Hướng dẫn thủ tục gia hạn Chữ ký số [MỚI NHẤT 2023]

gia hạn chữ ký số

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đang đăng ký sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, tất cả các gói dịch vụ chữ ký số đều có thời hạn sử dụng khác nhau. Nếu không biết thời hạn và không triển khai chữ ký số kịp thời, quá trình giao dịch điện tử của người dùng sẽ bị gián đoạn và lợi ích của doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại. Vì vậy, Dịch vụ chuyển đổi số CoDX sẽ giới thiệu chi tiết đến người dùng thủ tục gia hạn chữ ký số thông qua những hồ sơ cực kỳ đơn giản.

Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Gia hạn chữ ký số là gì?

Gia hạn chữ ký số (Usb Token) là bản cập nhật thời hạn chữ ký số, giúp việc kê khai thuế, nộp thuế điện tử, giao dịch điện tử, thông quan điện tử không bị gián đoạn. Điều này là cần thiết để kéo dài việc sử dụng chữ ký số với mục đích không làm gián đoạn các giao dịch được ký điện tử của công ty.

Thông thường, chữ ký số có thời hạn sử dụng nhất định, tùy thuộc vào sự lựa chọn của doanh nghiệp. Khi sắp hết hạn sử dụng, các thương nhân cần làm thủ tục gia hạn nếu muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ.

Đồng thời, khi các thương nhân lựa chọn hình thức gia hạn sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí so với đăng ký mới. Ngoài ra, quy trình cập nhật dễ dàng hơn và nhanh hơn.

Tuy nhiên, cần hiểu rằng: “Việc gia hạn chữ ký điện tử là cần thiết để kéo dài thời gian tham gia các giao dịch ký điện tử sử dụng chữ ký số”.

Xem thêm: Chữ ký số là gì? Chữ ký số DÙNG ĐỂ làm gì? [TÌM HIỂU NGAY]

2. Tại sao doanh nghiệp cần gia hạn thời gian sử dụng chữ ký số?

Việc xác thực và gia hạn chữ ký số sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình sử dụng chữ ký số lâu dài. Một số lợi ích có thể kể đến bao gồm:

  • Giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí so với đăng ký chữ ký số mới.
  • Kịp thời gia hạn thời gian sử dụng chữ ký số, tránh gián đoạn quy trình tác nghiệp đã hoạch định.
  • Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí so với đăng ký mới. Từ đó, giúp hoàn thành được mọi chương trình và tài liệu.
  • Giảm thiểu rủi ro đối với các giao dịch điện tử quan trọng như nộp thuế qua mạng, khai báo hải quan điện tử, bảo hiểm xã hội trực tuyến.
  • Quy trình làm việc, chương trình và tài liệu được thực hiện đơn giản và nhanh hơn

Thông thường, chữ ký số (CKS) có thời hạn sử dụng nhất định để thuận tiện cho thương nhân lựa chọn. Do đó, tùy thuộc vào gói mà công ty mua, thời gian sử dụng có thể từ 1 đến 4 năm. Sau khi hết hạn, doanh nghiệp có thể tiếp tục cập nhật chữ ký số theo gói mà nhà mạng cung cấp

lợi ích khi gia hạn chữ ký số
Gia hạn chữ ký giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí so với đăng ký mới

3. Chữ ký số hết hạn phải làm sao? Hướng dẫn thủ tục gia hạn chữ ký số

Chữ ký số hết hạn phải làm sao là câu hỏi được các doanh nghiệp đề cập khá phổ biến. Vì khi chữ ký số đã hết hạn sử dụng sẽ khiến nhiều công ty lúng túng vì các giao dịch bị gián đoạn và không biết tiếp tục sử dụng chữ ký số như thế nào. Để giải quyết được vấn đề này thì bạn có thể cập nhật chữ ký số từ các đơn vị mà công ty đã đăng ký sử dụng chữ ký số trước đó.

Hầu hết các cá nhân và doanh nghiệp cho rằng việc cập nhật chữ ký số cần rất nhiều thủ tục giấy tờ. Nhưng trên thực tế, để làm thủ tục gia hạn, người dùng chỉ cần chuẩn bị một số giấy tờ đơn giản. 

Hồ sơ thủ tục gia hạn chữ ký số VIETTEL, VNPT … hay bất cứ đơn vị nào khác đều bao gồm các giấy tờ sau:

  • Một mã thông báo USB cũ đã được đăng ký trước đó.
  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp.
  • Tệp giấy tờ được đính kèm:
  • Đối với cá nhân: CMND hoặc CCCD
  • Đối với tổ chức: CMND hoặc thẻ căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật (bản chính sao in có đóng dấu giáp lai công ty) và giấy yêu cầu cập nhật chữ ký số có đóng dấu chính quy.

Sau khi đã hoàn thành đầy đủ thủ tục cập nhật chữ ký số. Đơn vị cung cấp chữ ký số sẽ bàn giao thiết bị Token, tài liệu và thu phí theo bảng giá đã thỏa thuận trước với khách hàng.

Chữ ký số hết hạn phải làm sao
Hướng dẫn thủ tục, hồ sơ gia hạn chữ ký số

4. Một số câu hỏi thường gặp khi Doanh nghiệp gia hạn chữ ký số

4.1. Khi nào doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số?

Khi đăng ký để sử dụng chữ ký số, mỗi chữ ký số sẽ có những thời hạn sử dụng nhất định. Đây là khoảng thời gian để bạn biết khi nào doanh nghiệp nên gia hạn chữ ký số trong tương lai.

Khi chữ ký số hết hạn doanh nghiệp nên cập nhật lại chữ ký số để không ảnh hưởng đến công việc thường ngày của doanh nghiệp. Bạn nên cập nhật chữ ký số kịp thời, vì nếu chậm cập nhật chữ ký số thì các giao dịch, hợp đồng hay kê khai thuế của công ty sẽ bị gián đoạn.

  • Nếu chữ ký số của bạn hết hạn, bạn sẽ gia hạn chữ ký của mình trong một khoảng thời gian do bạn quyết định. 
  • Nếu bạn gia tăng thời hạn sử dụng chữ ký số trong khi chữ ký của bạn vẫn còn thời gian tồn tại, bạn sẽ được cấp thời gian sử dụng chữ ký số tiếp theo được tính từ thời điểm hết hạn lần thứ nhất. Khoảng thời gian được sử dụng chữ ký số sau khi gia hạn sẽ được cộng dồn lại 

4.2. Gia hạn chữ ký số có bắt buộc không?

Gia hạn chữ ký số không bắt buộc nhưng các doanh nghiệp thường lựa chọn gia hạn thêm. Lý do là vì thủ tục kéo dài tuổi thọ của chữ ký số đã đăng ký nhằm giúp các chương trình sử dụng chữ ký số của chủ sở hữu không bị gián đoạn khi chữ ký số hết hạn.

Để các thủ tục liên quan đến chữ ký số không bị gián đoạn và ảnh hưởng do hết hạn chữ ký số, các cá nhân, doanh nghiệp cần làm thủ tục gia hạn thời gian cho chữ ký số như hướng dẫn trên thì mới có thể tiếp tục sử dụng.

4.3. Thủ tục gia hạn thời gian sử dụng chữ ký số mất bao lâu?

Nếu bạn cung cấp đủ hồ sơ, các đơn vị chứng thực và gia hạn chữ ký số sẽ chuẩn bị hồ sơ trong vòng 3 ngày. Vì các đơn vị này sẽ nhanh chóng tiến hành khảo sát tại chỗ cơ sở kinh doanh và khuyến nghị tuân thủ quy định, quy trình nghiệp vụ một chiều (đây là bước cực kỳ quan trọng để một cá nhân, tổ chức có thể kinh doanh thuận lợi trước sự kiểm tra của bất kỳ cơ quan nhà nước nào)

Sau khi hoàn tất thủ tục cập nhật chữ ký số, các đơn vị mà doanh nghiệp lựa chọn tiếp tục sử dụng dịch vụ chữ ký số sẽ giao thiết bị Token, tài liệu và thu phí theo bảng giá đã thỏa thuận với khách hàng.

Gia hạn chữ ký số
Nếu Doanh nghiệp cung cấp đủ hồ sơ, các đơn vị chứng thực sẽ chuẩn bị hồ sơ trong vòng 3 ngày

4.4. Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín nào để gia hạn?

Chữ ký số thuộc các thương hiệu VIETTEL, VNPT, MISA… là các đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín để kéo dài thời gian sử dụng. Các thương hiệu trên đều có hơn nhiều năm kinh nghiệm cung cấp các sản phẩm công nghệ số, và là nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số hàng đầu cho các cá nhân và doanh nghiệp tại Việt Nam. 

Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến dịch vụ trình ký số cho doanh nghiệp thì CoDX là giải pháp số 1 hiện nay:

  • Phần mềm phê duyệt điện tử CoDX với mong muốn mang đến cho người dùng một quy trình chuyển đổi số nhanh chóng và hiệu quả, tiêu tốn ít chi phí nhất, giúp doanh nghiệp vận hành dễ dàng. 
  • Khi lựa chọn trình ký số CoDX -eSign người dùng sẽ được hỗ trợ miễn phí đăng ký, cài đặt và gia hạn chữ ký số từ các đơn vị nổi tiếng vào sẵn phần mềm, điều này cực kỳ tiện ích.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
  • Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Hotline: 1900282581
  • Email: [email protected]
  • Website: https://www.codx.vn
  • Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn

Trên đây là những thông tin quan trọng về thủ tục gia hạn chữ ký số để việc đăng ký sử dụng và các thủ tục cấp lại, gia hạn chữ ký diễn ra thuận lợi. Bên cạnh đó, Công ty chuyển đổi số CoDX mong muốn những kiến thức bổ ích trên có thể giúp người dùng lựa chọn những nhà cung cấp chữ ký số uy tín, chất lượng trên thị trường.