Chữ ký số ngày càng trở nên phổ biến, được nhiều doanh nghiệp sử dụng ở hầu hết các giao dịch điện tử. Vậy bạn đã biết cách ký hợp đồng bằng chữ ký số chưa? Trong bài viết hôm nay, CoDX sẽ hướng dẫn bạn ký hợp đồng bằng chữ ký số một cách chi tiết. Cùng tham khảo nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Cần chuẩn bị gì trước khi ký hợp đồng bằng chữ ký số?
Các doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng chữ ký số để ký kết các hợp đồng điện tử. Đây là phương pháp đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và tính pháp lý cực kỳ cao. Hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng ký kết trên giấy như thông thường. Các văn bản điện tử nếu không ký chữ ký số thì sẽ không có giá trị pháp lý.
Để ký hợp đồng bằng chữ ký số, doanh nghiệp/ đơn vị/ tổ chức / cá nhân cần chuẩn bị:
- Chữ ký số (Token) còn trong thời gian có hiệu lực và được mua từ các đơn vị đã được cấp phép.
- Máy tính đã cài đặt sẵn phần mềm chuyên dụng để đọc thông tin trên token.
- Phần mềm ký số cho hợp đồng điện tử mua từ các nhà cung cấp phần mềm.
Sau khi đảm bảo đầy đủ tất cả các yếu tố được nêu trên, doanh nghiệp đã có thể thực hiện cách ký hợp đồng bằng chữ ký số. Chữ ký số Token (hay còn được gọi là USB Token) là một thiết bị chứa các ký tự dưới dạng thông điệp dữ liệu được mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp, tổ chức hoặc một cá nhân.
Đặc trưng của USB Token đó là có tính riêng biệt. Như vậy, mỗi doanh nghiệp, đơn vị hay cá nhân khi đăng ký mua chữ ký số đều sẽ được cung cấp một USB Token chứa mã khóa riêng biệt duy nhất.
2. Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số
Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, đồng thời trong nội dung của hợp đồng có thỏa thuận sử dụng ký chữ ký số thì các bên bắt buộc phải thực hiện việc ký số để hợp đồng có hiệu lực và đảm bảo tính pháp lý. Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số gồm có các bước chi tiết dưới đây:
Bước 1: Cài đặt thiết bị Token bằng cách cắm thiết bị vào vị trí cắm USB của PC và chạy chương trình cài đặt phần mềm.
Bước 2: Thực hiện việc đổi mật khẩu “PIN Code” để bảo vệ thiết bị nếu đây là lần đầu sử dụng Token. Người dùng thực hiện việc thay đổi mật khẩu này theo điều hướng của hệ thống. Mật khẩu phải có độ dài ít nhất 8 ký tự và bao gồm các thành phần số, chữ hoa, chữ thường và ký tự đặc biệt.
Sau khi đổi mật khẩu, bạn cần phải ghi nhớ mật khẩu mới đề sử dụng cho các lần ký số kế tiếp. Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi mật khẩu định kỳ để tăng tính bảo mật.
Bước 3: Thực hiện việc ký hợp đồng với các loại chữ ký số hiện nay đã được mã hóa trong phần mềm bằng cách thực hiện lần lượt các thao tác sau:
- Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF
- Chọn “Protect” với chức năng Sign&Certify
- Chọn tiếp “Place Signature …” để tiến hành ký vào văn bản hợp đồng
- Chọn nơi chữ ký số sẽ hiển thị
- Màn hình sẽ xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn “Sign”. Đồng thời, hãy lưu ý đến các mục Sign as là chọn chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng) và Reason là chọn lý do ký văn bản.
- Nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số sau đó chọn “Save”.
- Trên màn hình sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu nhập mã pin để truy xuất đến USB Token, hãy thực hiện việc nhập mật khẩu và nhấn “Đăng nhập”.
- Nếu mã pin được nhập chính xác, phần mềm sẽ tiến hành ký số vào hợp đồng, sau đó thông tin của doanh nghiệp sẽ xuất hiện ngay tại nơi bạn đã chọn ký là hoàn tất quá trình ký số.
Sau khi hoàn tất các bước của cách ký hợp đồng bằng chữ ký số ở trên, bạn có thể xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào hợp đồng bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái. Hoặc bạn cũng có thể click chuột trực tiếp vào chữ ký để kiểm tra xem chữ ký số đó đã được xác thực chưa và có giá trị hay không.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tự thiết kế mẫu chữ ký cho riêng mình. Thực hiện thiết kế mẫu chữ ký tại: Appearance Type >> Chọn “Create New Style” >> Sử dụng các lựa chọn có sẵn trên hệ thống để tiến hành tự tạo mẫu chữ ký theo mong muốn.
Xem thêm:
- Hướng dẫn ký số trên File PDF [MỚI CẬP NHẬT 2023]
- Quy trình ký số văn bản điện tử theo NĐ-CP số 30/2020 [MỚI]
3. Lưu ý gì khi ký hợp đồng bằng chữ ký số?
Việc ký hợp đồng bằng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích cho người dùng. Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số cũng khá đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, khi thực hiện bạn cũng cần ghi nhớ những yếu tố sau đây để đảm bảo việc ký chữ ký số thuận lợi thành công:
- Lựa chọn đúng USB mà bạn cần ký bởi có nhiều doanh nghiệp thường sử dụng nhiều USB, hoặc có thể có USB cũ bị để lẫn vào USB mới.
- Luôn ghi nhớ mật khẩu USB Token vì nếu bạn nhập sai mật khẩu nhiều lần có thể sẽ bị khóa USB token và gây gián đoạn công việc.
- Trong quá trình ký số, bạn có thể sẽ gặp phải những tình huống gây trở ngại. Lúc này, hãy liên hệ ngay với kỹ thuật viên của bên cung cấp chữ ký số Token để được trợ giúp. Do đó, bạn nên lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín và có hỗ trợ 24/7 để được giúp đỡ kịp thời.
>>> Xem ngay quy định: Ký nháy hợp đồng văn bản: Quy định và cách ký nháy theo Nghị định 30/2020
4. Đơn vị cung cấp trình ký số uy tín nhất hiện nay
Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số cho các cơ quan, doanh nghiệp. Một trong những đơn vị uy tín hàng đầu, được nhiều người tin chọn đó chính là VNPT. USB token của VNPT được đánh giá cao về tính bảo mật, an toàn tuyệt đối.
Đặc biệt, VNPT là đơn vị đầu tiên có 3 lần được cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam. Điều này càng khẳng định được sự uy tín, đáng tin cậy và chất lượng tốt của đơn vị. Ngoài ra, VNPT còn có đội ngũ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng tận tình sẽ hỗ trợ bạn 24/7 bất cứ lúc nào.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo sản phẩm trình ký số CoDX. Sản phẩm này được tích hợp với các đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín nên đảm bảo được tính pháp lý. Trình ký điện tử – Chữ ký số của CoDX sẽ giúp quá trình ký số của bạn diễn ra nhanh chóng, an toàn và bảo mật cao. Với trình ký số CoDX, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tới 70% chi phí và thời gian so với trình ký truyền thống.
Không chỉ vậy, CoDX sẽ tạo luồng ký và quy trình ký số tự động trên đa nền tảng. Nhờ vậy, cho dù bạn đang ở bất cứ đâu, chỉ cần có các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop, máy tính để bàn,… đã được kết nối Internet là có thể thực hiện ký số một cách dễ dàng và nhanh chóng. Ngoài ký kết hợp đồng, trình ký số của CoDX còn hỗ trợ thực hiện các giao dịch điện tử khác, trình ký nội bộ và xét duyệt điện tử.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website Công ty chuyển đổi số CoDX: https://www.codx.vn
- Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
Hy vọng với những chia sẽ trên, bạn đã thực hiện được cách ký hợp đồng bằng chữ ký số một cách thuận lợi. Đồng thời, CoDX cũng mong rằng có thể giúp bạn lựa chọn được một đơn vị cung cấp trình ký số uy tín để đi cùng doanh nghiệp của bạn trên hành trình tới thành công. Xem thêm nhiều kiến thức quản trị doanh nghiệp khác tại CoDX Business Wiki.
>>> Xem thêm bài viết liên quan: Cách ký chữ ký số hóa đơn điện tử và Quy định BẮT BUỘC cần biết
Bài viết liên quan: