5 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian điển hình nhân viên thường gặp

Tình trạng nhân viên lãng phí thời gian làm giảm hiệu suất công việc là vấn đề nhà quản lý nào cũng sẽ gặp phải. Vậy đâu là nguyên nhân gây lãng phí thời gian điển hình nhất? Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết trong bài viết này và tìm ra được giải pháp hiệu quả để nhân viên quản lý tốt thời gian làm việc.

Bạn đang đọc bài viết trên trang quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

1. 5 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian nhân viên thường gặp

5 Nguyên nhân điển hình thường gặp gây lãng phí thời gian:

  1. Làm việc không có kế hoạch
  2. Multitasking không hợp lý
  3. Thói quen sử dụng mạng xã hội, điện thoại gây xao nhãng
  4. Giao lưu với đồng nghiệp quá nhiều
  5. Phân công giao việc cho nhân viên chưa hợp lý

1.1 Làm việc không có kế hoạch

Làm việc không có kế hoạch hoặc mục tiêu không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc của đội nhóm doanh nghiệp.

Một trường hợp điển hình nhất có thể kể đến là khi giao task hoặc plan xuống, nhân viên không phân rã ra các kế hoạch ngày, tuần mà chỉ ước lượng để lên đầu việc cho mỗi ngày. Điều này gây ra việc mất kiểm soát về khối lượng làm việc không phân bổ hợp lý. Dẫn đến trễ task, giảm hiệu suất công việc rõ rệt.

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian
Làm việc không có kế hoạch hoặc mục tiêu gây lãng phí thời gian

1.2 Multitasking không hợp lý

Multitasking hay khả năng làm việc đa nhiệm là một phương pháp giúp nhân viên gia tăng hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, nếu không áp dụng đúng sẽ là nguyên nhân gây lãng phí thời gian.

Khoa học đã chứng minh, bộ não chúng ta sẽ không làm tốt nhiều việc cùng trong một khoảng thời gian nếu không có phương pháp hợp lý. 

Một số ví dụ làm việc đa nhiệm gây lãng phí thời gian như:

  • Làm 2 task công việc quan trọng cùng một lúc
  • Vừa tham gia họp team vừa làm task công việc cá nhân
  • Vừa viết bài, vừa lướt mạng xã hội
Nguyên nhân gây lãng phí thời gian
Multitasking không hợp lý gây lãng phí thời gian

Vậy, multitasking như thế nào hiệu quả?

  • Làm những công việc không trọng
  • Lên danh sách và sắp xếp công việc theo sự ưu tiên
  • Làm các công việc có chung tính chất tương tự
  • Cần có sự tập trung cao độ

1.3 Thói quen sử dụng mạng xã hội, điện thoại gây xao nhãng

Đây là một thói quen cực kỳ xấu trong công việc gây xao nhãng dẫn đến lãng phí thời gian mà nhiều nhân viên dễ sa vào nhất.

Các nền tảng mạng xã hội có chứa một lượng thông tin khổng lồ với những tin tức cập nhật mới nhất, điều này tạo ra sức hấp dẫn vô cùng lớn cho người dùng. 

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian
Thói quen sử dụng mạng xã hội, điện thoại gây xao nhãng trong công việc

Do vậy, nên khuyến khích nhân viên chỉ sử dụng mạng xã hội trong những giờ giải lao và quy định thời hạn dùng.

Để quản lý được điều này, quản lý nên tạo ra các quy định mang tính kỷ luật trong việc để xây dựng văn hóa làm việc chung cho đội nhóm, phòng ban.

1.4 Giao lưu với đồng nghiệp quá nhiều

Việc giao lưu trao đổi giữa các nhân viên với nhau sẽ giúp gia tăng sự gắn kết cho đội nhóm, tuy nhiên nói chuyện quá nhiều, buôn chuyện ngoài lề sẽ gây lãng phí thời gian, giảm hiệu suất công việc rõ rệt.

Nếu phát hiện đội nhóm gặp phải tình trạng này hãy quán triệt, nhắc nhở ngay để chỉnh đốn; bạn cũng có thể đưa ra các quy định trong giờ làm việc, tạo ra các hình phạt kỷ luật để làm gương cho các nhân viên khác.

1.5 Phân công giao việc cho nhân viên chưa hợp lý

Giao việc cho nhân viên không đúng với năng lực, trình độ sẽ gây ra việc nhân viên làm việc không hiệu quả, hoàn thành công việc lâu hơn dự kiến và kết quả công việc không đạt yêu cầu.

Mặc khác, Giao việc thông quan nhắn tin, giao miệng, … cả nhân viên và quản lý sẽ không thể nắm chi tiết được hết tất cả các công việc. Điều này dễ dẫn đến tình trạng miss task, công việc trì trệ gây giảm hiệu suất đáng kể

2. Phương pháp giúp nhân viên tránh lãng phí thời gian tăng hiệu quả công việc

Để nhân viên làm việc có hiệu quả, tăng được hiệu suất, quản lý có thể tham khảo các phương pháp bên dưới đây. 

2.1 Sử dụng todolist hàng ngày

Hướng dẫn nhân viên lên todolist công việc đầu mỗi ngày và gửi lại báo cáo kết quả vào cuối ngày làm việc. Sử dụng phương pháp này sẽ giúp nhân viên cố gắng tập trung tối đa để hoàn thành công việc trong một ngày.

Phương pháp giúp nhân viên tránh lãng phí thời gian
Sử dụng todolist công việc theo ngày

Bạn có thể xây dựng mẫu todolist bằng excel cho nhân viên thực hiện báo cáo mỗi ngày hoặc tạo todolist báo cáo trực tiếp trên nhóm chat nhóm hoặc có thể tham khảo sử dụng mẫu todolist từ CoDX để áp dụng cho đội nhóm.

2.2 Ứng dụng sắp xếp sự ưu tiên trong công việc

Một phương pháp hiệu quả khác được sử dụng nhiều chính là sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên để hoàn thành. Cách này cũng những giúp quản lý tốt thời gian mà còn giúp mục tiêu của đội nhóm đi đúng tiến độ, đạt được tính hiệu quả cao nhất.

Một phương pháp điển hình có thể kể đến là ma trận Eisenhower với 4 ô phân cấp mức độ công việc:

  • Cấp độ 1: Việc quan trọng cần xử lý ngay
  • Cấp độ 2: Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
  • Cấp độ 3: Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể ủy quyền
  • Cấp độ 4: Việc không quan trọng và không khẩn cấp cần loại bỏ

3. Giải pháp quản lý công việc hiệu quả với CoDX Task

CoDX Task là một trong những app quản lý thời gian sử dụng điện thoại hiệu quả cho đội nhóm, doanh nghiệp. Với các tính năng tối ưu thời gian như tạo todolist công việc theo ngày, ghi chú checklist theo dõi công việc; theo dõi tiến độ chi tiết; khả năng giao việc nhanh chóng cho nhân viên.

Nguyên nhân gây lãng phí thời gian

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

  • Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
  • Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
  • Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
  • Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
  • Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

Đăng ký dùng thử miễn phí CoDX Task

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Với 5 nguyên nhân gây lãng phí thời gian được nhắc đến trong bài, hy vọng bạn có thể xác định được nguyên nhân và đưa ra các phương pháp hiệu quả cho đội nhóm của mình. Liên hệ ngay CoDX để tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý công việc CoDX Task với ưu đãi khởi tạo trải nghiệm hoàn toàn miễn phí.