“Quá tải trong công việc” – Trường hợp không phải hiếm gặp đối với các nhà quản lý doanh nghiệp. Công việc quá tải là tình trạng đáng báo động bởi chúng đem lại nhiều “rắc rối”, khiến hiệu suất công việc giảm đi đáng kể. Vậy đâu là cách giải quyết tốt nhất? Cùng CoDX phân tích tường tận để hiểu và giải quyết sao cho đúng nhất.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Quá tải trong công việc là như thế nào?
Quá tải trong công việc là hiện tượng khối lượng công việc phải thực hiện vượt quá khả năng trong thời gian cho phép của một cá nhân.
Công việc bị quá tải trong thời gian dài sẽ dẫn đến tình trạng mệt mỏi, kiệt sức, thậm chí là dẫn đến stress, trầm cảm.
Nhiều nhà quản lý hiện nay đang mắc phải sai lầm này khi lên các kế hoạch cá nhân, kế hoạch nhóm nhưng không tiên lượng được khả năng của từng nhân viên. Điều này dẫn đến tình trạng quá tải, gây giảm sút hiệu quả công việc đáng báo động.
Để biết được đâu là hướng giải quyết hiệu quả nhất, hãy cùng phân tích qua các dấu hiệu nhận biết chi tiết cũng như nguyên nhân dẫn đến tình trạng này.
2. Dấu hiệu cho thấy nhân viên đang quá tải trong công việc?
Khi nhận thấy hiệu suất hiệu, hiệu quả công việc có dấu hiệu giảm sút, các nhà quản lý cần quan sát, phân tích kỹ những dấu hiệu dưới đây để xác định được nguyên nhân có phải đến từ tình trạng quá tải trong công việc hay không.
2.1 Thường xuyên trễ “deadline” cho thấy nhân viên đang quá tải trong công việc
Trễ Deadline hay trễ task, trễ hạn công việc là dấu hiệu dễ nhận biết và phổ biến nhất khi nhân viên được giao khối lượng công việc quá tải.
Có thể nhiều nhà quản lý sẽ nhận thấy khối lượng công việc họ giao rất phù hợp, không phải quá nhiều nhưng tại sao nhân viên lại thường xuyên trễ hạn công việc. Trên thực tế, rất nhiều quản lý đang đứng ở góc nhìn của bản thân để lên khối lượng công việc cho nhân viên. Họ lầm tưởng rằng nhân viên cũng có thể đáp ứng được khối lượng công việc mà họ đã từng làm hoặc có thể làm. Ở điểm này, người quản lý nên đặt mình vào vị trí của nhân viên, hiểu được năng lực của họ đang ở mức độ nào, từ đó đưa ra khối lượng công việc phù hợp với từng người.
2.2 Hiệu quả công việc giảm do quá tải trong công việc
Một điều chắc hẳn các nhà quản lý luôn nhận biết được chính là số lượng sẽ không đi cùng đường với chất lượng công việc.
Nhân viên có xu hướng làm đối phó khi họ được giao quá nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian. Nếu một task công việc, nhân viên có thể hoàn thành nó trong 4h, họ sẽ dành 100% tâm huyết để hoàn thành nó chất lượng nhất. Nhưng nếu, người quản lý yêu cầu họ phải hoàn thành trong 2h, thì sự tâm huyết của nhân viên chỉ còn 50%. Điều này đồng nghĩa hiệu quả công việc sẽ giảm đi đáng kể.
2.3 Nhân viên luôn trong trạng thái mệt mỏi
Trễ deadline công việc do khối lượng quá tải là nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhân viên của bạn luôn trong trạng thái mệt mỏi, không vui vẻ, luôn “bù đầu bù cổ”.
Họ thường xuyên tăng ca, đi sớm về trễ khi bị “dí” deadline, công việc làm hoài nhưng không hết mặc dù luôn trong trạng thái tập trung cao độ cho các task được giao.
2.4 Nhân viên “OT” nhiều hơn
Nhân viên của bạn thường ngày làm mọi việc rất đúng giờ. Đi làm đúng giờ, ra về với khung thời gian cũng rất chuẩn giờ tan ca.
Rồi một ngày bạn thấy họ trở nên “khó ở”, hay mệt mỏi và thường xuyên OT – tăng ca nhiều hơn một cách bất thường, không giống như thói quen mà họ thể hiện trước đây. Khi thấy dấu hiệu này, bạn nên xem lại khối lượng công việc họ đảm nhận có đang quá tải hay không nhé.
2.5 Làm nhiều việc cùng lúc
Một khi khối lượng, số lượng công việc được giao nhiều hơn. Nhân viên thường có xu hướng “multitask”. Tuy nhiên, việc đa nhiệm trong trường hợp này lại gây ra tác dụng ngược, họ đang làm trong trạng thái lo lắng vì có quá nhiều đầu việc cần làm mà deadline thì lại đến cùng lúc.
Họ bắt đầu multitask – làm nhiều việc trong cùng một lúc nhưng không thực sự tập trong cho các task công việc. Kết quả, deadline vẫn trễ và hiệu quả công việc không khả quan.
3. Dấu hiệu quá tải trong công việc của nhà quản lý
Không chỉ nhân viên mà các nhà quản lý “mới gia nhập” cũng gặp phải tình trạng quá tải trong công việc. Cùng tìm hiểu xem họ gặp phải tình trạng như thế nào? Liệu bạn có đang gặp phải những trường hợp như bên dưới?
3.1 Ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc
Nhiều nhà quản lý luôn làm việc trong tâm thế không cảm thấy tin tưởng vào khả năng của nhân viên, luôn lo lắng về tiến độ khi giao việc.
Trạng thái này dẫn đến tình trạng quản lý ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc, trong khi nhân viên lại thảnh thơi, nhàn hạ với những task công việc đơn giản.
>>> Xem ngay: Quy trình giao việc cho nhân viên ĐÚNG CÁCH X2 hiệu suất đảm bảo tiến độ
3.2 Quá tải trong công việc khiến làm việc không đúng với vai trò
Nhà quản lý có xu hướng mong muốn thúc đẩy tiến độ công việc nhanh nhất có thể, lên kế hoạch với khối lượng lớn để đẩy nhanh hiệu quả, tạo ra nhiều “chuyển đổi” cho các dự án. Với tâm thế lo lắng về khả năng thực hiện công việc của nhân viên, liệu nhân viên có làm tốt task này?
Cứ như thế họ bắt đầu tự làm mọi thứ từ những công việc thuộc vị trí của nhân viên cho đến những công việc của một nhà quản lý.
3.3 Multi-tasking nhưng không hiệu quả
Tương tự như nhân viên, nhiều quản lý cũng đang gặp phải tình trạng Multi – Tasking nhưng không hiệu quả. Nguyên nhân này đến từ việc họ ôm đồm quá nhiều việc dẫn đến làm việc không đúng với vai trò, hay làm luôn vai trò của những nhân viên khác.
Việc phân tán quá nhiều đầu việc trong cùng một lúc khiến hiệu quả công việc bị giảm đi đáng kể.
3.4 Cảm thấy áp lực và ngày càng mệt mỏi do quá tải trong công việc
Đây là dấu hiệu cuối cùng trong chuỗi dấu hiệu khi bị quá tải công việc. Khối lượng công việc lớn, không những không hoàn thành kịp lúc mà hiệu quả công việc lại giảm sút.
Điều này làm cho những người “đầu tàu” rơi vào trạng thái stress, áp lực mệt mỏi với các KPI mà cấp trên đã giao.
Có thể thấy, dù là nhân viên hay nhà quản lý cũng không thể tránh khỏi tình trạng quá tải trong công việc. Vậy nguyên nhân đến từ đâu?
4 “Bắt bệnh” nguyên nhân gây ra vấn đề quá tải trong công việc
Dưới đây là những nguyên nhân điển hình nhất gây ra vấn đề quá tải trong công việc.
4.1 Khả năng nắm bắt công việc của nhân viên
Công việc được hoàn thành với hiệu quả tốt nhất chỉ khi nhân viên thực sự hiểu rõ và nắm bắt được những task công việc mà họ đảm nhận.
Khi họ cảm thấy mơ hồ về việc mà mình đang làm, họ thường có xu hướng hoặc là làm đối phó, hoặc sẽ dành thời gian nhiều hơn để hiểu rõ những công việc quản lý giao. Từ đó gây ra tình trạng khối lượng công việc quá tải với khả năng của nhân viên do họ chưa thật sự nắm bắt được công việc mà họ đang thực hiện.
4.2 Sai lầm trong việc lên kế hoạch và giao việc
Việc lên kế hoạch và giao việc là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng mà các nhà quản lý cần nghiên cứu kỹ trước khi thực hiện.
Những sai lầm nhiều quản lý thường gặp phải là không tiên lượng được khả năng thực hiện công việc của mỗi nhân viên dẫn đến kế hoạch đặt ra có khối lượng quá ít hoặc quá nhiều dẫn đến tình trạng quá tải.
>>> Xem ngay: Cách lập sơ đồ gantt về kế hoạch công việc
Thêm vào đó, nhiều nhà quản lý chưa hiểu rõ về thế mạnh của mỗi thành viên, dẫn đến phân công công việc không đúng người. Từ một công việc A có thể hoàn thành tốt nhưng lại giao cho B, trong khi việc này không phải là thế mạnh của B, dẫn đến B sẽ gặp phải tình trạng quá tải trong công việc.
4.3 Tính kỷ luật trong công việc chưa có
Công việc chỉ được hoàn thành đúng hẹn và có hiệu suất tốt nhất khi tất cả các thành viên luôn làm việc trong một khuôn khổ có tính kỷ luật cao.
Tác giả cuốn sách “từ tốt đến vĩ đại” – Collins có đề cập: “Một doanh nghiệp vĩ đại là một doanh nghiệp có văn hóa kỷ luật cao và đội ngũ nhân sự luôn ngày ngày duy trì sự cam kết đối với các mục tiêu chung của tổ chức.”
Có thể thấy rằng việc xây dựng tính kỷ luật trong một nhóm hay tổ chức, doanh nghiệp là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng lớn đến khả năng hoàn thành công việc, mục tiêu của các cá nhân.
Một đội nhóm làm việc vô tổ chức, không có kỷ luật thì vấn đề quá tải trong công việc là chuyện dễ thấy.
4.4 Khả năng tập trung của nhân viên
Để hoàn thành công việc trong thời gian sớm nhất, đòi hỏi sự tập trung vô cùng lớn. Tuy nhiên, nhiều nhân viên vẫn chưa rèn luyện được kỹ năng này sẽ thường hay sao nhãng khi làm việc. Sự không tập trung khiến công việc hoàn thành trong lượng thời gian nhiều hơn so với dự kiến của quản lý khi lập kế hoạch. Điều này gây ảnh hưởng đến hiệu suất cũng như dẫn đến tình trạng quá tải trong công việc.
5. Đâu là hướng giải quyết hiệu quả nhất cho nhà quản lý?
Có thể nhận thấy, kỹ năng quản lý vô cùng quan trọng mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng cần có và trang bị thật tốt. Tuy nhiên, điều này không thể thực hiện trong một sớm một chiều. Việc quản lý đội nhóm gặp nhiều vấn đề “khó” sẽ giúp các nhà quản lý nhanh chóng tìm giải pháp, từ đó rút ra được những bài học nâng cao được kỹ năng quản lý hiệu quả.
Trường hợp quá tải trong công việc là một vấn đề thường gặp, đòi hỏi người quản lý phải tìm ra được giải pháp tốt nhất giúp đội nhóm phát triển. Dưới đây là những giải pháp cho việc quá tải trong công việc mà CoDX đã nghiên cứu từ chính trường hợp khách hàng của mình, các nhà quản lý có thể tham khảo áp dụng.
5.1 Nhìn nhận rõ các nguyên nhân để khắc phục vấn đề quá tải trong công việc
Trước khi đi đến giải quyết vấn đề, việc đầu tiên quan trọng cần làm chính là tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ. Việc hiểu rõ các nguyên do sẽ giúp gỡ rối các vấn đề một cách nhanh chóng nhất.
Với trường hợp này cũng tương tự, các nhà quản lý nên tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến tình trạng quá tải trong công việc đến từ đâu? Từ nhân viên hay từ chính cách quản lý của mình. Từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp nhất để khắc phục.
5.2 Điều chỉnh kế hoạch và phương pháp giao việc
Như đã phân tích ở phần nguyên nhân, những sai lầm trong việc lên kế hoạch và giao việc của quản lý sẽ gây ra trạng thái quá tải trong công việc.
Điều mà các nhà quản lý cần thực hiện chính là phân tích thật kỹ và trả lời được các câu hỏi sau:
- Thế mạnh của mỗi nhân viên của bạn là gì?
- Khả năng thực hiện công việc của họ như thế nào?
- Họ có thật sự hiểu, nắm bắt được công việc mà bạn giao?
- Họ có thể hoàn thành khối lượng công việc với hiệu quả tốt nhất hay không?
Khi đã phân tích và trả lời được những vấn đề trên, bạn sẽ lên được một kế hoạch phù hợp và nhận được hiệu quả công việc tốt nhất.
Bên cạnh đó, để tăng cường khả năng quản lý, lên kế hoạch, sắp xếp công việc khoa học và giao việc hiệu quả, doanh nghiệp nên sử dụng những giải pháp công nghệ đi kèm. Điển hình nhất là phần mềm quản lý công việc.
Đây là phần mềm được nhiều doanh nghiệp sử dụng phổ biến trong kỷ nguyên chuyển đổi số như hiện nay, bởi những kết quả mà chúng đem lại thực sự đáng chú ý.
>>> Nên đọc: Giao việc trên zalo có thực sự hiệu quả đảm bảo được tiến độ?
5.3 Xây dựng tính kỷ luật cho nhân viên
Tính kỷ luật là cần thiết đối với mỗi cá nhân hay trong một đội nhóm, tổ chức, doanh nghiệp.
Mỗi một cá nhân luôn làm việc trong một khuôn khổ có tính kỷ luật cao sẽ hoàn thành tốt công việc mà họ được giao với hiệu quả tốt nhất.
CoDX đã dành riêng một bài để phân tích và đưa ra các phương pháp xây dựng tính kỷ luật cho đội nhóm, doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết “ tính kỷ luật trong công việc” để tìm hiểu chi tiết nhé.
5.4 Đào tạo nhân viên nâng cao chuyên môn
Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên là phương án giải quyết vấn đề quá tải trong công việc hữu hiệu.
Một khi nhân viên được cải thiện về chuyên môn, họ sẽ làm việc với năng suất tốt hơn và cho ra hiệu quả công việc tốt nhất.
Những gì nhà quản lý cần làm là thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo để nhân viên hiệu và thực hiện đúng hướng công việc mình đảm nhận.
5.5 Đào tạo kỹ năng trong công việc cho nhân viên
Bên cạnh việc đào tạo chuyên môn thì vấn đề đào tạo kỹ năng cũng cần được thực hiện. Một số kỹ năng quan trọng giúp nhân viên không bị quá tải trong công việc cá nhà quản lý nên cân nhắc:
- Kỹ năng quản lý thời gian: Quản lý tốt thời gian sẽ giúp công việc được giao hoàn thành đúng hạn, từ đó hiệu suất công việc được nâng cao đáng kể.
- Kỹ năng tập trung trong công việc: Khả năng tập trung giúp nhân viên hoàn thành công việc với trong thời gian nhanh nhất với hiệu quả công việc tốt nhất.
Như vậy, khi đồng thời thực hiện các giải pháp trên, không những giải quyết được việc quá tải trong công việc mà còn giúp nâng cao hiệu suất, hiệu quả công việc nhanh chóng. Hy vọng rằng những thông tin từ CoDX giúp các nhà quản lý sớm đưa ra được phương án giải quyết tốt nhất doanh nghiệp. Truy cập ngay trang tin tức của CoDX để tìm hiểu thêm nhiều kiến thức hữu ích áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Bài viết liên quan: