Cách sắp xếp công việc hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng đối với những người quá bận rộn, đặc biệt là người “trăm công nghìn việc” như nhà lãnh đạo. Khối lượng công việc quá nhiều nhưng bạn không biết bắt đầu từ đâu hay làm cả ngày nhưng vẫn không hết việc. Việc phân bổ thời gian và lên kế hoạch cụ thể sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề một cách dễ dàng. Cùng CoDX lên kế hoạch cụ thể để sắp xếp công việc khoa học, hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Sắp xếp công việc là gì?
Sắp xếp công việc là quá trình phân chia và sắp xếp các đầu việc cần hoàn thành theo thứ tự ưu tiên sao cho phù hợp với khả năng và quỹ thời gian. Với nhà lãnh đạo thì đây là một trong những kỹ năng để chứng minh năng lực bản thân, cũng như khả năng quản lý của mình.
Kỹ năng sắp xếp công việc là một trong số kỹ năng quan trọng, giúp nâng cao chất lượng làm việc của nhân viên. Để sắp xếp các công cụ có hệ thống và dễ dàng quản lý, người thực hiện cần xác định các đầu công việc cần làm và phân chia công việc phù hợp theo mốc thời gian nhất định.
Mặt khác, kỹ năng sắp xếp công việc có khả năng giúp người quản lý được linh hoạt, trong việc điều phối các nhiệm vụ khác với nhau. Từ đó họ có thể ứng biến các trường hợp được giao việc và lên kế hoạch thực hiện chúng tốt nhất có thể.
Cách sắp xếp công việc hiệu quả, đối với nhà quản lý và nhân viên là cách để nhiệm vụ được hoàn thành đúng với kế hoạch đề ra. Để sắp xếp công việc hiệu quả còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như xác định thời gian rõ ràng, theo dõi tiến độ công việc, giao việc hiệu quả,… sẽ giúp bạn sắp xếp công việc có hệ thống và tính khoa học hơn.
Tóm lại, để sắp xếp công việc khoa học, bạn cần đảm bảo xác định rõ công việc cần làm và lên kế hoạch thực hiện nó thật hợp lý mang lại hiệu quả cho công việc của mình.
2. Cách sắp xếp công việc hiệu quả khoa học đem lại lợi ích gì?
Sắp xếp công việc hiệu quả là cách giúp công việc của bạn được thực hiện có hệ thống và được sắp xếp hợp lý, nhằm đảm bảo các nhiệm vụ đều được hoàn thành. Một số lý do dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về vấn đề nên biết cách sắp xếp công việc hiệu quả khoa học của mình.
- Chủ động với kế hoạch công việc đã đề ra
Chủ động với công việc là cách đề bạn tự giác thực hiện công việc của mình, để nhiệm vụ đó được thực hiện theo đúng tiến độ công việc đề ra. Khi kế hoạch được đề ra bạn phải có trách nhiệm thực hiện nó và hoàn thành đúng những điều đưa ra trước đó. Tuân thủ kế hoạch công việc là tiền đề giúp công việc được thực hiện đúng và thúc đẩy tinh thần làm việc của bạn.
- Giải quyết tốt vấn đề phát sinh và vẫn đảm bảo tiến độ công việc
Khi sắp xếp công việc hiệu quả khoa học, bạn biết được những vấn đề phát sinh có khả năng xảy ra và lên giải pháp phù hợp cho trường hợp đó. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát và xử lý các vấn đề ngoài ý muốn để đảm bảo được tiến độ công việc của mình.
- Tăng hiệu quả công việc
Bên cạnh các giải pháp lên kế hoạch, lập mục tiêu giúp tăng hiệu quả công việc. Bạn nên thử tân trang lại không gian làm việc của mình để có thêm tinh thần và năng lượng làm việc hiệu quả. Cách sắp xếp công việc hiệu quả, bạn có thể bày trí lại vị trí làm việc của mình được thoải mái và phù hợp. Đây cũng được xem là cách giúp tăng hiệu quả công việc và đảm bảo cong việc được thực hiên đúng tiến độ đề ra.
- Tăng cường khả năng tập trung tốt hơn
Sự tập trung cao độ cần sự rèn luyện để khả năng tập trung của bạn vào công việc, nâng cao chất lượng công việc được hiệu quả. Để tăng cường khả năng tập trung tốt hơn, bạn cần tránh những tác động ảnh hưởng đến công việc, bỏ qua những yếu tố gây mất tập trung như tiếng ồn, âm thanh điện thoại,… và tập trung hoàn tập vào công việc thực hiện của mình đó là điều ưu tiên hàng đầu.
- Làm việc với lộ trình thoải mái
Khi đặt lộ trình làm việc, bạn nên lựa chọn một lộ trình thoải mái để thực hiện nhiệm vụ của mình. Bạn không nên đưa quá nhiều công việc lộ trình mà không có sự sắp xếp. Điều đó khiến bạn gặp nhiều áp lực sẽ ảnh hưởng nhiều đến khả năng hoàn thành công việc và tiến độ hoàn của nhiều công việc khác.
- Cách sắp xếp công việc hiệu quả được cấp trên ghi nhận
Biết cách sắp xếp công việc hiệu quả, giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc và thể hiện được bản thân có năng lực quản lý công việc của mình. Đây là yếu tố được nhiều nhà quản lý chú trọng và đánh giá cao những người có bản chất như vậy trong môi trường làm việc hiện nay.
>>> Xem ngay: Xếp lịch làm việc bằng excel chuyên nghiệp với 8 mẫu bảng chi tiết
3. 10 Cách sắp xếp công việc hiệu quả khoa học cho nhân viên
Cách sắp xếp công việc hiệu quả, năng suất đó là xây dựng cho mình một kế hoạch làm việc rõ ràng và một thói quen nhất định. Sau đây là 10 cách giúp bạn sắp xếp công việc thông minh và cực dễ áp dụng.
10 Cách sắp xếp công việc khoa học hiệu quả:
- Lên todolist công việc cần làm
- Phân loại thứ tự, mức độ ưu tiên công việc
- Xác định thời hạn cho mỗi công việc
- Sử dụng giấy ghi chú để note công việc cần làm
- Làm việc không phân tâm
- Nghỉ ngơi xen kẻ sau thời gian tập trung
- Thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc
- Sắp xếp thêm thời gian dự trù, backup công việc phát sinh
- Sử dụng công cụ hỗ trợ để sắp xếp công việc khoa học
- Việc sắp xếp cần phù hợp với sức khỏe cá nhân
3.1 Lên Todolist công việc cần làm
Khi bạn có quá nhiều công việc cần xử lý, không thể kiểm soát hết toàn bộ công việc của mình, điều đó khiến bạn bỏ lỡ và quên mất công việc cần thực hiện. Trong trường hợp này, bạn cần lập ra một danh sách công việc cần làm để quản lý và thực hiện dễ dàng. Nhưng bạn phải đảm bảo rằng danh sách công việc đó cần phải rõ ràng, chi tiết thì bạn mới thực hiện công việc hiệu quả.
3.2 Phân loại thứ tự, mức độ công việc ưu tiên
Một nhà lãnh đạo thành công là người có thể nhận định được mức độ quan trọng của từng loại nhiệm vụ và sắp xếp công việc khoa học theo thứ tự ưu tiên để giải quyết chúng. Bạn có thể phân bổ công việc thành 3 hạng mục theo mức độ ưu tiên giảm dần:
- Quan trọng và khẩn cấp: Đây sẽ là những công việc cần hoàn thành ngay, ví dụ: Trả lời email khách hàng, công việc liên quan đến dự án, cuộc họp với nhân viên,…
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Xem xét văn bản, giấy tờ, Tham gia hội nghị, Gặp khách hàng,…
- Không quan trọng, không khẩn cấp: Thường là những công việc mang tính giải trí, không ảnh hưởng nhiều đến quá trình phát triển các nhân hay công việc.
3.3 Xác định quy chuẩn thời gian cho mỗi công việc
Đặt thời hạn cho từng công việc là yếu tố quan trọng quyết định cách sắp xếp công việc hiệu quả hay không. Hãy đặt deadline cho từng công việc cụ thể và cố gắng hoàn thành như những gì đã vạch ra. Đây cũng là cách giúp nhà lãnh đạo đốc thúc bản thân và đẩy nhanh tiến độ công việc.
3.4 Sử dụng giấy ghi chú để note các công việc hàng ngày
Phương pháp ghi chú được xem là cách sắp xếp công việc khoa học để nhắc nhở bạn thực hiện công việc đó. Tuy nhiên, bạn nên ghi chú công việc cần làm trên giấy note, để những nơi dễ nhìn thấy hoặc nơi bạn thường xuyên lui đến. Điều này sẽ giúp bạn không bỏ quên các công việc cần làm. Bên cạnh đó, khi hoàn thành công việc bạn nên gạch bỏ các công việc đã làm để tránh với các công việc chưa thực hiện khác.
3.5 Tập trung xử lý công việc không phân tâm
Việc tập trung xử lý công việc là điều quan trọng giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ được đề ra trong danh sách, được lên thời gian và sắp xếp thực hiện hợp lý. Để thực hiện công việc hiệu quả, bạn cần tập trung hết khả năng vào nhiệm vụ đang làm, tránh mất tập trung làm xao lãng ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành công việc.
3.6 Nghỉ ngơi xen kẻ sau thời gian tập trung
“Có sức khỏe là có tất cả”, đúng vậy đừng vì công việc mà bỏ quên sức khỏe bản thân. Trong quá trình sắp xếp công việc, các nhà lãnh đạo cũng cần phải dành ra khoảng từ 10-15 phút để nghỉ ngơi. Đây là khoảng thời gian giúp cơ thể phục hồi lại nguồn năng lượng và não bộ có thể nghỉ ngơi.
3.7 Thường xuyên kiểm tra tiến độ
Thường xuyên kiểm tra tiến độ cũng là bước quan trọng trong cách sắp xếp công việc hiệu quả. Nhà lãnh đạo cần theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc sát sao để chắc rằng công việc luôn hoàn thành đúng hạn. Tuy vậy, việc kiểm tra tiến độ công việc sẽ khá khó khăn nếu như không có sự giúp đỡ của phần mềm chuyên nghiệp.
3.8 Sắp xếp thêm thời gian dự trù công việc
Khi xác định thời gian hoàn thành công việc, bạn nên thêm thời gian dự phòng cho công việc của mình. Bởi đôi lúc công việc cần thực hiện sẽ không thể hoàn thành theo đúng thời gian bạn đề ra, do một số vấn đề không mong muốn xảy ra dẫn đến thời gian công việc chưa được hoàn thành. Chính vì vậy, việc thêm thời gian dự trù sẽ làm cho công việc đó thêm thời gian và không làm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện của công việc khác.
3.9 Sử dụng công cụ hỗ trợ để sắp xếp công việc hiệu quả
Cuối cùng, bạn có thể nhờ đến sự giúp đỡ của các ứng dụng sắp xếp việc làm để có thể tiết kiệm tối đa thời gian và chắc chắn rằng không có hiện tượng bỏ lỡ công việc. Bên cạnh đó, khi sử dụng các ứng dụng theo dõi công việc, nhà lãnh đạo dễ dàng theo dõi được tiến độ công việc và đưa ra những biện pháp khắc phục hiệu quả.
3.10 Sắp xếp cần phù hợp với sức khỏe cá nhân
Bên cạnh thực hiện các công việc theo sắp xếp, bạn cần có một sức khỏe tốt để hoàn thành công việc. Đảm bảo sức khỏe của mình cũng là đảm bảo công việc được hoàn thành theo sắp xếp trước đó. Ngoài việc nghỉ ngơi để đầu óc được thư giản, vấn đề sức khỏe của bạn cần được chăm sóc có khoa học thông qua những bữa ăn lành mạnh, tốt cho sức khỏe để tạo ra năng lượng làm việc hiệu quả.
4. Những lưu ý cần tránh để sắp xếp công việc khoa học hiệu quả hơn
Để là một người quản lý giỏi thì bạn nên biết cách sắp xếp công việc hiệu quả, tránh gây áp lực thời gian lên nhân viên. Sau đây là 3 sai lầm mà nhà quản lý thường mắc phải khi sắp xếp công việc:
4.1 Không sắp xếp quá nhiều công việc cùng một lúc
Đừng quá ôm đồm công việc một lúc vì gánh nặng trách nhiệm là một người quản lý, lãnh đạo cấp cao. Hãy chia sẻ và giao nhiệm vụ cho nhân viên để có thể cùng nhau giải quyết và tập trung hơn vào những nhiệm vụ quan trọng khác. Lưu ý, nên giao một thời hạn hoàn thành hợp lý để cấp dưới để đạt kết quả tốt nhất.
4.2 Không sắp xếp công việc cho nhân viên vượt quá khả năng
Mỗi nhân viên cũng sẽ có những thế mạnh và hạn chế của riêng mình. Người lãnh đạo cần xem xét điểm mạnh, khả năng thực tế của nhân viên và tính chất công việc để phân chia nhiệm vụ phù hợp. Tránh trường hợp giao việc quá sức khiến nhân viên cảm thấy quá tải và áp lực.
4.3 Nên sử dụng công cụ phần mềm hỗ trợ
Một trong những nhân tố làm cho cách sắp xếp quản lý công việc nhóm của bạn không hiệu đó chính là chưa có sự hỗ trợ từ công cụ thông minh, cụ thể là phần mềm quản lý công việc. Khả năng con người có giới hạn, do đó đôi khi chúng ta vẫn thường hay quên hay bỏ lỡ nhiệm vụ mà không hề hay biết. Điều này ảnh hưởng khá nhiều đến tiến độ và kết quả công việc. Phần mềm quản lý công việc chính là giải pháp hoàn hảo giải quyết được những vấn đề trên và giúp bạn theo dõi, đánh giá kết quả công việc dễ dàng hơn bao giờ hết.
5. Các công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc hiệu quả
Trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay, nhiều công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc hiệu quả giúp người dùng dễ dàng quản lý vào theo dõi tiến độ công việc của mình. Dưới đây là các công công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc phổ biến hiện nay.
5.1 Ứng dụng Notion giúp sắp xếp công việc trở nên khoa học hơn
Ứng dụng Notion được biết đến là phần mềm ghi chú, cho phép người dùng lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc ngay trên máy tính và điện thoại. Nhiều người dùng sử dụng Notion cho thấy, đây là một trong số ứng dụng giúp sắp xếp công việc hiệu quả nhờ vào giao diện bắt mắt, nhiều tính năng đa dạng, được tích hợp trên phần mềm. Ứng dụng này rất phù hợp với nhiều người dùng để học tập hay làm việc đều được.
5.2 Phần mềm Google calendar
Sử dụng Google calender như một giải pháp giúp công việc của bạn được hoàn thành trong thời gian biểu đã lên trước đó. Giao diện dễ dùng, màu sắc giúp bạn dễ dàng nắm rõ tiến độ công việc của mình. Bên cạnh đó Google calendar sẽ nhắc hẹn và thông báo các sự kiện, ngày quan trọng để bạn có thể biết và sắp xếp công việc hợp lý hơn.
5.3 Sắp xếp công việc khoa học hiệu quả với CoDX Task
CoDX Task – Hệ thống quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp 4.0. Đây là một trong những giải pháp cho cách sắp xếp công việc hiệu quả mà doanh nghiệp nên đầu tư cho một quy trình làm việc chuyên nghiệp nhất. Sản phẩm phần mềm của CoDX vượt trội khi được trang bị tất cả những tính năng cần thiết cho quy trình làm việc khoa học, đúng chuẩn:
- Dashboard tổng quan: Bảng thông tin, tình hình thực hiện công việc của các nhân viên, phòng ban, nhóm và các dự án phụ trách.
- Danh sách công việc: Cho phép nhân viên, nhà lãnh đạo theo dõi danh sách công việc theo thời gian thực. Từ đó có cơ sở lập mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc.
- Phân bổ nguồn lực hợp lý: Phân quyền nhân viên chặt chẽ dưới cấp độ quản lý, lãnh đạo giúp công việc trở nên rõ ràng, minh bạch và động bộ giữa các phòng ban.
- Hệ thống Kanban: Trực quan hóa công việc dưới dạng bảng với tình trạng và thông tin nhân viên thực hiện, cho phép điều chỉnh công việc với thao tác kéo thả.
- Theo dõi tiến độ thực hiện với sơ đồ Gantt: Phần mềm cho phép người dùng theo dõi tiến độ và tình trạng thực hiện công việc qua sơ đồ Gantt.
Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc của CoDX, Doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích sau:
- Miễn phí toàn bộ chi phí khởi tạo ban đầu và chi phí đưa cơ sở dữ liệu vào hệ thống.
- Nhân viên hỗ trợ 1:1 trong suốt quá trình sử dụng.
- Thông tin, dữ liệu luôn được cam kết an toàn và bảo mật cao.
- Công việc được thực hiện trơn tru và tối ưu nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Kỹ năng sắp xếp công việc là điều mà bất cứ nhà lãnh đạo nào cũng cần có để trở nên hoàn hảo nhất. Với những cách sắp xếp công việc hiệu quả mà CoDX đã cung cấp mong rằng các nhà lãnh đạo tìm được cho mình phương pháp sắp xếp công việc sao cho hiệu quả nhất. Hiện đại hóa quy trình quản lý công việc với CoDX Task, doanh nghiệp có thể phân chia công việc, theo dõi tiến độ, đánh giá báo cáo đơn giản gấp 10 lần quy tình truyền thống.
>>> Giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp:
Bài viết liên quan: