Ký chính thức là gì? Quy định về Ký chính thức [MỚI 2023]

Trong một văn bản, hợp đồng để chứng tỏ văn bản đó do cá nhân hay tổ chức nào ban hành, bạn có thể nhìn vào chữ ký. Trong số các loại chữ ký này, chữ ký quan trọng nhất vẫn là loại chữ ký cuối cùng và duy nhất trên văn bản. Vậy ký chính thức là gì? Trong bài viết dưới đây, CoDX sẽ chia sẻ một số thông tin quan trọng về quy định về ký chính thức và phân biệt loại chữ ký này với chữ ký tắt!

1. Ký chính thức là gì?

1.1. Khái niệm về ký văn bản chính thức 

Ký chính thức hay còn gọi với cái tên tiếng Anh là Officially sign. Đây chính là chữ ký được ký dưới chức danh của người ký ở cuối văn bản, xác nhận lại toàn bộ nội dung của văn bản là hợp lệ. Chỉ những người có thẩm quyền mới chịu trách nhiệm về chữ ký văn bản chính thức. 

• Chữ ký này được ký ở cuối dòng có ghi chức danh của người ký có thẩm quyền: người phụ trách đơn vị ký bao gồm giám đốc, chữ ký của người soạn thảo, người phụ trách bộ phận…. 
• Chữ ký văn bản chính thức bắt buộc phải ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có con dấu thì đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đó. Trên thực tế, một chữ ký văn bản chính thức có thể cần đến con dấu của tổ chức đó hoặc không, tùy thuộc vào loại tài liệu và quy định của cơ quan ban hành nó.

1.2. Ký chính thức đều phát sinh hiệu lực với mọi điều ước quốc tế?

Xét từ thực tiễn ký kết điều ước quốc tế hiện nay, ngày càng có nhiều điều ước quốc tế có hiệu lực sau khi ký văn bản chính thức. Tuy nhiên không phải tất cả các điều ước quốc tế đều có hiệu lực khi được ký kết chính thức. 

• Bởi vì trong quan hệ pháp luật quốc tế có những điều ước quốc tế được giao kết thông qua các chủ thể thỏa thuận, khi chính thức ràng buộc quyền và nghĩa vụ của họ
• Nhưng có những điều khoản quy định phải thông qua giai đoạn phê chuẩn, phê duyệt nên cần xem xét kỹ nội dung điều ước quốc tế trước khi tiến hành. Điều ước quốc tế bao gồm chữ ký chính thức chỉ có hiệu lực sau khi phê chuẩn hoặc phê duyệt điều ước quốc tế đó.

Điều này đã được quy định Theo khoản 6 Điều 2 Luật điều ước quốc tế 2016 cụ thể như sau:

“Ký là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện, bao gồm ký điều ước không cần phê chuẩn hoặc phê duyệt và ký điều ước phải phê chuẩn hoặc phê duyệt”

Chữ ký văn bản chính thức là chữ ký của đại diện các bên trong văn bản điều ước. Điều ước quốc tế có hiệu lực khi nó được ký văn bản chính thức, với điều kiện điều ước quốc tế không quy định thủ tục nào khác.

2. Quy định về ký chính thức mới nhất theo Pháp Luật hiện hành

2.1. Quy định về ký chính thức mục hình thức trong văn bản

Căn cứ Điều 10 Thông tư số 04/2013/TT-BNV quy định xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức quy định:

Điều 10. Ký văn bản

• Thẩm quyền ký văn bản tuân theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức).
• Chữ ký này được ký dưới dòng tiêu đề có ghi chữ chức danh của người ký bao gồm: Thủ trưởng đơn vị, giám đốc, người soạn thảo, trưởng phòng. 
• Ký chính thức phải ghi rõ họ tên của người ký, nếu có đóng dấu thì là của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
• Người phụ trách cơ quan, tổ chức (ghi rõ tên chức danh) ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành (ghi rõ tên cơ quan, tổ chức): Ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), thay mặt ký (phải ghi TM.).
• Chữ ký phải được thực hiện bằng bút mực trực tiếp trên tài liệu và giấy (trừ trường hợp chữ ký điện tử được pháp luật cho phép).
• Chữ ký văn bản chính thức có thể đóng dấu hoặc không có con dấu chức danh, tùy thuộc vào loại tài liệu và cơ quan ban hành. 
• Đặc biệt, không được dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.

2.2. Quy định về quyền hạn ký và ban hành văn bản 

Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về thủ tục giấy tờ thì quy định ký chính thức như sau.

Điều 13. Ký và ban hành văn bản

• Người phụ trách cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng có quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Có thể cử cấp phó ký các văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách và một số văn bản được người đứng đầu ủy quyền. Trường hợp cấp phó được cử phụ trách công việc thì cấp phó ký thay cấp trưởng.

• Các cơ quan, tổ chức làm việc trên cơ sở tập thể, người phụ trách cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan. Lúc này việc ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách sẽ do người đứng đầu ủy quyền

• Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tập thể có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tập thể, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký chính thức một số văn bản phải do mình ký. Việc ủy ​​quyền chuyển nhượng phải bằng văn bản và phải đúng thời gian ủy quyền. Người đã ký được ủy quyền không được ủy quyền cho người khác ký lại. Chữ ký được ủy quyền theo mẫu và được cơ quan, tổ chức được ủy quyền đóng dấu hoặc ký điện tử
• Người đứng đầu cơ quan, tập thể có thể ủy quyền cho người phụ trách đơn vị mà cơ quan, tập thể trực thuộc ký thừa lệnh một số văn bản. Người được ủy quyền ký văn bản được trao cho cấp phó ký thừa lệnh thay mình. Việc phân công ký thừa lệnh phải được quy định trong quy chế làm việc hoặc quy chế văn bản của cơ quan, tổ chức.
• Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản do mình ký và được công bố. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

2.3. Quy định về ký chính thức mục màu mực của chữ ký 

Căn cứ Điều 13 Khoản 6 Nghị định-Luật số 30/2020/NĐ-CP:

“Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản phải dùng mực xanh, không phải mực dễ phai”.

Do đó, khi ký các văn bản, nhất định phải dùng mực xanh, lưu ý không dùng mực dễ phai (Có thể dùng bút mực đen)

3. Phân biệt chữ ký chính thức và chữ ký tắt 

Xem ngay: Ký nháy hợp đồng văn bản: Quy định và cách ký nháy theo Nghị định 30/2020

Trên đây là một số thông tin tổng hợp liên quan đến việc ký chính thức văn bản, tài liệu. Dịch vụ chuyển đổi số CoDX hy vọng nó sẽ hữu ích cho doanh nghiệp cũng như công việc của bạn. Cảm ơn các đọc giả đã tham khảo bài viết này! Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc cần tư vấn về dịch vụ trình ký số, phần mềm phê duyệt điện tử thì hãy liên lạc ngay đến CoDX!  

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn

>>> Xem thêm: Cách ký nháy văn bản theo Nghị định 30/2020