[12 BƯỚC] Xây dựng quy trình làm việc nhóm hiệu quả nhất 2023

Quy trình làm việc nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong các tổ chức để triển khai công việc hiệu quả hơn. Trên thực tế có những công việc mà một cá nhân không thể giải quyết tốt được. Vì thế, làm việc nhóm là sự lựa chọn tối ưu nhất.

Hãy cùng CoDX khám phá và tìm hiểu về 12 bước xây dựng quy trình làm việc theo nhóm hiệu quả để thúc đẩy sự phát triển và thành công cho doanh nghiệp của bạn trong bài viết sau.

Bạn đang đọc bài viết trên trang Trang tin tức doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

>>> Cùng chủ đề:

1. Quy trình làm việc nhóm là gì? 

Quy trình làm việc theo nhóm (Teamwork) được hiểu đơn giản là một nhóm người cùng nhau hợp tác thực hiện chuỗi công việc nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm. Nó bao gồm sự phối hợp, giao tiếp và tương tác giữa các thành viên trong nhóm để nâng cao hiệu suất công việc. 

Để làm việc hiệu quả, người lãnh đạo cần phải có các kỹ năng như: 

  • Tổ chức nhóm.
  • Phân bổ nguồn nhân lực.
  • Phân công công việc.
  • Quản lý, kiểm soát công việc.
  • Tương tác, khích lệ thành viên làm việc.
  • Xử lý vấn đề.
  • …

Đồng thời, các thành viên trong nhóm cần phải có các kỹ năng mềm như:

  • Kỹ năng thiết lập và duy trì một mối quan hệ hợp tác tích cực với các thành viên.
  • Kỹ năng giao tiếp.
  • Kỹ năng lắng nghe.
  • Quản lý thời gian.
  • ….

2. Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc nhóm hiệu quả 

Dưới đây, CoDX sẽ hướng dẫn mọi người chi tiết 12 bước để xây dựng một phương pháp làm việc nhóm thật hiệu quả nhất cho công ty của mình:

Bước 1: Xây dựng mục tiêu và lập kế hoạch 

Đầu tiên, nhóm cần xác định mục tiêu chung của mình là gì để hiểu rõ hơn về mục đích của dự án và công việc. Từ đó, tạo ra hướng đi phù hợp mà không cần mất nhiều thời gian.

Khi có bảng mục tiêu, trưởng phòng hoặc quản lý sẽ tiến hành lập các kế hoạch liên quan đến nhân sự, phương pháp, thiết bị và thời gian để giải quyết tất cả vấn đề.

Bước 2: Xác định vai trò của các thành viên trong nhóm 

Xác định và phân chia công việc thành các nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong nhóm sẽ giúp mọi người biết rõ trách nhiệm của mình và tập trung vào nhiệm vụ riêng.

Bạn cần một danh sách các thành viên và nắm rõ năng lực của từng người để phân chia và điều chỉnh công việc cho phù hợp và hiệu quả. Nếu bạn là nhà tuyển dụng hãy tìm kiếm các ứng viên có đầy đủ kỹ năng mà doanh nghiệp cần để có thể đáp ứng các vai trò và kinh nghiệm để hoàn thành tốt công việc.

Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc nhóm hiệu quả
Quy trình làm việc nhóm giúp phân chia công việc hiệu quả

Bước 3: Tận dụng mọi kỹ năng và sự đa dạng của các thành viên 

Bình thường, nhóm sẽ có thành viên có các kỹ năng và chuyên môn khác nhau: Có người giỏi về quản lý dự án, người khác có khả năng phân tích dữ liệu hoặc sáng tạo nội dung. 

Việc tận dụng kỹ năng này giúp nhóm hoàn thiện công việc một cách nhanh chóng và chất lượng, tránh tình trạng lãng phí thời gian và nguồn lực.

Đôi khi, đa dạng ý kiến và góc nhìn sẽ giúp nhóm khai thác nhiều ý tưởng và giải pháp. Điều này thúc đẩy sự sáng tạo cũng như tạo sự gắn kết trong nhóm, tăng cường tương tác và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm việc.

Bước 4: Đặt ra tiêu chuẩn công việc cho mỗi thành viên 

Trưởng nhóm cần xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng thành viên và đặt ra những tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá hiệu suất làm việc của họ. Đây cũng là cách để cấp trên đánh giá hiệu suất của từng thành viên một cách công bằng và khách quan. 

Cần phải đảm bảo rằng mỗi người hiểu rõ vai trò của mình và biết chính xác những gì cần làm, tránh những tranh cãi hoặc mâu thuẫn về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên. 

Khi biết rõ mục tiêu cần đạt được, mỗi người có thể tập trung vào phát triển những khả năng cần thiết để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Bước 5: Ghi nhận thành công và chấp nhận rủi ro làm việc nhóm 

Khi nhóm ghi nhận những thành công tạo ra động lực đánh giá cao về đóng góp của từng thành viên. Điều này thúc đẩy tinh thần làm việc và khích lệ nhân viên tiếp tục cống hiến nhiều hơn.

Chấp nhận rủi ro và thất bại là một phần không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc nhóm. Thay vì trách móc hoặc đổ lỗi, bạn cần học hỏi từ những trở ngại này, đánh giá lại kế hoạch và hành động, từ đó cải tiến và ngày càng hoàn thiện. 

Đây cũng chính là lúc để nhóm phát triển khả năng thích nghi và linh hoạt trong giải quyết các tình huống khó khăn. Đồng thời chủ động tìm kiếm giải pháp đối phó và không sợ đối mặt với những thay đổi bất ngờ.

Bước 6: Thúc đẩy sự phát triển cho mỗi cá nhân trong nhóm 

Leader cần tìm hiểu và nhận ra những tố chất, khả năng đặc biệt của từng cá nhân. Thông qua đó, tạo điều kiện cho họ tiếp cận các cơ hội học tập, đào tạo để phát triển kỹ năng và năng lực của mình.

Bên cạnh đó, bạn cần tạo ra môi trường làm việc tích cực và thoải mái giúp mỗi cá nhân tự tin thể hiện ý kiến, đề xuất ý tưởng mới mà không bị hạn chế.

Các thành viên cũng nên hỗ trợ nhau trong việc xây dựng và phát triển sự nghiệp cá nhân bằng cách chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, gợi ý, lời khuyên,…

Hạn chế quản lý vi mô
Hạn chế quản lý vi mô trong khi làm việc nhóm

Bước 7: Hạn chế quản lý một cách vi mô 

Khi quản lý một cách vi mô, các thành viên có thể không tương tác và hỗ trợ lẫn nhau nhiệt tình. Điều này dẫn đến sự cô lập giữa các cá nhân và khó khăn trong việc đạt được mục tiêu chung của nhóm.

Đây cũng là lý do dẫn đến việc thiếu sự phối hợp trong việc xác định và phân công công việc, làm cho quy trình làm việc nhóm không được tổ chức và hiệu quả.

Khi mỗi thành viên quản lý công việc riêng mà không có tầm nhìn tổng quan, nhóm có thể mất đi sự tập trung và dễ bị phân tán trong các hoạt động riêng lẻ.

Bước 8: Tạo động lực cho nhóm phát triển toàn diện 

Hãy tạo động lực cho nhóm bằng cách khích lệ và công nhận những thành tựu và nỗ lực của từng cá nhân. 

Nhóm cần hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi để từng thành viên có cơ hội phát triển và nâng cao kỹ năng. Mỗi thành viên sẽ cảm thấy được khích lệ và ủng hộ, góp phần tạo ra một không gian làm việc đầy năng lượng và sáng tạo.

Bước 9: Thiết lập khả năng lãnh đạo 

Trong một nhóm làm việc, người lãnh đạo cần có khả năng thúc đẩy sự đồng thuận và cùng nhau xây dựng mục tiêu chung.

Người quản lý cần phát triển kế hoạch, chiến lược và tạo hướng dẫn cho các thành viên để đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả và hướng đến mục tiêu chung.

Bước 10: Xây dựng văn hóa và sự kết nối khi làm việc nhóm 

Văn hóa tích cực giúp tạo động lực và tinh thần làm việc hăng say, góp phần làm việc trở nên hứng thú và đạt hiệu quả cao hơn.

Bên cạnh đó, xây dựng sự kết nối giữa các thành viên là một yếu tố quan trọng trong quá trình làm việc nhóm. Khuyến khích giao tiếp và thảo luận, đồng thời tôn trọng ý kiến và đóng góp của từng thành viên. 

Tất cả các thành viên đều cùng nhau hướng đến mục tiêu và đóng góp vào thành công chung của nhóm.

Tạo môi trường làm việc tích cực, tốt
Xây dựng môi trường làm việc tích cực đóng góp lớn trong quy trình làm việc cùng nhau

Bước 11: Giao tiếp và trao đổi về công việc thường xuyên 

Bằng cách chia sẻ thông tin và trao đổi ý kiến, các thành viên cảm thấy được đồng đội lắng nghe và quan tâm, tạo nên sự đoàn kết và tin tưởng trong nhóm.

Giao tiếp và trao đổi về công việc giúp đảm bảo tất cả các thành viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình và các thành viên khác. Nếu có sự cố hoặc khó khăn trong công việc, việc trao đổi thông tin và tìm kiếm giải pháp sẽ giúp giải quyết tình huống một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Bước 12: Tổng kết và đánh giá tiến độ công việc nhóm 

Tổng kết giúp nhóm xác định được các công việc đã hoàn thành, đang tiến hành và cần thực hiện trong tương lai. Đảm bảo rõ ràng về tình hình công việc và giữ cho nhóm đi đúng hướng.

Từ kết quả đánh giá, mọi người có thể nhận biết những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó tối ưu hóa quá trình làm việc và đạt kết quả tốt hơn.

Đặc biệt, đây cũng là dịp để công ty ghi nhận và vinh danh những thành tựu của từng thành viên và toàn nhóm, tạo động lực cho các thành viên tiếp tục nỗ lực và đóng góp trong công việc.

Quy trình làm việc nhóm hiệu quả
Hướng dẫn xây dựng chi tiết quy trình làm việc nhóm hiệu quả

3. Lợi ích của quy trình làm việc theo nhóm 

Quy trình làm việc theo nhóm mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho một tổ chức hoặc dự án. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể của quy trình làm việc nhóm:

  • Tạo ra một môi trường thúc đẩy sự sáng tạo và trao đổi ý tưởng mới cho nhân viên. Mọi người có thể hỗ trợ, bổ sung và cùng phát triển để tạo ra các giải pháp đột phá và tối ưu hơn.
  • Phân chia công việc và nhiệm vụ cho từng thành viên phù hợp theo năng lực. Người quản lý có thể tận dụng những kỹ năng và chuyên môn riêng của từng người để tăng cường hiệu suất và hiệu quả trong công việc.
  • Cung cấp cơ hội để mọi người cùng nhau tìm kiếm và giải quyết các vấn đề tốt hơn. Sự kết hợp của nhiều ý kiến và quan điểm đa dạng giúp tăng cường khả năng nhìn nhận và tiếp cận vấn đề từ nhiều phía khác nhau. 
  • Tạo điều kiện thuận lợi cho sự giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các thành viên. Việc chia sẻ ý kiến, thông tin và tiến độ công việc giúp đảm bảo mọi thành viên trong nhóm cùng hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ của dự án, tạo ra sự đồng nhất và giảm thiểu những hiểu lầm và mâu thuẫn trong quá trình làm việc.
  • Thúc đẩy cam kết và trách nhiệm cá nhân trong công việc. Mỗi thành viên hiểu rõ vai trò của mình và đóng góp tích cực vào công việc của toàn nhóm. Điều này tạo ra một tinh thần đồng đội mạnh mẽ cao hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ.
Quy trình làm việc theo nhóm
Một số vai trò của quy trình làm việc theo nhóm

4. Quản lý quy trình động với CoDX Process 

CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ số hóa tất cả các quy trình nghiệp vụ và được đánh gía cao về mặt hiệu quả. Phần mềm quản lý quy trình công việc CoDX Process được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình triển khai quy trình công việc cho mọi doanh nghiệp ngày nay. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

  • Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
  • Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
  • Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
  • Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
  • Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
  • Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Một quy trình làm việc theo nhóm tốt giúp tăng cường sự hiểu biết và tương tác, xác định trách nhiệm và vai trò của từng thành viên, nhằm đảm bảo sự tiến triển trong dự án hoặc công việc. Thông qua quy trình làm việc nhóm, CoDX – Hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số, hy vọng bạn có thể đạt được sự hiệu quả cao hơn và đạt được thành công vượt bậc cho doanh nghiệp của mình.

Xem thêm các tin liên quan:
Loan Hồ

Loan Hồ - Biên tập viên chuyên mục Chuyển đổi số – Tài chính kế toán – Hoạch định Quản lý sản xuất tại CoDX Businesswiki. "Mỗi bài viết tôi chia sẻ là sự đúc kết từ kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của tôi trong gần 10 năm làm việc trong lĩnh vực Tài chính - Kinh doanh."

Bài viết được quan tâm nhiều trong tuần: