Mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần bằng Excel về tiến độ kế hoạch triển khai

Báo cáo công việc hàng tuần, tháng là nhiệm vụ mà bất kể người quản lý hay nhân viên đều cần làm trong quá trình làm việc. Một mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần về kế hoạch triển khai hay tiến độ công việc khoa học, chỉnh chu sẽ phải ánh lên được chuyên nghiệp và thái độ làm việc của bạn. Trong bài viết dưới đây CoDX sẽ hướng dẫn bạn cách lập mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc, báo cáo tiến độ hàng ngày, tuần, tháng chuyên nghiệp. 

Cùng chủ đề:

• Quản lý công việc bằng Excel với mẫu bảng chuyên nghiệp

1. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần là gì?

Mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp là một file tổng hợp tất cả các công việc đã được thực hiện hoặc chưa thực hiện trong khoảng thời gian cụ thể như tuần, tháng, quý, năm. Xây dựng mẫu báo cáo công việc là cơ sở để từng nhân viên, phòng ban nhắm tới mục tiêu làm việc.

Việc nhân viên nộp báo cáo theo một form mẫu chuẩn giúp nhà quản lý theo đồng bộ được tiến độ của toàn team, kết quả công việc được sắp xếp rõ ràng. Từ đó xác định được hiệu suất công việc, hiểu được cách nguyên nhân làm chậm tiến độ để đưa ra được hướng giải quyết nhanh chóng và tốt nhất.

Rất nhiều nhân viên có tư tưởng phàn nàn vì phải nộp quá nhiều báo cáo, họ cho rằng việc làm báo cáo tốn nhiều thời gian và không đem lại lợi ích trong việc hoàn thành công việc của họ.

Vậy, quản lý nên quán triệt tư tưởng này như thế nào? Nên phổ biến nguyên nhân, mục đích của việc làm báo cáo công việc như thế nào cho nhân viên để thuyết phục họ làm theo?

Dưới đây là những mục đích trong việc báo cáo quản lý cần biết và phổ biến cho nhân viên của mình:

• Thể hiện năng lực lãnh đạo và quản lý công việc của người quản lý.
• Giúp người quản lý đánh giá tinh thần và trách nhiệm với công việc của nhân viên.
• Quản lý nhân viên linh hoạt, chủ động theo từng thời gian cụ thể.
• Rút ra kinh nghiệm, bài học thông qua những sai sót trong quá trình triển khai công việc.
• Hỗ trợ người quản lý đưa ra phương thức phân bổ nhân sự, công việc phù hợp với khả năng và nhu cầu từng nhân viên.

2. Mẫu báo cáo công việc/kết quả triển khai tiến độ hàng ngày, tuần, tháng chuyên nghiệp

Mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng có thể được thiết kế và xây dựng dưới nhiều định dạng khác nhau. Dưới đây là một số mẫu báo cáo tiến độ công việc phổ biến, form chuẩn mà bạn có thể tham khảo.

• Mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng Excel chuyên nghiệp
• Mẫu báo cáo công việc hàng tuần bằng Excel chuyên nghiệp
• Mẫu báo cáo kế hoạch tiến độ triển khai công việc tháng

2.1 Mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng Excel chuyên nghiệp

Báo cáo tiến độ công việc hàng ngày là tài liệu thể hiện những công việc mà một cá nhân đã làm trong một ngày. Mẫu báo cáo có thể đính kèm những nội dung như ý kiến, đóng góp cá nhân cho phần công việc đang thực hiện.

Mẫu báo cáo kết quả công việc hàng ngày sẽ giúp người quản lý nắm rõ được tiến độ công việc, tình hình phát triển cũng như mức độ khả quan của những kế hoạch đã đề ra. Từ đó có những biện pháp can thiệp kịp thời để công việc không bị trì hoãn. Một báo cáo công việc hàng ngày bằng excel hoàn chỉnh cần phải chỉn chu về cả nội dung và hình thức.

Ngoài hình thức tạo báo cáo trên excel, nhân viên cũng có thể sử dụng ứng dụng Google Sheet để làm việc online, lưu trữ báo cáo khoa học hiệu quả.

2.2 Mẫu báo cáo công việc hàng tuần bằng Excel chuyên nghiệp

Mẫu báo cáo công việc hàng tuần là một thước đo để nhà quản lý theo dõi tiến độ làm việc trong tuần của nhân viên cũng như những khó khăn và vấn đề mà họ đang gặp phải. Nhờ đó sẽ có những điều chỉnh kịp thời để phù hợp với kế hoạch đã đề ra. 

Để gây ấn tượng tốt với cấp trên thì bạn cần trình bày mẫu báo cáo công việc hàng tuần bằng excel hay Google Sheet rõ ràng, ấn tượng. Bạn nên tạo đề mục cho từng nội dung, liệt kê ngắn gọn những công việc đã hoàn thành và có những đề xuất những ý kiến tốt hơn.

2.3 Mẫu báo cáo kế hoạch tiến độ triển khai công việc tháng

Mẫu báo cáo công việc tháng về bản chất cũng tương tự mẫu báo cáo công việc tuần. Điểm khác biệt đó chính là khối lượng công việc nhiều hơn và được phân chia cụ thể phần việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành. Nội dung cần báo cáo cũng nhiều hơn và kết quả công việc cần phải được thể hiện tường minh, chi tiết nhất.

Có một sự thật là các nhà lãnh đạo thường chú trọng vào mẫu báo cáo kết quả công việc của nhân viên hơn. Vì đây chính là cơ sở để người lãnh đạo, quản lý đánh giá:

• Mức độ hoàn thiện của công việc
• Kế hoạch có đang bám sát mục tiêu đề ra trong tháng hay không?
• Kết quả báo cáo công việc tháng có ảnh hưởng đến báo cáo công việc cuối năm hay không?

TẢI NGAY MẪU BÁO CÁO KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY, TUẦN TẠI ĐÂY

 Không nên bỏ qua: Mẫu powerpoint báo cáo công việc được dùng nhất 2023

3. Cách lập báo cáo hàng ngày, tuần về kế hoạch tiến độ triển khai công việc chuyên nghiệp

Cũng như bất kỳ nội dung văn phòng nào khác, để có thể truyền đạt thông tin cho cấp trên một cách chính xác, dễ hiểu bạn cần nắm được xác định được bố cục, nội dung cần thiết và cách trình bày phù hợp. Tham khảo một số tiêu chí sau đây để viết mẫu báo cáo công việc hàng tuần, tháng chuẩn nhất nhé!

3.1 Xác định tiêu chuẩn về bố cục trong mẫu báo cáo tuần

Một mẫu báo cáo excel chuyên nghiệp đầy đủ và đáp ứng được những thông tin mà cấp trên yêu cầu thì cần có bố cục như sau:

• Tên bảng báo cáo
• Mục tiêu công việc theo ngày, tuần hoặc tháng
• Tên báo cáo: Báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng, năm,…
• Tên, chức vụ, bộ phận của người làm báo cáo.
• Nội dung báo cáo là các task công việc cần thực hiện
• Đánh giá của người phụ trách.
• Phương án thực hiện các đầu việc
• Ghi chú những vấn đề đang gặp phải; nguyên nhân trễ task, trễ deadline và đề xuất hướng khắc phục.

3.2 Mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc bao gồm những nội dung nào?

• Đánh giá tiến độ công việc: Mẫu báo cáo tiến độ công việc cần tóm tắt đánh giá kết quả chung của công việc, phân tích tổng quát về những việc đã làm được và những việc chưa được giải quyết.
• Phân tích vấn đề còn tồn đọng: Lý do tại sao không hoàn thành công việc đó? Tìm ra những điều bất hợp lý trong quy trình làm việc.
• Đưa ra hướng giải quyết: Đề xuất phương hướng giải quyết những vấn đề còn tồn đọng, kiến nghị để khắc phục hạn chế.
• Định hướng công việc trong thời gian tới: Sau khi tổng kết kết quả công việc, dựa vào đó đưa ra định hướng cho các kế hoạch tiếp theo trong tương lai.

3.3 Trình bày báo cáo theo mẫu báo cáo tiến độ công việc đã lên

Khi viết, các thông tin trong báo cáo cần được sắp xếp theo một trật tự nhất định như sau:

• Thể hiện các task công việc theo thời gian. Đầu việc nào thực hiện trước thì trình bày thứ tự trước.
• Các công việc liên quan đến nhau nên trình bày tiếp nối nhau
• Trình bày công việc theo thứ tự ưu tiên. Ưu tiên trước thì trình bày trước để người đọc dễ hình dung và nắm bắt nội dung cốt lõi.

Để dễ hình dùng bạn có thể tải mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng mà CoDX chia sẻ ở trên và điều chỉnh phù hợp với tính chất công việc, dự án của mình.

4. Lỗi thường gặp khi lập báo cáo kế hoạch triển khai công việc cần lưu ý

Cấp trên không hài lòng với báo cáo của bạn? Báo cáo của bạn bị trả về và quản lý yêu cầu bạn làm lại báo cáo? Có thể mẫu báo cáo của bạn đã gặp một số vấn đề sau đây:

• Nội dung báo cáo không chặt chẽ, cô đọng

Đối với bất kỳ loại báo cáo nào cũng cần xây dựng một cấu trúc rõ ràng, đúng trọng tâm, đặc biệt là mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc. Vì vậy, trước khi bắt tay vào viết một bản báo cáo bạn nên xây dựng bố cục, dàn ý và chuẩn bị các nội dung cần thiết để cấp trên có thể bao quát vấn đề nhanh chóng.

• Mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc chứa quá nhiều thông tin

Không ai muốn xem một báo cáo chi chít dữ liệu và sếp của bạn cũng vậy. Để giúp lãnh đạo dễ dàng hình dung, bạn nên cung cấp những dữ liệu tóm tắt hoặc nổi bật nhất với giải thích rõ ràng, đặc biệt với báo cáo công việc cuối năm. Nếu lãnh đạo cần nhiều thông tin hơn thì bạn có thể gửi file dữ liệu đính kèm để họ nghiên cứu, tìm hiểu.

• Lỗi chính tả trong báo cáo tiến độ công việc

Đây là một lỗi cơ bản và gặp khá nhiều ở các mẫu báo cáo công việc. Việc mắc quá nhiều lỗi chính tả khiến cho báo cáo của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp. Để khắc phục tình trạng trên, bạn cần kiểm tra báo cáo thật kỹ trước khi gửi đi.

5. Giải pháp báo cáo theo dõi tiến độ triển khai công việc hàng ngày, tuần trực quan với CoDX Task

Quản lý nhân viên thông qua các mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng đã quá quen thuộc với các nhà quản lý và lãnh đạo từ trước đến nay. Tuy nhiên với sự bất cập về vấn đề quản lý nhân viên cũng như việc lưu trữ dữ liệu, các mẫu báo cáo như trên thật sự chưa tối ưu.

CoDX Task là một phần mềm báo cáo công việc thay thế hoàn hảo cho việc báo cáo thủ công hàng ngày, tuần tháng. Khi sử dụng CoDX Task bạn có thể quản lý công việc, nhân viên online bất kể nơi đâu.

Bên cạnh đó, phần mềm giao việc này được tích hợp đầy đủ các tính năng ưu việt không chỉ giúp nhà quản trị quản lý công việc mà còn có thể tương tác kết nối với các phòng ban khác trong doanh nghiệp.

Một số tính năng nổi bật được tích hợp trong phần mềm báo cáo kế hoạch triển khai công việc CoDX:

• Dashboard tổng quan: Tổng quan tình trạng thực hiện công việc của các nhân viên, phòng ban, nhóm và các dự án phụ trách.
• Danh sách công việc: Theo dõi danh sách công việc của bản thân/nhóm/phòng ban theo thời gian thực, lập báo cáo, tiến độ công việc
• Phân bổ nguồn lực: Tạo kế hoạch, thêm công việc, giao việc, phân quyền và điều chỉnh nhân sự hoặc thời gian theo kế hoạch.
• Hệ thống Kanban: Trực quan hóa công việc thành các bảng theo tình trạng và nhân viên thực hiện, cho phép kéo thả điều chỉnh.
• Sơ đồ ngang Gantt: Theo dõi tiến độ thực hiện, tình trạng thực hiện công việc trong bức tranh tổng thể về dự án qua các sơ đồ ngang Gantt.

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Ngắn gọn, súc tích và trình bày rõ ràng là những điểm cần lưu ý để tạo nên một mẫu báo cáo excel chuyên nghiệp. Hy vọng rằng với những chia sẻ của CoDX về những lưu ý về mẫu báo cáo kế hoạch triển khai công việc sẽ giúp bạn tạo ấn tượng với cấp trên. Trên đây là 3 mẫu báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần, tháng đúng chuẩn theo yêu cầu của nhà lãnh đạo.