiện, hoàn thành, hoãn lại… Tính năng như một phần mềm nhắc việc với chế độ nhắc nhở công việc theo deadline cũng là công cụ đắc lực giúp bạn hoàn thành đúng tiến độ. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý công việc CoDX Task cho phép tạo checklist công việc hàng ngày, cập nhật liên tục tiến độ công việc

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Sử dụng mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân là một giải pháp thông minh và hữu hiệu để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và năng suất. Tuy nhiên, để có một bảng kế hoạch chỉn chu, chuyên nghiệp nhất bạn cần có những nghiên cứu, tìm hiểu sâu hơn về tính chất công việc cũng như nhu cầu của bản thân. Qua bài viết này, CoDX hy vọng đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để áp dụng vào quá trình lập kế hoạch công việc, tạo tiền đề cho một dự án thành công.