Chữ ký online hiện nay được các cá nhân, tổ chức/doanh nghiệp sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ cách ký cũng như các quy định khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Cùng CoDX tìm hiểu về mẫu chữ ký điện tử đúng chuẩn theo quy định pháp luật qua bài viết dưới đây.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Mẫu chữ ký điện tử có hình thức như thế nào?
Về hình thức mẫu chữ ký số sẽ có những quy định riêng cho các cá nhân, các doanh nghiệp. Tuỳ vào từng trường hợp sẽ có quy định về hình ảnh và thông tin khác nhau.
1.1. Mẫu chữ ký điện tử cho tổ chức, doanh nghiệp
- Hình ảnh chữ ký: Chữ ký của doanh nghiệp thường được đại diện bằng hình ảnh con dấu đỏ của doanh nghiệp. Dù là hình ảnh hay con dấu thật thì đều có giá trị pháp lý tương đương nhau. Nên kích thước của con dấu trên hình ảnh đại diện phải bằng với con dấu thật và sẽ được lưu với định dạng đuôi .png (Portable Network Graphics).
- Thông tin chữ ký: Mẫu chữ ký điện tử hợp lệ là phải hiển thị được đầy đủ các thông tin bao gồm: Tên doanh nghiệp/cơ quan/tổ chức và thời gian ký (ghi rõ ngày tháng năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam) theo tiêu chuẩn ISO 8601.
1.2. Mẫu chữ ký điện tử cho cá nhân
- Hình ảnh chữ ký: Với mỗi cá nhân, hình ảnh chữ ký là hình chữ ký của người đó. Chữ ký phải có màu xanh và phải là chữ ký tay, được lưu dưới dạng đuôi .png.
- Thông tin chữ ký: Chữ ký cá nhân không yêu cầu thông tin của người ký nên chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ là có thể sử dụng được.
1.3. Mẫu chữ ký cho cá nhân trong tổ chức
- Theo luật, các tài liệu yêu cầu chữ ký phải được ký bằng chữ ký điện tử của một cá nhân.
- Còn nếu theo sự phân quyền của tổ chức, mẫu chữ ký số được sử dụng cho các giao dịch của tổ chức.
Xem ngay: Chữ ký điện tử online là gì? Cách sử dụng đúng pháp luật
2. Mẫu chữ ký điện tử có vị trí như thế nào trên văn bản?
Đối với mẫu chữ ký điện tử của cá nhân, cách thức ký sẽ tương tự như khi ký trên văn bản giấy thông thường. Người ký có trách nhiệm đặt chữ ký số của mình tại đúng vị trí được yêu cần ký trên văn bản.
Đối với các doanh nghiệp/cơ quan, vị trí của chữ ký cần tuân thủ theo các nguyên tắc và dựa trên các quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng. Vị trí của mẫu chữ ký số trên văn bản bao gồm:
- Với văn bản điện tử nhận (văn bản đến) đã có chữ ký của bên phát hành văn bản, doanh nghiệp/cơ quan sẽ không cần phải thêm chữ ký điện tử của mình.
- Đối với văn bản nhận là dạng giấy nhưng được bên phát hành điện tử hóa thành văn bản số. Thì doanh nghiệp/cơ quan sẽ ký điện tử ở góc trên bên phải tại trang đầu tiên của văn bản.
- Đối với văn bản điện tử gửi (văn bản đi) cần có chữ ký cá nhân của lãnh đạo và chữ ký doanh nghiệp/cơ quan: Chữ ký điện tử doanh nghiệp/cơ quan sẽ được ký đè lên 1 khoảng bằng 1/3 chữ ký của lãnh đạo về phía bên trái.
- Đối với văn bản gửi là văn bản giấy được điện tử hóa đã có chữ ký tay của lãnh đạo và con dấu của cơ quan: Mẫu chữ ký điện tử chuẩn là chữ ký của doanh nghiệp/cơ quan sẽ đặt ở góc trên cùng bên phải của trang đầu tiên trong văn bản.
3. Mẫu chữ điện tử hợp lệ được hiển thị như thế nào?
Chữ ký hợp lệ là khi click vào chữ ký đó trên văn bản sẽ hiển thị các thông tin chi tiết sau:
4. Các dạng mẫu chữ ký điện tử thường gặp
Có nhiều mẫu chữ ký điện tử khác nhau, tùy vào hoàn cảnh và mục đích sử dụng sẽ chia thành các dạng cụ thể sau:
- Chữ ký số
Đơn vị chứng thực chữ ký số và chữ ký điện tử sẽ cung cấp một nền tảng và thiết bị chuyên dụng để tạo chữ ký cho các đơn vị, có thể là USB Token hoặc HSM. Chữ ký được tạo ra sẽ được chèn dưới dạng điện tử vào các văn bản điện tử cần ký.
- Chữ ký scan
Mẫu chữ ký điện tử dạng scan sử dụng trong trường hợp các bên ký kết hợp đồng không ở cùng một địa điểm. Đặc biệt, trong các hợp đồng liên quan đến giao dịch đa quốc gia và có yếu tố nước ngoài về mặt chủ thể chữ ký scan được sử dụng rất thông dụng.
Hợp đồng sẽ được in ra dạng văn bản giấy, các chủ thể sẽ ký bằng chữ ký sống. Sau đó, sẽ được chuyển thành dạng điện tử bằng cách quét hình (scanning). Bản quét hình (tệp dữ liệu điện tử) của hợp đồng đó sẽ được gửi đi bằng thư điện tử.
- Chữ ký hình ảnh
Trong trường hợp không có chữ ký sống của các tổ chức/cá nhân. Người ký sẽ lấy hình ảnh chữ ký của người ký chèn vào vị trí cần ký trên văn bản điện tử.
5. Mẫu chữ ký được dùng theo quy trình nào trên văn bản điện tử?
Quy trình sử dụng mẫu chữ ký điện tử đối với mỗi văn bản là khác nhau. Tuỳ theo thỏa thuận của các bên mà hợp đồng điện tử có hoặc không cần có chữ ký.
5.1. Quy trình sử dụng mẫu chữ ký điện tử với văn bản được gửi đi
Đối với mọi văn bản gửi đi, các doanh nghiệp/cơ quan phải ký điện tử trước khi đăng ký vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
Trường hợp các văn bản được gửi là văn bản điện tử thì phải có đầy đủ đồng thời chữ ký cá nhân của lãnh đạo doanh nghiệp/cơ quan và chữ ký của doanh nghiệp/cơ quan đó.
Đối với các văn bản được gửi là văn bản giấy được điện tử hóa thì chỉ cần có chữ ký của doanh nghiệp/cơ quan phát hành văn bản. Phải đảm bảo rằng mẫu chữ ký điện tử trên văn bản phải đúng về cả hình thức lẫn nội dung như đã hướng dẫn ở mục 1.
Lưu ý: Thời gian hiển thị trên chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan và thời gian phát hành văn bản phải trùng khớp với nhau.
5.2. Quy trình sử dụng mẫu chữ ký điện tử với văn bản được nhận
Mọi văn bản mà doanh nghiệp/cơ quan nhận được phải có chữ ký điện tử trước khi đăng ký vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
Đối với các văn bản điện tử chưa được ký điện tử, các doanh nghiệp/cơ quan có quyền không tiếp nhận. Tuy nhiên phải có trách nhiệm thông báo cho đơn vị phát hành văn bản biết về việc từ chối tiếp nhận văn bản. Nhằm kiểm tra, rà soát để không bị thiếu sót trong khâu phát hành văn bản.
Đối với các văn bản nhận là văn bản đã được điện tử hóa và ký điện tử bởi doanh nghiệp/cơ quan phát hành: Doanh nghiệp/cơ quan nhận văn bản phải kiểm tra mẫu chữ ký điện tử theo quy định sử dụng chữ ký cho văn bản điện tử tại Thông tư 41/2017/TT-BTTTT.
Doanh nghiệp/cơ quan nhận văn bản sẽ tiếp nhận và cập nhật vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành nếu kiểm tra thấy mẫu chữ ký số là hợp lệ. Trong trường hợp chữ ký điện tử không hợp lệ hoặc không đúng thông tin trên văn bản thì phải thông báo cho doanh nghiệp/cơ quan phát hành văn bản để tiến hành giải quyết.
Đối với văn bản nhận là văn bản giấy: doanh nghiệp/cơ quan nhận văn bản sẽ tiến hành điện tử hóa văn bản và sau đó ký bằng chữ ký của doanh nghiệp/cơ quan lên trước khi nhập văn bản đó vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Việc sử dụng chữ ký online giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến. Hy vọng bài viết sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn mẫu chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật, từ đó có thể sử dụng chúng một cách dễ dàng và thuận tiện nhất.
CoDX tự hào là đơn vị cung cấp các giải pháp hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số, đáp ứng mọi tiêu chuẩn. Thông tin bảo mật tuyệt đối và hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình ký số. Nhằm cung cấp dịch vụ nhanh chóng, thủ tục đơn giản, hỗ trợ đối tác và khách hàng tận tình. Xem thêm các thông tin liên quan khác tại CoDX.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
Xem thêm bài viết liên quan:
- Quy định về chữ ký điện tử có giá trị pháp lý không?
- Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử cho Doanh nghiệp [CHÚ Ý]
Bài viết liên quan: