Một quy trình chuẩn chuyên nghiệp, được tiến hành bài bản, chặt chẽ, xuyên suốt quyết định 70% sự thành công của dự án. Vậy quy trình quản lý dự án chuẩn chuyên nghiệp sẽ gồm những giai đoạn nào? Và chúng phụ thuộc vào các yếu tố nào thì hãy cùng CoDX theo dõi bài viết này nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng chủ đề:
- Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án chuyên nghiệp
Quy trình quản lý dự án là quá trình các cấp quản lý vận dụng các kỹ năng, kiến thức, công cụ quản lý, kinh nghiệm đã trải qua để thực hiện quá trình lập kế hoạch dự án, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình thực hiện dự án.
Mục đích của việc tạo lập quy trình nhằm đảm bảo tuyệt đối cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, không vượt quá phạm vi ngân sách cho phép và đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn về chất lượng dự án.
1. 5 Giai đoạn trong quy trình quản lý dự án tiêu chuẩn
Quy trình quản lý dự án chuẩn quốc tế sẽ bao gồm 5 giai đoạn: Khởi động dự án, Lên Plan lập kế hoạch dự án, Thực thi kế hoạch, Theo dõi – đo lường – đánh giá, Đóng dự án.
Gian đoạn 1: Khởi động dự án
Giai đoạn khởi động quy trình quản lý sẽ là xác định yêu cầu, các bên liên quan và mục tiêu cụ thể:
- Thực hiện nghiên cứu thị trường và đánh giá khả năng thực hiện dự án.
- Xây dựng nguồn thông tin để khởi động giúp xác định rõ các mục tiêu và triển khai thông tin với các bên liên quan.
- Xác định các bên liên quan (Stakeholder) của dự án và thiết lập các kế hoạch liên quan để đảm bảo tính hiệu quả của giai đoạn.
Gian đoạn 2: Lên Plan lập kế hoạch dự án
Đây là bước quan trọng nhất trong một quy trình quản lý dự án bắt đầu từ việc thiết lập mục tiêu cụ thể, tiếp theo là quyết định chiến lược, chính sách, kế hoạch chi tiết để hoàn thành được các mục tiêu đã đề ra. Các nội dung cần được thực hiện như sau:
- Xác định mục tiêu dự án: Việc xác định mục tiêu của dự án sẽ đem lại kết quả mang tính phát triển về thể chất, tài chính, thể chế, xã hội, môi trường,.. hoặc các kết quả phát triển khác mà dự án của doanh nghiệp được kỳ vọng sẽ đạt được.
- Phân tích rủi ro: Giúp doanh nghiệp xác định những rủi ro kịp thời để có biện pháp, hành động giảm thiểu thiệt hại ít nhất có thể.
- Các hoạt động của dự án: Lên kế hoạch cho các hoạt động hoặc công việc của dự án sẽ giúp xác định ngân sách, nguồn nhân lực và các loại tài nguyên khác được huy động để kết quả của dự án được hoàn thành tốt.
- Ngân sách thực hiện dự án: Việc thiết lập đầy đủ, chi tiết các khoản phải chi sẽ giúp việc tính toán dễ thống kê hơn, đảm bảo các con số của dự án phải đáng tin cậy và thực tế.
- Cách đo lường kết quả dự án: Kết quả của dự án sẽ dựa vào 3 tiêu chí bao gồm chất lượng công việc, thời gian hoàn thành và sử dụng đúng ngân sách đề ra.
Giai đoạn 3: Thực thi kế hoạch
Thực hiện dự án là bước quan trọng trong quy trình quản lý dự án, vì các hành động của giai đoạn này sẽ ảnh hưởng đến kết quả thành hay bại của dự án.
Giai đoạn này bao gồm các hoạt động sau:
- Tiến hành triển khai các hoạt động của dự án theo kế hoạch: bao gồm quy trình chọn lọc nhân sự, nguồn lực, sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ, xây dựng cơ sở hạ tầng, phát triển phần mềm và thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến dự án.
- Theo dõi và giám sát quy trình thực hiện của dự án: Cần đảm bảo chặt chẽ các hoạt động đều được thực hiện đúng theo tiến độ, hiệu suất công việc nằm trong phạm vi nguồn lực sở hữu.
- Quản lý sự thay đổi: Đưa ra các dự báo về thời gian, rủi ro và chi phí thực hiện dự án.
Giai đoạn 4: Theo dõi – đo lường – đánh giá
Khi dự án đã được đi vào hoạt động điều quan trọng cần phải làm tiếp theo chính là theo dõi – đo lường- đánh giá chặt chẽ các quy trình quản lý dự án nhằm đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng theo quy trình. Tránh phát sinh rủi ro và có thể chỉnh sửa quy trình khi cần thiết.
- Theo dõi và giám sát tiến độ dự án liên tục: Doanh nghiệp cần liên tục giám sát tiến độ và sự thay đổi dù chỉ nhỏ nhất của dự án. Để chắc chắn rằng các hoạt động đều được thực hiện đúng theo kế hoạch ban đầu và đúng thời hạn. Ngoài ra cần phải xác định các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. Mục đích để giảm bớt thiệt hại ít nhất có thể và có một hướng thay đổi quy trình phù hợp hơn.
- Thực hiện các hoạt động đo lường chất lượng sản phẩm dự án, kiểm soát hiệu quả chi phí và thời gian: Các hoạt động để kiểm soát chất lượng, chi phí và thời gian cần được nguồn lực đo lường thông qua các phần mềm quản lý dự án online để tiết kiệm thời gian và dễ dàng kiểm soát hơn.
Giai đoạn 5: Đóng dự án
Đây là giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý dự án cần thực hiện. Các nhiệm vụ cần được thực hiện trong giai đoạn này như:
- Tổng kết đánh giá hiệu quả dự án hoàn thành: Việc đưa ra đánh giá sau khi dự án hoàn thành sẽ bao gồm mức độ đạt được các mục tiêu của dự án, chất lượng sản phẩm, thời gian thực hiện và chi phí cho toàn bộ dự án.
- Phân tích, nhìn nhận các hoạt động của từng thành viên trong nhóm. Một số tiêu chí cần phân tích như thái độ làm việc, tinh thần, khả năng chuyên môn, năng lực, … từ đó đưa ra các điều chỉnh cho những dự án trong giai đoạn mới.
- Review dự án: Phân tích những kết quả đạt được hoặc chưa đạt được, tìm ra vấn đề để rút kinh nghiệm cho các dự án tiếp theo.
2. Quy trình quản lý dự án cho từng lĩnh vực cụ thể
Mỗi ngành nghề đều có tính chất công việc và mục tiêu khác nhau do đó quy trình quản lý dự án cũng hoàn toàn khác nhau. Sau đây là 3 sơ đồ quy trình dự án cho 3 ngành nghề phổ biến nhất hiện nay đó là phần mềm, công nghệ thông tin, xây dựng.
3.1 Quy trình quản lý dự án phần mềm
Sơ đồ quy trình dự án phần mềm sẽ bao gồm 4 bước sau:
Bước 1: Bắt đầu dự án
Giai đoạn bắt đầu quy trình dự án phần mềm cũng tương tự quy trình chuẩn. Bạn cần thực hiện xác định được mục tiêu tổng thể và từng giai đoạn cho dự án, lập kế hoạch cụ thể, xác định nguồn lực có chuyên môn cao và phân chia nhiệm vụ phù hợp cho từng bộ phận.
Bước 2: Lập kế hoạch triển khai dự án phần mềm
Bắt đầu từ mục tiêu cho từng giai đoạn và tổng thể, doanh nghiệp cần lên các phương án cần thiết để thực hiện mục tiêu đã đề ra. Khi cần thiết sẽ thực hiện điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp với từng giai đoạn.
Bước 3: Triển khai thực hiện dự án phần mềm
Sau khi đã thực hiện xong bước lập kế hoạch triển khai dự án, các bộ phận được phân chia cần dựa vào sơ đồ quy trình dự án để hoàn thành công việc. Người quản lý sẽ phải chịu trách nhiệm theo dõi từng mục tiêu cũng như tiến độ dự án. Qua đó kiểm soát chặt chẽ các hoạt động và thực hiện điều chỉnh lại kế hoạch khi cần thiết.
Bước 4: Nghiệm thu dự án, bàn giao sản phẩm
Sau khi đã hoàn thành dự án, người quản lý sẽ bắt đầu tiến hành đo lường kết quả so với kế hoạch đề ra và đánh giá mục tiêu được đề ra ban đầu xem có đạt yêu cầu hay không. Khi đã hoàn tất quá trình đo lường thì người quản lý tiến hành nghiệm thu dự án và bàn giao sản phẩm.
3.2 Quản lý dự án công nghệ thông tin
Quy trình quản lý dự án công nghệ thông tin gồm 4 bước cơ bản sau: Khởi động dự án; Xây dựng kế hoạch; Triển khai, theo dõi và kiểm soát và cuối cùng là hoàn thành dự án.
Bước 1: Khởi động dự án
Để khởi động dự án, người quản lý hoặc chịu trách nhiệm cần nắm bắt mục tiêu dự án, hiểu rõ tính đặc thù, tìm hiểu về các thủ tục liên quan, tính toán tổng các công việc cần phải thực hiện.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch dự án công nghệ thông tin
- Đầu tiên cần thiết lập mục tiêu cụ thể cho dự án, phân bổ ra từng giai đoạn phù hợp để dễ dàng kiểm soát.
- Xác định nguồn lực, nhân sự, đầu việc cần phải làm và chia cho nhân sự, phạm vi công việc thuộc lĩnh vực của từng người.
- Phân bổ công việc phù hợp cho nhân sự, phân bổ nguồn lực hợp lý đúng và đủ.
- Lập kế hoạch triển khai đầy đủ chi tiết các yếu tố cần có bên trên, có mục tiêu chính , thời gian thực hiện dự án và những yêu cầu riêng.
- Cuối cùng thông qua kế hoạch dự án.
Bước 3: Triển khai, theo dõi và kiểm soát
- Sau khi đã xây dựng dự án thì bước tiếp theo cần triển khai dự án theo kế hoạch, theo dõi chặt chẽ kết quả từng giai đoạn, điều chỉnh kế hoạch ngay khi thích hợp.
- Thúc đẩy tiến độ dự án làm việc đúng với kế hoạch đề ra.
- Quản lý hiệu quả công việc chặt chẽ, theo dõi năng suất làm việc của đội ngũ, kiểm soát hạn chế rủi ro.
- Sẵn sàng thích ứng ngay với những tác động xấu từ môi trường bên ngoài và yêu cầu thay đổi từ khách hàng.
- Theo dõi sát sao dự án, báo cáo trạng thái dự án đến các bên liên quan.
Bước 4: Hoàn thành dự án
- Thử nghiệm xem dự án đã hoạt động đúng như mong muốn hay chưa.
- Đánh giá kết quả tổng thể trong quá trình thực hiện dự án.
- Xuất tài liệu hướng dẫn thực hiện và tất cả tài liệu liên quan đến dự án.
- Nghiệm thu sản phẩm, bàn giao sản phẩm cho đơn vị vận hành/khách hàng.
3.3 Sơ đồ quy trình quản lý dự án xây dựng
Đối với quy trình quản lý dự án xây dựng sẽ được chia thành hai giai đoạn chính là: Giai đoạn chuẩn bị đầu tư và giai đoạn thực hiện đầu tư.
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Bước 1: Xây dựng quy hoạch công trình
Nếu muốn đầu tư xây một dự án được trơn tru thì đầu tiên cần phải kiểm tra quy hoạch và làm hồ sơ xin cấp phép quy hoạch khu vực của dự án.
Bước 2: Lựa chọn chủ đầu tư
Sau khi đã được nhà nước phê duyệt quy hoạch thì bước tiếp theo cần làm chính làm tìm kiếm nhà đầu tư. Có thể lựa chọn đấu thầu, đấu giá quyền sử dụng đất, quyết định chủ trương đầu tư.
Bước 3: Phê duyệt báo cáo nghiên cứu và hồ sơ thiết kế cơ sở
Việc phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi và hồ sơ thiết kế cơ sở mới có đầy đủ cơ sở để triển khai các bước tiếp theo quy định của Luật xây dựng.
Bước 4: Báo cáo đánh giá tác động môi trường xung quanh khi thực hiện dự án xây dựng
Cần được phê duyệt “báo cáo đánh giá tác động của môi trường” đối với dự án hoặc xác nhận cam kết kế hoạch bảo vệ môi trường xanh của chủ đầu tư với Luật bảo vệ môi trường
Bước 5: Hoàn thành tất cả các thủ tục về đất đai xây dựng
Giao đất đã được phê duyệt, cho thuê hay thu hồi đất; cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất dự án, quyền sở hữu nhà ở và tất cả tài sản gắn liền với đất đai.
Giai đoạn thực hiện đầu tư
Sau khi đã hoàn thành các thủ tục về đất đai là chủ đầu tư đã đủ các điều kiện để triển khai các bước thực hiện đầu tư.
Bước 1: Lập hồ sơ, thẩm định, phê duyệt bản vẽ thi công dự án
Bước này là cơ sở bàn đạp để triển khai thi công tại hiện trường
Quá trình khảo sát xây dựng có thể chia thành 2 giai đoạn đó là: khảo sát sơ bộ để làm báo cáo đầu tư và khảo sát chi tiết hỗ trợ thiết kế.
Bước 2: Lập hồ sơ và xin thẩm duyệt quy định PCCC
Bước 3: Xin cấp phép xây dựng từ nhà nước.
Bước 4: Triển khai thi công dự án tại hiện trường được cấp phép.
Bước 5: Hoàn công xây dựng dự án và đưa công trình vào sử dụng.
3. Xây dựng quy trình và quản lý dự án hiệu quả với CoDX Task
Phần mềm quản lý công việc CoDX Task sẽ giúp Doanh nghiệp dễ dàng phân bổ các công việc theo mục tiêu của tháng, phân công task, giao việc, báo cáo tổng quan theo từng nhân viên và thúc đẩy năng suất công việc.
Một quy trình quản lý dự án khi được thực hiện thông qua CoDX sẽ gồm các bước sau đây:
Kế hoạch công việc thông minh
- Lập kế hoạch tổng quan theo tháng
- Tạo bảng công việc theo mục tiêu dài hạn và ngắn hạn
- Liên kết nội bộ để sắp xếp công việc hợp lý
- Phân bổ nguồn lực làm việc hiệu quả
Giao việc nhanh chóng theo quy trình
- Hỗ trợ giao việc cho từng cá nhân hoặc tập thể
- Dễ dàng phân chia công việc đa cấp
- Quan sát tiến độ công việc một cách trực quan
- Tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn công việc
Todolist công việc theo ngày
- Tạo danh sách các đầu việc cần thực hiện làm theo ngày
- Theo dõi danh sách công việc của các thành viên trong nhóm
- Trao đổi, xem và gắn file đính kèm theo mỗi công việc
- Liên tục cập nhật tiến độ hoàn thành
Quản lý theo dõi công việc chi tiết
- Kiểm soát mọi công việc từ cá nhân đến đội nhóm
- Quan sát tình trạng công việc của mọi cá nhân/đội nhóm/phòng ban
- Theo dõi chất lượng công việc và số giờ hoàn thành
- Nhắc việc thông minh
- Hệ thống công cụ nhắc việc thông minh
Báo cáo trực quan
- Xem báo cáo công việc ở nhiều định dạng
- Báo cáo thông kê theo cá nhân
- Báo cáo thống kê theo kế hoạch
- Đánh giá mức độ hoàn thành của mọi cá nhân và công việc
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
Mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có một quy trình quản lý dự án riêng biệt, tuy nhiên trên đây là 4 bước quy trình cơ bản và chính xác mà doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo hiệu quả hoạt động tổ nhất. Nếu bạn có nhu cầu số hóa phương pháp quản lý dự án thì hãy liên hệ ngay với CoDX với những kênh sau đây nhé.
Nếu vẫn đang phân vân >>> Xem ngay 5 Phần mềm lập tiến độ thi công Project MIỄN PHÍ dễ dùng nhất
Bài viết liên quan: