Cách giao việc trên Zalo chi tiết từng chức năng kèm ẢNH MINH HỌA

Ứng dụng Zalo là một trong những nền tảng mạng xã hội được doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam. Ngoài tính năng nghe, gọi, nhắn tin, Zalo còn được sử dụng như một phần mềm giao việc, công cụ quản lý, theo dõi công việc khá tốt. Bài viết này CoDX sẽ hướng dẫn bạn cách giao việc trên Zalo chi tiết, nhanh chóng và dễ thực hiện nhất.

Cùng chủ đề:

• Quy trình giao việc cho nhân viên đúng cách
• Sắp xếp công việc khoa học hợp lý đảm bảo tiến độ

Tính năng giao việc trên Zalo (Zalo todo) ra đời vào năm 2019, dù tính năng này sinh sau đẻ muộn nhưng không thể phủ nhận tính ứng dụng sâu trong các môi trường doanh nghiệp. 

Tính năng giao việc trên Zalo là tiện ích giúp người dùng phân công công việc từ tin nhắn, nhằm phục vụ cho các hoạt động trong công việc. Cách giao việc trên Zalo này giúp người quản lý công việc thuận tiện hơn, tránh việc bỏ sót công việc khi trao đổi trực tiếp qua tin nhắn zalo.

1. Cách giao việc trên Zalo TỪNG BƯỚC CHI TIẾT kèm ảnh minh họa

Cách giao việc trên Zalo rất đơn giản, bạn chỉ cần kích hoạt tính năng Zalo To do theo các bước sau và thực hiện giao việc:

Bước 1: Kích hoạt tính năng giao việc trên zalo to do

Chỉ cần có ứng dụng Zalo và điện thoại thông minh hoặc máy tính có kết nối internet, bạn có thể kích hoạt và sử dụng Zalo To do bất cứ đâu. 

Để kích hoạt chức năng giao việc trên zalo, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Vào ứng dụng Zalo và gõ từ khóa Zalo To do trên thanh tìm kiếm và trò chuyện ngay.
• Bước 2:Bấm kích hoạt giao việc > Kích hoạt.
• Bước 3: Bạn sẽ nhận được thông báo kích hoạt thành công, việc cần làm bây giờ là đăng xuất Zalo và đăng nhập trở lại để sử dụng tính năng Zalo To do

Bước 2: Tiến hành thực hiện cách giao việc trên Zalo

Có hai cách giao việc đơn giản trên Zalo mà bạn có thể áp dụng đó chính là giao việc từ tin nhắn có sẵn và tạo giao việc mới.

Cách 1: Giao việc ngay với các tin nhắn có sẵn

• Bước 1: Bên cạnh mỗi tin nhắn sẽ có biểu tượng giao việc, chọn vào biểu tượng.
• Bước 2: Khi đó Zalo sẽ hiện ra một bảng giao công việc mới.
• Bước 3: Bạn chỉ cần điền vào tiêu đề, người nhận nhiệm vụ và thời hạn cần hoàn thành và bấm chọn Giao việc.

Lưu ý, mục nội dung trong các làm này sẽ được mặc định là tin nhắn sẵn có và không thể sửa.

Cách 2: Giao việc trên Zalo bằng cách tạo task công việc mới. 

• Bước 1: Tại mục soạn tin nhắn, chọn vào biểu tượng Zalo to do, một số tài khoản không có sẵn biểu tượng thì chọn vào dấu 3 chấm, sau đó chọn biểu tượng Zalo To do.
• Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết khi tạo nhiệm vụ như tiêu đề, nội dung, giao cho, thời hạn và chọn giao việc.

Một số lưu ý khi tạo giao việc trên Zalo mà bạn cần biết:

• Tiêu đề: Tên nhiệm vụ cần hoàn thành như: Làm báo cáo, lên bảng kế hoạch, gửi thư cho khách hàng…
• Nội dung: Tại ô này cần nêu chi tiết công việc muốn giao.
• Giao cho: Chỉ định người đảm nhiệm công việc
• Nội dung: Nhập nội dung công việc muốn giao.
• Giao cho: Có thể điền tên người sẽ thực hiện công việc này, có thể là bạn, một hay nhiều đồng nghiệp khác. 
• Thời hạn: Deadline mà bạn muốn người nhận việc phải hoàn thành, tính chính xác theo giờ, phút, giây, hoặc chọn không thời hạn.

2. Hướng dẫn cách nhận việc trên Zalo cho nhân viên

Khi được giao việc trên zalo, bạn sẽ nhận được thông báo công việc trong đoạn hội thoại từ nhóm hoặc từ cá nhân. Để nhận việc, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác sau:

• Bước 1: Nhấn Xem công việc > Nhận việc. Công việc sẽ chuyển sang trạng thái đã nhận và chuyển vào danh mục Cần làm ở phần Zalo To Do.

• Bước 2: Khi đã hoàn tất công việc được giao, bấm chọn Hoàn thành.

• Bước 3: Khi hoàn thành bước 2, nhiệm vụ sẽ chuyển sang trạng thái đã hoàn thành, người quản lý sẽ nhận được thông báo về công việc của bạn. 

3. Kiểm tra, cập nhật tiến độ sau khi giao việc trên Zalo

Để kiểm tra, cập nhật tiến độ sau khi giao việc, bạn có thể chủ động xem tại cửa sổ To-Do của Zalo. Tại cửa sổ này sẽ có các task Tôi giao, Cần làm và Theo dõi.

• Tôi giao: Theo dõi và kiểm tra tiến độ các công việc mà bạn đã giao cho người khác.
• Cần làm: Theo dõi và kiểm tra tiến độ các công việc mà bạn được phân công.
• Theo dõi: Theo dõi các mục việc giao cho thành viên nhóm bạn mà họ chưa hoàn thành.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dễ dàng lọc và tìm kiếm trạng thái công việc nhờ bộ lọc của Zalo. Nhấn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh mục khác để tìm các công việc quá hạn, chưa nhận, đã nhận.

4. Có nên thực hiện giao việc trên zalo?

Hiện nay, tại nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, Zalo được sử dụng như nền tảng chính để trao đổi công việc. Vì vậy, tính năng giao việc trên Zalo là rất tiện lợi và dễ dàng theo dõi cho người dùng. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích giao việc trên Zalo cũng còn có nhiều hạn chế.

Zalo là nền tảng được xây dựng gần gũi, format dễ sử dụng, các tính năng của Zalo cũng được xây dựng đơn giản và dễ dùng. Một số lợi ích khi giao việc trên Zalo có thể kể đến như:

• Giúp trưởng nhóm chủ động quản lý được tiến trình công việc của nhân viên và tiết kiệm thời gian hơn.
• Đánh dấu được các tin nhắn quan trọng trong quá trình chat trao đổi công việc.
• Ghi nhớ và nhắc nhở như một phần mềm nhắc việc về các phần công việc sắp đến kỳ hạn hoàn thành để có kế hoạch phù hợp.
• Dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và cập nhật tiến độ công việc của cá nhân hay của một nhóm.

Giao việc trên Zalo mang lại những hiệu quả và tiện ích cho quá trình làm việc, tuy nhiên tính năng này cũng còn nhiều hạn chế. Vì là một ứng dụng trò chuyện và tích hợp thêm tính năng phục vụ công việc nên Zalo To do  không quá chuyên biệt trong lĩnh vực này. Có thể thấy các công việc khi được giao sẽ không được sắp xếp một cách khoa học theo các mức độ cần xử lý.

>> Xem ngay:

• Quá tải trong công việc – Nguyên nhân và giải pháp khắc phục
• Hiệu suất công việc là gì? Cách tăng hiệu suất hiệu quả cho nhân viên

Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng Zalo sẽ gửi rất nhiều tin nhắn spam gây phiền toái, mất tập trung. Giao diện của Zalo to do cũng còn nhiều hạn chế, các mục thông tin còn sơ sài. Việc theo dõi các danh sách công việc của bản thân, phòng ban theo thời gian thực chưa được cụ thể hóa. Các báo cáo tiến độ công việc dễ bị trôi khi kết hợp chung với các tin nhắn trao đổi. 

5. Giải pháp thay thế giúp giao việc linh hoạt quản lý hiệu quả với CoDX Task

Có thể thấy, sự ra đời của tính năng Zalo To do đã mang lại nhiều tiện ích trong môi trường công sở. Tuy nhiên với những công ty lớn có khối lượng công việc nhiều thì Zalo To do khó có thể hỗ trợ tốt trong vấn đề quản lý công việc. Vậy nên, các nhà quản lý nên có những phương pháp giao việc linh hoạt và hiệu quả để phù hợp với đặc thù của công ty.

CoDX là một phần mềm quản lý công việc online được nhiều doanh nghiệp lớn tin tưởng sử dụng trong thời gian gần đây, có thể kể đến như Prudential, Mitsuba, AIC group…

Thông tin phần mềm CoDX Task:

Với khả năng quản lý công việc toàn diện trên nền tảng công nghệ 4.0, CoDX mang đến cho người dùng những trải nghiệm tối ưu. 

• Dashboard tổng quan tình trạng thực hiện công việc của từng cá nhân, đội nhóm
• Theo dõi tiến độ thực hiện công việc theo thời gian thực, lập mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc, tiến độ công việc chi tiết
• Tạo kế hoạch, giao việc và phân quyền một cách hợp lý, hỗ trợ tối đa cho người dùng
• Hỗ trợ hệ thống kanban trực quan hóa công việc bằng bảng, sử dụng sơ đồ Gantt giúp theo dõi tiến độ thực hiện công việc một cách tổng thể.

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Trên đây là tất cả những thông tin CoDX cung cấp để người quản lý biết cách giao việc trên Zalo một cách nhanh chóng và dễ thực hiện nhất. Nếu thấy thông tin này hữu ích, hãy áp dụng ngay trong công việc hàng ngày để đạt kết quả thật tốt nhé.