Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên File PDF [MỚI CẬP NHẬT 2023]

ký số trên file pdf

Lợi ích thực tế của chữ ký số là ngày càng được sử dụng rộng rãi cho các hoạt động như kê khai, nộp thuế điện tử cho các doanh nghiệp, hải quan, an sinh xã hội. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký điện tử nhiều định dạng file tài liệu khác nhau đặc biệt là file pdf. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách ký số trên file pdf như thế nào hiệu quả nhất. Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang Tin chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Hướng dẫn ký số trên file pdf chi tiết và nhanh nhất

Chữ ký số trong tệp PDF được sử dụng cùng với phần “Bản quyền” của tài liệu điện tử. Hiện nay các phần mềm hỗ trợ đọc và chỉnh sửa file PDF như Foxit Reader, Adobe Reader,… đều có thể dễ dàng thực hiện việc này. Dưới đây là cách chèn chữ vào file PDF, bạn có thể tham khảo:

1.1. Hướng dẫn ký chữ ký số trên file PDF Foxit Reader

Phần mềm ký số file pdf Foxit Reader (www.foxit.com/pdf-reader) là phần mềm đọc file PDF phổ biến với lượng người dùng đông đảo. Nếu sử dụng phần mềm Foxit Reader để mở file văn bản cần chữ ký số, người dùng có thể thực hiện các bước sau.

Lưu ý: Để tạo chữ ký số, người dùng cần cắm USB Token vào máy tính. Đồng thời, máy tính sử dụng chữ ký số phải cài đặt thành công phần mềm Token Manager.

Bước 1. Việc đầu tiên khi ứng dụng cách ký chữ ký số trên file pdf khi sử dụng phần mềm Foxit Reader là bạn cần phải mở văn bản được lưu ở định dạng PDF.

Bước 2. Tại mục “Bảo vệ” trên thanh công cụ, NSD chọn chức năng “Ký xác nhận” và nhấn “Đặt chữ ký…”

ký số trên file PDF Foxit Reader
Chọn chức năng Sign & Certify, nhấn “Place Signature”

Bước 3. Người dùng tiếp tục đưa chuột vào mục cần ký điện tử file pdf trong văn bản rồi kéo thả chuột để tạo thành ô ký tại vị trí cần ký.

ký số trên file PDF Foxit Reader
Click và rê chuột để tạo ô chữ ký tại vị trí mong muốn

Lúc này, trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ ký văn bản, để ký văn bản, người dùng chỉ cần chọn “Chữ ký”.

ký số trên file PDF Foxit Reader
Chọn “Ký” để ký văn bản

Bước 4. Chọn đường dẫn và lưu tệp văn bản đã ký, tên tệp nhập theo yêu cầu của người sử dụng.

ký số trên file PDF Foxit Reader
Chọn đường dẫn và lưu tệp văn bản đã ký

Bước 5. Tiếp theo, màn hình sẽ hiển thị cửa sổ Check PIN, người dùng cần nhập mã PIN của USB Token và chọn “Đăng nhập”.

ký số trên file PDF Foxit Reader
Mật khẩu đăng nhập USB token

Sau khi mã PIN được nhập thành công ở bước thứ sáu, chữ ký số sẽ hiển thị trên ô chữ ký được chọn ở bước thứ ba.

ký số trên file PDF Foxit Reader
Hình ảnh chữ ký được hiển thị trong tài liệu sau khi người dùng đã ký điện tử

Bước 7. Sau khi hoàn tất quá trình ký số, người dùng có thể chọn mục “Quản lý chữ ký số” trên thanh công cụ bên trái màn hình để xem thông tin chữ ký số.

ký số trên file PDF Foxit Reader
Chọn Quản lý chữ ký số để xem thông tin chữ ký số

1.2. Cách ký chữ ký số trên file pdf với Acrobat Reader DC

Phần mềm ký số file pdf Acrobat Reader DC là phiên bản nâng cấp của phần mềm gốc Acrobat Reader. Cụ thể, DC (viết tắt của Document Cloud) là tiện ích cho phép người dùng thực hiện các thao tác đối với tập tin PDF trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến.

Dưới đây là hướng dẫn ký số trên file pdf với Acrobat Reader DC:

Bước 1. Mở tài liệu PDF cần ký điện tử.

Bước 2. Người dùng chọn “Công cụ” trên thanh công cụ của màn hình giao diện.

cách ký chữ ký số trên file pdf Acrobat Reader DC
Chọn “Công cụ” trên thanh công cụ

Bước 3. Trên màn hình giao diện, chọn Chứng chỉ và bấm Mở.

cách ký chữ ký số trên file pdf Acrobat Reader DC
Chọn Mở trong phần Chứng chỉ

Bước 4. Để ký điện tử vào văn bản, người dùng chọn Chữ ký số.

cách ký chữ ký số trên file pdfAcrobat Reader DC
Chọn “Ký số” để ký điện tử

Bước 5. Khi lời nhắc chọn hộp hiển thị chữ ký xuất hiện trên màn hình như trong hình bên dưới, nhấp vào “OK” để tiếp tục.

ký điện tử file pdf với Acrobat Reader DC
Nhấn OK để tiếp tục quá trình ký số

Tiếp theo, người dùng click và rê chuột vào vị trí cần đặt chữ ký.

ký điện tử file pdf với Acrobat Reader DC
Nhấp và kéo chuột vào nơi bạn muốn ký

Bước 6. Tại cửa sổ Sign with Digital ID, người dùng lựa chọn thông tin cá nhân/đơn vị ký và nhấn “Tiếp tục”.

ký điện tử file pdf với Acrobat Reader DC
Chọn đơn vị Thông tin cá nhân/Chữ ký của bạn và nhấp vào Tiếp tục trên cửa sổ

Bước 7. Người dùng chọn “Ký” để xác nhận chữ ký số.

ký điện tử file pdf với Acrobat Reader DC
Chọn “Ký” để xác nhận quá trình ký số

Bước 8. Nhập tên tệp, vị trí lưu và nhấp vào Lưu để lưu tài liệu được ký điện tử.

ký điện tử file pdf với Acrobat Reader DC
Nhập tên tệp và nhấn “Lưu” để lưu văn bản

Bước 9. Sau khi nhập đúng mã PIN USB Token, người dùng chọn Đăng nhập.

hướng dẫn ký số trên file pdf với Acrobat Reader DC
Giao diện khi USB Token nhập PIN

Bước 10. Khi nhập đúng mã PIN, chữ ký số sẽ được ký thành công và hiển thị trên văn bản.

hướng dẫn ký số trên file pdf với Acrobat Reader DC
Hiển thị chữ ký số trên văn bản sau khi ký thành công

Xem thêm: Quy trình ký số trên văn bản điện tử theo NĐ-CP số 30/2020 [MỚI]

1.3. Hướng dẫn ký số, ký điện tử trên file pdf với Adobe Reader

Quy trình hướng dẫn ký số trên file pdf bằng phần mềm Adobe Reader để ký điện tử file PDF với Token bao gồm các bước sau:

Bước 1. Mở tệp PDF cần ký điện tử.

Bước 2. Trên thanh công cụ của phần mềm ký số pdf Adobe Acrobat Reader, người dùng chọn biểu tượng chữ ký số, sau đó chọn “Ký tài liệu này”.

hướng dẫn ký số trên file pdf với Adobe Reader
Chọn biểu tượng chữ ký điện tử và nhấp vào “Ký tài liệu này”

Bước 3. Sau khi giao diện cửa sổ Ký chứng từ hiển thị trên màn hình, người dùng tiếp tục chọn “Tiếp theo” để ký số.

Bước 4. Kéo chuột để tạo thành ô chữ ký tại vị trí file PDF cần ký điện tử.

hướng dẫn ký số trên file pdf với Adobe Reader
Tạo hộp chữ ký nơi chữ ký số được yêu cầu cho các tệp PDF

Lúc này màn hình sẽ hiển thị cửa sổ lựa chọn chữ ký số ứng dụng – ID số. Tiếp theo, người dùng tiến hành chọn dữ liệu tên cần ký và chọn “OK”.

ký điện tử trên file pdf với Adobe Reader
Chọn tên người ký và nhấn OK

Bước 5. Trong cửa sổ Apply Signature to Document để ghi Lý do Chữ ký, người dùng giải thích Lý do Chữ ký trong phần Lý do Chữ ký Tài liệu (Select hoặc Edit) và chọn OK.

ký điện tử trên file pdf với Adobe Reader
Tại mục Lý do ký văn bản, người dùng nhập lý do ký số

Bước 6. Người dùng nhập mã PIN vào cửa sổ User PIN Verification trong phần User PIN và chọn OK.

ký điện tử trên file pdf với Adobe Reader
Nhập mã PIN trong cửa sổ Xác minh mã PIN người dùng

Bước 7. Tại ô chữ ký đã chọn ở Bước 4 sẽ xuất hiện chữ ký điện tử với đầy đủ các thông tin cần thiết (gồm họ tên người ký, địa chỉ, chức vụ, lý do và thời gian ký). Khi người dùng đưa con trỏ chuột vào chữ ký điện tử sẽ xuất hiện dòng chữ “Chữ ký hợp lệ”. Điều này có nghĩa là chữ ký điện tử hợp lệ và quá trình ký điện tử đã hoàn tất.

ký điện tử trên file pdf với Adobe Reader
Chữ ký điện tử xuất hiện tại vị trí đã chọn, chứa tất cả thông tin cần thiết

Bước 8. Sau khi thực hiện chữ ký số, để xem các thông tin liên quan của chữ ký số, NSD có thể chọn tab “Chữ ký” trên thanh công cụ bên trái màn hình.

hướng dẫn ký chữ ký số trên file pdf với Adobe Reader
Chọn tab “Chữ ký” trên thanh công cụ bên trái để xem thông tin về chữ ký điện tử

1.4. Ký file pdf bằng chữ ký số với SmallPDF

Hướng dẫn ký chữ ký số trên file pdf chỉ với 5 bước đơn giản như sau: 

  • Bước 1: Để chèn chữ ký trực tuyến trên phần mềm ký số file pdf SmallPDF, bạn cần truy cập trang web Smallpdf trên thanh công cụ của trình duyệt.
  • Bước 2: Nhấn “Select File” trên giao diện chính để chọn nguồn file PDF tải về:
    • Từ thiết bị
    • Từ Dropbox
    • Từ Google Drive
    • Sau đó chọn tệp PDF mong muốn.
hướng dẫn ký chữ ký số trên file pdf với SmallPDF
Chọn tệp PDF để ký 
  • Bước 3: Trên giao diện hiển thị nội dung, nhấn vào “Thêm” trong phần “Chọn chữ ký của bạn”.
hướng dẫn ký chữ ký số trên file pdf với SmallPDF
Tạo chữ ký bằng cách nhấn vào mục ‘Thêm’
  • Bước 4: Bạn có thể tải chữ ký bằng cách kéo thả chuột hoặc tải ảnh chữ ký lên. Ngoài ra, SmallPDF (smallpdf.com) cung cấp khả năng thay đổi màu chữ và định dạng chữ ký để phù hợp với phong cách của bạn.
hướng dẫn ký chữ ký số trên file pdf với SmallPDF
Tải chữ ký bằng cách kéo thả chuột hoặc tải ảnh chữ ký lên
  • Bước 5: Chữ ký số trên file pdf được tạo sẽ xuất hiện trên giao diện chính. Tất cả những gì bạn cần làm là di chuyển chữ ký đến nơi bạn muốn để hoàn thành việc chèn chữ ký.
ký file pdf bằng chữ ký số với SmallPDF
Bạn di chuyển chữ ký đến nơi bạn muốn để hoàn thành việc chèn chữ ký

1.5. Cách ký chữ ký số, chữ ký điện tử file pdf với PDF24 Tools

CoDX sẽ hướng dẫn ký chữ ký số trên file pdf thông qua các bước đơn giản sau:

Bước 1: Truy cập Công cụ PDF24 (tools.pdf24.org) trên trình duyệt của bạn.

Bước 2: Trên màn hình chính, nhấp vào “Chọn tệp” để chọn tệp PDF từ thiết bị của bạn.

Hoặc bạn có thể kéo thả file PDF từ màn hình vào công cụ PDF24.

ký file pdf bằng chữ ký số với PDF24 Tools
Chọn một tệp PDF từ thiết bị của bạn

Bước 3: Định vị và chọn tệp PDF trên thiết bị mà bạn muốn chèn chữ ký của mình.

Bước 4: Trên màn hình chính, nhấp vào biểu tượng cây viết trên thanh công cụ.

ký file pdf bằng chữ ký số với PDF24 Tools
Tạo chữ ký trực tiếp

Bước 5: Tương tự như SmallPDF, bạn có thể sử dụng chuột hoặc bàn di chuột để tạo chữ ký trực tiếp trong tệp PDF hoặc tải lên hình ảnh của chữ ký hiện có.

Ngoài ra, bạn có thể ký một tờ giấy trắng và tạo chữ ký của mình qua webcam.

Bước 6: Bấm Chữ ký và Di chuyển để di dời chữ ký đến vị trí mong muốn.

ký file pdf bằng chữ ký số với PDF24 Tools
Hãy di chuyển chữ ký vào bất cứ chỗ nào bạn muốn ký

2. Một số câu hỏi về cách ký chữ ký số trên file pdf

2.1. Tại sao ký điện tử, ký số trên file PDF lại cần thiết cho doanh nghiệp?

Tệp PDF có trong phần mềm ký số là một định dạng văn bản giúp khắc phục những hạn chế của định dạng tài liệu truyền thống được Adobe phát hành vào năm 1990. Định dạng văn bản này có thể được đọc trên bất kỳ thiết bị điện tử nào và được sử dụng để chia sẻ tài liệu trực tuyến và xuất bản sách điện tử.

Dưới đây là những lý do mà doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ký chữ ký số trên file pdf:

  • Tiết kiệm thời gian chuyển nhận hồ sơ, hợp đồng
  • Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ
  • Ký điện tử mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị
  • Tăng cường các cam kết, đảm bảo các bên đều có trách nhiệm đối với các văn bản đã ký kết, v.v.

2.2. Khi nào doanh nghiệp nên ký số, ký điện tử trên file PDF?

Một số tình huống phổ biến yêu cầu chữ ký số trên file pdf, chẳng hạn như:

  • Cả hai bên trong giao dịch thương mại đều sử dụng chữ ký điện tử của doanh nghiệp để ký các hợp đồng cần ký dưới dạng tệp PDF.
  • Các đối tác cách xa nhau về địa lý cần ký kết hợp tác, báo giá, thư cam kết và các giấy tờ khác.
  • Nếu bộ phận lãnh đạo cần ký các văn bản nội bộ của công ty như: báo cáo quản trị, báo cáo kế toán, quyết định, chỉ thị, công văn…
  • Chữ ký điện tử cũng có thể được sử dụng trên các tệp pdf khi các cá nhân muốn xác nhận tính toàn vẹn và tính xác thực của tài liệu mà họ đã soạn thảo.
  • Khi tổ chức, cá nhân thực hiện các giao dịch điện tử đơn giản.

2.3. Ký điện tử, ký số trên file PDF cần điều kiện gì?

Điều kiện cần có khi doanh nghiệp ký điện tử trên file pdf:

  • Tệp được lưu dưới dạng PDF
  • Có chữ ký số (USB Token)
  • Các phần mềm ký số phải được cài đặt sẵn trên máy tính của bạn.

Cài đặt các công cụ hỗ trợ bắt buộc bao gồm:

  • Cài đặt và kích hoạt USB Token
  • Cài đặt phần mềm Acrobat Reader DC, Adobe Reader, SmallPDF hoặc Foxit Reader

Để ký điện tử file PDF, người dùng cần tải các phần mềm trên với phiên bản mới có chức năng ký điện tử.

2.4. Ký số, ký điện tử trên file PDF cần lưu ý gì?

  • Bất kỳ nhà cung cấp chữ ký điện tử nào cũng cho phép ký file pdf bằng chữ ký số, chữ ký điện tử trên tệp PDF, Word, Excel hoặc Powerpoint.
  • Trước khi chèn chữ ký số vào file pdf hay bất kỳ file nào khác, bạn cần giữ lại bản gốc và bản sao đã được ký sẵn vì một khi đã ký số thì không thể chỉnh sửa được nữa.
  • Không giống như các tệp PDF, chữ ký điện tử đảm bảo tính bảo mật của chủ đề và chỉ được tiết lộ bằng cách đánh dấu trên thanh công cụ.

3. Nhà cung cấp chữ ký số trên file pdf uy tín nhất

Hiện nay, doanh nghiệp có thể mua chữ ký số theo quy định về chữ ký số của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, nổi bật nhất là nhà cung cấp chữ ký số công cộng VNPT. 

Bên cạnh việc sử dụng chữ ký số thì không thể thiếu các phần mềm trình ký online cho các doanh nghiệp hiện nay. Với phương châm phục vụ nhanh chóng, thủ tục dễ dàng, thuận tiện cho khách hàng, hỗ trợ tận tình cho đối tác và khách hàng, CoDX – eSign tự hào là đơn cung cấp giải pháp trình ký số hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ chuyển đổi số CoDX rất mong được hợp tác với tất cả các đối tác kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, doanh nghiệp. Và hỗ trợ miễn phí cài đặt chữ ký số từ các thương hiệu nổi tiếng như VNPT cho quý doanh nghiệp trên toàn quốc.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
  • Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Hotline: 1900282581
  • Email: [email protected]
  • Website: https://www.codx.vn
  • Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn

Trên đây là thao tác đơn giản nhất để ký số trên file PDF. Hy vọng với những thông tin trên, doanh nghiệp của bạn sẽ đi đúng hướng để đơn giản hóa mọi thứ với chữ ký điện tử của riêng mình. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình thực hiện phần mềm ký số file pdf, vui lòng để lại lời nhắn bên dưới, để CoDX có thể góp ý và giải đáp cho bạn trong thời gian sớm nhất! 

Xem thêm bài viết liên quan: