Hiệu suất làm việc là gì? Cách tính và 7 Sáng kiến nâng cao hiệu suất công việc tốt nhất

Tại các doanh nghiệp hiện nay, hiệu suất của nhân viên đóng vai trò hết sức quan trọng. Đây là yếu tố hàng đầu để đưa doanh nghiệp phát triển một cách tốt nhất. Vậy hiệu suất công việc là gì? Những giải pháp nào sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc một cách tối ưu nhất? Tham khảo bài viết dưới đây của chuyển đổi số CoDX để có câu trả lời thỏa đáng nhất nhé! 

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1.Hiệu suất làm việc/công việc là gì?

Hiệu suất làm việc hay hiệu suất công việc là khả năng hoàn thành công việc theo những yêu cầu được giao. Nó đề cập đến chất lượng cũng như hiệu quả đầu ra của người thực hiện. Đồng thời, thể hiện được sự hoàn thành mục tiêu công việc với mức chi phí thấp nhất. 

Hiểu một cách đơn giản, hiệu suất là khả năng tránh lãng phí vật liệu, năng lượng hay các nỗ lực, tiền bạc để làm một việc gì đó tốt hơn. Như vậy, đó là khả năng làm tốt tất cả công việc mà không lãng phí. 

Công thức tính hiệu suất làm việc = Kết quả/chi phí thực hiện

Trong đó,

Kết quả đạt được có thể bao gồm: Doanh thu, doanh số, lợi nhuận, số lượng task hoàn thành, số lượn sản phẩm công việc

Chi phi thực hiện bao gồm: chi phí nhân sự, Marketing, nguyên vật liệu, thiết bị hỗ trợ công việc, các chi phí liên quan để tạo ra kết quả

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Trong đó, có 8 yếu tố được đánh giá là cơ bản nhất, cụ thể:

• Nhiệm vụ công việc. 
• Các hành vi phi nhiệm vụ. 
• Những thành tích cá nhân. 
• Khả năng giao tiếp trong công việc. 
• Tính kỷ luật. 
• Hiệu quả khi làm việc nhóm
• Khả năng lãnh đạo. 
• Khả năng hỗ trợ. 

Theo đó, hiệu suất làm việc của mỗi người được tính dựa vào kết quả làm việc đạt được trên cách thức, các chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó.

2. Nguyên nhân gây giảm hiệu suất làm việc của nhân viên

Nhân viên làm việc kém hiệu suất hoặc hiệu suất giảm rõ rệt vấn đề thường gặp trong quản lý đội nhóm doanh nghiệp. 

Hiểu rõ 4 nguyên nhân dưới đây sẽ giúp nhà quản lý tìm ra vấn đề, từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu suất hiệu quả cho nhân viên của mình.

2.1 Làm việc không theo quy trình

Quy trình làm việc vô cùng quan trọng đối với đội nhóm bao gồm nhiều thành viên. Quy trình này cần được quản lý thiết lập chặt chẽ dựa trên mục tiêu của việc. Với đội nhóm làm việc không có quy trình hoặc quy trình lỏng lẻo sẽ khiến nhân sự không biết phải bắt đầu từ đâu để hoàn thành được các mục tiêu cá nhân.

Từ đó ảnh hưởng đến hiệu suất chung, thậm chí là khả năng phối hợp công việc giữa các phòng ban với nhau nếu doanh nghiệp không có một quy trình bài bản.

2.2 Không xác định được mức độ quan trọng của các công việc

Nhân viên sẽ dễ sa đà vào các task công việc không quan trọng mà bỏ qua các task cần ưu tiên có ảnh hưởng lớn đến kết quả mục tiêu công việc. Điều này sẽ làm giảm rõ rệt hiệu suất làm việc của nhân viên.

Có rất nhiều phương pháp có thể áp dụng để sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và cho nhân viên hoàn thành chúng theo thứ tự mà quản lý có thể tham khảo. >>> Xem bài viết về cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên từ CoDX

2.3 Năng lực nhân viên không phù hợp với vị trí công việc

Vấn đề nhân viên làm việc trái với sở thích, chuyên môn hoặc nhân viên trong giai đoạn “lướt” qua các vị trí để tìm ra công phù hợp, … Đây là những trường hợp các nhà quản lý sẽ gặp phải với đội nhóm của họ.

Có thể thấy, không phải lúc nào nhân viên làm việc thiếu chăm chỉ hay thiếu năng lực cũng khiến họ không đạt được KPI. Bạn cũng nên nhìn nhận lại về việc đã giao cho nhân viên công việc phù hợp với năng lực của họ hay chưa.

Vậy quản lý cần làm gì để khắc phục vấn đề này?

• Quan sát và hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên
• Giao việc phù hợp với thế mạnh của họ để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

2.4 Không có động lực làm việc

Động lực làm việc là yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Một khi nhân viên biến thành những “Zombie công sở”, doanh nghiệp sẽ chịu ảnh hưởng nặng nề. 

Một nhân viên không có động lực thì công việc sẽ luôn ở mức trung bình, vừa đủ và không bứt phá trong vị trí vai trò công việc. 

Để gia tăng động lực, đòi hỏi những nỗ lực rất lớn từ lãnh đạo và cả doanh nghiệp.

Để nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên, hãy bắt đầu từ việc cải thiện cách thức làm việc cho từng cá nhân.

3. Phương pháp nâng cao hiệu suất công việc cho mỗi nhân viên

Dưới đây là những giải pháp nâng cao chất lượng hiệu quả công việc cần tham khảo:

• Tự đặt deadline thời gian cho các task công việc. Ví dụ, hoàn thành viết 1 bài website trong 2 tiếng; và nâng dần mức độ này lên cho những lần sau như hoàn thành trong 1h30; Như vậy sẽ giúp nâng cao hiệu suất nhân viên theo thời gian vô cùng hiệu quả. Đây cũng là cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên mà quản lý hay áp dụng.
• Áp dụng phương pháp làm việc theo chu kỳ: cơ thể con người có cơ chế làm việc, hoạt động theo chu kỳ. Trong một ngày làm việc hãy chia task theo chu kỳ 90 phút. Đây là giải pháp giúp nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên vô cùng hiệu quả.
• Checklist công việc theo ngày dựa theo plan công việc tháng. Đây là một cách hữu hiệu để nhân viên đảm bảo được tiến độ công việc như kế hoạch đã đề ra.

4. Chiến lược dài hạn nâng cao hiệu suất làm việc doanh nghiệp nên áp dụng

Sáng kiến nâng cao hiệu suất làm việc về lâu dài mà doanh nghiệp nên áp dụng:

1. Tạo động lực làm việc cho nhân viên
2. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp
3. Xây dựng chương trình đào tạo để nâng cao hiệu suất làm việc
4. Thường xuyên đánh giá đo lường hiệu quả và cải thiện
5. Xây dựng chính sách khen thưởng, phúc lợi tốt
6. Tạo môi trường gắn kết cho nhân viên
7. Nâng cao hiệu suất làm việc tối đa với phần mềm CoDX Task

4.1 Tạo động lực làm việc cho nhân viên

Động lực chính là yếu tố cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến việc nâng cao hiệu suất công việc của mỗi người. Mỗi người nhân viên nếu không có động lực sẽ rất khó đạt được những hiệu suất như doanh nghiệp kỳ vọng. 

Tuy nhiên, ở mỗi nhân viên sẽ có những nhu cầu và động lực làm việc hoàn toàn khác nhau. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có sự tìm hiểu chi tiết để quản lý hiệu quả hơn. Từ đó, áp dụng cách tạo động lực thúc đẩy tinh thần như khen thưởng mang tính cá nhân hóa, tăng lương, thưởng theo hiệu suất…

4.2 Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp

Các doanh nghiệp cũng nên chú trọng vào việc nâng cao hiệu suất làm việc bằng cách xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Sự chuyên nghiệp ở đây được thể hiện rằng, doanh nghiệp có những mục tiêu và định hưởng rõ ràng. Nghĩa là ở môi trường này có đủ những điều kiện về vật chất, đặc điểm xã hội để nhân việc phát huy tối đa năng lực của minh. 

Trong môi trường làm việc đó, các các nhân lãnh đạo luôn có sự cởi mở và thẳng thắn đối với nhân viên. Mang đến cho họ cảm giác thoải mái, sự hợp tác, tôn trọng nhất trong mọi vấn đề. 

4.3 Xây dựng chương trình đào tạo để nâng cao hiệu suất làm việc

Một sáng kiến nâng cao hiệu quả công việc hay hiệu suất công việc của nhân viên, doanh nghiệp cần dành thời gian để đào tạo nhân viên mới. Việc đào tạo và phát triển nhân viên là điều quan trọng và cần được thực hiện một cách liên tục. 

Thực tế hiện nay cũng chỉ ra rằng, hầu hết những doanh nghiệp thành công đều rất chú trọng đến việc phát triển năng lực của nhân sự các cấp. Để việc đào tạo được hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần hiểu rõ về năng lực của nhân viên. Đồng thời, xác định rõ nhu cầu đào tạo của từng nhân sự. Việc đào tạo đó cần có lộ trình và phương pháp phù hợp nhất. 

4.4 Thường xuyên đánh giá đo lường hiệu quả và cải thiện

Đo lường hiệu quả và cải thiện là một quá trình dài. Mà qua quá trình đó, doanh nghiệp sẽ quản lý xây dựng các mục tiêu, theo dõi, giám sát cũng như đánh giá hiệu suất của từng nhân viên. Việc đo lường hiệu quả sẽ giúp cho các nhân viên của doanh nghiệp nỗ lực cải tiến hiệu suất một cách tốt hơn. 

Những giải pháp giúp nâng cao hiệu suất làm việc luôn được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Những giải pháp dưới đây sẽ góp phần nâng cao hiệu suất công việc tại doanh nghiệp của bạn.

4.5 Xây dựng chính sách khen thưởng, phúc lợi tốt

Có thể thấy, nhân viên thường sẽ đạt được hiệu suất tốt hơn khi họ cảm thấy được hỗ trợ hay khen thưởng. Sáng kiến về xây dựng chính sách khen hay tạo ra văn hóa khen thưởng được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng. Nó không chỉ là giải pháp mang đến năng lượng tích cực cho mọi người mà còn là động lực vô cùng thiết thực. 

Những chính sách khen thưởng hay phúc lợi là yếu tố để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Theo đó, những chính sách này nên được thực hiện một cách nhất quán và xuyên suốt theo những quy định chung. 

4.6 Tạo môi trường gắn kết để nâng cao hiệu suất công việc

Theo gallup.com, những nhân viên sẽ làm việc đạt hiệu suất tốt hơn khi họ hài lòng với môi trường làm việc của mình. Một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, các cá thể sẵn sàng chia sẻ và hỗ trợ nhau trong công việc sẽ mang lại năng lượng tích cực và động lực cho toàn thể nhân viên. 

Đối với cấp quản lý, thay vì chỉ trích có thể dùng những phản hồi mang tính góp ý, khuyến khích để giúp nhân viên có định hướng tốt hơn, cải thiện hiệu suất công việc. Điều này cũng góp phần vào việc kết nối các mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên.

Chi tiết nội dung nghiên cứu tại: The Benefits of Employee Engagement

Làm thế nào để gắn kết nhân viên? >>> Xem ngay để biết: Gắn kết nhân viên hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

4.7 Nâng cao hiệu suất làm việc với phần mềm công nghệ

Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm phân công công việc nhằm mục đích nâng cao hiệu suất làm việc được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Phần mềm này sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá quản lý thời gian, chất lượng hoàn thành nhiệm vụ. Khi đó, doanh nghiệp có thể quản lý và giám sát hiệu suất một cách tốt hơn. Từ đó, có những giải pháp phù hợp cho từng nhân viên của mình. 

CoDX Task là một trong những phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả được doanh nghiệp đánh giá cao trong việc giúp tăng cường hiệu suất công việc cho nhân viên tối ưu nhất.

5. Nâng cao hiệu suất làm việc có tầm quan trọng như thế nào?

Việc đạt được và nâng cao hiệu suất làm việc là yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển nhanh hay chậm của một doanh nghiệp. Một số lợi ích đạt được khi công việc đạt được hiệu suất như mong muốn:

• Sử dụng tối ưu nguồn lực hiện có: Với hiệu suất công việc cao, nhân viên có thể đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra trong thời hạn nhất định. Như vậy, doanh nghiệp đã tiết kiệm được nguồn nhân sự, tài chính và thời gian một cách đáng kể. 
• Tiết kiệm chi phí nhân sự: Về bản chất, trong quá trình làm việc những nhân sự có hiệu suất thấp sẽ khiến kết quả công việc giảm xuống. Khi đó, doanh nghiệp có thể đánh giá và cải thiện, lựa chọn nhân sự tốt hơn. Nhờ đó, tiết kiệm chi phí về mặt nhân sự. 
• Tăng doanh thu, lợi nhuận: Một doanh nghiệp với các sản phẩm tốt, dịch vụ tuyệt vời và nguồn tài chính bền vững không thể nào thiếu đi đội ngũ nhân viên có hiệu suất cao. Có thể thấy, việc nâng cao hiệu suất công việc sẽ góp phần lớn vào việc tăng doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp/ 
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa làm việc tích cực cũng chính là nền tảng để nhân việc làm việc đạt hiệu quả hơn. 

Có thể bạn quan tâm: 10 Cách sắp xếp công việc hiệu quả khoa học HỢP LÝ NHẤT Quy trình làm việc là gì? Cách xây dựng quy trình công việc hiệu quả nhất 2023 Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại MIỄN PHÍ 5 Cách xây dựng, thiết lập tính kỷ luật trong công việc cho nhân viên

Như vậy, có rất nhiều giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc một cách tốt đa. CoDX là nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp, sẵn sàng tư vấn hỗ trợ giúp bạn quản lý, theo dõi và giám sát một cách toàn diện nhất. Xem thêm tin tức quản trị doanh nghiệp hữu ích khác tại CoDX Business Wiki.