Lợi ích thực tế của chữ ký số là ngày càng được sử dụng rộng rãi cho các hoạt động như kê khai, nộp thuế điện tử cho các doanh nghiệp, hải quan, an sinh xã hội. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký điện tử nhiều định dạng file tài liệu khác nhau đặc biệt là ký file PDF bằng chữ ký số. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách ký số trên file PDF như thế nào hiệu quả nhất. Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Tin chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Giới thiệu về Top 3 phần mềm ký số file PDF phổ biến nhất hiện nay
Để ký điện tử các tệp PDF, người dùng cần tải xuống phiên bản của phần mềm ký số file PDF với khả năng thực hiện chữ ký điện tử. Các loại phần mềm ký số PDF được sử dụng nhiều nhất hiện nay bao gồm: Acrobat Reader DC; Adobe Reader; PDF Foxit Reader. Hãy cùng tìm hiểu về các loại phần mềm này ngay dưới đây
1.1. Phần mềm ký chữ ký số trên file PDF Acrobat Reader DC
Acrobat Reader DC là một phần mềm do Adobe Systems phát triển, là trình đọc PDF cơ bản cần thiết để chuyển đổi hầu hết mọi tài liệu sang định dạng PDF trong khi vẫn giữ nguyên hình thức và nội dung của tài liệu gốc.
Phần mềm ký số PDF Adobe Acrobat Reader có thể tạo và chỉnh sửa văn bản và hình ảnh trong tài liệu PDF. Đây là phiên bản cao cấp hơn của Adobe Reader với các tính năng bổ sung như quét tài liệu giấy, mã hóa và chèn chữ ký số.
Acrobat Reader DC cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát việc xem và chỉnh sửa nhiều loại tệp PDF. Bạn có thể chia sẻ, nhận xét, chỉnh sửa và xuất các tệp PDF cũng như sắp xếp các tệp có chú thích hoặc đánh dấu màu.
1.2. Phần mềm ký số file PDF Adobe Reader
Adobe Reader là phần mềm được nhiều người sử dụng hiện nay để đọc file PDF. Phần mềm này giúp người dùng truy cập tất cả các tệp PDF một cách dễ dàng. Bạn có thể chỉnh sửa, bình luận, chú thích… các tập tin PDF một cách thuận tiện. Đặc biệt, bạn có thể sử dụng phần mềm này để chuyển đổi file PDF sang file Word hay Excel một cách đơn giản và dễ dàng. Đây là một phần mềm rất hữu ích trong công việc và học tập.
Tính năng nổi bật của phần mềm ký số trên file PDF Adobe Reader:
- Dễ dàng chuyển đổi file PDF sang Word, Excel.
- Bạn có thể truy cập bất kỳ loại tệp PDF nào.
- Khi sử dụng Adobe Reader, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, nhận xét và chú thích tài liệu.
- Người dùng có thể chia sẻ tài liệu với người khác.
- Adobe Reader cũng cho phép bạn sử dụng nó trên máy tính và điện thoại di động.
- Đặc biệt, người dùng còn có thể tạo chữ ký điện tử trên phần mềm ký số PDF.
1.3. Phần mềm ký số PDF Foxit Reader
Foxit Reader là phần mềm đọc PDF đa ngôn ngữ do Foxit Software ra mắt, được ưa chuộng nhờ tốc độ khởi động nhanh và dung lượng nhỏ gọn. Phần mềm có thể chạy trên nhiều nền tảng hệ điều hành bao gồm Windows, Mac hay Linux.
Điểm nổi bật nhất của phần mềm ký chữ ký số trên file PDF này là hỗ trợ người dùng tạo, xem, chỉnh sửa, ký điện tử và in tài liệu ở định dạng PDF. Hiện tại, để ký điện tử bất kỳ tệp PDF nào, người dùng cũng phải ký thông qua phần mềm trung gian như Foxit Reader, Adobe Reader hoặc Acrobat Reader.
Phần mềm ký số file PDF Foxit Reader không chỉ mang đến sự tiện lợi trong việc ký số mà còn có giao diện đơn giản, thao tác nhanh chóng nên rất dễ sử dụng. Hãy cùng CoDX xem hướng dẫn chi tiết cách sử dụng các phần mềm dưới đây!
2. Hướng dẫn ký số trên file PDF với phần mềm Acrobat Reader DC
Phần mềm ký số file PDF Acrobat Reader DC là phiên bản nâng cấp của phần mềm gốc Acrobat Reader. Cụ thể, DC (viết tắt của Document Cloud) là tiện ích cho phép người dùng thực hiện các thao tác đối với tập tin PDF trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
Dưới đây là hướng dẫn ký số trên file PDF với Acrobat Reader DC:
Bước 1: Chọn file ký trên phần mềm
Mở tài liệu PDF cần ký điện tử. Người dùng chọn “Công cụ” trên thanh công cụ của màn hình giao diện. Trên màn hình giao diện, chọn Chứng chỉ và bấm Mở. Để ký điện tử file PDF vào văn bản, người dùng chọn Chữ ký số.
Bước 2: Chọn nơi ký trên tài liệu, văn bản
Khi lời nhắc chọn hộp hiển thị chữ ký xuất hiện trên màn hình như trong hình bên dưới, nhấp vào “OK” để tiếp tục. Tiếp theo, người dùng click và rê chuột vào vị trí cần đặt chữ ký. Tại cửa sổ Sign with Digital ID, người dùng lựa chọn thông tin cá nhân/đơn vị ký và nhấn “Tiếp tục”.
Bước 3: Thực hiện ký số bằng USB Token
Người dùng chọn “Ký” để xác nhận chữ ký số. Nhập tên tệp, vị trí lưu và nhấp vào Lưu để lưu tài liệu được ký điện tử. Sau khi nhập đúng mã PIN USB Token, người dùng chọn Đăng nhập.
Khi nhập đúng mã PIN, chữ ký số sẽ được ký thành công và hiển thị trên văn bản.
Xem thêm: Quy trình ký số trên văn bản điện tử theo NĐ-CP số 30/2020 [MỚI]
3. Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file PDF với phần mềm Adobe Reader
Quy trình hướng dẫn ký số trên file PDF bằng phần mềm Adobe Reader để ký điện tử file PDF với Token bao gồm các bước sau:
Bước 1: Mở file cần ký số
Mở tệp PDF cần ký điện tử. Trên thanh công cụ của phần mềm ký số PDF Adobe Acrobat Reader, người dùng chọn biểu tượng chữ ký số, sau đó chọn “Ký tài liệu này”.
Bước 2: Người dùng chọn nơi ký số trên tài liệu, văn bản
Sau khi giao diện cửa sổ Ký chứng từ hiển thị trên màn hình, người dùng tiếp tục chọn “Tiếp theo” để ký số. Sau đó kéo chuột để tạo thành ô chữ ký tại vị trí file PDF cần ký điện tử. Lúc này màn hình sẽ hiển thị cửa sổ lựa chọn chữ ký số ứng dụng – ID số. Tiếp theo, người dùng tiến hành chọn dữ liệu tên cần ký và chọn “OK”.
Trong quy trình hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file PDF, phần cửa sổ Apply Signature to Document để ghi Lý do Chữ ký, người dùng giải thích Lý do Chữ ký trong phần Lý do Chữ ký Tài liệu (Select hoặc Edit) và chọn OK.
Bước 3: Nhập mã PIN và ký số bằng USB Token
Người dùng nhập mã PIN vào cửa sổ User PIN Verification trong phần User PIN và chọn OK.
Tại ô chữ ký đã chọn sẽ xuất hiện chữ ký điện tử file PDF với đầy đủ các thông tin cần thiết (gồm họ tên người ký, địa chỉ, chức vụ, lý do và thời gian ký). Khi người dùng đưa con trỏ chuột vào chữ ký điện tử sẽ xuất hiện dòng chữ “Chữ ký hợp lệ”. Điều này có nghĩa là chữ ký điện tử hợp lệ và quá trình ký điện tử trên file PDF đã hoàn tất.
Sau khi thực hiện ký số trên file PDF, để xem các thông tin liên quan của chữ ký số, người dùng có thể chọn tab “Chữ ký” trên thanh công cụ bên trái màn hình.
Xem thêm: Hướng dẫn cách ký hợp đồng bằng chữ ký số (Token) [MỚI NHẤT]
4. Hướng dẫn ký file PDF bằng chữ ký số trên phần mềm Foxit Reader
Phần mềm ký số file PDF Foxit Reader là phần mềm đọc file PDF phổ biến với lượng người dùng đông đảo. Nếu sử dụng phần mềm Foxit Reader để mở file văn bản cần chữ ký số, người dùng có thể thực hiện các bước sau.
Lưu ý: Để tạo chữ ký số, người dùng cần cắm USB Token vào máy tính. Đồng thời, máy tính sử dụng chữ ký số phải cài đặt thành công phần mềm Token Manager.
Bước 1: Chọn file tài liệu cần ký số trên phần mềm
Việc đầu tiên trong việc hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file PDF khi sử dụng phần mềm Foxit Reader là bạn cần phải mở văn bản được lưu ở định dạng PDF. Tại mục “Bảo vệ” trên thanh công cụ, người dùng chọn chức năng “Ký xác nhận” và nhấn “Đặt chữ ký”
Bước 2: Chọn ví trí cần ký số trên văn bản
Người dùng tiếp tục đưa chuột vào mục cần ký điện tử file PDF trong văn bản rồi kéo thả chuột để tạo thành ô ký tại vị trí cần ký. Lúc này, trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ ký văn bản, để ký văn bản, người dùng chỉ cần chọn “Chữ ký”.
Bước 3: Ký số bằng USB Token và kiểm tra thông tin chữ ký
Chọn đường dẫn và lưu tệp văn bản đã ký, tên tệp nhập theo yêu cầu của người sử dụng. Tiếp theo, màn hình sẽ hiển thị cửa sổ Check PIN, người dùng cần nhập mã PIN của USB Token và chọn “Đăng nhập”. Sau khi mã PIN được nhập thành công, chữ ký số sẽ hiển thị trên ô chữ ký được chọn.
Sau khi hoàn tất quá trình ký số trên file PDF, người dùng có thể chọn mục “Quản lý chữ ký số” trên thanh công cụ bên trái màn hình để xem thông tin chữ ký số.
Trên đây là các thao tác đơn giản nhất trong quy trình hướng dẫn ký chữ ký số trên file PDF. Hy vọng với những thông tin trên, doanh nghiệp của bạn sẽ đi đúng hướng để đơn giản hóa mọi thứ với chữ ký điện tử của riêng mình. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình thực hiện phần mềm ký số file PDF, vui lòng để lại lời nhắn bên dưới, để CoDX có thể góp ý và giải đáp cho bạn trong thời gian sớm nhất!
Bên cạnh việc ký file PDF bằng chữ ký số thì không thể thiếu các phần mềm trình ký online cho các doanh nghiệp hiện nay. Với phương châm phục vụ nhanh chóng, thủ tục dễ dàng, thuận tiện cho khách hàng, hỗ trợ tận tình cho đối tác và khách hàng, CoDX – eSign tự hào là đơn cung cấp giải pháp trình ký số hàng đầu Việt Nam.
Dịch vụ chuyển đổi số CoDX rất mong được hợp tác với tất cả các đối tác kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, doanh nghiệp. Và hỗ trợ miễn phí cài đặt chữ ký số từ các thương hiệu nổi tiếng như VNPT cho quý doanh nghiệp trên toàn quốc.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
Xem thêm bài viết liên quan:
- Con dấu điện tử là gì? Quy định pháp luật về con dấu [MỚI NHẤT]
- Cách ký chữ ký số hóa đơn điện tử và Quy định BẮT BUỘC cần biết
- Ký số từ xa là gì? Ưu điểm của Giải pháp Ký số từ xa
- Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử [QUY TRÌNH MỚI NHẤT 2023]
- Cách tạo chữ ký điện tử online cực đơn giản trên Word, Excel
Bài viết liên quan: