Trong môi trường làm việc với nhiều cá thể thì việc mâu thuẫn xảy ra là điều khó tránh khỏi. Cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm khéo léo, thông minh sẽ hạn chế tối đa những tranh cãi và xung đột ảnh hưởng kết quả công việc. Theo dõi bài viết của CoDX để xem ngay những quý quyết xử lý xung đột đội nhóm hiệu quả nhất nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
- 9 Quy tắc làm việc nhóm QUAN TRỌNG cần nắm
- 4 Cách làm việc nhóm hiệu quả giúp X3 hiệu suất
- Họp huddle là gì? Áp dụng như thế nào?
1. Mâu thuẫn nhóm là gì?
Mâu thuẫn nhóm là sự khác nhau về nhận thức, quan điểm và ý thức về một vấn đề nào đó giữa các thành viên trong một nhóm. Mâu thuẫn là một điều không thể tránh khỏi trong các hoạt động nhóm. Không phải tất cả mâu thuẫn đều có hại trong hoạt động nhóm, có những mâu thuẫn đóng vai trò là “chất xúc tác” để hoạt động nhóm có hiệu quả hơn.
| >>> Công cụ hỗ trợ làm việc: 10 phần mềm làm việc nhóm quản lý công việc miễn phí tốt nhất |
Để tìm hiểu các giải quyết mâu thuẫn nhóm một cách êm đẹp và khéo léo thì trước tiên chúng ta cần biết nguyên nhân mâu thuẫn đến từ đâu. Sau đây là những nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn nhóm mà chúng ta thường mắc phải:
- Thiếu sự tin tưởng lẫn nhau
Sự tin tưởng là một điều vô cùng quan trọng và cần được củng cố thường xuyên trong làm việc nhóm. Đây chính là chìa khóa để các thành viên cùng hướng về hoàn thành mục tiêu chung của tập thể.
Sự thiếu tin tưởng sẽ hình thành lòng đa nghi. Từ đó dẫn đến sự dè chừng mỗi khi quyết định được đưa ra và khó đi đến thống nhất giữa các thành viên gây xung đột.
- Thường xuyên chia phe trong các cuộc thảo luận
Nhiều đồng nghiệp có mối quan hệ thân thiết thường sẽ có xu hướng bảo vệ lẫn nhau khi nêu các quan điểm trong công việc. Đôi khi còn tồn tại tình trạng “ghét hùa”.
Ví dụ: Một nhóm đồng nghiệp chơi thân với nhau, khi một thành viên trong nhóm có xích mích cá nhân với một đối tượng khác thì một số thành viên còn lại cũng có thái độ “không ưa” theo.
Điều này dẫn đến tình trạng tranh luận phiến diện khi hợp tác giữa các nhóm lớn và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của toàn bộ đội nhóm. Nếu trưởng nhóm hay nhà quản lý không biết cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm thì xung đột rất dễ xảy ra.
>>> Tìm hiểu ngay về hợp tác nhóm Collaboration là gì
- Chối bỏ trách nhiệm, lỗi sai trong công việc
Để một nhóm có thể vận hành và hoạt động có hiệu quả thì mỗi cá nhân phải có trách nhiệm của riêng mình, đây cũng luôn là vấn đề khó khăn khi làm việc nhóm mang nhiều tranh cãi nhất. Tuy là hoạt động nhóm, nhưng khi có lỗi sai thì cần có một cá nhân cụ thể đứng ra chịu trách nhiệm chính, cũng như đề xuất phương án giải quyết dưới sự chấp thuận của tập thể.
Nếu một cá nhân phạm lỗi nhưng chối bỏ trách nhiệm, lỗi sai thì chắc chắn tranh cãi và xung đột trong làm việc nhóm là điều không thể tránh khỏi.
- Không tập trung vào mục tiêu chung của nhóm
Vấn đề khó nhất khi làm việc nhóm là trung hòa các cá tính và lợi ích cá nhân. Nếu ai đó chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân mà xao nhãng công việc chung, không phấn đấu vì mục tiêu chung thì mâu thuẫn nội bộ là điều hiển nhiên.
Trong trường hợp này thì nhóm trưởng sẽ là người bị ảnh hưởng trực tiếp nhất. Họ cần phải tìm cách giải quyết mâu thuẫn nhóm để dẫn dắt các thành viên đang lơ đễnh tập trung vào mục tiêu chung của tập thể.
- Thể hiện thái độ ra mặt
Tranh luận sẽ không thành tranh cãi nếu thái độ được kiểm soát đúng đắn. Một dấu hiệu rõ ràng thể hiện sự mâu thuẫn trong đội nhóm đó là các thành viên thể hiện thái độ khó chịu với nhau. Chúng có thể được thể hiện qua các ngôn từ đả kích, ánh mắt hoặc ngôn ngữ hình thể.
2. 4 Bước giải quyết mâu thuẫn trong nhóm khéo léo hiệu quả
Lợi ích của teamwork vốn dĩ có tầm quan trọng lớn đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, một khi mâu thuẫn nhóm xảy ra sẽ mang lại nhiều tác hại ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Một nhà quản lý có năng lực thì cần phải biết cách giải quyết mâu thuẫn nhóm khi nó xuất hiện.
Bạn nên giải quyết vấn đề cụ thể để đẩy nhanh quá trình tránh để mâu thuẫn tồn tại quá lâu sẽ khó giải quyết. Có thể tham khảo 4 bước giải quyết mâu thuẫn trong nhóm sau đây:
- Xác định nguyên nhân
- Phân tích vấn đề
- Đảm bảo thái độ công bằng, công tâm
- Lắng nghe quan điểm của các bên
- Cùng nhau đưa ra cách giải quyết
Bước 1: Xác định nguyên nhân gây ra mẫu thuẫn
Xác định rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm, tập thể hiệu quả nhất. Hãy liên tục đặt câu hỏi xoay quanh xung đột để biết vấn đề của nhóm ở đâu. Các câu hỏi để xác định nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn nhóm đó là:
- Vấn đề của 2 bên ở đâu?
- Tại sao lại có xung đột này?
- Chúng ta đang có hành xử vì mục tiêu chung của tập thể hay không?
Chỉ khi tìm ra được nguyên nhân cốt lõi thì 2 bên mới đủ bình tĩnh để tìm ra phương án giải quyết. Đặc biệt, không nên giữ im lặng và bỏ vì vấn đề nhỏ tích tụ dần sẽ thành vấn đề lớn, khiến vấn đề càng căng thẳng và khó giải quyết hơn.
Bước 2: Phân tích vấn đề mẫu thuẫn
Sau khi tìm hiểu được nguyên nhân mấu chốt gây nên mâu thuẫn thì tiếp theo người quản lý cần phân tích vấn đề rõ ràng. Có thể phân tích vấn đề theo phương pháp trực tiếp và gián tiếp thông qua các mối quan hệ khác trong nhóm để có nhiều cái nhìn khác nhau về xung đột. Là một người quản lý bạn cần có khả năng nhìn nhận và phân tích vấn đề nhanh chóng và khách quan.
rõ nét thiên vị bất kỳ ai vì điều này sẽ tác động xấu đến mối quan hệ của bạn với các thành viên còn lại. Hãy là tấm gương cho cấp dưới của mình bằng cách tạo sự tin tưởng và đưa ra các quyết định sáng suốt.
Bước 3: Lắng nghe quan điểm của các bên
Thay vì là người góp ý, tại sao bạn không thử trở thành người lắng nghe? Dưới vai trò của người nghe, bạn có thể chậm rãi phân tích và so sánh quan điểm của mình qua góc nhìn toàn diện nhất.
Hãy lắng nghe một cách thành tâm và thể hiện thái độ tích cực để họ có thể thoải mái chia sẻ quan điểm cá nhân. Từ đó bạn có thể đưa ra nhận xét lợi thế của các ý tưởng và đưa ra lời góp ý công tâm nhất. Cách giải quyết mẫu thuẫn trong nhóm này thể hiện bạn là một người sếp tâm lý và vô cùng khéo léo.
Bước 4: Cùng nhau đưa ra cách giải quyết công bằng, công tâm
Khi đã tìm hiểu rõ nguyên nhân và phân tích vấn đề thì đây là lúc bạn cùng cộng sự của mình ngồi xuống để tìm ra phương án giải quyết tốt nhất. Đây là thời điểm 1 bên đã sẵn sàng nhìn nhận ý kiến của đối phương và hiểu đâu mới là điều tốt nhất cho cả nhóm.
Đầu tiên, cần lắng nghe ý kiến của từng thành viên trong nhóm và hiểu về cách nhìn vấn đề của họ. Sau đó hãy chọn ra một vài phương án phù hợp và để cả nhóm lựa chọn theo dạng biểu quyết để thống nhất đưa ra hướng giải quyết tốt nhất.
Phương pháp giải quyết mâu thuẫn này giúp các thành viên có được tiếng nói chung một cách nhanh chóng và không ảnh hưởng đến kết quả làm việc.
Với cương vị là một người trưởng nhóm thì sự công tâm cho mỗi cá nhân chính là cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm tốt nhất.
Không nên thể hiện rõ nét thiên vị bất kỳ ai vì điều này sẽ tác động xấu đến mối quan hệ của bạn với các thành viên còn lại. Hãy là tấm gương cho cấp dưới của mình bằng cách tạo sự tin tưởng và đưa ra các quyết định sáng suốt.
>>> Hữu ích: Cách quản lý nhân viên giỏi, nhân viên lớn tuổi, cứng đầu hiệu quả nhất
3. Cách giải quyết mâu thuẫn nhóm khi làm việc online cho nhà quản lý
Không đơn giản như khi làm việc trực tiếp tại văn phòng, làm việc online sẽ khó khăn hơn trong việc giải quyết mâu thuẫn. Sau đây là 5 cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm hiệu quả được nhiều nhà quản trị áp dụng và vô cùng thành công:
- Gọi hoặc video call để trao đổi trực tiếp
- Sắp xếp thời gian để gặp mặt hàng tuần
- Chuẩn bị kỹ thông tin trước khi nêu ý kiến
- Đừng bỏ qua những vấn đề “nhỏ”
- Luôn hỏi han, quan tâm khi cần thiết
3.1 Gọi hoặc video call để trao đổi trực tiếp
Một trong những cách giải quyết mâu thuẫn khi làm việc online hiệu quả nhất là trao đổi trực tiếp với nhau.
Thay vì trao đổi qua lại bằng vô vàn những tin nhắn dài dòng, khó biểu đạt suy nghĩ thì hãy gọi điện thoại để nói chuyện trực tiếp với nhau để tăng tương tác qua những cử chỉ, lời nói, đồng thời diễn đạt ý của mình rõ ràng hơn. Hiện nay, các ứng dụng chat đều có chức năng gọi điện cả audio và video với đường truyền và độ nét ổn định nên bạn không cần lo lắng về vấn đề này.
3.2 Sắp xếp thời gian để gặp mặt hàng tuần
Điều then chốt trong cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm khi làm việc từ xa chính là cung cấp và cập nhật đầy đủ thông tin cho đồng nghiệp. Chính vì bỏ lỡ một vài phần thông tin quan trọng nào đó cũng là lý do dẫn đến mất tiếng nói chung.
Hãy sắp xếp một thời gian cố định hàng tuần để các thành viên chia chia sẻ tiến độ công việc và thảo luận, bàn bạc để giải quyết những vấn đề phát sinh. Bạn có thể thiết lập gặp mặt online với đồng nghiệp mỗi tuần thông qua các công cụ quản lý và sắp xếp công việc như Google Calendar, Microsoft Team,…
3.3 Chuẩn bị kỹ thông tin trước khi nêu ý kiến
Trước khi trò chuyện, dù là trực tiếp hay thông qua inbox thì hãy dành chút thời gian để kiếm chứng thông tin và tìm ra luận điểm chắc chắn cho quan điểm của mình. Thậm chí trước khi vào cuộc họp, bạn cũng thể ghi sẵn những câu hỏi hoặc những gì bạn muốn biết để không bỏ sót bất kỳ khúc mắc nào trong quá trình trò chuyện.
Việc suy nghĩ kỹ trước khi nói là chìa khóa tìm ra cách giải quyết xung đột trong nhóm tốt nhất. Vì đôi khi, mâu thuẫn không thật sự đến từ công việc, mà chính là đến từ những cái đầu nóng và lời nói mất kiểm soát.
3.4 Đừng bỏ qua những vấn đề “nhỏ”
Các vấn đề tưởng chừng nhỏ nhặt, không đáng kể nhưng lại có thể là nguồn cơn của những xung đột lớn trong tương lai.
Do đó, cách để giải quyết mâu thuẫn trong nhóm là hãy đặt thẳng câu hỏi và yêu cầu được giải đáp cụ thể vấn đề. Cách xử lý này sẽ giúp vấn đề được giải quyết gọn gàng ngay từ đầu thay vì bỏ qua và cho rằng chúng sẽ tự biến mất.
3.5 Luôn hỏi han, quan tâm khi cần thiết
Có thể nói hạn chế lớn nhất của làm việc online là khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Vì vậy, nhóm trưởng cần thường xuyên quan tâm, hỏi han đồng nghiệp của mình thường xuyên để kịp thời phát hiện mâu thuẫn và tìm hướng giải quyết nhanh nhất. Hãy quan tâm bằng những câu hỏi khéo léo và không quá xen vào vấn đề riêng tư của họ.
4. Tham khảo sách về cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm
5 Điểm Chết trong Teamwork, Cạm bẫy trong quản lý, Cẩm nang kinh doanh Harvard là 3 tựa sách viết về cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm đến từ các nhà lãnh đạo, người có kinh nghiệm dày dặn trong việc quản lý đội nhóm. Hãy tham khảo và tìm đọc để cải thiện tư duy và kỹ năng làm việc nhé!
- 5 Điểm Chết trong Teamwork
“5 Điểm Chết trong Teamwork” là thông điệp tưởng chừng như đơn giản nhưng lại vô cùng sâu sắc cho những ai nỗ lực trở thành một nhà lãnh đạo ưu tú và có khả năng dẫn dắt một đội ngũ xuất sắc. Cha đẻ của tác phẩm chính là Patrick Lencioni – nhà sáng lập, Chủ tịch Tập đoàn The Table, một công ty tư vấn chuyên phát triển đội ngũ nhân viên cấp cao và cải thiện chất lượng tổ chức của công ty.
Nội dung sách sẽ xoay quanh phân tích 5 điểm chết trong teamwork: Thiếu sự tin tưởng, Sợ xung đột, Thieeys cam kết, Trốn tránh trách nhiệm và không quan tâm đến kết quả. Song song đó, tác giả cũng gợi ý một số hướng giải quyết thiết thực và dễ áp dụng cho người đọc.
- Cạm bẫy trong quản lý
“Cạm bẫy trong quản lý” của nhóm tác giả Mary Albright – Clay Carr là một cuốn cẩm nang chỉ ra những sai lầm mà người quản lý rất dễ dàng mắc phải – từ đó đưa ra những phương pháp quản lý hữu ích và hiệu quả nhất.
Khi có cẩm nang trong tay, bạn sẽ không còn lo lắng khi đối diện với những vấn đề hay mắc những sai lầm ngớ ngẩn. Thậm chí, cuốn sách còn dạy bạn cách xử lý tình huống, nên nói gì, làm gì khi gặp các hoàn cảnh éo le của môi trường kinh doanh.
- Cẩm nang kinh doanh Harvard
Đây là bộ sách kinh tế cơ bản và đầy đủ nhất về các khía cạnh quản trị kinh doanh do đại học Harvard biên soạn. Với hướng dẫn chi tiết, các phương pháp hay nhất được mài giũa theo thời gian, những câu chuyện thực tế và giải thích ngắn gọn về nghiên cứu thị trường, Cẩm nang kinh doanh Harvard cung cấp cho những chuyên gia đầy tham vọng các khuôn khổ, lời khuyên và công cụ mà họ cần để trở nên xuất sắc trong sự nghiệp của mình.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn là một yếu tố không thể thiếu đối các nhà quản lý hiện nay. Trên đây là những cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm mà chúng tôi tâm đắc nhất. Hãy trang bị kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc nhóm để trở nên chuyên nghiệp, làm việc có hiệu quả hơn nhé!
Bài viết liên quan: