“Quá tải trong công việc” – Trường hợp không phải hiếm gặp đối với các nhà quản lý doanh nghiệp. Công việc quá tải là tình trạng đáng báo động bởi chúng đem lại nhiều “rắc rối”, khiến hiệu suất công việc giảm đi đáng kể. Vậy đâu là cách giải quyết tốt nhất? Cùng CoDX phân tích tường tận để hiểu và giải quyết sao cho đúng nhất.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Quá tải trong công việc là gì?
Quá tải trong công việc là hiện tượng khối lượng công việc phải thực hiện vượt quá khả năng trong thời gian cho phép của một cá nhân.
Công việc bị quá tải trong thời gian dài sẽ dẫn đến tình trạng mệt mỏi, kiệt sức, thậm chí là dẫn đến stress, trầm cảm.
Nhiều nhà quản lý hiện nay đang mắc phải sai lầm này khi lên các kế hoạch cá nhân, kế hoạch nhóm nhưng không tiên lượng được khả năng của từng nhân viên. Điều này dẫn đến tình trạng quá tải, gây giảm sút hiệu quả công việc đáng báo động.
Để biết được đâu là hướng giải quyết hiệu quả nhất, hãy cùng phân tích qua các dấu hiệu nhận biết chi tiết cũng như nguyên nhân dẫn đến tình trạng này.
2. 7 Dấu hiệu của tình trạng quá tải trong công việc
Nếu bạn đang có 1 trong 7 dấu hiệu sau đây thì chứng tỏ họ đang đối mặt với tình trạng quá tải trong công việc:
- Thường xuyên trễ “deadline”
- Hiệu quả công việc giảm
- Hiệu quả công việc giảm
- Luôn trong trạng thái mệt mỏi
- “OT” nhiều hơn
- Làm nhiều việc cùng lúc
- Luôn cảm thấy khó chịu, cáu gắt
- Thiếu tập trung trong công việc
2.1 Thường xuyên trễ “deadline” cho thấy quá tải trong công việc
Trễ Deadline hay trễ task, trễ hạn công việc là dấu hiệu dễ nhận biết và phổ biến nhất khi một người được giao khối lượng công việc quá tải.
Có thể nhiều nhà quản lý sẽ nhận thấy khối lượng công việc họ giao rất phù hợp, không phải quá nhiều nhưng tại sao nhân viên lại thường xuyên trễ hạn công việc. Trên thực tế, rất nhiều quản lý đang đứng ở góc nhìn của bản thân để lên khối lượng công việc cho nhân viên. Họ lầm tưởng rằng nhân viên cũng có thể đáp ứng được khối lượng công việc mà họ đã từng làm hoặc có thể làm. Ở điểm này, người quản lý nên đặt mình vào vị trí của nhân viên, hiểu được năng lực của họ đang ở mức độ nào, từ đó đưa ra khối lượng công việc phù hợp với từng người.
2.2 Hiệu quả công việc giảm
Một điều chắc hẳn các nhà quản lý luôn nhận biết được chính là số lượng sẽ không đi cùng đường với chất lượng công việc.
Hầu hết mọi người đều có xu hướng làm đối phó khi họ quá tải trong công việc. Nếu một task công việc, bạn có thể hoàn thành nó trong 4h, họ sẽ dành 100% tâm huyết để hoàn thành nó chất lượng nhất. Nhưng nếu, người quản lý yêu cầu họ phải hoàn thành trong 2h, thì sự tâm huyết của nhân viên chỉ còn 50%.
Hoặc dù trước đó, họ luôn vượt KPI một cách nhanh chóng nhưng khi gặp vấn đề quá tải công việc, người đó thậm chí không thể hoàn thành đủ chỉ tiêu. Khi quá tải, nhân viên sẽ cảm giác mất động lực trong công việc và KPI cũng không còn quan trọng. Điều này đồng nghĩa hiệu quả công việc sẽ giảm đi đáng kể.
2.3 Luôn trong trạng thái mệt mỏi
Trễ deadline công việc do khối lượng quá tải là nguyên nhân dẫn đến tình trạng bạn luôn trong trạng thái mệt mỏi, không vui vẻ, luôn “bù đầu bù cổ”.
Sự mệt mõi không chỉ thể hiện ở mặt tinh thần mà còn bộc lộ qua sức khỏe thể chất. Bạn thường xuyên tăng ca, đi sớm về trễ khi bị “dí” deadline, công việc làm hoài nhưng không hết mặc dù luôn trong trạng thái tập trung cao độ cho các task được giao. Một dấu hiệu cho thấy tình trạng quá tải là bạn thường ăn uống qua loa, thất thường hoặc bỏ bữa.
2.4 “OT” nhiều hơn
Bạn thường ngày làm mọi việc rất đúng giờ. Đi làm đúng giờ, ra về với khung thời gian cũng rất chuẩn giờ tan ca.
Rồi một ngày bạn thấy bạn trở nên “khó ở”, hay mệt mỏi và thường xuyên OT – tăng ca nhiều hơn một cách bất thường, không giống như thói quen mà họ thể hiện trước đây. Khi thấy dấu hiệu này, bạn nên xem lại khối lượng đầu việc đang đảm nhận có đang quá tải trong công việc hay không nhé. Ngoài ra, theo Nghiên cứu của Researchgate về tác hại của OT cho thấy khi nhân viên phải làm việc trong một khoảng thời gian sẽ bị ảnh hưởng đến tâm lý và sức khỏe nghề nghiệp rất nhiều. Do đó, đây chính là một dấu hiệu “đáng báo động” mà bạn cần xem xét để điều chỉnh khối lượng công việc hay nhiệm vụ phù hợp.
2.5 Làm nhiều việc cùng lúc
Một khi khối lượng, số lượng công việc được giao nhiều hơn thì nhân viên thường có xu hướng “multitask”. Tuy nhiên, việc đa nhiệm trong trường hợp này lại gây ra tác dụng ngược, họ đang làm trong trạng thái lo lắng vì có quá nhiều đầu việc cần làm mà deadline thì lại đến cùng lúc.
Họ bắt đầu multitask – làm nhiều việc trong cùng một lúc nhưng không thực sự tập trong cho các task công việc. Kết quả, deadline vẫn trễ và hiệu quả công việc không khả quan.
>>> Xem ngay: Quy trình giao việc cho nhân viên ĐÚNG CÁCH X2 hiệu suất đảm bảo tiến độ
Cứ như thế họ bắt đầu tự làm mọi thứ từ những công việc thuộc vị trí của nhân viên cho đến những công việc của một nhà quản lý.
2.6 Luôn cảm thấy khó chịu, cáu gắt
Bạn luôn thể hiện thái độ khó chịu, cáu giận với bất kỳ hành động, lời nói của mọi người xung quanh dù là nhỏ nhặt nhất. Tinh thần của bạn ngày càng khó kiểm soát và dễ nổi nóng ngay với cả đồng nghiệp thân thiết hay cấp trên. Đây không chỉ đơn giản là dấu hiệu của quá tải trong công việc mà còn là hậu quả khi bị dồn nén trong một thời gian dài.
Do đó, bạn cần có những cách khắc phục kịp thời để mối quan hệ chốn công sở trở nên “dễ thở” hơn và nhân viên không bị cô lập bởi thái độ bất đồng của mình.
2.7 Thiếu tập trung trong công việc
Có một nghiên cứu cho thấy, bộ nhớ con người sẽ suy giảm nghiêm trọng khi phải cố gắng giải quyết quá nhiều công việc trong cùng một lúc. Khi tinh thần không tỉnh táo và chịu quá nhiều áp lực sẽ khiến họ cạn kiệt năng lượng và độ linh hoạt giảm dần. Dễ nhận thấy nhất đó là tình trạng lơ mơ, thiếu tập trung, chậm chạp và thiếu linh hoạt trong cả lúc làm việc hay bất kỳ hoạt động nào.
Do đó, sự mất tập trung chính là một dấu hiệu cảnh báo bạn đang bị quá tải công việc. Vậy nên, khi nhận thấy bản thân hay nhầm lẫn hoặc không tập trung trong lúc làm việc hay họp thì đó là minh chứng cho việc bạn đang gặp vấn đề.
3. Cách khắc phục tình trạng quá tải trong công việc
Tình trạng quá tải, căng thẳng cần chấm dứt càng sớm càng tốt vì chúng ảnh hưởng rất nhiều đến cuộc sống cá nhân, sức khỏe và tinh thần của bạn. Dưới đây là 7 cách để bạn có thể tự vượt qua trạng thái quá tải trong công việc và lấy sự cân bằng trong cuộc sống:
- Đặt ranh giới rõ ràng
- Hoàn thành nhiệm vụ tại một thời điểm
- Trao đổi thẳng thắng với người quản lý
- Dành thời gian cho bản thân nhiều hơn
3.1 Đặt ranh giới rõ ràng
Là một người nhân viên thông minh, bạn cần biết thiết lập ranh giỡi rõ ràng trong công việc và cuộc sống. Khi thiết lập những ranh giới này càng chặt chẽ thì bạn sẽ hạn chế được tối đa được tình trạng quá tải.
Ví dụ: Một trường hợp khá thường gặp ở môi trường làm việc văn phòng hiện nay đó là làm việc ngoài giờ. Hãy cho sếp và đồng nghiệp biết rằng bạn sẽ không kiểm tra email hoặc tin nhắn sau giờ làm việc. Bằng phương pháp này, bạn có thể thoải mái nghỉ ngơi và tận hưởng trọn vẹn thời gian nghỉ ngơi của bản thân.
3.2 Hoàn thành nhiệm vụ tại một thời điểm
Bạn nên hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả tại một thời điểm. Hãy tạo ra một danh sách các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên hoặc tạo todolist cho những đầu công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên và bắt đầu với những phần việc quan trong trước.
Chỉ tập trung vào những đầu việc bạn đang làm và nghĩ về đầu việc tiếp theo khi bạn đã thật sự hoàn thành công việc hiện tại. Điều này sẽ giúp bạn luôn kiểm soát được những nhiệm vụ của mình và tâm trạng thoải mái dù còn có nhiều công việc trong danh sách cần làm và hạn chế tình trạng quá tải trong công việc.
3.3 Trao đổi thẳng thắng với người quản lý
Nếu bạn cảm thấy mình có quá nhiều gánh nặng hoặc cần thời gian nghỉ ngơi sau nhiều giời làm việc thì hãy thẳng thắng bày tỏ quan điểm với nhà quản lý. Hãy cho họ biết được cảm xúc, tâm trạng của bạn ra sao. Giải pháp tốt nhất chính là cùng nhau đối diện để tìm ra một kế hoạch mới để giảm bớt khối lượng công việc của bạn.
3.4 Dành thời gian cho bản thân nhiều hơn
Quá tải trong công việc là dấu hiệu cho thấy bạn cần phải tạm dừng công việc và tập vào bản thân nhiều hơn. Bởi vì, sức khỏe thể chất và tinh thần là 2 yếu tố luôn phải đặt lên hàng đầu. Bạn hãy dành ra một khoảng thời gian để nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng cho bản thân. Bạn có thể chọn cách đi du lịch, tâm sự với bạn bè, người thân để chia sẻ và cải thiện tinh thần.
| >>> GIẢI QUYẾT TÌNH TRẠNG QUÁ TẢI VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ <<< |
4. Người quản lý nên làm gì khi nhân viên quá tải công việc?
Có thể nhận thấy, kỹ năng quản lý vô cùng quan trọng mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng cần có và trang bị thật tốt. Tuy nhiên, điều này không thể thực hiện trong một sớm một chiều. Việc quản lý đội nhóm gặp nhiều vấn đề “khó” sẽ giúp các nhà quản lý nhanh chóng tìm giải pháp, từ đó rút ra được những bài học nâng cao được kỹ năng quản lý hiệu quả.
Trường hợp nhân viên cảm thấy quá tải công việc là một vấn đề thường gặp, đòi hỏi người quản lý phải tìm ra được giải pháp tốt nhất giúp đội nhóm phát triển. Dưới đây là những 7 cách giải quyết vấn đề quá tải trong công việc hữu hiệu nhất hiện nay mà nhà quản lý cần biết:
- Nhìn nhận rõ nguyên nhân để khắc phục vấn đề
- Lắng nghe thay vì khiển trách
- Thể hiện thái độ quan tâm đến nhân viên
- Điều chỉnh kế hoạch và phương pháp giao việc
- Xây dựng tính kỷ luật cho nhân viên
- Đào tạo nhân viên nâng cao chuyên môn
- Đào tạo kỹ năng trong công việc cho nhân viên
4.1 Nhìn nhận rõ nguyên nhân để khắc phục vấn đề
Trước khi đi đến giải quyết vấn đề, việc đầu tiên quan trọng cần làm chính là tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ. Việc hiểu rõ các nguyên do sẽ giúp gỡ rối các vấn đề một cách nhanh chóng nhất.
Với trường hợp này cũng tương tự, các nhà quản lý nên tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến tình trạng quá tải công việc đến từ đâu? Từ nhân viên hay từ chính cách quản lý của mình. Từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp nhất để khắc phục.
>> Nên đọc:
- Giao việc trên zalo có thực sự hiệu quả đảm bảo được tiến độ?
- Sử dụng phần mềm nhắc nhở công việc để không bị quá tải
4.2 Lắng nghe thay vì khiển trách
Việc thừa nhận bản thân đang gặp vấn đề quá tải trong công việc là một điều không hề dễ dàng đối bất kỳ người nhân viên nào. Chính vì vậy, với cương vị là một người quản lý bạn cần tích cực lắng nghe và không ngắt lời hay khiển trách khi họ chia sẻ.
Song song với đó, bạn hãy kết hợp với ngôn ngữ cơ thể, duy trì ánh mắt quan sát ấm áp và thỉnh thoảng gật đầu đồng ý để họ cảm nhận được thấu hiểu. Sau khi nhân viên trình bày xong, bạn nên diễn giải lại những gì đã nghe được bằng từ ngữ của mình để đảm bảo đã hiểu rõ vấn đề của họ.
4.3 Thể hiện thái độ quan tâm đến nhân viên
Để nhân viên cảm bớt nặng nề về trách nhiệm công việc, người quản lý cần khẳng định quản điểm của họ. Hãy cho họ thấy rằng bạn luôn đứng về phía họ vô điều kiện. Và hãy đặt nhiều sự quan tâm hơn đến sức khỏe của nhân viên để họ cảm giác được trân trọng và gắn bó.
Trước hết, người quản lý cần biết rằng mỗi người đều có khả năng làm việc khác nhau. Khi một thành viên trong nhóm thông báo về vấn đề quá tảithì đừng vội đánh giá họ là người lười biếng. Đặc biệt, so sánh họ với các thành viên khác hoặc chính bạn là một điều tối kỵ. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc hỗ trợ họ giải quyết vấn đề về công việc và cảm xúc.
4.4 Đánh giá tình trạng làm việc của nhân viên thường xuyên
Sẽ tốn một khoảng thời gian để người nhân viên bị quá tải công việc quay trờ lại trạng thái bình thường và đi đúng hướng với mục tiêu chung của tập thể. Do đó, người quản lý cần giành thời gian để tổ chức các buổi họp 1:1 hàng tuần hoặc hàng tháng để trao đổi với nhân viên. Một nguyên tắc quan trọng leader cần làm chính là theo dõi và rà soát kỹ lưỡng hoạt động của nhân viên thông qua báo cáo mỗi tuần. Bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo công việc hàng tuần từ CoDX.
Nếu như nhân viên bày tỏ vẫn đang gặp vấn đề quá tải trong công việc thì người quản lý nên xem xét điều chỉnh khối lượng công việc hoặc nhiệm vụ để cải thiện khả năng làm việc của họ. Điều mà các nhà quản lý cần thực hiện chính là phân tích thật kỹ và trả lời được các câu hỏi sau:
- Thế mạnh của mỗi nhân viên của bạn là gì?
- Khả năng thực hiện công việc của họ như thế nào?
- Họ có thật sự hiểu, nắm bắt được công việc mà bạn giao?
- Họ có thể hoàn thành khối lượng công việc với hiệu quả tốt nhất hay không?
Khi đã phân tích và trả lời được những vấn đề trên, bạn sẽ lên được một kế hoạch phù hợp và nhận được hiệu quả công việc tốt nhất.
Bên cạnh đó, để tăng cường khả năng quản lý, lên kế hoạch, sắp xếp công việc khoa học và giao việc hiệu quả, doanh nghiệp nên sử dụng những giải pháp công nghệ đi kèm. Điển hình nhất là các phần mềm làm việc nhóm.
Đây là phần mềm được nhiều doanh nghiệp sử dụng phổ biến trong kỷ nguyên chuyển đổi số như hiện nay, bởi những kết quả mà chúng đem lại thực sự đáng chú ý.
>>> Xem ngay: Phần mềm quản lý task chuyên nghiệp giúp giao việc khoa học
4.5 Xây dựng tính kỷ luật cho nhân viên
Tính kỷ luật là cần thiết đối với mỗi cá nhân hay trong một đội nhóm, tổ chức, doanh nghiệp.
Mỗi một cá nhân luôn làm việc trong một khuôn khổ có tính kỷ luật cao sẽ hoàn thành tốt công việc mà họ được giao với hiệu quả tốt nhất.
CoDX đã dành riêng một bài để phân tích và đưa ra các phương pháp xây dựng tính kỷ luật cho đội nhóm, doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết “tính kỷ luật trong công việc” để tìm hiểu chi tiết nhé.
4.6 Đào tạo nhân viên nâng cao chuyên môn
Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên là phương án giải quyết vấn đề quá tải trong công việc hữu hiệu.
Một khi nhân viên được cải thiện về chuyên môn, họ sẽ làm việc với năng suất tốt hơn và cho ra hiệu quả công việc tốt nhất.
Những gì nhà quản lý cần làm là thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo để nhân viên hiệu và thực hiện đúng hướng công việc mình đảm nhận.
4.7 Đào tạo kỹ năng trong công việc cho nhân viên
Bên cạnh việc đào tạo chuyên môn thì vấn đề đào tạo kỹ năng cũng cần được thực hiện. Một số kỹ năng quan trọng giúp nhân viên không bị quá tải công việc cá nhà quản lý nên cân nhắc:
- Kỹ năng quản lý thời gian: Quản lý tốt thời gian sẽ giúp công việc được giao hoàn thành đúng hạn, từ đó hiệu suất công việc được nâng cao đáng kể.
- Kỹ năng tập trung trong công việc: Khả năng tập trung giúp nhân viên hoàn thành công việc với trong thời gian nhanh nhất với hiệu quả công việc tốt nhất.
5. Hậu quả của việc làm việc quá sức và kéo dài
Làm việc quá sức và kéo dài có thể gây những hậu quả tiêu cực đối với sức khỏe và cuộc sống của một người. Sau đây là những vấn đề thường gặp phải khi đối mặt với tình trạng quá tải trong công việc:
- Sức khỏe thể chất suy giảm: Làm việc quá sức và kéo dài có thể gây ra mệt mỏi, kiệt sức và giảm năng lượng. Nếu không được nghỉ ngơi đầy đủ, sức khỏe của bạn sẽ giảm sút và rất dễ mắc các bệnh lý về dạ dày, tiêu hóa, đau đầu, rối loạn giấc ngủ, sức đề kháng suy giảm,…
- Rối loạn sức khỏe tâm lý: Áp lực công việc quá lớn và thời gian làm việc kéo dài có thể gây stress và căng thẳng tâm lý. Người lao động có thể trở nên lo lắng, trầm cảm, mất ngủ và mất cân bằng trong cuộc sống cá nhân.
- Mất kết nối với các mối quan hệ xã hội: Khi dành quá nhiều thời gian và năng lượng cho công việc, bạn hầu như không có thời gian giành cho gia đình, bạn bè và các hoạt động xã hội khác. Điều này có thể dẫn đến cảm giác cô đơn, không có người chia sẻ sẽ dần tích tụ những điều tiêu cực và tăng nguy cơ trầm cảm vì quá tải.
Như vậy, khi đồng thời thực hiện các giải pháp trên, không những giải quyết được việc quá tải trong công việc mà còn giúp nâng cao hiệu suất, hiệu quả công việc nhanh chóng. Hy vọng rằng những thông tin từ CoDX giúp các nhà quản lý sớm đưa ra được phương án giải quyết tốt nhất doanh nghiệp. Truy cập ngay trang tin tức của CoDX để tìm hiểu thêm nhiều kiến thức hữu ích áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Bài viết liên quan: