Nguyên nhân và giải pháp cho vấn đề “nhân viên làm việc không hiệu quả”

Nhân viên làm việc không hiệu quả không phải là chuyện hiếm gặp tại môi trường công sở. Tình trạng này cũng khiến nhiều nhà quản lý phải đau đầu vì gây ảnh hưởng đến hiệu suất chung của doanh nghiệp. 

Để giải quyết được triệt để vấn đề này, doanh nghiệp cần biết được những nguyên nhân nào khiến nhân viên làm việc kém hiệu quả, từ đó, có giải pháp khắc phục phù hợp.

Trong bài viết này, CoDX  cùng các nhà quản lý tìm hiểu các nguyên nhân khiến nhân viên làm việc không hiệu quả và đưa ra một số giải pháp để cải thiện tình trạng này.

Cùng chủ đề:

• So sánh hiệu quả và hiệu suất để thúc đẩy nhân viên làm việc có hiệu quả
• Lợi ích của Kaizen và 10 Nguyên tắc ứng dụng

1. Nguyên nhân nhân viên làm việc không hiệu quả

Dưới đây là 4 nguyên nhân thường gặp nhất dẫn đến nhân viên làm việc kém hiệu quả:

• Vấn đề về năng lực hạn chế, không đáp ứng được yêu cầu công việc
• Mục tiêu làm việc không rõ ràng từ cấp trên
• Đội nhóm thiếu quy trình, tính kỷ luật
• Không được ghi nhận năng lực đúng lúc, kịp thời

1.1 Vấn đề về năng lực hạn chế

Một trong những nguyên nhân thường gặp khi nhân viên làm việc không hiệu quả đó là năng lực chuyên môn còn hạn chế. Thiếu các kỹ năng, kiến thức chuyên môn sẽ dẫn đến kết quả công việc kém. Đặc biệt, với các nhiệm vụ đòi hỏi có hiểu biết chuyên môn, năng lực của nhân sự không đáp ứng được sẽ dễ gây ra những sai sót, ảnh hưởng đến kết quả công việc, chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Năng của nhân viên hạn chế có thể bắt nguồn từ nhiều lý do. Có thế từ chính cách nhà quản lý giao việc không đúng chuyên môn, nhồi nhét công việc. Ngoài ra, lý do từ chủ quan nhân viên như không cập nhật kiến thức mới, không đầu tư tìm hiểu về chuyên môn của mình. Hiện nay, thực trạng làm việc trái ngành khá phổ biến, việc nhân sự vừa làm vừa bổ sung thêm kiến thức cũng dẫn đến tình trạng làm việc không hiệu quả.

1.2 Mục tiêu công việc không rõ ràng

Mục tiêu không rõ ràng cũng là một trong những nguyên nhân nhân viên làm việc kém hiệu quả. Một công việc mà không thiết lập mục tiêu rõ ràng sẽ không mang lại một kết quả tốt nhất. Nếu không có hướng dẫn rõ ràng từ người quản lý, cũng như các mục tiêu, định lượng, đánh giá công việc phù hợp thì rất khó để nhân viên có năng suất tốt nhất. Do đó, việc thiết lập mục tiêu được xem là cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Vì vậy, đây cũng là một lý do khiến nhân viên làm việc không hiệu quả mà các nhà quản lý cần quán triệt.

1.3 Đội nhóm thiếu quy trình, kỷ luật khiến nhân viên làm việc kém hiệu quả

Trong một tổ chức yếu tố để gắn kết các cá nhân lại với nhau đó là quy trình và tính kỷ luật. Để công việc đạt kết quả tốt, đặc biệt là những công việc nhóm cần thực hiện theo quy trình và có kỷ luật rõ ràng. Đây chính là nguyên nhân nhân viên làm việc kém hiệu quả, khả năng làm việc nhóm rời rạc, không mang lại kết quả.

Ngoài ra, việc doanh nghiệp không đặt ra những nguyên tắc, kỷ luật nhân viên thường làm việc vô thưởng vô phạt và không hết mình với công việc.

1.4 Không được ghi nhận năng lực

Việc công nhận kết quả làm việc của nhân viên tưởng chừng như đơn giản nhưng điều này góp phần làm gia tăng động lực làm việc. Hành động này mang ý nghĩa tinh thần lớn, tuy nhiên cũng cần kết hợp với ghi nhận về vật chất như khen thưởng, thưởng nóng.

2. Dấu hiệu cho thấy nhân viên làm việc không hiệu quả

Người quản lý có thể dễ dàng nhận thấy nhân viên làm việc không hiệu quả thông qua các biểu hiện sau:

2.1 Các biểu hiện trong quá trình làm việc

Biểu hiệu dễ nhận thấy ở những nhân viên làm việc kém hiệu quả đó chính là sự kém nhiệt tình trong công việc. Những nhân viên này đã mất dần động lực làm việc và họ cảm thấy nhàm chán với những gì mình đang làm. Vậy nên, kết quả công việc giảm sút không phanh là điều hiển nhiên.

Biểu hiện thứ hai của nhân viên làm việc năng suất kèm trong quá trình làm việc đó là tần suất vắng mặt ngày càng nhiều. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, có thể bắt nguồn từ công việc hoặc từ cuộc sống cá nhân của nhân viên.

Hay tỏ ra khó chịu, không tuân thủ các quy định của công ty là biểu hiện cao nhất của những nhân viên làm việc kém hiệu quả. Giai đoạn này cho thấy nhân viên bất mãn với công việc hoặc các mối quan hệ.

Và tất nhiên, khi không có thái độ hợp tác trong quá trình làm việc đồng nghĩa với chất lượng công việc sẽ không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

2.2 Dấu hiệu trong kết quả công việc

Nhân viên thường xuyên trễ deadline, năng suất công việc giảm là những dấu hiệu nổi bật cho thấy kết quả làm việc không hiệu quả. Người quản lý có thể nhìn thấy dấu hiệu này khi nhân viên của mình không đáp ứng được các tiêu chuẩn công việc đã đề ra. Họ không cởi mở để đưa ra các giải pháp để giải quyết công việc nhóm, không chủ động hoàn thành công việc trước deadline mà luôn tìm cách trì hoãn.

Từ những trường hợp thực tế cho thấy, nhân viên làm việc không hiệu thường xuyên không hoàn thành KPI. Họ chỉ đạt 70%KPI trở xuống. Kèm theo đó là những dấu hiệu như thường xuyên trì hoãn nhiệm vụ, biện minh cho những sai sót của bản thân và có xu hướng đổ lỗi cho người khác.

3. Giải pháp ngăn chặn nhân viên làm việc kém hiệu quả

Xây dựng các phương án giải quyết vấn đề về năng suất công việc của nhân viên là mối quan tầm hàng đầu của các nhà quản lý hiện nay. Vậy đâu là giải pháp tốt nhất cho vấn đề này?

CoDX gợi ý bạn 2 định hướng được nhiều doanh nghiệp lớn hiện nay áp dụng để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên bên dưới đây:

• Gia tăng trải nghiêm, tạo động lực làm việc cho nhân viên
• Áp dụng các công cụ số hỗ trợ công việc

3.1 Gia tăng trải nghiệm, tạo động lực cho nhân viên

Khi quan sát nhân viên có dấu hiệu làm việc không hiệu quả người quản lý cần có những giải pháp để ngăn chặn tình trạng này. Giải pháp tiên quyết là cần trao đổi trực tiếp với nhân sự, lắng nghe những khó khăn, khuất mắt để tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục. 

Khi đã biết được nguyên nhân gì khiến nhân viên làm việc không hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện các giải pháp gắn kết, tạo động lực trong môi trường làm việc. Có nhiều cách để tạo động lực cho nhân viên, tuy nhiên việc công nhận kết quả làm việc, khen thưởng nhân viên là cách đơn giản mà hiệu quả nhất được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

3.2 Áp dụng các công cụ số hỗ trợ cho công việc

Ứng dụng các App quản lý công việc là một trong những yếu tố giúp gia tăng hiệu suất của nhân viên tại doanh nghiệp. Cũng dễ hiểu khi sự bùng nổ về công nghệ thông tin, doanh nghiệp nếu không áp dụng các giải pháp công nghệ sẽ làm giảm hiệu suất công việc chung.

Có nhiều công cụ để doanh nghiệp quản trị hiệu suất, đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên. Có thể nhắc đến phần mềm quản lý công việc CoDX Task giúp sắp xếp, giao việc dễ dàng và phân bổ nguồn lực hiệu quả cho doanh nghiệp.

Đây là app quản lý công việc nhóm giúp giao việc thông minh, giúp kết nối các kế hoạch công việc của nhân viên với mục tiêu tổng, sắp xếp công việc khoa học theo từng nhóm, dự án. CoDX Task không chỉ hỗ trợ đắc lực cho nhân viên làm việc hiệu quả mà còn có tính năng như một phần mềm nhắc việc trên điện thoại giúp người quản lý giám sát, đánh giá hiệu suất của nhân viên trực quan, mọi lúc, mọi nơi.

Bên cạnh đó, việc xây dựng một quy trình làm việc tối ưu phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp cũng là giải pháp mang lại hiệu quả công việc cao. Hiện nay, hầu hết các tập đoàn lớn đều xây dựng bộ quy trình vận hành riêng. Tuy nhiên, cần có sự hỗ trợ của công cụ công nghệ để tối ưu quy trình làm việc.

CoDX Dynamic Process hiện là công cụ quản lý quy trình động đáp ứng được nhu cầu chuẩn hóa và số hóa quy trình của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý quy trình động này giúp doanh nghiệp liên kết các quy trình liên phòng ban, hình thành hệ sinh thái có thể quản lý, đo lường trên một nền tảng duy nhất.

Có nhiều lý do khiến nhân viên làm việc không hiệu quả, bao gồm cả nhiều yếu tố từ chủ quan của nhân viên đến yếu tố khách quan từ doanh nghiệp. Để giải quyết tình trạng này doanh nghiệp cần có giải pháp ngăn chặn nhân viên làm việc kém hiệu quả thích hợp. Hy vọng với những giải pháp mà CoDX gợi ý sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn trong quá trình nâng cao chất lượng làm việc của nhân viên.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh