Kaizen là gì? 10 Nguyên tắc triết lý áp dụng cho doanh nghiệp

Nhật Bản được biết đến là một quốc gia nổi tiếng về quản lý hiệu suất làm việc và con người làm việc chăm chỉ không ngừng nghỉ. Ngoài ra, người Nhật còn nhiều triết lý làm việc hiệu quả khác, một trong số đó không thể không kể đến mô hình Kaizen. Kaizen là gì? Áp dụng Kaizen như thế nào? Hãy cùng Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

• Phân biệt hiệu quả và hiệu suất như thế nào?
• Nguyên nhân nhân viên làm việc không hiệu quả do đâu?

1. Khái quát về Kaizen là gì?

1.1 Khái niệm

Kaizen là một triết lý kinh doanh, được ghép bởi 2 từ: “kai” nghĩa là liên tục còn “zen” là cải tiến. Kaizen có thể hiểu là sự cải tiến không ngừng hay sự phát triển liên tục. Khác với sự đổi mới thường thấy ở các quốc gia phương Tây thường có những thay đổi mang tính bước ngoặt lớn, Kaizen lại tập trung vào sự thay đổi nhỏ nhất và duy trì trong thời gian dài.

Nguyên tắc Kaizen đã được áp dụng trong các công ty sản xuất phương tiện hàng đầu Nhật Bản như Toyota, Suzuki hay Honda và dần dần được nhiều doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau lựa chọn. 

Gắn trong bối cảnh tại Việt Nam, Kaizen có ý nghĩa gần giống với câu tục ngữ “Tích tiểu thành đại”, khẳng định khi một doanh nghiệp luôn cố gắng phát triển, thay đổi không ngừng, họ chắc chắn sẽ đạt thành công lớn. 

Doanh nghiệp dù hoạt động ở lĩnh vực nào cũng có thể áp dụng Kaizen. Cụ thể doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng trong các trường hợp sau: 

• Tăng cường năng suất và tối ưu hóa các quy trình
• Cải thiện chất lượng sản phẩm
• Áp dụng  Kaizen trong sản xuất để giảm chi phí sản xuất
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
• Tăng tính cạnh tranh trên thị trường

1.2 Nguồn gốc hình thành triết lý Kaizen

Kaizen có nguồn gốc từ Nhật Bản sau Chiến tranh Thế giới thứ hai. Trong bối cảnh kinh tế khó khăn sau chiến tranh, các doanh nghiệp Nhật Bản phải tìm cách nâng cao hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm để tồn tại và phát triển. Một trong những công ty tiên phong áp dụng Kaizen là Toyota, với hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System) trở thành một trong những ví dụ điển hình về sự thành công của triết lý này.

Kaizen bắt đầu được thế giới biết đến rộng rãi sau khi cuốn sách “Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success” của Masaaki Imai được xuất bản vào năm 1986. Kể từ đó, Kaizen đã được áp dụng và phát triển ở nhiều quốc gia và trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau.

2. Lợi ích của Kaizen khi áp dụng cho doanh nghiệp

Vậy tại sao mô hình Kaizen lại trở nên phổ biến như vậy? Thực tế, Kaizen có thể đem tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: 

• Tăng cường năng suất làm việc
• Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ
• Nâng cao tinh thần và động lực làm việc
• Tăng cường tính cạnh tranh
• Nhận diện và loại bỏ các yếu tố gây lãng phí
• Phát triển văn hóa doanh nghiệp tích cực

2.1 Tăng cường năng suất làm việc

Kaizen được áp dụng như một cách tăng năng suất làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các cải tiến nhỏ nhưng liên tục, các quy trình làm việc được tối ưu hóa, từ đó giảm thời gian thực hiện, chi phí sản xuất. 

Những thay đổi này không chỉ giúp công việc trở nên hiệu quả hơn mà còn loại bỏ các bước thừa thãi để giảm thiểu lãng phí. Các doanh nghiệp có thể sản xuất nhiều sản phẩm hơn với cùng một lượng tài nguyên, từ đó tăng năng suất tổng thể.

2.2 Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ

Kaizen khuyến khích cải thiện liên tục các chi tiết để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Bằng cách giải quyết các vấn đề ngay khi xuất hiện, không ngừng cải tiến quy trình để đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng hoặc vượt qua kỳ vọng của khách hàng. 

Việc cải thiện chất lượng không chỉ giúp tăng sự hài lòng của khách hàng mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

2.3 Nâng cao tinh thần và động lực làm việc

Kaizen thúc đẩy môi trường làm việc tích cực, nơi mọi nhân viên đều có cơ hội đóng góp ý kiến vào quá trình cải tiến. Khi nhân viên thấy rằng ý tưởng của họ được công nhận và mang lại kết quả, họ sẽ cảm thấy có động lực hơn, từ đó nâng cao tinh thần, sự nhiệt huyết trong công việc.

2.4 Tăng cường tính cạnh tranh

Bằng cách liên tục cải tiến, tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thích nghi với sự thay đổi của thị trường để duy trì tính cạnh tranh. Khả năng phản ứng nhanh với các thay đổi giúp doanh nghiệp không chỉ vượt qua khó khăn hiện tại mà còn phát triển vững mạnh trong môi trường kinh doanh đầy khốc liệt trong tương lai.

2.5 Nhận diện và loại bỏ các yếu tố gây lãng phí

Kaizen giúp nhận diện và loại bỏ các yếu tố gây lãng phí trong quy trình hoạt động sản xuất, vận hành. Chẳng hạn như thời gian chờ đợi, lỗi sản phẩm, sự lãng phí tài nguyên. 

Việc giảm thiểu lãng phí không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên, từ đó tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp và khách hàng.

2.6 Phát triển văn hóa doanh nghiệp tích cực

Kaizen khuyến khích sự hợp tác, trao đổi thông tin, học hỏi lẫn nhau giữa các nhân viên và các cấp quản lý. Giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, nơi tất cả nhân viên cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu chung. Một môi trường làm việc tích cực không chỉ giúp giữ chân nhân viên mà còn thu hút nhân tài mới.

3. 10 Nguyên tắc triết lý Kaizen áp dụng trong doanh nghiệp

Để áp dụng Kaizen thành công, cần tuân thủ 10 nguyên tắc quan trọng nhất dưới đây:

1. Tập trung vào mọi yếu tố từ phía khách hàng
2. Thay đổi không ngừng
3. Đào tạo nhân viên bài bản
4. Phát triển hệ thống thông tin nội bộ
5. Tăng cường làm việc nhóm
6. Tổ chức làm việc năng suất
7. Rèn luyện ý thức doanh nghiệp
8. Thiết lập các mối quan hệ
9. Kết hợp nhiều bộ phận để hoàn thành dự án
10. Luôn cập nhật tình hình của doanh nghiệp

Cụ thể,

3.1 Tập trung vào mọi yếu tố từ phía khách hàng

Khách hàng là ưu tiên trong tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược hành động phù hợp với đặc điểm, nhu cầu của khách hàng mục tiêu. Với Nguyên tắc Kaizen, doanh nghiệp sẽ loại bỏ được những hoạt động không tập trung vào khách hàng, không có giá trị phát triển sản phẩm. 

3.2 Thay đổi không ngừng 

Nhu cầu của khách hàng không bao giờ là đủ, họ yêu cầu ngày càng cao nhằm đáp ứng cuộc sống hiện đại phức tạp. Do đó, doanh nghiệp cũng cần thay đổi trong tất cả hoạt động để phục vụ các nhu cầu ấy. Cải tiến sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với xây dựng cơ sở hay quy trình sản xuất hoàn toàn mới. 

3.3 Đào tạo nhân viên bài bản

Hiểu được Kaizen là gì, doanh nghiệp sẽ nhận thấy nội bộ nhân viên cũng là một mắt xích quan trọng cần phát triển liên tục. Ngoài các kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên, đặc biệt trong thái độ với công việc. 

Mỗi nhân sự phải hoàn thành công việc đúng hạn, nhận trách nhiệm khi mắc sai sót, rút kinh nghiệm và phát triển bản thân. Đặc biệt, nhân sự cần ghi nhớ không được đổ lỗi cho đồng nghiệp và nên suy xét lỗi sai bản thân trước tiên. 

3.4 Phát triển hệ thống thông tin nội bộ 

Quá trình truyền đạt thông tin trong nội bộ doanh nghiệp thực sự quan trọng. Khi từng nhân viên biết và hiểu các kế hoạch của công ty, họ sẽ sẵn sàng làm việc, đồng thời, chất lượng công việc cũng được nâng cao. 

Duy trì chia sẻ thông tin cần phải thực hiện thường xuyên. Nhất là khi thực hiện theo Kaizen, các thay đổi của doanh nghiệp được thực hiện liên tục, do đó hệ thống thông tin nội bộ càng phải được phát triển tương xứng. 

3.5 Tăng cường làm việc nhóm 

Theo nội dung về Nguyên tắc Kaizen, làm việc nhóm trong doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng công việc. Doanh nghiệp nên tăng cường các dự án nhóm, có sự kết hợp giữa nhiều phòng ban. 

Để đạt kết quả tốt, nhóm trưởng đóng vai trò quan trọng, dẫn dắt và quản lý hoạt động của cả tập thể. Vì vậy, việc phân công nhóm trưởng cũng cần được lưu tâm lựa chọn kĩ lưỡng. 

3.6 Tổ chức làm việc năng suất

Để nhân viên làm việc năng suất hơn, doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều phương án như đào tạo nhân sự, nâng cao khả năng chủ động, tự quyết định của mỗi cá nhân. 

Đồng thời, xây dựng các giải thưởng, bằng khen nội bộ cũng là phương pháp hiệu quả nhằm tăng hiệu suất làm việc, để doanh nghiệp phát triển không ngừng. 

3.7 Rèn luyện ý thức doanh nghiệp

Nhằm đảm bảo thực hiện triết lý Kaizen, doanh nghiệp cần xây dựng và rèn luyện ý thức của nhân viên. Trên tinh thần tự nguyện, nhân sự cần đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu. Ngoài ra, họ cũng cần nghiêm khắc kiểm điểm bản thân để phát triển năng lực, phù hợp với các cải tiến mới của doanh nghiệp. 

3.8 Thiết lập các mối quan hệ 

Triết lý Kaizen khẳng định nội bộ doanh nghiệp cần được đầu tư đào tạo không chỉ về kiến thức chuyên môn mà còn về thái độ và kỹ năng. Doanh nghiệp nên tổ chức các buổi đào tạo giao tiếp giữa các nhân viên. Việc này nâng cao trình độ, niềm tin của nhân sự, đồng thời tạo dựng các mối quan hệ nội bộ bền vững. 

3.9 Kết hợp nhiều bộ phận để hoàn thành dự án

Để thay đổi và phát triển liên tục như đã chỉ ra ở phần Kaizen là gì, ở mỗi dự án, doanh nghiệp nên chắt lọc nhân sự phù hợp ở mỗi phòng ban để thực hiện. Sự kết hợp này đem lại hiệu quả toàn diện cho từng dự án, bởi mỗi dự án đều cần sự tham gia của tất cả các bộ phận. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng nguồn lực ngoài khi cần thiết. 

Tham khảo áp dụng các phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt trên thị trường cho các dự án

3.10 Luôn cập nhật tình hình của doanh nghiệp 

Không chỉ thông tin về các hoạt động, tình hình thực tế của doanh nghiệp cũng cần được cập nhật thường xuyên đến các bộ phận. Khi xác định tình hình, nhận viên sẽ nắm bắt được kết quả cần đạt được để phát triển doanh nghiệp. Ngoài ra, việc chia sẻ thực trạng cũng là cách tăng động lực làm việc trong nội bộ. 

3. Các bước áp dụng mô hình Kaizen trong doanh nghiệp Việt

Để áp dụng triết lý Kaizen đúng đắn và hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau:

• Bước 1: Phân tích hiện trạng doanh nghiệp
• Bước 2: Xác định nguyên nhân vấn đề
• Bước 3: Tìm kiếm giải pháp tốt nhất
• Bước 4: Áp dụng mô hình Kaizen
• Bước 5: Đo lường, phân tích kết quả
• Bước 6: Tối ưu hóa giải pháp
• Bước 7: Áp dụng phương pháp Kaizen chuẩn hóa cho vấn đề khác

Bước 1: Phân tích hiện trạng doanh nghiệp

Bản chất Kaizen tập trung vào sự kiên trì bền bỉ thay đổi trong thời gian dài. Do đó, để theo đuổi những thay đổi liên tục ấy, doanh nghiệp cần xác định và phân tích thực trạng, làm rõ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội hay thách thức. 

Việc này hạn chế khả năng sai định hướng, dẫn đến các điều chỉnh trong dài hạn đều không có tác dụng. 

Bước 2: Xác định nguyên nhân vấn đề

Xác định nguyên nhân là cách hữu hiệu để tìm ra biện pháp giải quyết vấn đề. Doanh nghiệp nên tìm hiểu về các vấn đề còn tồn tại hay hạn chế cần phải giải quyết, nhằm đưa ra các cải tiến hiệu quả. 

Phương pháp Five Whys có thể được áp dụng trong bước này, với việc không ngừng đặt câu hỏi “Tại sao” cho đến khi phát hiện nguyên nhân thật sự. 

Bước 3: Tìm kiếm giải pháp tốt nhất

Trước khi thực hiện như nội dung của Kaizen là gì, doanh nghiệp cần tìm kiếm giải pháp tốt nhất. Để xác định biện pháp tối ưu, nhân sự cần xem xét các yêu cầu bắt buộc của vấn đề cần giải quyết. 

Bước này có thể tốn nhiều nguồn lực của doanh nghiệp nhưng lại là chìa khóa để áp dụng triết lý Kaizen hiệu quả. 

Bước 4: Áp dụng phương pháp Kaizen

Doanh nghiệp bắt đầu thực hiện áp dụng Kaizen với giải pháp đã xác định ở trên. Nên tiến hành áp dụng Kaizen với các chương trình nhỏ nhằm đánh giá hiệu quả trước. 

Sau khi đánh giá và điều chỉnh hoạt động cho phù hợp, các phòng ban có thể áp dụng triết lý Kaizen cho các dự án lớn hơn.  

Bước 5: Đo lường, phân tích kết quả

Đo lường, phân tích kết quả của dự án giúp doanh nghiệp điều chỉnh các cải tiến cho phù hợp hơn. Ba bước phân tích kết quả doanh nghiệp có thể thực hiện: 

• So sánh kết quả trước và sau: Việc so sánh có thể dùng biểu đồ, bảng với số liệu 
• Phân tích tác động: Đánh giá các tác động tích cực, tiêu cực của các cải tiến đến hoạt động của doanh nghiệp
• Nhận xét – phản hồi: Doanh nghiệp đưa ra phản hồi về việc có nên áp dụng Kaizen tiếp hay không hoặc những thay đổi về kế hoạch cải tiến,… 

Bước 6: Tối ưu hóa giải pháp

Doanh nghiệp cần xác định những điểm còn tồn đọng trong quá trình thực hiện Kaizen. Từ đó, các bộ phận tiến hành đánh giá, đề xuất điều chỉnh nhằm tối ưu hóa giải pháp cải tiến được lựa chọn.

Bước 7: Áp dụng phương pháp Kaizen chuẩn hóa cho vấn đề khác

Sau khi tối ưu hóa kế hoạch theo mô hình Kaizen trong một dự án, doanh nghiệp có thể thực hiện áp dụng triết lý này tiếp với các dự án khác. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý về điểm khác biệt của từng dự án, vấn đề, tránh áp dụng kế hoạch máy móc.

4. Ứng dụng của Kaizen trong doanh nghiệp

4.1 Lĩnh vực sản xuất

Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Áp dụng Kaizen trong các cải tiến nhỏ liên tục để loại bỏ các bước thừa thãi giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi. Các phương pháp như 5S Kaizen (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) và Just-in-Time (JIT) được áp dụng để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ đem lại hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể sản xuất nhiều hơn với cùng một lượng tài nguyên, từ đó tăng năng suất, giảm chi phí.

5S Kaizen là công cụ có mục đích loại bỏ sự lãng phí trong hoạt động sản xuất. 5S gồm các bước sau:

• Seiri – Sắp xếp những thứ cần thiết, không cần thiết;
• Seiton – Sắp xếp các vật dụng cần thiết theo đúng trật tự, vị trí;
• Seiso – Làm sạch nơi làm việc, đồ dùng;
• Seiketsu – Xác nhận tình trạng của nơi làm việc luôn đạt 5S;
• Shitsuke – Tuân thủ các quy tắc và cải thiện hằng ngày.

Giảm thiểu lãng phí, tăng cường chất lượng sản phẩm: Kaizen giúp loại bỏ các yếu tố gây lãng phí trong quy trình sản xuất, chẳng hạn như lãng phí nguyên vật liệu, thời gian và lao động. Việc này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tăng cường chất lượng sản phẩm. Bằng cách cải tiến liên tục, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các lỗi sản phẩm để khắc phục kịp thời, đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt chất lượng cao đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.

4.2 Trong lĩnh vực dịch vụ

Trong lĩnh vực dịch vụ, Kaizen giúp cải tiến quy trình chăm sóc khách hàng. Bằng cách lắng nghe liên tục các phản hồi từ khách hàng để điều chỉnh dịch vụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. 

Các nhân viên được khuyến khích đề xuất các cải tiến nhỏ hàng ngày để nâng cao chất lượng dịch vụ, từ việc tối ưu hóa quy trình giao tiếp với khách hàng đề gia tăng chất lượng dịch vụ.

5. Thách thức khi triển khai Kaizen

5.1 Một số nhân viên có thể không muốn thay đổi cách làm việc hiện tại

Một trong những thách thức lớn nhất khi triển khai Kaizen là sự kháng cự thay đổi từ phía nhân viên. Nhân viên thường có xu hướng cảm thấy thoải mái với cách làm việc hiện tại và không muốn thay đổi, đặc biệt nếu họ đã làm việc theo cách đó trong một thời gian dài. 

Sự thay đổi có thể gây ra cảm giác bất an, lo lắng, vì nhân viên sợ rằng họ sẽ không thể thích nghi với quy trình mới hoặc lo ngại rằng hiệu suất công việc của họ sẽ bị ảnh hưởng.

Việc triển khai Kaizen không thể thành công ngay lập tức; Các nhân viên cần thời gian để hiểu rõ các lợi ích của Kaizen, làm quen với các phương pháp mới. Để giảm bớt sự kháng cự, cần có các chương trình đào tạo hỗ trợ liên tục để giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và tự tin hơn trong việc thực hiện các cải tiến.

5.2 Thiếu sự hỗ trợ từ cấp trên có thể làm giảm hiệu quả

Sự cam kết từ ban lãnh đạo là yếu tố then chốt để Kaizen thành công. Lãnh đạo cần phải thể hiện sự quyết tâm bằng cách tích cực tham gia vào quá trình cải tiến, đồng thời hỗ trợ các nhân viên trong mọi giai đoạn. Họ cần thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục, đồng thời cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện các thay đổi. 

Nếu lãnh đạo không cam kết hoặc không cung cấp đủ hỗ trợ, việc triển khai Kaizen có thể gặp nhiều khó khăn và không đạt được hiệu quả mong muốn. Nhân viên có thể cảm thấy thiếu động lực, không thấy rõ được tầm quan trọng của các cải tiến, dẫn đến việc không tích cực tham gia vào quá trình này.

6. Tối ưu hiệu suất với hệ thống quản trị tinh gọn từ CoDX

CoDX Digitalization là một giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu, tự động hóa toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp, kết hợp quản lý chi tiết các hoạt động, khả năng phê duyệt mọi lúc cùng hệ thống kiểm soát đánh giá hiệu quả hoạt động triển khai Kaizen.

Trên đây là những kiến thức quan trọng về phương pháp Kaizen. CoDX hy vọng sau bài viết này, doanh nghiệp có thể hiểu được mô hình Kaizen là gì và áp dụng Kaizen hiệu quả cho các hoạt động theo đúng mục tiêu đã đề ra.