Quy trình quản lý dự án: Cách thiết lập kèm giải pháp tốt nhất 2024

Một quy trình chuẩn chuyên nghiệp, được tiến hành bài bản, chặt chẽ, xuyên suốt quyết định 70% sự thành công của dự án. Vậy quy trình quản lý dự án chuẩn chuyên nghiệp sẽ gồm những giai đoạn nào? Và chúng phụ thuộc vào các yếu tố nào thì hãy cùng CoDX  theo dõi bài viết này nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

>>> Có thể bạn quan tâm:

• 5 BƯỚC Xây dựng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp HIỆU QUẢ
• Quy trình nghiệp vụ là gì? Cách xây dựng quy trình nghiệp vụ
• Xây dựng sơ đồ quy trình vận hành trong doanh nghiệp hiệu quả

1. Quy trình quản lý dự án là gì?

Quy trình quản lý dự án là xương sống của toàn bộ quá trình triển khai và thực hiện dự án của một tổ chức từ đầu đến cuối. Mỗi dự án có thể thực hiện những thay đổi riêng trong quy trình quản lý để phù hợp với tính chất của từng dự án và để tạo điều kiện thuận lợi cho người thực hiện. Đây cũng được xem là quá trình các cấp quản lý vận dụng các kỹ năng, kiến thức, công cụ quản lý, kinh nghiệm đã trải qua để thực hiện quá trình lập kế hoạch dự án, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình thực hiện dự án. 

Quy trình quản trị dự án được hiểu là một tập hợp các bước được thiết lập theo trình tự thời gian mà người quản lý cần hiểu để quản lý, vận hành và giám sát toàn bộ vòng đời dự án. Khi một chu trình quản lý dự án được đề xuất, các thành viên tham gia và các bên liên quan hiểu nhiệm vụ nào là trách nhiệm của họ và nhiệm vụ nào cần sự phối hợp với các thành viên khác để tạo ra dự án.

Mục đích của việc tạo lập quy trình nhằm đảm bảo tuyệt đối cho quản trị tiến độ dự án hoàn thành đúng thời hạn, không vượt quá phạm vi ngân sách cho phép và đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn về chất lượng dự án.

2. 5 Bước xây dựng quy trình quản lý dự án hiệu quả thành công

Quy trình quản trị dự án chuẩn quốc tế sẽ bao gồm 5 bước như sau: 

• Khởi động dự án
• Lên Plan lập kế hoạch dự án
• Thực thi kế hoạch
• Theo dõi – đo lường – đánh giá
• Đóng dự án.

Bước 1: Initiating – Khởi động dự án

Giai đoạn này được thiết kế để làm nổi bật các mục tiêu và tầm nhìn của dự án, xác định và ghi lại những gì bạn và nhóm của bạn muốn đạt được cũng như nhận được sự chấp thuận từ các bên liên quan. Vì vậy, giai đoạn khởi động cần có điều lệ dự án, cũng như sổ đăng ký mà các bên cùng phối hợp thực hiện và có liên quan chặt chẽ với dự án.

Xây dựng điều lệ dự án là quá trình xây dựng một tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại và vận hành của dự án, đồng thời cung cấp cho người quản lý dự án quyền áp dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động của dự án. Điều lệ dự án sẽ giải đáp các thắc mắc trong quá trình quản lý dự án và bao gồm một số nội dung:

• Mục tiêu tổng thể của dự án là gì?
• Các bên tham gia dự án là ai?
• Những rủi ro cần được xác định trong dự án
• Lợi ích có được từ dự án
• Tổng quan về ngân sách dự án >>> Xem cách tính chi phí quản lý dự án

Có rất nhiều vấn đề cần được xác định và làm rõ trong quá trình khởi động dự án, do đó cần chia nhỏ ý tưởng của từng vấn đề và làm rõ những việc cần làm:

• Điều kiện kinh doanh: Điều kiện kinh doanh là một phần quan trọng giúp bạn có thể dễ dàng chứng minh sự cần thiết của dự án của mình.
• Xác định phạm vi dự án: Bao gồm việc xác định và phác thảo các mục tiêu dự án cụ thể như sản phẩm, tính năng, chức năng, nhiệm vụ, thời hạn và kiểm soát chi phí dự án.
• Phân phối: Sản phẩm bàn giao là hàng hóa hoặc dịch vụ có thể định lượng được
• Nguồn lực: Bao gồm cơ sở vật chất, thiết bị và nhân sự cần thiết để thực hiện dự án.
• Mục tiêu: Đây là đích đến của dự án. Mọi hành động trong dự án đều được thiết kế để đi đúng hướng nhằm đạt được mục tiêu.
• Các vấn đề mới nổi: Điều lệ dự án cần mô tả rõ ràng các vấn đề và rủi ro có thể phát sinh trong vòng đời dự án để có thể lập kế hoạch quản lý rủi ro dự án.
• Dòng thời gian: Phác thảo các mốc quan trọng của dự án và ước tính sơ bộ về thời gian hoàn thành
• Ngân sách dự kiến: Đây là một trong những điều bắt buộc cần được thể hiện trong điều lệ dự án.
  Sự phụ thuộc thể hiện mối quan hệ giữa nhiệm vụ và cá nhân thực hiện dự án

Bước 2: Planning – Lên kế hoạch dự án 

Khi dự án đã được phê duyệt mà không có bất kỳ sửa đổi nào thêm, tất cả các nguồn lực và các bên liên quan chính thức bắt đầu giai đoạn thứ hai là lập kế hoạch dự án. Ở giai đoạn này, nhiệm vụ quan trọng nhất là đặt ra mục tiêu cho dự án. Người quản lý dự án có thể áp dụng hai phương pháp phổ biến nhất hiện nay để đặt mục tiêu, đó là phương pháp SMART và CLEAR

Kế hoạch SMART: S – Specific (Tính cụ thể), M – Measurable (Có thể đo lường), A – Achievable (Tính khả thi), R – Relevant (Tính phù hợp) và  T – Time-bound (Thời hạn)

• Tính cụ thể – Mục tiêu phải trả lời các câu hỏi cụ thể, chẳng hạn như dự án bạn đang thực hiện cho một sản phẩm. Những dịch vụ nào, ở đâu, khi nào, ai tham gia, v.v.
• Có thể đo lường – Tạo số liệu đo lường kết quả hiệu suất bằng cách đặt các mục tiêu cụ thể có thể đo lường được bằng những con số cụ thể.
• Tính khả thi – Các mục tiêu đã nêu có thể đạt được bằng cách sử dụng các nguồn lực và thời gian sẵn có không? Khi lập kế hoạch và đặt ra mục tiêu công việc, hãy cân nhắc khả năng và nguồn lực hạn chế của bản thân để đặt ra những mục tiêu khả thi.
• Tính phù hợp – Mục tiêu của dự án phải thực tế và phù hợp với nhiệm vụ. Ví dụ: việc lập kế hoạch dự án tiếp thị sản phẩm cần phải nhất quán với kế hoạch sản phẩm và kế hoạch kinh doanh hiện tại của công ty.
• Thời gian – Đừng quên đặt ra mốc thời gian cụ thể để thực hiện dự án. Khi nào là deadline, khi nào công việc được phê duyệt, hoàn thành… để kiểm soát thời gian và tiến độ trong suốt quy trình quản lý dự án.

Phương pháp lập kế hoạch dự án CLEAR

CLEAR: Collaborative – Hợp tác, Limited – Giới hạn, Emotional – Cảm xúc, Appreciable – Có thể đánh giá được và Refinable – Dễ điều chỉnh.

• Hợp tác – Người quản lý tạo ra các mục tiêu cần được kết nối và hợp tác, cho phép nhân viên làm việc cùng nhau để đạt được hiệu quả làm việc nhóm tối đa.
• Hạn chế – Các mục tiêu cần được giới hạn rõ ràng về phạm vi, nguồn lực và thời gian để thực hiện chúng.
• Cảm xúc – Cảm hứng trong công việc luôn là một phần quan trọng tạo nên thành công của dự án. Người quản lý cần cố gắng hết sức để động viên các thành viên để họ tiếp tục đóng góp, làm việc chăm chỉ và hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao trong dự án.
• Khả năng đánh giá – Các mục tiêu của dự án cần được đánh giá là khả thi và được chia thành các mục tiêu phụ để tất cả các bên có thể dễ dàng thực hiện và chinh phục.
• Có thể được tinh chỉnh – Kế hoạch dự án phải chi tiết và linh hoạt khi cần thiết.

Bước 3: Executing – Triển khai dự án

Sau khi dự án được doanh nghiệp phê duyệt, mọi kế hoạch đã được phê duyệt và dự án chính thức được triển khai. Giai đoạn này thường bắt đầu bằng cuộc họp khởi động. Cuộc họp này là để nhóm của bạn giới thiệu về hoạt động kinh doanh và nhóm của họ, đồng thời cuối cùng trình bày về dự án, sản phẩm, dịch vụ khách hàng và khả năng thành công của dự án. Ngoài cuộc họp khởi động, giai đoạn triển khai sẽ thực hiện một số nhiệm vụ khác, bao gồm:

• Thành lập đội và chọn nhân sự
• Phân bổ nguồn lực cho các dự án nhỏ hơn 
• Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
• Thiết lập hệ thống theo dõi
• Giao việc cho nhân viên 
• Tạo lịch trình dự án cập nhật dựa trên sự phát triển
• Cập nhật kế hoạch trong suốt quy trình quản lý dự án 

Bước 4: Monitoring and Controlling – Theo dõi và đánh giá quy trình

Giai đoạn giám sát và đánh giá có thể trùng lặp về mặt thời gian với giai đoạn thực hiện do giai đoạn giám sát và kiểm soát dự án được tiến hành song song và liên tiếp với tất cả các giai đoạn của dự án.

Ngoài năng lực và tinh thần trách nhiệm của nhân viên, yếu tố quyết định sự thành công của một dự án nằm ở vai trò của người quản lý trong việc theo dõi, giám sát, kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của dự án một cách chặt chẽ.

Giám sát và kiểm soát các dự án để đảm bảo chúng đi đúng hướng như kế hoạch ban đầu. Người quản lý dự án có thể sử dụng các công cụ trực quan và mô hình quản lý dự án để kiểm soát tiến độ như biểu đồ Gantt, bảng Kanban, mô hình quản lý dự án linh hoạt, Scrum, phần mềm quản lý dự án… để hoàn thành công việc một cách dễ dàng và hiệu quả.

Thời đại kỹ thuật số 4.0 cũng mang đến nhiều công cụ mạnh mẽ hơn cho người quản lý dự án. Người quản lý dự án không chỉ giám sát, kiểm tra, đánh giá mà đôi khi còn trực tiếp tham gia vào mọi công việc từ lập kế hoạch đến hoàn thành dự án. Phần mềm quản lý dự án online chính là “vị cứu tinh” giúp người quản lý lập kế hoạch, phân bổ công việc, cộng tác, theo dõi và đánh giá tiến độ trong quy trình quản lý dự án cũng như năng suất làm việc của nhân viên.

Bước 5: Closing –  Hoàn thành và Đóng dự án 

Dự án đang ở giai đoạn cuối, nhưng vẫn còn một số nhiệm vụ của người quản lý dự án cần được hoàn thành trước khi nhóm của bạn có thể ăn mừng thành công hoặc học hỏi từ những thất bại. Nếu giai đoạn lập kế hoạch được thực hiện tốt và khoa học thì giai đoạn kết thúc dự án sẽ có nhiều thuận lợi. Một số nhiệm vụ mà người quản lý cần thực hiện cùng nhóm của mình trong giai đoạn kết thúc dự án bao gồm:

• Đánh giá hiệu quả của dự án: tiến hành đánh giá tổng thể và đánh giá chi tiết về hiệu quả của từng nhiệm vụ, dự án của dự án.
• Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: tinh thần, năng lực và chuyên môn của mỗi thành viên có đáp ứng được yêu cầu của dự án hay không và những nhân sự này cần được điều chỉnh như thế nào trong dự án tiếp theo.
• Phân tích dự án: Xác định những thành tựu và rút kinh nghiệm từ những thất bại của dự án để tránh tái diễn ở những dự án tiếp theo.
• Quyết toán ngân sách dự án.

Sau khi công việc trong quy trình quản lý dự án hoàn thành và được khách hàng, đối tác phê duyệt, nhóm dự án cần đánh giá toàn bộ dự án để phát huy kết quả và rút kinh nghiệm từ những sai lầm. Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của cá nhân và các dự án trong tương lai.

Tìm hiểu thêm: TOP 5 Mẫu lưu đồ quy trình (FLOWCHART ONLINE) phổ biến nhất Xây dựng Quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế 1 cửa

3. Xây dựng quy trình dự án chuyên nghiệp với bộ phần mềm CoDX

3.1 Phần mềm quản lý quy trình dự án CoDX Process

CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ số hóa tất cả các quy trình nghiệp vụ và được đánh gía cao về mặt hiệu quả. Phần mềm quản lý quy trình công việc CoDX Process được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình triển khai quy trình công việc cho mọi doanh nghiệp ngày nay.

Bên cạnh đó, Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process còn đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý dự án bằng cách giúp tổ chức và điều phối các hoạt động, tác vụ, và quy trình liên quan đến dự án. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:  

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

• Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
• Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
• Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
• Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
• Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

3.2 Phần mềm quản lý công việc trong dự án CoDX Task

Phần mềm quản lý báo cáo công việc CoDX Task sẽ giúp Doanh nghiệp dễ dàng phân bổ các công việc trong dự án theo từng mục tiêu của tháng, phân công task, giao việc, báo cáo tổng quan theo từng nhân viên và thúc đẩy năng suất công việc. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết tính năng sản phẩm ngay dưới đây:

Xem thêm các tin liên quan: Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án chuyên nghiệp Mẫu báo cáo công việc tuần cho dự án 5 Phần mềm lập tiến độ thi công Project MIỄN PHÍ dễ dùng nhất Xây dựng quy trình làm việc nhóm hiệu quả nhất 2023

Mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có một quy trình quản lý dự án riêng biệt, tuy nhiên trên đây là 4 bước quy trình cơ bản và chính xác mà doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo hiệu quả hoạt động tổ nhất. Nếu bạn có nhu cầu số hóa phương pháp quản lý dự án thì hãy liên hệ ngay với CoDX với những kênh sau đây nhé.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh