Kaizen là gì? 10 Nguyên tắc triết lý áp dụng Kaizen cần biết

Nhật Bản được biết đến là một quốc gia dẫn đầu ở Châu Á và Thế giới về quản lý hiệu suất làm việc và sự chăm chỉ không ngừng nghỉ của họ. Người Nhật còn nổi tiếng với nhiều triết lý làm việc hiệu quả và một trong số đó không thể không kể đến Kaizen. Kaizen là gì? Áp dụng Kaizen như thế nào? Hãy cùng CoDX tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

Cùng chủ đề:

• Phân biệt hiệu quả và hiệu suất như thế nào?

1. Khái niệm Kaizen là gì?

Kaizen là một triết lý kinh doanh, được ghép bởi 2 từ: “kai” nghĩa là liên tục còn “zen” là cải tiến. Như vậy, Kaizen có thể hiểu là sự cải tiến không ngừng hay sự phát triển liên tục. 

Khác với sự đổi mới thường thấy ở các quốc gia phương Tây – thay đổi mang tính bước ngoặt lớn, Kaizen lại tập trung vào những sự phát triển nhỏ nhất và khả năng duy trì trong thời gian dài. 

Gắn trong môi trường Việt Nam, Kaizen có ý nghĩa gần giống với câu tục ngữ “Tích tiểu thành đại”, khẳng định khi một doanh nghiệp luôn cố gắng phát triển và thay đổi không ngừng, họ chắc chắn sẽ đạt thành công lớn. Kaizen đã được áp dụng trong các công ty sản xuất phương tiện hàng đầu Nhật Bản như Toyota, Suzuki hay Honda và dần dần được nhiều doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau lựa chọn. 

Vậy tại sao Kaizen lại trở nên phổ biến như vậy? Thực tế, Kaizen có thể đem tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: 

• Tích lũy và duy trì những cải tiến nhỏ trong khoảng thời gian dài để đạt các kết quả to lớn về sau
• Hạn chế lãng phí, cách tăng năng suất làm việc một cách từ tốn, chắc chắn, không phát triển quá nhanh gây rủi ro cho doanh nghiệp 
• Giảm khả năng hàng hóa tồn đọng, giảm chất lượng, cho phép nhân viên trau dồi kỹ năng 
• Thúc đẩy tinh thần làm việc và đoàn kết nội bộ 
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp, hướng tới tiết kiệm và chú trọng từng chi tiết trong công việc

2. 10 Nguyên tắc triết lý Kaizen áp dụng trong doanh nghiệp

Sau khi biết Kaizen là gì, nhiều doanh nghiệp sẽ băn khoăn tự hỏi áp dụng Kaizen cần tuân theo các nguyên tắc nào hay không? Để trả lời câu hỏi ấy, CoDX đã tổng hợp 10 nguyên tắc quan trọng nhất dưới đây. 

• Tập trung vào mọi yếu tố từ phía khách hàng
• Thay đổi không ngừng
• Đào tạo nhân viên bài bản
• Phát triển hệ thống thông tin nội bộ
• Tăng cường làm việc nhóm
• Tổ chức làm việc năng suất
• Rèn luyện ý thức doanh nghiệp
• Thiết lập các mối quan hệ
• Kết hợp nhiều bộ phận để hoàn thành dự án
• Luôn cập nhật tình hình của doanh nghiệp

Cụ thể,

2.1 Tập trung vào mọi yếu tố từ phía khách hàng 

Khách hàng là ưu tiên trong tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược hành động phù hợp với đặc điểm, nhu cầu của khách hàng mục tiêu. Với Kaizen, doanh nghiệp sẽ loại bỏ được những hoạt động không tập trung vào khách hàng, không có giá trị phát triển sản phẩm. 

2.2 Thay đổi không ngừng 

Nhu cầu của khách hàng không bao giờ là đủ, họ yêu cầu ngày càng cao nhằm đáp ứng cuộc sống hiện đại phức tạp. Do đó, doanh nghiệp cũng cần thay đổi trong tất cả hoạt động để phục vụ các nhu cầu ấy. Cải tiến sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với xây dựng cơ sở hay quy trình sản xuất hoàn toàn mới. 

2.3 Đào tạo nhân viên bài bản

Hiểu được Kaizen là gì, doanh nghiệp sẽ nhận thấy nội bộ nhân viên cũng là một mắt xích quan trọng cần phát triển liên tục. Ngoài các kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên, đặc biệt trong thái độ với công việc. 

Mỗi nhân sự phải hoàn thành công việc đúng hạn, nhận trách nhiệm khi mắc sai sót, rút kinh nghiệm và phát triển bản thân. Đặc biệt, nhân sự cần ghi nhớ không được đổ lỗi cho đồng nghiệp và nên suy xét lỗi sai bản thân trước tiên. 

2.4 Phát triển hệ thống thông tin nội bộ 

Quá trình truyền đạt thông tin trong nội bộ doanh nghiệp thực sự quan trọng. Khi từng nhân viên biết và hiểu các kế hoạch của công ty, họ sẽ sẵn sàng làm việc, đồng thời, chất lượng công việc cũng được nâng cao. 

Duy trì chia sẻ thông tin cần phải thực hiện thường xuyên và rõ ràng. Nhất là khi thực hiện theo Kaizen, các thay đổi của doanh nghiệp được thực hiện liên tục, do đó hệ thống thông tin nội bộ càng phải được phát triển tương xứng. 

2.5 Tăng cường làm việc nhóm 

Theo nội dung về Kaizen là gì, làm việc nhóm trong doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng công việc. Doanh nghiệp nên tăng cường các dự án nhóm, có sự kết hợp giữa nhiều phòng ban. 

Để đạt kết quả tốt, nhóm trưởng đóng vai trò quan trọng, dẫn dắt và quản lý hoạt động của cả tập thể. Vì vậy, việc phân công nhóm trưởng cũng cần được lưu tâm lựa chọn kĩ lưỡng. 

2.6 Tổ chức làm việc năng suất

Để nhân viên làm việc năng suất hơn, doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều phương án như đào tạo nhân sự, nâng cao khả năng chủ động, tự quyết định của mỗi cá nhân. 

Đồng thời, xây dựng các giải thưởng, bằng khen nội bộ cũng là phương pháp hiệu quả nhằm tăng hiệu suất làm việc, để doanh nghiệp phát triển không ngừng. 

2.7 Rèn luyện ý thức doanh nghiệp

Nhằm đảm bảo thực hiện triết lý Kaizen, doanh nghiệp cần xây dựng và rèn luyện ý thức của nhân viên. Trên tinh thần tự nguyện, nhân sự cần đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu. Ngoài ra, họ cũng cần nghiêm khắc kiểm điểm bản thân để phát triển năng lực, phù hợp với các cải tiến mới của doanh nghiệp. 

2.8 Thiết lập các mối quan hệ 

Triết lý Kaizen khẳng định nội bộ doanh nghiệp cần được đầu tư đào tạo không chỉ về kiến thức chuyên môn mà còn về thái độ và kỹ năng. Doanh nghiệp nên tổ chức các buổi đào tạo giao tiếp giữa các nhân viên. Việc này nâng cao trình độ, niềm tin của nhân sự, đồng thời tạo dựng các mối quan hệ nội bộ bền vững. 

2.9 Kết hợp nhiều bộ phận để hoàn thành dự án

Để thay đổi và phát triển liên tục như đã chỉ ra ở phần Kaizen là gì, ở mỗi dự án, doanh nghiệp nên chắt lọc nhân sự phù hợp ở mỗi phòng ban để thực hiện. Sự kết hợp này đem lại hiệu quả toàn diện cho từng dự án, bởi mỗi dự án đều cần sự tham gia của tất cả các bộ phận. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng nguồn lực ngoài khi cần thiết. 

Tham khảo áp dụng các phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt trên thị trường cho các dự án

2.10 Luôn cập nhật tình hình của doanh nghiệp 

Không chỉ thông tin về các hoạt động, tình hình thực tế của doanh nghiệp cũng cần được cập nhật thường xuyên đến các bộ phận. Khi xác định tình hình, nhận viên sẽ nắm bắt được kết quả cần đạt được để phát triển doanh nghiệp. Ngoài ra, việc chia sẻ thực trạng cũng là cách tăng động lực làm việc trong nội bộ. 

3. Các bước thực hiện áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp Việt

Để áp dụng triết lý Kaizen đúng đắn và hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau:

• Bước 1: Phân tích hiện trạng doanh nghiệp
• Bước 2: Xác định nguyên nhân vấn đề
• Bước 3: Tìm kiếm giải pháp tốt nhất
• Bước 4: Áp dụng Kaizen
• Bước 5: Đo lường, phân tích kết quả
• Bước 6: Tối ưu hóa giải pháp
• Bước 7: Áp dụng phương pháp Kaizen chuẩn hóa cho vấn đề khác

Bước 1: Phân tích hiện trạng doanh nghiệp

Bản chất Kaizen tập trung vào sự kiên trì bền bỉ thay đổi trong thời gian dài. Do đó, để theo đuổi những thay đổi liên tục ấy, doanh nghiệp cần xác định và phân tích thực trạng, làm rõ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội hay thách thức. 

Việc này hạn chế khả năng sai định hướng, dẫn đến các điều chỉnh trong dài hạn đều không có tác dụng. 

Bước 2: Xác định nguyên nhân vấn đề

Xác định nguyên nhân là cách hữu hiệu để tìm ra biện pháp giải quyết vấn đề. Doanh nghiệp nên tìm hiểu về các vấn đề còn tồn tại hay hạn chế cần phải giải quyết, nhằm đưa ra các cải tiến hiệu quả. 

Phương pháp Five Whys có thể được áp dụng trong bước này, với việc không ngừng đặt câu hỏi “Tại sao” cho đến khi phát hiện nguyên nhân thật sự. 

Bước 3: Tìm kiếm giải pháp tốt nhất

Trước khi thực hiện như nội dung của Kaizen là gì, doanh nghiệp cần tìm kiếm giải pháp tốt nhất. Để xác định biện pháp tối ưu, nhân sự cần xem xét các yêu cầu bắt buộc của vấn đề cần giải quyết. 

Bước này có thể tốn nhiều nguồn lực của doanh nghiệp nhưng lại là chìa khóa để áp dụng triết lý Kaizen hiệu quả. 

Bước 4: Áp dụng Kaizen

Doanh nghiệp bắt đầu thực hiện áp dụng Kaizen với giải pháp đã xác định ở trên. Nên tiến hành áp dụng Kaizen với các chương trình nhỏ nhằm đánh giá hiệu quả trước. 

Sau khi đánh giá và điều chỉnh hoạt động cho phù hợp, các phòng ban có thể áp dụng triết lý Kaizen cho các dự án lớn hơn.  

Bước 5: Đo lường, phân tích kết quả

Đo lường và phân tích kết quả của dự án giúp doanh nghiệp điều chỉnh các cải tiến cho phù hợp hơn. Ba bước phân tích kết quả doanh nghiệp có thể thực hiện: 

• So sánh kết quả trước và sau: Việc so sánh có thể dùng biểu đồ, bảng với số liệu 
• Phân tích tác động: Đánh giá các tác động tích cực và tiêu cực của các cải tiến đến hoạt động của doanh nghiệp 
• Nhận xét và phản hồi: Doanh nghiệp đưa ra phản hồi về việc có nên áp dụng Kaizen tiếp hay không hoặc những thay đổi về kế hoạch cải tiến,… 

Bước 6: Tối ưu hóa giải pháp

Doanh nghiệp cần xác định những điểm còn tồn đọng trong quá trình thực hiện Kaizen. Từ đó, các bộ phận tiến hành đánh giá, đề xuất điều chỉnh nhằm tối ưu hóa giải pháp cải tiến được lựa chọn. 

Bước 7: Áp dụng phương pháp Kaizen chuẩn hóa cho vấn đề khác

Sau khi tối ưu hóa kế hoạch theo Kaizen là gì của một dự án, doanh nghiệp có thể thực hiện áp dụng triết lý này tiếp với các dự án khác. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý về điểm khác biệt của từng dự án, vấn đề, tránh áp dụng kế hoạch máy móc. 

4. Một số câu hỏi thường gặp về Kaizen là gì?

Biết về Kaizen, vẫn nhiều người còn băn khoăn về các đặc điểm khác của triết lý Kaizen. Cụ thể như: 

4.1 5S Kaizen là gì?

5S Kaizen là công cụ có mục đích loại bỏ sự lãng phí trong hoạt động sản xuất. 5S gồm các bước sau: 

• Seiri – Sắp xếp và tách biệt những thứ cần thiết và không cần thiết; 
• Seiton – Sắp xếp các vật dụng cần thiết theo đúng trật tự, vị trí; 
• Seiso – Làm sạch nơi làm việc và đồ dùng; 
• Seiketsu – Xác nhận tình trạng của nơi làm việc luôn đạt 5S; 
• Shitsuke – Tuân thủ các quy tắc và cải thiện hằng ngày. 

4.2 Nên áp dụng Kaizen khi nào?

Doanh nghiệp dù hoạt động ở lĩnh vực nào cũng có thể áp dụng Kaizen. Cụ thể doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng trong các trường hợp sau: 

• Tăng cường năng suất và tối ưu hóa các quy trình
• Cải thiện chất lượng sản phẩm
• Giảm chi phí sản xuất và hoạt động 
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng 
• Tăng tính cạnh tranh trên thị trường 

Trên đây là những kiến thức quan trọng về triết lý Kaizen. CoDX hy vọng sau bài viết này, doanh nghiệp có thể hiểu được Kaizen là gì và áp dụng Kaizen hiệu quả cho các hoạt động theo đúng mục tiêu đã đề ra. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh