Kỹ năng giao việc: Quy trình và cách giao việc cho nhân viên cấp dưới hiệu quả

Nên có kỹ năng giao việc cho nhân viên như thế nào để hoàn thành công việc tốt và đem lại hiệu quả lớn nhất? Đây có phải là vấn đề mà bạn cần giải đáp ngay?

Hay bạn đã từng:

  • Lo lắng khi giao một công việc mới cho cấp dưới
  • Không biết công việc được giao, nhân viên có làm hiệu quả
  • Tự mình ôm đồm quá nhiều công việc “quan trọng”
  • Lo ngại khi những lần trước nhân viên đã không làm tốt công việc được giao
  • Tự mình làm những công việc đáng ra là của nhân viên

Có phải quá đau đầu?

Những điều trên là vấn đề rất nhiều nhà quản lý đang gặp phải, không chỉ riêng bạn. Vậy đâu là giải pháp cho tất cả những vấn đề trên? 

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng CoDX Task tìm hiểu ngay về kỹ năng giao việc và giám sát công việc trong bài viết này.

1. Bạn đã thực sự hiểu bản chất của giao việc là gì?

Giao việc là gì? một câu hỏi nghe có vẻ ngớ vẩn nhưng bạn đã thực sự hiểu đúng cụm từ này?

Giao việc là giao task, đầu việc cho nhân viên cấp dưới? Nếu đây là câu trả lời của bạn thì có thể bạn đang hiểu chưa sâu về giao việc.

Bản chất của giao việc là sử dụng đúng năng lực của nhân sự để hoàn thành tốt nhất các công việc trong nhóm.

Giao việc cho nhân viên

Câu hỏi tiếp theo

Giao việc như thế nào gọi là hiệu quả?

Khi có kỹ năng giao việc tốt và biết cách giao việc cho nhân viên hiệu quả bạn sẽ thấy được những thay đổi lớn trong nhóm của bạn:

  • Nhân viên không than vãn về khối lượng công việc quá tải
  • Tiến độ công việc luôn trong tầm kiểm soát của bạn
  • Nhân viên trở nên vui vẻ, hòa đồng với bạn
  • Hiệu quả công việc ngày một tốt hơn.

Đây có phải là những điều mà bạn mong muốn?

Theo dõi ngay quy trình giao việc cho nhân viên hiệu quả bên dưới đây

2. Quy trình giao việc cho nhân viên đạt hiệu quả cao nhất

Để mọi việc được diễn ra trơn tru và đúng với kế hoạch đã đề ra, bạn cần đề ra một quy trình giao việc cho nhân viên bài bản để giảm thiểu những sai sót có thể xảy ra, làm ảnh hưởng đến công việc cũng như tiến độ chung của nhóm.

Quy trình giao việc cho nhân viên
6 Bước trong quy trình giao việc cho nhân viên đạt hiệu quả cao nhất

Bước 1: Quan sát, phân tích và hiểu rõ từng thế mạnh, năng lực của nhân viên

Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng giúp bạn xây dựng kỹ năng giao việc hiệu quả “thành công”

Tại sao cần hiểu rõ năng lực của từng nhân viên?

Bạn đã từng nghe câu “Hãy giao việc khó cho người lười”

Hay một câu nói nổi tiếng của tỷ phú Bill Gates “Tôi luôn chọn những người lười biếng cho những công việc khó khăn. Bởi vì họ luôn biết cách tìm ra những con đường dễ dàng nhất để thực hiện nó.”

Trước khi giao việc cho người lười thì điều mà bạn cần làm trước tiên là hiểu nhân viên của mình như thế nào.

Mỗi nhân viên sẽ có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, bạn cần hiểu rõ được đâu là điểm mạnh của họ và nhắm vào những điểm này để thực hiện giao việc.

Bên cạnh đó, biết được những điểm hạn chế của nhân viên sẽ giúp bạn không giao việc vượt quá khả năng xử lý hay chuyên môn của họ để tránh trường hợp nhân viên không thể xử lý công việc đúng theo thời gian quy định mà chất lượng công việc cũng bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Bước 2: Xác định mức độ ưu tiên của từng công việc

Một bản kế hoạch công việc hoàn chỉnh sẽ bao gồm rất nhiều đầu việc cũng như nhiều bước thực hiện. Nếu nhà quản lý không xác định thứ tự ưu tiên công việc, sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng những công việc gấp cần được xử lý trước lại chậm trễ tiến độ so với những công việc ít quan trọng hơn.

Để tránh trường hợp trên xảy ra, nhà quản lý có thể sử dụng các ứng dụng sắp xếp công việc miễn phí để chia đầu việc theo thứ tự từ gấp, quan trọng, cần xử lý trước cho đến việc chưa cần phải xử lý ngay để có thể hoàn thành công việc đúng theo tiến độ đã vạch ra trong bản kế hoạch. C

Bước 3: Đưa ra quy chuẩn task khi giao việc cho nhân viên

Sẽ có hai quy chuẩn bạn cần đặt ra cho nhân viên: Quy chuẩn về thời gian cho mỗi task và tiêu chuẩn công việc sau khi hoàn thành

Thứ nhất, về quy chuẩn thời gian: Đây là tiêu chuẩn thời gian tối thiểu nhân viên cần đạt được đối với một công việc. Nghĩa là, nhân viên cần hoàn thành task công việc này trong một khoảng thời gian được bạn quy định.

Dựa vào những quy chuẩn thời gian này, bạn đặt ra được deadline cụ thể cho phần tiếp theo khi giao việc cho nhân viên

Quy trình giao việc cho nhân viên
Đưa ra quy chuẩn task khi giao việc cho nhân viên

Thứ hai, về tiêu chuẩn task: Mỗi công việc sẽ có một tiêu chuẩn đề ra nhất định và nhân viên thực hiện công việc đó được triển khai đúng theo yêu cầu đã được quy định sẵn. Các tiêu chuẩn này sẽ do người quản lý đặt ra và các nhân viên phải tuân theo nhằm thực hiện tốt nhất công việc được giao. 

>> Có thể bạn quan tâm:

Bước 4: Đặt deadline cụ thể chi tiết cho từng công việc

Đặt ra deadline vừa để tạo một lời nhắc về thời điểm cần phải hoàn thành công việc vừa để tạo động lực cho nhân viên hoàn thành nếu không sớm hơn thì vừa kịp thời gian hoàn thành công việc như đã giao. 

Trong quy trình giao việc cho nhân viên luôn đi đôi với thời hạn hoàn thành công việc. Deadline càng cụ thể càng giúp đẩy nhanh tiến độ công việc chung và giảm thiểu tình trạng trì hoãn gây ảnh hưởng đến cả tập thể. Deadline vừa là áp lực vừa là động lực để cá nhân nhân viên thể hiện khả năng của mình. Nếu thể hiện tốt, nhân viên đó có thể được người quản lý cân nhắc đề cử người đó nắm giữ một vị trí cao hơn.

Công việc luôn cần phải rõ ràng cụ thể từng hạng mục, từng đầu việc để nhân viên dễ nắm bắt và thực hiện. Cùng lúc đó, phải truyền tải các mục tiêu cũng như các yêu cầu mong muốn đạt được để tất cả nhân viên cùng nắm, nhằm tránh những sai xót hay hiểu lầm có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến thời hạn cũng như chất lượng công việc.

Bước 5: Tiến hành quy trình giao việc cho nhân viên cấp dưới

Xong bước chuẩn bị, ta sẽ đến với bước chính: bắt đầu giao việc cho nhân viên. Khi giao việc, tùy thuộc vào hoàn cảnh mà người quản lý có thể lựa chọn giao việc trực tiếp hay gián tiếp, miễn sao đích đến cuối cùng là người nhân viên nhận thức được những công việc được giao và có thể bắt tay vào làm.

Một số hình thức giao việc hiện nay có thể tham khảo như: Giao việc qua Zalo; sử dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí hoặc có phí; Giao việc qua email, hoặc giao việc trực tiếp face to face.

Sau khi đã tiến hành giao việc xong, người quản lý nên khảo sát lại lần nữa liệu nhân viên đã nắm và hiểu rõ những công việc được giao chưa, có thắc mắc hay cần hỗ trợ gì thêm để cùng nhau phối hợp làm việc để đi đến cái đích cuối cùng là công việc được hoàn thành đúng theo dự kiến.

Bước 6: Theo dõi, kiểm tra sau khi giao việc cho cấp dưới

Bước cuối cùng trong quy trình giao việc cho nhân viên chính là theo dõi, liên tục kiểm tra tiến độ công việc. 

Ở bước này, người quản lý không phải nhúng tay trực tiếp vào mà chỉ theo dõi thông qua các báo cáo định kỳ hoặc hỏi trực tiếp nhân viên phụ trách về tiến độ công việc hiện tại để nắm tình hình. Đồng thời, họ có thể thúc đẩy nhân viên nếu như tiến độ công việc đang chưa đúng với dự tính.

Một số hình thức theo dõi, kiểm tra tiến độ hiệu quả bạn có thể tham khảo:

  • Sử dụng báo cáo công việc mỗi ngày, tuần, tháng, quý.
  • Họp team vào mỗi sáng để review về công việc hôm trước
  • Họp team mỗi tuần để review công việc với cấp dưới và có hướng điều chỉnh kịp thời để công việc đúng tiến độ.

Việc theo dõi, kiểm tra giúp người quản lý có cái nhìn tổng quát về các nhân viên cũng như khả năng xử lý khối lượng công việc được giao của họ và cũng biết liệu khối lượng công việc đó có quá tải so với số lượng nhân sự hiện tại hay không để tiếp tục áp dụng cho những kế hoạch tiếp theo.

3. Bạn cần trang bị những kỹ năng giao việc nào?

Kỹ năng giao việchiệu quả của mỗi quản lý là khác nhau, tuy nhiên mỗi người quản lý cần hiểu rõ có kỹ năng giao việc và giám sát công việc bên dưới để họ có thể giao việc cho nhân viên cấp dưới một cách hiệu quả tốt nhất.

3.1 Kỹ năng trao quyền cho nhân viên

Để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho mỗi cá nhân phát huy năng lực, người quản lý khi giao việc cũng cần trao quyền cho nhân viên. Có nghĩa là ngoài giao nhiệm vụ, bạn cần phải cung cấp cho nhân viên những công cụ xử lý công việc. Bằng cách đó, nhân viên không chỉ hoàn thành tốt công việc mà có thể linh hoạt giải quyết các công việc phát sinh. 

Kỹ năng giao việc cho nhân viên cấp dưới
Bạn cần biết cách trao quyền cho nhân viên để giao việc hiệu quả

3.2 Kỹ năng tạo động lực làm việc cho cấp dưới

Yếu tố tinh thần luôn là một vấn đề cực kì đáng lưu tâm và sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến màn trình diễn của nhân viên trong quá trình làm việc. Để nhân viên có tinh thần tốt để làm việc, dưới cương vị một nhà quản lý, bạn phải có phương pháp tạo động lực làm việc cho nhân viên để họ không vì mất tinh thần mà bỏ bê công việc.

Người quản lý chỉ cần thể hiện sự tin tưởng của mình vào người nhân viên. Một khi cảm nhận được giá trị của bản thân, người nhân viên sẽ có động lực hơn để tiếp tục cống hiến cũng như trao dồi, học hỏi thêm để phát huy tối đa khả năng của bản thân. Hay có một phương án tạo động lực phổ biến hơn và được áp dụng rộng rãi hơn chính là phần thưởng sau khi xong việc.

Bằng cách này hoặc cách khác, chỉ cần được áp dụng hợp lý, người quản lý có thể tạo động lực cho nhân viên làm việc và hoàn thành công việc theo như ý muốn. 

3.3 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Các vấn đề phát sinh sẽ thường xuyên xảy ra trong quy trình giao việc và thực hiện công việc. Điều mà người quản lý cần làm là chia sẻ những vấn đề này cùng với đội nhóm của mình. Một tập hợp với nhiều con người cùng thảo luận sẽ cho ra kết quả giải quyết vấn đề tốt và nhanh nhất.

Điều này giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để thực hiện các công việc quan trọng khác.

3.4 Kỹ năng giao tiếp với nhân viên

Trong quá trình theo dõi và giám sát nhân viên, người lãnh đạo nên có những trao đổi trực tiếp hoặc gián tiếp với nhân viên đang thực hiện công việc nếu việc đó phát hiện những sai sót hoặc phát sinh những vấn đề người nhân viên không thể tự mình xử lý được khi cần thiết.

Quá trình trao đổi và phản hồi này là quá trình hai chiều. Nghĩa là, sếp và nhân viên có thể phản hồi qua lại với nhau để đi đến kết quả chung là hoàn thành công việc phù hợp với khả năng hiện tại nhất có thể. 

Kỹ năng giao việc cho nhân viên
Bạn cần có kỹ năng giao tiếp tốt để giao việc hiệu quả

Bản thân người quản lý cũng phải rút kinh nghiệm với những lời góp ý từ phía nhân viên để điều chỉnh cho phù hợp các kế hoạch phát triển về sau vì người quản lý sẽ không thể hiểu rõ công việc như người xử lý công việc đó trực tiếp.

Trong một dự án công việc, mỗi người sẽ đảm nhiệm một nhiệm vụ nhất định, tuy nhiên mỗi công việc là một công đoạn khác nhau và có mối liên kết. Do đó, người trưởng nhóm có nhiệm vụ duy trì các mối liên kết giữa các thành viên. Đây là yếu tố giúp công việc thực hiện nhanh chóng và đúng tiến độ. 

3.5 Kỹ năng phân tích đánh giá

Đây là kỹ năng giao việc cần có giúp nhà quản lý hiểu được năng lực của từng nhân viên trong đội nhóm. Cách đánh giá này sẽ giúp bạn có những điều chỉnh về cách giao việc cho nhân viên hiệu quả ở những lần tiếp theo.

Để đánh giá tốt được năng lực nhân viên, bạn cần tìm hiểu những thông tin như 

  • Bảng đánh giá công việc chuyên nghiệp
  • Các yếu tố tiêu chí đánh giá nhân viên
  • Chú trọng đánh giá về khả năng hoàn thành công việc và hiệu quả công việc được tạo ra

4. Giải pháp giao việc cho nhân viên hiệu quả giúp đảm bảo tiến độ gia tăng hiệu suất

Để tránh gặp mắc phải những rủi ro đã vừa đề cập bên trên cũng như có phương án giúp công việc đạt năng suất cao hơn, các doanh nghiệp trước tiên cần phải dừng tiếp tục đi theo cách làm vốn đã cũ và lỗi thời trong một khoảng thời gian dài.

Sử dụng phần mềm quản lý giao việc là phương pháp mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp trong công cuộc số hoá cũng như gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua quy trình giao việc cho nhân viên hiệu quả.

CoDX là phần mềm không chỉ quản trị công việc mà còn có thể làm được nhiều hơn thế. Tuy nhiên, ở bài viết này, chúng ta sẽ chỉ bàn đến khả năng quản trị công việc của phần mềm CoDX. Với CoDX, các doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một hệ thống quản lý công việc toàn diện trong thời đại số 4.0.

Giải pháp giao việc cho nhân viên hiệu quả với CoDX Task
Giải pháp giao việc cho nhân viên hiệu quả với CoDX Task

Khi áp dụng CoDX vào doanh nghiệp, nhà lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý công việc một cách toàn diện hơn bắt đầu từ khởi tạo công việc, cập nhật cũng như theo dõi tiến độ cho đến các trợ lý nhắc việc thông minh được tích hợp sẵn. 

Với tất cả những công cụ đó, đi kèm với khả năng giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận, phòng ban trong cả công ty được xây dựng trên hệ thống phần mềm CoDX, lãnh đạo công ty có thể yên tâm về khả năng tiếp nhận thông tin cũng như công việc từ cấp trên của cấp độ nhân viên và có thể đảm bảo được năng suất làm việc ở mức cao.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
  • Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Hotline: 1900282581
  • Email: [email protected]
  • Website: https://www.codx.vn
  • Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn

Để tìm hiểu thêm thông tin về quy trình giao việc, phần mềm hay kỹ năng giao việc cho nhân viên, quý doanh nghiệp có thể xem thêm tại website www.codx.vn hoặc liên hệ trực tiếp thông qua email [email protected] hoặc gọi đến số hotline 0968612350 để được phản hồi nhanh chóng và tư vấn cụ thể.