Hiện nay, doanh nghiệp có nhiều công cụ để lựa chọn cho việc quản lý dự án của mình. Một trong số đó, sơ đồ ngang Gantt là phương pháp lập kế hoạch phổ biến và hữu ích nhất. Vậy sơ đồ Gantt chart là gì? Cách thiết lập sơ đồ gantt về kế hoạch công việc, quản lý dự án ra sao. Cùng CoDX tìm hiểu qua bài viết sau.
1. Sơ đồ ngang Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt chart về kế hoạch công việc (hay còn gọi là sơ đồ ngang Gantt, biểu đồ Gantt hay Gantt Chart) là công cụ dùng để thiết lập trình tự công việc, quản lý dự án, sự kiện theo thời gian.
Sơ đồ Gantt sẽ bao gồm 2 thành phần chính: trục ngang thể hiện mốc thời gian cho từng đầu mục công việc, trục đứng thể hiện từng công việc cụ thể.
Chính cách bố trí đơn giản, truyền thống nhưng trực quan, rõ ràng, sơ đồ Gantt đã trở thành công cụ lâu đời, nhưng rất hiệu quả trong việc lập kế hoạch, quản lý tiến độ dự án.
>>> Xem thêm: Quản lý bộ quy trình cho doanh nghiệp
2. Ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc
Cùng tìm hiểu những ưu nhược điểm của biểu đồ Gantt chart là gì trước khi ứng dụng vào việc lập kế hoạch công việc nhé.
2.1 Ưu điểm của biểu đồ Gantt chart là gì?
- Quản lý cùng lúc nhiều thông tin: Với hình thức trình bày đơn giản qua 2 trục chính, Gantt chart giúp bạn nắm rõ tổng quan các thông tin cơ bản của dự án như: thời điểm bắt đầu, thời hạn hoàn thành công việc, ai là người phụ trách, mối quan hệ giữa công việc này với công việc khác, giữa công việc với toàn bộ dự án.
- Nâng cao năng suất: Các thông tin về người xử lý công việc được thể hiện minh bạch trong từng mắc xích của dự án. Điều này giúp các thành viên trong dự án chủ động hoàn thành công việc của mình, không bị chồng chéo nhiệm vụ với nhau. Mọi người sẽ có trách nhiệm với công việc của mình tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn dự án.
- Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Sơ đồ Gantt giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về dự án. Điều này giúp cho doanh nghiệp lập kế hoạch, phân phối nhân lực, phân công công việc một cách hiệu quả. Đảm bảo nguồn nhân lực được sử dụng tối ưu và hợp lý.
2.2 Nhược điểm của sơ đồ gantt chart là gì?
- Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng: Trong quá trình vận hành thực tế, nếu nhà quản trị cố gắng phân chia công cùng lức với quá trình xây dựng Sơ đồ gantt về kế hoạch công việc, họ có nguy cơ phải làm lại toàn bộ dự án nếu trong quá trình vận hành có quá trình nào đó bị tính toán sai, bị bỏ sót hoặc một sai lầm nào đó.
- Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ: Đối với những dự án có hàng trăm đầu việc hoặc thời gian diễn ra dự án dài, thì gantt chart dễ mất dần tính năng của nó. Do rất khó xem tổng quan toàn dự án trên một màn hình máy tính. Hơn nữa, việc có quá nhiều đầu việc, phải cập nhật thường xuyên cũng khiến cho nhà quảng trị mất nhiều thời gian.
- Sơ đồ Gantt không làm tốt với việc xử lý các ràng buộc của dự án: Có 3 yếu tố quan trọng cần ràng buộc trong quản lý dự án là chi phí, thời gian và phạm vi. Trong đó yếu tố chi phí và phạm vi dự án khó có thể mô tả được trên một sơ đồ Gantt. Đồng thời cũng khó nhận biết được thứ tự ưu tiên công việc nếu trong sơ đồ có quá nhiều đầu mục công việc đan xen, liên tiếp nhau.
>>> Xem thêm: Quy Trình Quản Lý Tài Liệu Và Hồ Sơ Trong Doanh Nghiệp
3. Cách vẽ một sơ đồ Gantt về kế hoạch quản lý dự án
Ngày nay với sự ra đời của công nghệ máy tính và các phần mềm, biểu đồ Gantt đã có nhiều cải biên so với biểu đồ Gantt vẽ tay truyền thống. Giúp cho việc khởi tạo, cập nhật và in ra một cách dễ dàng hơn. Vậy các bước cơ bản để vẽ một Sơ đồ gantt về kế hoạch công việc là gì? Tìm hiểu ngay bên dưới đây nhé.
3.1 Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết
Việc đầu tiên trong quá tình xây dựng một sơ đồ Gantt là bạn cần liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thực hiện trong một dự án. Để liệt kê đầy đủ công việc đó, cần gắng với mục tiêu mà dự án cần đạt, vì vậy, dự án mới thực sự hiệu quả. Sau đó xác định thời gian dự kiến để bắt đầu dự án và thời gian ước tính cần thực hiện.
3.2 Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Một trong những ưu điểm nổi bậc của Sơ đồ gantt về kế hoạch công việc là thể hiện được mối quan hệ giữa các công việc. Sau khi đã xác định được đầu mục công việc và thời gian thực hiện, việc tiếp theo là xác định công việc nào hoàn thành trước mới bắt đầu công việc kia, đây là sự ràng buộc giữa các công việc.
Các hoạt động này có thể là tuần tự, tuyến tính hoặc song song. Càng nhiều các công việc song song thì tiến độ dự án của bạn càng được rút ngắn.
Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:
• Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ này kết thúc công việc kia mới bắt đầu.
• Start to Start (SS) – Nhiệm vụ phải được bắt đầu cùng nhau, không thể
• Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.
• Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), rất hiếm.
3.3 Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt
Để thể hiện sơ đồ Gantt bạn có thể vẽ bằng tay, bằng Excel hoặc sử dụng các phần mềm vẽ sơ đồ Gantt chuyên nghiệp như: Microsoft Project, Lạc Việt, CoDX…
3.4 Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Khi dự án chạy dọc trên biểu đồ Gantt nghĩa là nó đang tiến triển. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai dự án có thể sẽ có nhiều sự thay đổi. Ví dụ như công việc A cần hoàn thành để công việc B triển khai thế nhưng công việc A lại chưa xong, vậy phải điều chỉnh tiến độ ra sao để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để bạn có những điều chỉnh kịp thời. Điều này còn giúp bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình và nhà tài trợ.
Sơ đồ gantt về kế hoạch công việc là gì, chắc chắn các bạn đã hiểu rõ khi đọc xong bài viết này. CoDX hy vọng những thông tin trên giúp bạn dễ dàng lập được một kế hoạch công việc, quản lý dự án hiệu quả và thành công nhất.
>>> Khái niệm cần biết: