Lập bảng phân công công việc là bước quan trọng để kế hoạch được thực hiện đảm bảo tiến độ và đem lại hiệu quả tốt nhất. Có rất nhiều nhà quản lý gặp sai lầm khi thực hiện phân công khiến hiệu suất công việc giảm sút, đội nhóm làm việc không hiệu quả. Vậy các bước thực hiện phân chia công việc như thế nào đúng và hiệu quả nhất?
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng CoDX tham khảo ngay bài viết này để có được giải pháp khắc phục tốt nhất cho đội nhóm nhân viên của bạn.
Cùng chủ đề:
- Quản lý công việc bằng excel với 8 mẫu chuyên nghiệp thông dụng nhất
- Xây dựng WBS trong quản lý dự án
1. 7 Mẫu bảng phân công công việc nhóm chuyên nghiệp
Các hạng mục nội dung cụ thể trong bảng phân công chia việc của CoDX:
- Bảng mục tiêu công việc, KPI cần đạt
- Các hạng mục, task công việc cần phân chia
- Target, số lượng còn lại, số phần trăm, thanh ngang biểu thị tiến độ công việc
- Deadline, thời hạn công việc
- Mức độ quan trọng. ưu tiên của các task công việc được phân công
- Người phụ trách
- Link file đính kèm
1.1 Mẫu bảng phân công công việc hàng ngày
Bảng phân công này giúp quản lý công việc chi tiết, linh hoạt và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên theo từng ngày. Ngoài ra, cấp quản lý dễ phát hiện và điều chỉnh kịp thời những vấn đề hoặc thay đổi trong bảng kế hoạch công việc hàng ngày.
1.2 Mẫu bảng phân công nhiệm vụ theo tuần
Bảng phân công công việc theo tuần sẽ gồm những kế hoạch chi tiết cho từng thành viên trong một nhóm dự án ngắn hạn. Mẫu này phù hợp với những công việc cần theo dõi tiến độ và báo cáo đều đặn vào mỗi tuần.
1.3 Mẫu bảng phân công công việc theo tháng
Bảng phân công theo tháng thường được sử dụng trong các dự án dài hạn. Khác với bảng theo ngày hay tuần, mẫu bảng phân công sắp xếp công việc hợp lý này sẽ cho phép lập kế hoạch và theo dõi công của đội nhóm trong suốt 1 tháng, đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành theo đúng lịch trình.
1.4 Mẫu bảng phân công nhiệm vụ theo dự án
Bảng phân chia nhiệm vụ theo dự án sẽ có thời gian triển khai dài hơn, có thể là 3 tháng, 6 tháng và thậm chí 1 năm.
Với thông tin chi tiết về từng nhiệm vụ, người thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc cũng như trạng thái công việc, bảng phân công công việc theo dự án đảm bảo mọi công việc đều được quản lý chặt chẽ và hoàn thành đúng hạn.
1.5 Mẫu bảng phân công công việc cá nhân
Mẫu bảng phân công nhiệm vụ cá nhân là một công cụ quản lý công việc hiệu quả, giúp mỗi cá nhân tổ chức và theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần hoặc theo dự án một cách rõ ràng và có hệ thống.
Mẫu bảng này cho phép cá nhân dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, xác định các nhiệm vụ ưu tiên và đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ sót.
1.6 Mẫu bảng phân công công việc nhóm Word
Đối với các dự án có phạm vi nhỏ và ít thành viên, việc sử dụng Word để tạo bảng phân công có thể là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, với các dự án lớn có nhiều thành viên hoặc yêu cầu quản lý tài nguyên phức tạp, phân công qua Word không được đánh giá cao bởi vì kém linh hoạt và không có tính năng tự động.
1.7 Mẫu bảng phân công nhiệm vụ bằng Excel
Khi tạo bảng phân công công việc bằng Excel, nhà quản lý có thể tự động tính toán tổng số công việc, tổng thời gian hoàn thành và các chỉ số hiệu suất khác.
Bên cạnh đó, Excel cũng cung cấp các công cụ lọc và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, giúp bạn dễ dàng theo dõi và tìm kiếm thông tin nhiệm vụ.
Sử dụng bảng phân công công việc từ CoDX bạn sẽ nhận được gì?
- Theo dõi checklist công việc rõ ràng cụ thể
- Giao diện mẫu phân công trực quan sinh động
- Công thức được áp dụng sẵn trong các ô, tải về dùng được ngay
- Dễ dàng theo dõi mục tiêu và kế hoạch phân công ngay trên cùng một sheet.
>>> Xem ngay các giải pháp phần mềm làm việc nhóm tốt nhất trên thị trường hiện nay
2. 5 Bước sử dụng bảng phân công công việc trong nhóm chuẩn chuyên nghiệp
Dưới đây là chi tiết hướng dẫn các bước sử dụng bảng phân công nhiệm vụ nhóm của CoDX:
- Xác định mục tiêu công việc cần phân công
- Thêm danh sách công việc nhóm cần phân chia
- Lên timeline công việc
- Training công việc và cách sử dụng bảng
- Theo dõi tiến độ để điều phối công việc linh hoạt
Cụ thể chi tiết các bước như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu công việc cần phân công
Đây là bước đề ra mục tiêu cuối cùng mà bạn muốn đạt được, mục tiêu này sẽ giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan khi phân chia việc.
Trước khi phân việc, người quản lý cần giải thích với nhân viên về mục tiêu của dự án, các tiêu chuẩn của công việc được chia. Từ đó, nhân viên có thể hoàn thành công việc đúng với mong muốn của trưởng nhóm.
Bước 2: Thêm danh sách công việc nhóm cần phân chia
Sau khi xác định được mục tiêu, quản lý cần lên được bảng phân công công việc hoàn chỉnh với từng đầu mục cụ thể như:
- Phân loại công việc
- Nhóm hạng mục công việc
- Task công việc chi tiết
- Số lượng công việc: Khối lượng cần đạt; số lượng thực tế đạt; khối lượng còn lại.
- Deadline công việc
- Mức độ ưu tiên của mỗi đầu việc
- Người phụ trách
- Link tham chiếu công việc
Ở bước này, quản lý cần phân tích và xác định được cần làm số lượng công việc bao nhiêu để đạt được mục tiêu ban đầu đặt ra.
Một lưu ý cần biết là hãy đặt ra mục tiêu và số lượng công việc phù hợp trong mức thời gian cấp trên đề ra cho mục tiêu này.
Bước 3: Lên timeline công việc
Timeline sẽ thể hiện chi tiết khoảng thời gian thực hiện cho mỗi một task, nhân viên sẽ dựa trên timeline này để hoàn thành đúng hạn công việc.
Để tạo được timeline phân chia công việc tốt nhất, người quản lý cần xác định được kỳ hạn hoàn thành công việc của mỗi nhân viên. Khi xác định được deadline sẽ giúp nhân viên cân đối được thời gian của mỗi task. Qua đó, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ làm việc, có cái nhìn bao quát khi báo cáo cho cấp lãnh đạo.
Để xác định được thời gian hoàn thành, quản lý nên đặt ra một quy chuẩn về thời gian cho mỗi task công việc. Như vậy, nhân viên sẽ thực hiện theo quy chuẩn thời gian này và người quản lý cũng dễ dàng lên số lượng công việc phù hợp.
Bước 4: Training công việc và cách sử dụng bảng
Để sau khi bảng phân công công việc được hoàn thành đúng tiến độ đòi hỏi quản lý phải thực hiện bước training hướng dẫn cụ thể cho nhân viên của mình.
Người quản lý sẽ phải chủ động việc trao đổi và hướng dẫn cho mỗi nhân viên. Ngoài đưa ra những mục tiêu kỳ vọng, trưởng nhóm cũng cần theo dõi sát sao công việc để nhắc nhở và hạn chế sai sót.
Bước 5: Theo dõi tiến độ để điều phối công việc linh hoạt
Mặc dù công việc đã được phân công cụ thể, tuy nhiên đôi khi sẽ có những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc tác động đến tiến độ dự án. Vì vậy người quản lý cũng cần có kỹ năng lãnh đạo nhóm linh hoạt điều phối công việc để tránh những rủi ro ảnh hưởng đến kết quả chung.
3. Hiểu phân công công việc là gì?
Phân công công việc là hoạt động phân chia công việc cho các thành viên nhóm dựa trên bảng kế hoạch tổng thể được người quản lý xây dựng.
Về cơ bản phân công nhiệm vụ trong công việc bao gồm việc xác định mục tiêu, deadline và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc đó.
Đối với người được phân chia nhiệm vụ, bên cạnh việc hiểu và nắm được công việc cần làm, thì sẽ có được cơ hội để trau dồi kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn. Khi được phân một nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được, người thực hiện biết được trách nhiệm của bản thân. Bên cạnh đó sẽ có những giải pháp, cách làm tối ưu để hoàn thành nhiệm vụ
Đối với cấp quản lý, cần phân công công việc hợp lý giúp tăng năng hiệu suất, tối ưu hóa tài nguyên và tiết kiệm được thời gian hoàn thành công việc.
Phân chia công việc rõ ràng cho từng nhân viên sẽ làm giảm thiểu sự nhầm lẫn nhiệm vụ và tranh chấp công việc giữa các thành viên, giúp tạo ra một môi trường công việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
4. Nguyên tắc phân công công việc đạt hiệu quả
Khi phân chia công việc có một số nguyên tắc vàng trong làm việc nhóm cần được tuân thủ để đảm đảm bảo quá trình thực hiện hiệu quả:
4.1 Phân công công việc dựa theo năng lực mỗi thành viên nhóm
Để có được quy trình làm việc hiệu quả, trơn tru và không quá tải, leader cần phân công theo năng lực của mỗi cá nhân. Để thực hiện được bước này, người lãnh đạo cần biết được điểm mạnh điểm yếu riêng của từng đối tượng.
Bên cạnh đó, khi phân chia công việc người quản lý cũng có thể cho nhân viên được lựa chọn những hạng mục có trong dự án. Điều này giúp nhân viên chủ động hơn và nâng cao tính tự chủ, giúp phát huy tính sáng tạo, tránh các trường hợp không thể hoàn thành các nhiệm vụ do hạng mục không phù hợp.
>>> Chủ đề liên quan: Cách giao việc trên Zalo TỪNG BƯỚC CHI TIẾT dễ thực hiện
4.2 Hợp tác và cùng chia sẻ trách nhiệm công việc
Trong một dự án công việc, mỗi người sẽ đảm nhiệm một nhiệm vụ nhất định, tuy nhiên trong một dự án sẽ có mắc xích và liên đới đến nhau. Hợp tác và cùng chia sẻ trách nhiệm là một nguyên tắc cần có.
Đặc biệt, trưởng nhóm đóng vai trò là người duy trì các mối liên kết giữa các thành viên, giúp công việc thực hiện nhanh chóng và đúng tiến độ.
Chia sẻ công việc không những giúp bạn giảm bớt áp lực, khối lượng công việc mà còn giúp công việc đạt được hiệu quả tốt nhất. Một khi đã phân công, chia sẻ công việc cho nhân viên, bạn nên tin tưởng và không nên can thiệp quá sâu vào quá trình làm việc của họ. Điều này sẽ giúp nhân viên của bạn tự tin thể hiện năng lực của bản thân.
4.3 Luôn đánh giá kết quả công việc sau khi phân công thực hiện
Đánh giá kết quả công việc sau mỗi dự án là cách tốt nhất giúp nhà quản lý hiểu được năng lực của từng nhân viên trong đội nhóm. Cách đánh giá này sẽ giúp bạn có những điều chỉnh việc phân công ở những lần tiếp theo.
Để đánh giá tốt được năng lực nhân viên, bạn cần tìm hiểu những thông tin như
- Bảng đánh giá công việc chuyên nghiệp
- Các yếu tố tiêu chí đánh giá nhân viên
- Chú trọng đánh giá về khả năng hoàn thành công việc và hiệu quả công việc được tạo ra
4.4 Luôn cung cấp cập nhật thông tin mới nhất kịp thời cho nhân viên
Sau quá trình phân công công việc, sẽ không thể tránh khỏi việc có sự thay đổi về thông tin hoặc hướng triển khai từ cấp lãnh đạo hoặc những thông tin liên quan đến sản phẩm dịch vụ.
Ngay khi quản lý nắm được những thông tin này, cần thông báo, cung cấp kịp thời cho nhân viên để áp dụng vào quá trình thực hiện kịp thời để đem lại hiệu quả tốt nhất.
5. Lợi ích khi phân chia đúng việc đúng người
Sở dĩ cần phải chú trọng việc phân công là bởi vì các lý do sau:
- Tận dụng tối đa năng lực của mỗi nhân viên: Trên cương vị một nhà quản lý, khi phân công cần phải dựa trên khả năng và điểm mạnh của mỗi người. Điều này sẽ giúp tăng năng suất công việc, giúp nhân sự nâng cao tính sáng tạo, phát triển bản thân.
- Quản lý tốt thời hạn hoàn thành công việc: Kỹ năng quản lý thời gian là vô cùng quan trọng với bất kỳ vị trí nào, đặc biệt là với các nhà quản lý. Bảng phân công công việc sẽ kèm theo đó là thời hạn hoàn thành, vậy nên đừng quên xác định deadline khi giao việc cho nhân viên.
- Tiết kiệm được thời gian và công sức: Áp dụng đúng quy trình, đặc biệt là biết tận dụng các nền tảng quản trị phù hợp sẽ giúp người quản lý tiết kiệm được thời gian và công sức.
Phân công nhiệm vụ có vai trò rất quan trọng khi triển khai một dự án, một hoạt động trong công ty. Khi các công việc được phân công rõ ràng, mỗi thành viên thực hiện sẽ biết rõ nhiệm vụ của mình, từ đó giúp công việc diễn ra mạch lạc và đúng tiến độ.
>>> Xem thêm: Quá tải trong công việc: Dấu hiệu & cách xử lý TÀI TÌNH cho nhà quản lý
6. Giải pháp phân công chia việc hiệu quả với CoDX Task
Hiện nay có nhiều cách để các nhà quản lý tối ưu được quy trình phân công công việc. Sử dụng phần mềm sắp xếp công việc, quản lý công việc là giải pháp hữu hiệu nhất. CoDX Task là một trong những nền tảng quản trị công việc đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng.
Với CoDX quy trình phân công nhiệm vụ cũng như theo dõi tiến độ sẽ được thực hiện dễ dàng hơn. Một số tính năng nổi bật từ phần mềm giao việc online CoDX như:
- Lập kế hoạch công việc thông minh
- Phân chia công việc dễ dàng nhanh chóng và hiệu quả
- Lên todolist công việc cụ thể chi tiết
- Quản lý toàn diện
- Hệ thống báo cáo trực quan
Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK
- Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án
- Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
- Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
- Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ
- Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Lên kế hoạch theo sát tiến độ công việc, hệ thống phân chia các công việc rõ ràng, tự động thông báo người dùng khi sắp đến hạn hoàn thành…
Phân công nhiệm vụ là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng cho bất cứ nhà quản lý nào. Vậy nên qua bài viết này, CoDX mong rằng các nhà lãnh đạo sẽ hiểu được các quy trình phân chia công việc hiệu quả và tận dụng mẫu bảng phân công công việc để có kết quả làm việc tốt nhất. Xem thêm tin liên quan khác tại mục Quản trị công việc.
