Phân công công việc là bước quan trọng để kế hoạch được thực hiện đảm bảo tiến độ và đem lại hiệu quả tốt nhất. Có rất nhiều nhà quản lý gặp sai lầm khi thực hiện phân công khiến hiệu suất công việc giảm sút, đội nhóm làm việc không hiệu quả. Vậy các bước thực hiện phân chia công việc như thế nào đúng và hiệu quả nhất?
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng CoDX tham khảo ngay bài viết này để có được giải pháp khắc phục tốt nhất cho đội nhóm nhân viên của bạn.
Cùng chủ đề:
- Quản lý công việc bằng excel với 8 mẫu chuyên nghiệp thông dụng nhất
1. Xem ngay mẫu bảng phân công công việc nhóm chuyên nghiệp
Các hạng mục nội dung cụ thể trong bảng phân công chia việc của CoDX:
- Bảng mục tiêu công việc, KPI cần đạt
- Các hạng mục, task công việc cần phân chia
- Target, số lượng còn lại, số phần trăm, thanh ngang biểu thị tiến độ công việc
- Deadline, thời hạn công việc
- Mức độ quan trọng. ưu tiên của các task công việc được phân công
- Người phụ trách
- Link file đính kèm
Sử dụng bảng phân công công việc từ CoDX bạn sẽ nhận được gì?
- Theo dõi checklist công việc rõ ràng cụ thể
- Giao diện mẫu phân công trực quan sinh động
- Công thức được áp dụng sẵn trong các ô, tải về dùng được ngay
- Dễ dàng theo dõi mục tiêu và kế hoạch phân công ngay trên cùng một sheet.
TẢI NGAY BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC NHÓM TỪ CODX
>>> Xem ngay các giải pháp phần mềm làm việc nhóm tốt nhất trên thị trường hiện nay
2. Các bước sử dụng bảng phân công công việc trong nhóm chuẩn chuyên nghiệp
Dưới đây là chi tiết hướng dẫn các bước sử dụng bảng phân công công việc nhóm của CoDX:
- Xác định mục tiêu công việc cần phân công
- Dùng mẫu phân công của CoDX để thêm danh sách công việc cần phân chia
- Dựa vào bảng phân công để lên timeline
- Training hướng dẫn công việc và cách dùng bảng
- Theo dõi tiến độ để điều phối công việc linh hoạt
Cụ thể chi tiết các bước như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu công việc cần phân công
Đây là bước đề ra mục tiêu cuối cùng mà bạn muốn đạt được, mục tiêu này sẽ giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan khi phân chia việc.
Trước khi phân việc, người quản lý cần giải thích với nhân viên về mục tiêu của dự án, các tiêu chuẩn của công việc được chia. Từ đó, nhân viên có thể hoàn thành công việc đúng với mong muốn của trưởng nhóm.
Bước 2: Dùng bảng phân công công việc của CoDX để thêm danh sách công việc nhóm cần phân chia
Sau khi xác định được mục tiêu, quản lý cần lên được bảng kế hoạch phân công công việc hoàn chỉnh với từng đầu mục cụ thể như:
- Phân loại công việc
- Nhóm hạng mục công việc
- Task công việc chi tiết
- Số lượng công việc: Khối lượng cần đạt; số lượng thực tế đạt; khối lượng còn lại.
- Deadline công việc
- Mức độ ưu tiên của mỗi đầu việc
- Người phụ trách
- Link tham chiếu công việc
Ở bước này, quản lý cần phân tích và xác định được cần làm số lượng công việc bao nhiêu để đạt được mục tiêu ban đầu đặt ra.
Một lưu ý cần biết là hãy đặt ra mục tiêu và số lượng công việc phù hợp trong mức thời gian cấp trên đề ra cho mục tiêu này.
Bước 3: Dựa vào bảng phân công của CoDX để lên timeline công việc
Tạo bảng timeline công việc là bước cơ bản nhưng vô cùng quan trọng giúp đảm bảo tiến độ công việc sau khi phân công.
Timeline sẽ thể hiện chi tiết khoảng thời gian thực hiện cho mỗi một task, nhân viên sẽ dựa trên timeline này để hoàn thành đúng hạn công việc.
Để tạo được timeline phân chia công việc tốt nhất, người quản lý cần xác định được kỳ hạn hoàn thành công việc của mỗi nhân viên là một bước vô cùng quan trọng trong phân chia công việc. Khi xác định được deadline sẽ giúp nhân viên cân đối được thời gian của mỗi task. Qua đó, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ làm việc, có cái nhìn bao quát khi báo cáo cho cấp lãnh đạo.
Để xác định được thời gian hoàn thành, quản lý nên đặt ra một quy chuẩn về thời gian cho mỗi task công việc. Như vậy, nhân viên sẽ thực hiện theo quy chuẩn thời gian này và người quản lý cũng dễ dàng lên số lượng công việc phù hợp.
Bước 4: Training công việc và cách sử dụng bảng
Để sau khi phân công, công việc được hoàn thành đúng tiến độ đòi hỏi quản lý phải thực hiện bước training hướng dẫn cụ thể cho nhân viên của mình.
Người quản lý sẽ phải chủ động việc trao đổi và hướng dẫn cho mỗi nhân viên. Ngoài đưa ra những mục tiêu kỳ vọng, trưởng nhóm cũng cần theo dõi sát sao công việc để nhắc nhở và hạn chế sai sót.
Bước 5: Theo dõi tiến độ để điều phối phân công công việc linh hoạt
Không phải là khi phân công xong công việc cho từng người, công việc sẽ theo đó mà thực hiện suôn sẻ, sẽ có những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
Vì vậy người quản lý cũng cần có kỹ năng linh hoạt điều phối công việc để tránh những rủi ro ảnh hưởng đến kết quả chung.
3. Hiểu phân công công việc là gì?
Phân công công việc là hoạt động phân chia công việc cho các thành viên nhóm dựa trên bảng kế hoạch tổng thể được người quản lý xây dựng.
Về cơ bản phân công nhiệm vụ trong công việc bao gồm việc xác định mục tiêu, deadline và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc đó.
Đối với người được phân chia nhiệm vụ, bên cạnh việc hiểu và nắm được công việc cần làm, mỗi cá nhân sẽ có được cơ hội để trau dồi kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn. Khi được phân một nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được, người thực hiện biết được trách nhiệm của bản thân. Bên cạnh đó sẽ có những giải pháp, cách làm tối ưu để hoàn thành nhiệm vụ
Đối với cấp quản lý, cần phân công công việc hợp lý giúp tăng năng hiệu suất, tối ưu hóa tài nguyên và tiết kiệm được thời gian hoàn thành công việc.
Phân chia công việc rõ ràng cho từng cá nhân sẽ làm giảm thiểu sự nhầm lẫn nhiệm vụ và tranh chấp công việc giữa các thành viên, giúp tạo ra một môi trường công việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
4. Nguyên tắc phân công công việc đạt hiệu quả
Khi phân chia công việc có một số nguyên tắc cần được tuân thủ để đảm đảm bảo quá trình phân chia được thực hiện hiệu quả:
4.1 Phân công công việc dựa theo năng lực mỗi thành viên nhóm
Như đã nêu ở phần nguyên tắc, để có được quy trình làm việc hiệu quả, leader cần phân công theo năng lực của mỗi cá nhân. Nhằm đảm bảo công việc được thực hiện trơn tru, không quá tải. Để thực hiện được bước này, người lãnh đạo cần biết được điểm mạnh điểm yếu riêng của từng đối tượng.
Bên cạnh đó, khi phân chia công việc người quản lý cũng có thể cho nhân viên được lựa chọn những hạng mục có trong dự án. Điều này giúp nhân viên chủ động hơn và nâng cao tính tự chủ, giúp phát huy tính sáng tạo. Tránh các trường hợp nhân viên được phân công không thể hoàn thành các nhiệm vụ.
>>> Chủ đề liên quan: Cách giao việc trên Zalo TỪNG BƯỚC CHI TIẾT dễ thực hiện
4.2 Hợp tác và cùng chia sẻ trách nhiệm công việc
Hiển nhiên khi phân công, mỗi cá nhân sẽ có một trách nhiệm riêng, tuy nhiên trong một dự án sẽ có mắc xích và liên đới đến nhau. Hợp tác và cùng chia sẻ trách nhiệm là một nguyên tắc cần có.
Trong một dự án công việc, mỗi người sẽ đảm nhiệm một nhiệm vụ nhất định, tuy nhiên mỗi công việc là một công đoạn khác nhau và có mối liên kết. Do đó, người trưởng nhóm có nhiệm vụ duy trì các mối liên kết giữa các thành viên. Đây là yếu tố giúp công việc thực hiện nhanh chóng và đúng tiến độ.
Chia sẻ công việc không những giúp bạn giảm bớt áp lực, khối lượng công việc mà còn giúp công việc đạt được hiệu quả tốt nhất.
Một khi đã phân công, chia sẻ công việc cho người khác, bạn nên tin tưởng và không nên can thiệp quá sâu vào quá trình làm việc của họ. Điều này sẽ giúp nhân viên của bạn tự tin thể hiện năng lực của bản thân.
4.3 Luôn đánh giá kết quả công việc sau khi phân công thực hiện
Đây là cách tốt nhất giúp nhà quản lý hiểu được năng lực của từng nhân viên trong đội nhóm. Cách đánh giá này sẽ giúp bạn có những điều chỉnh việc phân công ở những lần tiếp theo.
Để đánh giá tốt được năng lực nhân viên, bạn cần tìm hiểu những thông tin như
- Bảng đánh giá công việc chuyên nghiệp
- Các yếu tố tiêu chí đánh giá nhân viên
- Chú trọng đánh giá về khả năng hoàn thành công việc và hiệu quả công việc được tạo ra
4.4 Luôn cung cấp cập nhật thông tin mới nhất kịp thời cho nhân viên
Sau quá trình phân công công việc, sẽ không thể tránh khỏi việc có sự thay đổi về thông tin hoặc hướng triển khai từ cấp lãnh đạo. Hoặc những thông tin liên quan đến sản phẩm dịch vụ.
Ngay khi quản lý nắm được những thông tin này, cần thông báo, cung cấp kịp thời cho nhân viên để họ áp dụng vào quá trình thực hiện để đem lại hiệu quả tốt nhất.
5. Lợi ích khi phân chia đúng việc đúng người
Sở dĩ cần phải chú trọng việc phân công là bởi vì các lý do sau:
- Giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa năng lực của mỗi nhân viên. Trên cương vị một nhà quản lý, khi phân công cần phải dựa trên khả năng và điểm mạnh của mỗi người. Điều này sẽ giúp tăng năng suất công việc, giúp nhân sự nâng cao tính sáng tạo, phát triển bản thân.
- Giúp quản lý tốt thời hạn hoàn thành công việc. Kỹ năng quản lý thời gian là vô cùng quan trọng với bất kỳ vị trí nào, đặc biệt là với các nhà quản lý. Khi phân công sẽ kèm theo đó là thời hạn hoàn thành, vậy nên đừng quên xác định deadline khi giao việc cho nhân viên nhé.
- Tiết kiệm được thời gian và công sức. Áp dụng đúng quy trình, đặc biệt là biết tận dụng các nền tảng quản trị phù hợp sẽ giúp người quản lý tiết kiệm được thời gian và công sức.
Phân công công việc có vai trò rất quan trọng khi triển khai một dự án, một hoạt động trong công ty. Khi các công việc được phân công rõ ràng, mỗi thành viên thực hiện sẽ biết rõ nhiệm vụ của mình, từ đó giúp công việc diễn ra mạch lạc và đúng tiến độ.
>>> Xem thêm: Quá tải trong công việc: Dấu hiệu & cách xử lý TÀI TÌNH cho nhà quản lý
6. Giải pháp phân công chia việc hiệu quả với CoDX Task
Hiện nay có nhiều cách để các nhà quản lý tối ưu được quy trình phân công công việc. Sử dụng phần mềm sắp xếp công việc, quản lý công việc là giải pháp hữu hiệu nhất. CoDX Task là một trong những nền tảng quản trị công việc đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng.
Với CoDX quy trình phân công nhiệm vụ cũng như theo dõi tiến độ sẽ được thực hiện dễ dàng hơn. Một số tính năng nổi bật từ phần mềm giao việc online CoDX như:
- Lập kế hoạch công việc thông minh
- Phân chia công việc dễ dàng nhanh chóng và hiệu quả
- Lên todolist công việc cụ thể chi tiết
- Quản lý toàn diện
- Hệ thống báo cáo trực quan
Lên kế hoạch theo sát tiến độ công việc, hệ thống phân chia các công việc rõ ràng, tự động thông báo người dùng khi sắp đến hạn hoàn thành…
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Phân công công việc là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng cho bất cứ nhà quản lý nào. Vậy nên qua bài viết này, CoDX mong rằng các nhà lãnh đạo sẽ hiểu được các quy trình phân chia công việc hiệu quả và tận dụng những giải pháp tối ưu để có kết quả làm việc tốt nhất. Xem thêm tin liên quan khác tại mục Quản trị công việc.
Bài viết liên quan: