Chữ ký online hiện nay được các cá nhân, tổ chức/doanh nghiệp sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ cách ký cũng như các quy định khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Cùng CoDX tìm hiểu về các mẫu chữ ký điện tử đúng chuẩn theo quy định pháp luật qua bài viết dưới đây.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. [3] Mẫu chữ ký điện tử phổ biến nhất hiện nay
Hiện nay, mẫu chữ ký điện tử có 3 loại phổ biến nhất trên hợp đồng, bao gồm: Mẫu chữ ký cho doanh nghiệp; Mẫu chữ ký cho các nhân trong doanh nghiệp và Mẫu chữ ký cho cá nhân. Những mẫu chữ ký này sẽ có những quy định về hình ảnh và thông tin riêng khi sử dụng cho các cá nhân và các doanh nghiệp. Dưới đây là hình ảnh và thông tin về 3 mẫu chữ ký nói trên:
1.1. Mẫu chữ ký điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức
Theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành áp dụng đối với doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước về mẫu chữ ký số đúng chuẩn như sau:
| Tiêu chí | Nội dung quy định |
|
🔰️ Hình ảnh chữ ký |
🟢 Chữ ký điện tử của doanh nghiệp thường được đại diện bằng hình ảnh con dấu đỏ của doanh nghiệp. 🟢 Dù là hình ảnh hay con dấu thật thì đều có giá trị pháp lý tương đương nhau. Nên kích thước của con dấu trên hình ảnh đại diện phải bằng với con dấu thật và sẽ được lưu với định dạng đuôi .png (Portable Network Graphics). |
|
🔰️ Thông tin chữ ký |
🟢 Mẫu chữ ký điện tử hợp lệ là phải hiển thị được đầy đủ các thông tin bao gồm: Tên doanh nghiệp/cơ quan/tổ chức và thời gian ký (ghi rõ ngày tháng năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam) theo tiêu chuẩn ISO 8601. |
1.2. Mẫu chữ ký số cho cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức
Theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành có quy định về mẫu chữ ký số đúng chuẩn của cá nhân trong tổ chức như sau:
| Tiêu chí | Nội dung quy định |
|
🔰 Hình ảnh chữ ký |
🟢 Mẫu chữ ký điện tử cá nhân trong doanh nghiệp tổ chức cũng chính là hình ảnh chữ ký của riêng cá nhân đó. 🟢 Màu mực khi lên hình của chữ ký phải có màu xanh và được ký bằng tay. Mẫu chữ ký này phải được lưu dưới dạng đuôi .png. 🟢 Tuy nhiên, vì là một cá nhân trong tổ chưc nên chữ ký khi được phát hành phải theo sự phân quyền của tổ chức và mẫu chữ ký online của cá nhân phải được sử dụng cho các giao dịch liên quan đến tổ chức. |
|
🔰️ Thông tin chữ ký |
🟢 Chữ ký điện tử của cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức thường không yêu cầu thông tin của người ký. Nên mẫu chữ ký này chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký đúng quy định pháp luật (Theo Luật Giao dịch điện tử 2005) là sẽ được phát hành trong các giao dịch thuộc phạm vi của doanh nghiệp, tổ chức. |
1.3. Mẫu chữ ký điện tử cho cá nhân
Theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành có quy định về mẫu chữ ký điện tử cá nhân đúng chuẩn quy định như sau:
| Tiêu chí | Nội dung quy định |
|
🔰️ Hình ảnh chữ ký |
🟢 Với mỗi cá nhân, mẫu chữ ký điện tử là hình ảnh chữ ký của người đó. 🟢 Quy định về hình thức khi hiển thị của chữ ký là phải có màu mực xanh, phải là chữ ký tay và được lưu dưới dạng đuôi .png. |
|
🔰️ Thông tin chữ ký |
🟢 Nội dung của chữ ký điện tử cá nhân không yêu cầu phải đầy đủ thông tin của người ký. Nên mẫu chữ ký chỉ cần hiển thị thông tin mang tính hợp lệ theo đúng quy định là có thể sử dụng được. |
Xem ngay:
- Chữ ký điện tử online là gì? Cách sử dụng đúng pháp luật
- Top 10 Mẫu chữ ký Email đẹp và chuyên nghiệp nhất [MỚI 2023]
- Ký số từ xa là gì? [TOP 4] Giải pháp ký số từ xa TỐT NHẤT
- Workflow Là Gì? Lợi ích và Cách thiết lập Workflow [TỪ A-Z]
- Hướng dẫn cách ký hợp đồng online [CHÍNH XÁC NHẤT]
- Quy trình ký số văn bản điện tử trong 5 BƯỚC [MỚI NHẤT 2023]
2. Vị trí của mẫu chữ ký điện tử hợp lệ
| Phân loại | Vị trí đặt mẫu chữ ký |
|
🔰 Đối với mẫu chữ ký điện tử của cá nhân và cá nhân trong tổ chức |
🔰️ Vị trí của chữ ký sẽ tương tự như khi ký trên văn bản giấy thông thường. Người ký có trách nhiệm đặt chữ ký điện tử của mình tại đúng vị trí được yêu cần ký trên văn bản. |
|
🔰 Đối với các doanh nghiệp/ cơ quan/ tổ chức |
🔰️ Vị trí của chữ ký cần tuân thủ theo các nguyên tắc và dựa trên các quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng. Vị trí của mẫu chữ ký online trên văn bản cần đảm bảo những yếu tố như sau: 🟢 Với văn bản điện tử nhận (văn bản đến) đã có chữ ký của bên phát hành văn bản, doanh nghiệp/cơ quan sẽ không cần phải thêm chữ ký điện tử của mình. 🟢 Đối với văn bản nhận là dạng giấy nhưng được bên phát hành điện tử hóa thành văn bản số. Thì doanh nghiệp/cơ quan sẽ ký điện tử ở góc trên bên phải tại trang đầu tiên của văn bản. 🟢 Đối với văn bản điện tử gửi (văn bản đi) cần có chữ ký cá nhân của lãnh đạo và chữ ký doanh nghiệp/cơ quan: Chữ ký điện tử doanh nghiệp/cơ quan sẽ được ký đè lên 1 khoảng bằng 1/3 chữ ký của lãnh đạo về phía bên trái. 🟢 Đối với văn bản gửi là văn bản giấy được điện tử hóa đã có chữ ký tay của lãnh đạo và con dấu của cơ quan: Mẫu chữ ký điện tử chuẩn là chữ ký của doanh nghiệp/cơ quan sẽ đặt ở góc trên cùng bên phải của trang đầu tiên trong văn bản. |
Việc sử dụng chữ ký online giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến. Hy vọng bài viết sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn về hình ảnh, thông tin và vị trí của mẫu chữ ký điện tử hợp lệ theo đúng quy định của pháp luật. Từ đó, doanh nghiệp có thể sử dụng chúng một cách dễ dàng và thuận tiện nhất.
CoDX tự hào là đơn vị cung cấp các giải pháp ký số hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số, đáp ứng mọi tiêu chuẩn. Phần mềm phê duyệt điện tử cam kết các thông tin được bảo mật tuyệt đối và hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình ký điện tử. Đây là sản phẩm công nghệ hàng đầu Việt Nam, cung cấp dịch vụ nhanh chóng, thủ tục đơn giản, hỗ trợ đối tác và khách hàng tận tình.
PHẦN MỀM KÝ DUYỆT TRỰC TUYẾN MỌI VĂN BẢN, TÀI LIỆU CODX ESIGN Phần mềm ký số của CoDX là giải pháp trình ký điện tử trong môi trường doanh nghiệp với mục đích xây dựng môi trường giao dịch điện tử mang lại nhiều lợi ích và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý. Dịch vụ trình ký CoDX eSign có các tính năng nổi bật được người dùng đánh giá cao, bao gồm:
Đăng ký ngay để trải nghiệm gói dùng thử phần mềm ký số CoDX eSign cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Xem thêm bài viết liên quan:
- Quy định về chữ ký điện tử có giá trị pháp lý không?
- Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử cho Doanh nghiệp [CHÚ Ý]
- Quy định và Cách cập nhật chữ ký số trên hóa đơn điện tử
- Số hóa quy trình là gì? [7 BƯỚC SỐ HÓA] tiết kiệm 90% chi phí
- TOP 8 Phần mềm Hợp đồng điện tử có LƯỢT DÙNG NHIỀU NHẤT 2023
- Hợp đồng điện tử FPT: Hướng dẫn ký và kiểm tra FPT eContract
- Mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban [TẢI MIỄN PHÍ]
- Xây dựng sơ đồ quy trình vận hành trong doanh nghiệp hiệu quả
Bài viết liên quan: