Huddle là gì? 3 Yếu tố chính và cách áp dụng hiệu quả

Huddle là một phương pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả các hoạt động làm việc nhóm. Phương pháp họp này không chỉ giúp người quản lý tiết kiệm thời gian, theo dõi tiến độ công việc rõ ràng mà còn gắn kết tinh thần đội nhóm tốt. Vậy Huddle là gì? Làm sao để áp dụng thành công trong thực tế doanh nghiệp? Tìm hiểu ngay cùng CoDX nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

1. Tìm hiểu chung về huddle là gì?

Huddle thường được các nhà quản lý đội nhóm áp dụng để tăng hiệu quả làm việc nhóm. Tuy nhiên vẫn còn nhiều người thắc mắc Huddle là gì? Có tầm quan trọng ra sao? Câu hỏi của bạn sẽ được giải đáp ngay sau đây.

1.1 Khái niệm

Huddle là một cuộc họp chiến lược nhanh được thiết kế để giúp các thành viên trong kết nối và phối hợp làm việc một cách hiệu quả. Đây là cuộc họp diễn ra hàng ngày với thời gian từ 15 – 20 phút và các thành viên sẽ được thông báo, thống về công việc cần hoàn thành.

Huddle là gì
Huddle là một cuộc họp chiến lược nhanh và được tổ chức mỗi ngày

Huddle cho phép người quản lý nhanh chóng cập nhật các vấn đề phát sinh và tạo điều kiện để gắn kết nhân viên, nâng cao hiệu quả làm việc. Mặc dù, khoảng thời gian diễn ra khá ngắn, nhưng cuộc họp vẫn đáp ứng được nhiệm vụ thống nhất, xác định nhiệm vụ trong thời gian tiếp theo.

1.2 Lợi ích

Huddle được xem là cuộc họp chiến lược hàng ngày giữa các thành viên, lợi ích của làm việc nhóm theo hình thức này được nhiều nhà quản lý ghi nhận như:

  • Kết nối các thành viên trong nhóm, tạo cơ hội thuận lợi để mọi người trao đổi, thảo luận và học hỏi lẫn nhau.
  • Tăng cường hiệu quả của hoạt động làm việc nhóm và hướng các thành viên luôn đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
  • Huddle giúp người quản lý thống kê kết quả của ngày làm việc trước và lên kế hoạch định hướng cho ngày tiếp theo.

2. 3 Yếu tố chính của huddle

Huddle được xây dựng dựa trên 3 yếu tố chính đó là tính minh bạch, tính thích ứng và tính kiểm tra. Đây chính là giá trị cốt lõi giúp nhà quản lý kiểm soát được quá trình thực hiện công việc một cách chính xác nhất. 

2.1 Yếu tố minh bạch

Yếu tố quan trọng nhất của Huddle là gì? Đó chính là tính minh bạch vì nó giúp các thành viên có thể nhìn thấy tiến trình làm viên của nhau. 

Trong cuộc họp tất cả thành viên đều phải chia sẻ công việc của mình trong ngày trước đó kèm những khó khăn gặp phải trong quá trình làm việc.

Thông qua đó, trưởng nhóm có thể nhìn nhận được sự tiến bộ của từng cá nhân và hỗ trợ họ giải quyết những khó khăn kịp thời. Ngoài ra, mọi thành viên đều biết được tiến độ của nhau, từ đó hỗ trợ đồng nghiệp phát triển, đóng góp vào sự thành công của tổ chức.

2.2 Yếu tố thích ứng

Các thành viên có thể thoải mái chia sẻ bất kỳ vấn đề hoặc ý tưởng mới lạ nào trong cuộc họp hàng ngày này. Lúc này, nhóm nên tập trung vào mục tiêu chung của tổ chức chứ không phải mục tiêu cá nhân của từng người. 

Đôi khi buổi họp có thể diễn ra nhanh hoặc chậm hơn so với thời gian sự kiện và nội dung của cuộc họp sẽ thường xuyên thay đổi tùy thuộc vào tình hình công việc tại thời điểm đó. 

Huddle là gì
Các thành viên cần nhanh chóng thích ứng với các tình huống thay đổi trong cuộc họp

2.3 Yếu tố kiểm tra

Trong Huddle, việc kiểm tra cần được thực hiện thường xuyên để có thể phát hiện những sai sót, sự cố kịp thời. Đối tượng nhóm cần tập trung là công việc chứ không phải con người.

Việc kiểm tra giúp người quản lý và các thành viên trong nhóm có thể theo dõi tiến độ công việc có đang vận hành như kế hoạch đã đề ra hay không. Bên cạnh đó, khi phát hiện vấn đề sớm thì nhóm cũng có thể tìm các khắc phục nhanh chóng.

3. Cách áp dụng Huddle họp chiến lược hàng ngày hiệu quả

Cách để áp dụng Huddle là gì? Dưới đây là tổng hợp 4 cách mà doanh nghiệp không thể bỏ qua nếu muốn tạo một cuộc họp hàng ngày hiệu quả:

  • Địa điểm tổ chức thuận tiện
  • Thời điểm phù hợp
  • Chọn người chủ trì phù hợp
  • Thiết kế agenda cuộc họp hiệu quả

3.1 Địa điểm tổ chức thuận tiện

Để mang lại sự thuận tiện nhất cho cả người quản lý và nhân viên thì bạn nên chọn địa điểm tổ chức cuộc họp dựa trên các tiêu chí sau:

  • Địa điểm tổ chức thuộc hoặc gần văn phòng của doanh nghiệp.
  • Địa điểm có không gian rộng rãi, thoáng mát.
  • Địa điểm có đầy đủ trang thiết bị hiện đại, tiện nghi để phục vụ cho cuộc họp như máy chiếu, máy lạnh, wifi,…

3.2 Thời điểm phù hợp

“Đúng người đúng thời điểm” là câu nói hoàn toàn đúng cho trường hợp này. Một sự kiện muốn diễn ra hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp thì việc chọn địa điểm phù hợp là không thể thiếu.

Doanh nghiệp nên chọn địa điểm tổ chức dựa trên những yếu tố sau: số lượng thành viên trong nhóm, thời gian làm việc, mục đích của Huddle. 

Hoặc nếu bạn muốn cuộc họp trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn thì có thể thêm vào các yếu tố sau đây:

  • Lên kế hoạch cụ thể cho cuộc họp
  • Quản lý chính xác thời gian và con người trong suốt cuộc họp.
  • Theo dõi, đánh giá sau cuộc họp.
  • Lên kế hoạch cho cuộc họp tiếp theo.
họp chiến lược hàng ngày hiệu quả
Lựa chọn thời điểm tổ chức phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và cuộc họp diễn ra hiệu quả

3.3 Chọn người chủ trì phù hợp

Một cuộc họp diễn ra suôn sẻ và thu hút được sự chú ý của tất cả thành viên trong nhóm khi người chủ trì thật sự phù hợp. Sau đây là các tiêu chí để chọn người dẫn dắt cuộc họp phù hợp nhất:

  • Kinh nghiệm thực chiến của người chủ trì từ các cuộc họp trước.
  • Kiến thức và kỹ năng của người chủ trì về chủ đề của cuộc họp.
  • Vị trí và tầm ảnh hưởng của người đó trong doanh nghiệp.
  • Sự tán thành của các thành viên trong nhóm.

3.4 Thiết kế agenda cuộc họp hiệu quả

Cách cuối cùng cũng là cách quan trọng nhất quyết định sự thành công của Huddle là gì? Đó chính là một agenda hoàn chỉnh và chi tiết. Thông thường, agenda của một cuộc họp nhanh sẽ đi qua những nội dung sau:

  • Tình hình, hiện trạng của các kế hoạch đang được triển khai.
  • Các sự kiện nổi bật trong ngày trước.
  • Kế hoạch làm việc cho ngày hôm nay.
  • Những vấn đề cần được giải quyết ngay trong ngày.
họp chiến lược hàng ngày hiệu quả
Huddle sẽ hiệu quả khi có một agenda chi tiết, cụ thể

4. Những lầm tưởng cần tránh về Huddle

Huddle được nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn sử dụng để cải thiện hiệu suất công việc. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người chưa hiểu được bản chất của cuộc họp từ đó hình thành một số lầm tưởng không đáng có sau:

  • Huddle là thời gian báo cáo công việc

Có một điều các nhà quản trị cần lưu ý đó là Huddle chỉ là một phương pháp họp nhanh dành cho các nhóm làm việc. Bởi vì thời gian diễn ra khá nhanh chóng nên nội dung cuộc họp đi theo hướng tổng quan và không đi sâu vào chi tiết. Các thành viên sẽ tập trung vào trao đổi tình hình, kế hoạch chung hoặc những sự kiện đặc biệt chứ không phải báo cáo công việc đã thực hiện. 

  • Có thể kéo dài thời gian huddle để trò chuyện, trao đổi

Một buổi họp nhanh sẽ kéo dài khoảng 15 – 20 phút, do đó các thành viên sẽ giành khoảng thời gian quý báu này để cập nhật tình hình công việc và lên kế hoạch cho ngày mới. Chính vì vậy, các thành viên không thể kéo thời gian huddle như mọi người vẫn lầm tưởng.

  • Không chia sẻ khó khăn

Hiểu lầm phổ biến mà mọi người vẫn nghĩ về Huddle là gì? Đó chính là hạn chế trong việc chia sẻ khó khăn, vấn đề trong công việc. Tuy nhiên, về bản chất, cuộc họp nhanh hàng ngày được tổ chức với mục đích giúp các thành viên cùng nhau giải quyết các vấn đề khó khăn trong công việc. Vì vậy không có lý do gì để nhân viên không chia sẻ vấn đề của mình trong cuộc họp.

5. Phương pháp quản lý theo dõi tiến độ hiệu quả với CoDX Task

CoDX Task là ứng dụng làm việc nhóm cho phép doanh nghiệp quản lý và theo dõi tiến độ công việc chuyên nghiệp, hiệu quả. Phần mềm cho phép người dùng luôn chủ động trong việc lên kế hoạch, giao nhận việc, phân công và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.

Bên cạnh đó, CoDX Task còn cho phép nhân viên tham gia trực tiếp vào quá trình lên kế hoạch hoặc đóng góp ý kiến để hoàn thành công việc theo đúng mục tiêu chung của tổ chức.

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

  • Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
  • Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
  • Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
  • Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
  • Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

Đăng ký dùng thử miễn phí CoDX Task

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Xem thêm giải pháp về Phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Hi vọng qua bài viết trên bạn đã hiểu được Huddle là gì và nhận thấy được những lợi ích vượt trội mà công cụ này mang lại cho doanh nghiệp. Để phương pháp này phát huy tối đa công dụng thì người quản lý cần biết cách ứng dụng khéo léo và điều chỉnh phù hợp với tình trạng doanh nghiệp của mình. Theo dõi trang tin CoDX để cập nhật những thông tin quản trị bổ ích nhất nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: