Quản lý tiến độ dự án, thời gian với Quy trình THỰC CHIẾN

Trong quá trình thực hiện dự án, nhà quản lý cần quản lý tiến độ dự một cách rõ ràng, chi tiết. Điều này giúp đảm bảo dự án diễn ra đúng theo kế hoạch và đề ra điều chỉnh, thay đổi kịp thời nếu cần thiết. Tuy nhiên, không phải quản lý nào cũng biết quản lý thời gian và tiến độ dự án hiệu quả. Cùng CoDX tìm hiểu về quy trình và kinh nghiệm quản lý tiến độ của dự án qua bài viết dưới đây. 

Cùng chủ đề:

• Quản lý rủi ro dự án như thế nào hiệu quả?
• Kinh nghiệm quản lý chi phí dự án tối ưu
• Phạm vi dự án là gì

1. Quản lý tiến độ dự án là gì?

Quản lý tiến độ dự án là quá trình quản lý, giám sát thời gian, lịch trình, mức độ triển khai, hoàn thành của các công việc trong dự án. Trong đó, lịch trình của dự án là danh sách các hoạt động, nhiệm vụ được giao tương ứng với một mốc thời gian thực hiện và hoàn thành cụ thể. 

Để đảm bảo tiến độ dự án hiệu quả, doanh nghiệp cần lên danh sách lịch trình, mẫu lập kế hoạch triển khai dự án với các nội dung như: 

• Thời gian thực hiện công việc (ngày bắt đầu và kết thúc) 
• Tên nhân sự hoặc phòng ban chịu trách nhiệm 
• Thứ tự các công việc cần hoàn thành theo thứ tự ưu tiên 

2. Quy trình quản lý tiến độ dự án hiệu quả thành công

Lập danh sách hay lịch trình để quản lý thời gian và tiến độ dự án cần tuân theo một số quy trình nhất định.

Dưới đây là nội dung 6 bước trong quy trình quản lý tiến độ dự án của CoDX cho doanh nghiệp tham khảo: 

• Bước 1; Xác định nhiệm vụ trong dự án 
• Bước 2: Sắp xếp công việc dự án theo thứ tự ưu tiên
• Bước 3: Xác định nguồn lực hiện có
• Bước 4: Định hình thời gian cần hoàn thành
• Bước 5: Xây dựng timeline dự án chi tiết
• Bước 6: Quản lý, theo dõi

Bước 1: Xác định các nhiệm vụ trong dự án

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định các nhiệm vụ trong dự án. Việc thiết lập nhiệm vụ, công việc với phân công cụ thể giúp nhà quản lý xây dựng tiến độ làm việc phù hợp nhất. 

Các nhiệm vụ có thể được phân chia nhỏ, chi tiết nhằm đảm bảo quản lý tiến độ dự án được sát sao. 

Bước 2: Sắp xếp công việc dự án theo thứ tự ưu tiên

Thứ hai, doanh nghiệp tiến hành sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên. Sắp xếp công việc như vậy là cách để nhân sự nhận biết công việc nào cần làm và hoàn thành trước. 

Đồng thời, ban quản lý dự án sẽ nắm được tổng quan các hoạt động với các tính chất cấp thiết nhất định. 

Bước 3: Xác định nguồn lực hiện có

Thứ ba, doanh nghiệp phải xác định các nguồn lực hiện có để thực hiện các công việc. Cụ thể ban quản lý cần phải làm các việc sau: 

• Xem xét số lượng nhân sự trong dự án 
• Đánh giá nguồn lực về mặt tài chính ứng với từng giai đoạn của dự án 
• Xác định các nguồn lực liên quan: thiết bị, vật tư,… phục vụ thực hiện dự án. >>> Xem chi tiết chi phí quản lý dự án gồm những gì

Bước 4: Định hình thời gian cần hoàn thành

Bước thứ tư là bước quan trọng trong quá trình quản lý tiến độ của dự án. Ban quản lý dự án cần xem xét thời gian cần hoàn thành tương ứng với từng nhiệm vụ cụ thể đã xác định ở bước trên. 

Một số cách sau có thể giúp doanh nghiệp có thể tham khảo trong quá trình xây dựng khung thời gian thực hiện trong tiến độ dự án: 

• Tham khảo ý kiến chuyên môn: Doanh nghiệp có thể tham khảo các ý kiến, kinh nghiệm từ các chuyên gia có chuyên môn cao trong 
• Đối chiếu với các dự án trước đây: Nhà quản lý so sánh với các dự án trước để ước tính chính xác hơn thời gian trong việc quản lý tiến độ dự án
• Đánh giá 3 điểm: Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp này để đưa ra thời gian chuẩn xác theo 3 xu hướng bi quan, lạc quan và khả thi. Công thức: (Thời gian bi quan + 4 x Thời gian khả quan + Thời gian khả quan)/6

Bước 5: Xây dựng timeline dự án chi tiết

Tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành xây dựng timeline cho dự án. Doanh nghiệp cần xây dựng timeline chi tiết nhất có thể để các nhân sự có thể thấy tổng thể quá trình thực hiện và cụ thể tiến trình thời gian làm việc. 

Trong quá trình thiết lập timeline, doanh nghiệp phải nêu đầy đủ và cân nhắc kỹ lưỡng thời gian, nhân lực và nguồn lực có liên quan cho một nhiệm vụ. 

Bước 6: Quản lý, theo dõi

Cuối cùng, doanh nghiệp cần quản lý, theo dõi kế hoạch, timeline đã thực hiện. Đây là bước cần thiết để quản lý dự án nắm bắt được tình hình thực tế dự án đang gặp phải, từ đó có những điều chỉnh phù hợp nhất. 

Để quản lý tiến độ hiệu quả nhất, doanh nghiệp nên thực hiện theo dõi, giám sát công việc thường xuyên, định kỳ. 

3. Kinh nghiệm thực chiến để quản lý tiến độ dự án tốt hơn

Để tăng cường tính hiệu quả cho công việc quản lý tiến độ, doanh nghiệp có thể tham khảo  những kinh nghiệm thực chiến sau đây. 

3.1 Áp dụng phần mềm trong quản lý

Đầu tiên, doanh nghiệp nên xem xét việc áp dụng các phần mềm trong quản lý. Việc sử dụng công nghệ sẽ giúp công tác giám sát, quản lý của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. 

Doanh nghiệp có thể tham khảo một số phần mềm quản lý tiến độ dự án online của CoDX, Microsoft,… 

3.2 Theo dõi bằng biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là biểu đồ trục tiến trình thời gian. Biểu đồ này có thể giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý tiến độ trực quan nhất với những công việc cụ thể, các đường cơ sở hiển thị ngày bắt đầu và kết thúc thực tế. 

Hiện nay, nhiều phần mềm quản lý dự án xây dựng đã tích hợp báo cáo công việc tự động theo biểu đồ Gantt, hỗ trợ quản lý dự án nhanh chóng. 

3.3 Thiết lập các buổi họp đánh giá hiện trạng

Những buổi họp đánh giá hiện trạng cho dự án giúp quản lý nắm được tình hình tổng quát chung về các vấn đề đang diễn ra. Không như theo dõi qua phần mềm, buổi họp giúp các nhân sự được gặp mặt trực tiếp, cơ hội để nêu ra rủi ro, dự báo của bản thân đến tiến độ thực hiện dự án. 

Do đó, các buổi họp cần được thiết lập kết hợp với việc ứng dụng công nghệ phần mềm trong quản lý tiến độ. 

3.4 Đảm bảo tinh thần làm việc nhóm tốt nhất 

Teamwork là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình hoàn thành công việc của dự án. Để tập thể làm việc hiệu quả, hợp tác tích cực, lãnh đạo phải thực hiện xây dựng mục tiêu chung, và làm rõ lộ trình thực hiện dự án. 

Khi nhân sự tập trung tối đa và cống hiến cho công việc, dự án chắc chắn sẽ đạt được hiệu quả, giúp quy trình quản lý tiến độ dự án của lãnh đạo được dễ dàng dàng và nhanh chóng hơn. 

Trên đây là những nội dung cơ bản về việc quy trình quản lý thời gian và quản lý tiến độ dự án trong doanh nghiệp. CoDX hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin bổ ích cho doanh nghiệp để xây dựng quy trình quản lý dự án hiệu quả và lãnh đạo có thể ứng dụng các kinh nghiệm nêu trên trong các dự án thực tế. 

Xem thêm mô hình dự án khác

• So sánh Agile và Waterfall
• Cách vẽ sơ đồ PERT
• 12 Nguyên tắc Agile trong quản trị dự án

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh