Thiết lập mục tiêu với 5 Nguyên tắc & Quy trình HIỆU QUẢ cho doanh nghiệp

Thiết lập mục tiêu phù hợp là cơ sở nền tảng giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, mục tiêu nên được xây dựng và điều chỉnh ra sao cho phù hợp là nỗi băn khoăn của không ít cấp quản lý. 

Bài cùng chủ đề:

• Cách xây dựng mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty
• Quy trình quản lý theo mục tiêu MBO

Cùng tìm câu trả lời ấy qua 4 phương pháp và 3 bước thiết lập mục tiêu chung cho doanh nghiệp được CoDX trình bày trong bài viết dưới đây. 

1. Thiết lập mục tiêu là gì? Nguyên tắc thực hiện

Thiết lập mục tiêu là hoạt động xác định những điểm cần đạt được trong một khoảng thời gian của mỗi cá nhân hoặc tổ chức nhất định. Điểm cần đạt được ấy có thể là những số liệu kinh doanh, là sự nhận biết của khách hàng trên thị trường, là văn hóa nội bộ,… 

Mục đích của việc lập mục tiêu là nhằm nâng cao hiệu suất, chất lượng làm việc của nhân viên hoặc phòng ban. Từ đây, hiệu quả công việc được cải thiện, đưa doanh nghiệp lên những bước phát triển mới. 

Để mục tiêu chung của doanh nghiệp đúng đắn và phù hợp, quá trình xây dựng mục tiêu cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau: 

• Cam kết: Mục tiêu đề ra cần có sự đóng góp ý kiến và cam kết thực hiện của các nhân viên và quản lý phụ trách. Khi mục tiêu được thống nhất ý kiến và có sự đồng lòng của nhân sự liên quan, khả năng thành công sẽ gia tăng nhanh chóng. Tuy nhiên, chỉ có mục tiêu chung mới cần ý kiến và cam kết của toàn bộ nhân viên. Ngoài ra, mục tiêu càng khó khăn, sự cam kết hoàn thành càng phải được đảm bảo. 
• Rõ ràng: Mục tiêu không rõ ràng sẽ khiến nhân viên không thể định hướng cách làm việc hiệu quả. Vì vậy, thay vì thiết lập mục tiêu không cụ thể như “hoàn thành hết sức có thể”, “trong thời gian ngắn nhất có thể”, doanh nghiệp hãy làm rõ mục tiêu với các con số có thể định lượng được. Ví dụ, “Đạt doanh thu 200 triệu đồng cho sản phẩm mới trong tháng 10 năm 2023”. 
• Tính thách thức: Lặp đi lặp lại những mục tiêu giống nhau sẽ khiến nhân sự cảm thấy chán nản. Một mục tiêu thử thách đi kèm mức đãi ngộ hay lương thưởng hấp dẫn là điều tuyệt vời nâng cao tinh thần làm việc trong nội bộ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mục tiêu thách thức không phải là mục tiêu bất khả thi. 
• Sự phù hợp: Mục tiêu càng khó, nhân sự càng cần nhiều thời gian để đạt được. Không chỉ vậy, họ còn phải trải qua các khóa đào tạo để hoàn thành mục tiêu khó khăn ấy. Do đó, các cấp quản lý không nên yêu cầu quá cao, mà hãy đề ra thời gian làm việc tương ứng với mức độ phức tạp của mục tiêu.
• Phản hồi: Mục tiêu đề ra cần có sự phản hồi của nhân viên phụ trách. Họ có thể đưa ra ý kiến điều chỉnh liên quan đến năng lực hay nguyện vọng của bản thân. Quản lý cũng cần yêu cầu lập báo cáo kiểm tra tiến độ thực hiện mục tiêu theo chu kỳ với các mục tiêu dài hạn. Các buổi kiểm tra và phản hồi rất quan trọng, giúp doanh nghiệp kịp thời thay đổi công việc hiện có và thiết lập mục tiêu mới. 

2. Quy trình thiết lập mục tiêu chung của doanh nghiệp, nhà quản trị cần làm gì?

Thuyết thiết lập mục tiêu của Locke là một trong những cách thiết lập hiệu quả để nhà quản trị xây dựng mục tiêu. Người sáng lập học thuyết này là Edwin Locke. Ông cho rằng cá nhân sẽ tập trung và nỗ lực tối đa khi bản thân có một mục tiêu rõ ràng, cụ thể.

Đồng thời, mục tiêu hợp lý theo thuyết Locke là mục tiêu có sự phối hợp giữa nhà quản trị và nhân sự qua cách thiết lập mục tiêu 3 bước sau: 

Bước 1: Xác định mục tiêu

Một mục tiêu cần có tính cụ thể, khả thi nhưng vẫn thử thách, có thời hạn và có thể đo lường. Việc xác định mục tiêu phù hợp giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro. Đặc biệt, theo học thuyết Locke, mục tiêu phải có tính thử thách để công việc đạt hiệu quả tốt nhất. 

Khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần lưu ý: 

• Nghiên cứu, phân tích trước khi xác định mục tiêu. Doanh nghiệp nên tìm hiểu về nguồn lực hiện có, tình hình thị trường, đối thủ cạnh tranh để xây dựng mục tiêu phù hợp với hoàn cảnh. 
• Mục tiêu cần có tính liên kết với mục tiêu chung. Mục tiêu của cá nhân, phòng ban có cùng định hướng phát triển với mục tiêu chung của công ty sẽ tăng hiệu quả làm việc. 

Bước 2: Thuyết phục nhân viên

Nhân sự chính là yếu tố quan trọng thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Các nhà quản trị cần thuyết phục nhân viên trong việc nhận thức được sự hợp lý và cần thiết của mục tiêu được đề ra. 

Một số lưu ý khi thực hiện công việc này: 

• Nhấn mạnh mục tiêu quan trọng cần đạt được. Sau khi thiết lập mục tiêu, doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu quan trọng, cần thiết để nhân viên quan tâm và chú ý hơn. 
• Xây dựng chính sách thưởng cho nhân viên hoàn thành xuất sắc mục tiêu. Khen thưởng không chỉ tôn vinh các cống hiến của nhân viên mà còn là mức đãi ngộ hấp dẫn khi thuyết phục họ. 

Bước 3: Tạo môi trường làm việc, điều kiện và cung cấp thông tin

Quản lý phải cung cấp thông tin cho nhân sự về mục tiêu hay những phản hồi trong quá trình thực hiện. Điều này giúp nhân viên hiểu công việc họ đang và sẽ phải làm. Đồng thời, theo Locke, doanh nghiệp nên cho nhân sự tham gia quá trình thiết lập mục tiêu để thông tin được minh bạch và thống nhất nhanh hơn. 

3. Các phương pháp thiết lập mục tiêu hiệu quả nhất

4 phương pháp hiệu quả được nhiều nhà lãnh đạo sử dụng nhất hiện nay có thể kể đến như:

1. Thiết lập mục tiêu với phương pháp SMART
2. Phương pháp SWOT
3. Sử dụng sơ đồ tư duy để thiết lập mục tiêu trực quan
4. Phương pháp OKRs

3.1 Thiết lập mục tiêu với phương pháp SMART

Đây là phương pháp phổ biến trong xây dựng mục tiêu. Kỹ năng thiết lập mục tiêu theo SMART là viết tắt của 5 tiêu chí cốt lõi: 

• S – Specific – Cụ thể: Mục tiêu được thiết lập cần cụ thể để tránh những hiểu lầm không đáng có trong quá trình thực hiện. Một mục tiêu cụ thể cần bao gồm nhân sự thực hiện, những công việc cần đạt được, địa điểm và khoảng thời gian thực hiện. 
• M – Measurable – Đo lường được: Mục tiêu cần gắn với các số liệu và có thể đo lường được bằng công thức. Điều này giúp quản lý nhận biết mục tiêu đang trong giai đoạn nào nhằm đưa ra các giải pháp, điều chỉnh hợp lý khi cần thiết. Ngoài ra, mục tiêu kèm số liệu còn nâng cao tinh thần làm việc của nhân sự. 
• A – Attainable – Khả thi: Tính khả thi của mục tiêu cần được xác định dựa trên mong muốn và khả năng thực tế của nguồn lực hiện có. Ví dụ, doanh số quý này của công ty tăng 5% so với quý trước nhưng vẫn với những nguồn lực như vậy, không thể đặt mục tiêu cho quý sau tăng thêm 50% so với quý này. 
• R – Relevant – Phù hợp: Thiết lập mục tiêu phải phù hợp với thực tế và các mục tiêu chung khác của doanh nghiệp. Ví dụ mục tiêu chung của doanh nghiệp trong 3 năm tới đạt doanh thu 30 tỷ đồng, vậy mục tiêu khác cần đạt là doanh thu 10 tỷ trong năm sau. 
• T – Timebound – Thời hạn: Mục tiêu không có thời hạn thực hiện là một mục tiêu không có giá trị. Thời hạn chính là thước đo để xác định mục tiêu đã đạt được hay chưa. Đồng thời, đây cũng là điều tạo áp lực và tinh thần cống hiến của nhân sự. 

Xem cụ thể cách thiết lập mục tiêu này tại bài viết “cách đặt mục tiêu SMART THÀNH CÔNG”

3.2 Phương pháp SWOT

SWOT là phương pháp phân tích 4 yếu tố, nhằm xác định cá nhân hay tổ chức có thể thực hiện mục tiêu hay không. 

• S – Strengths – Điểm mạnh: Những điểm mạnh doanh nghiệp có thể sử dụng để đạt được mục tiêu. Ví dụ là tài chính vững mạnh, nhân sự năng lực tốt,…
• W – Weaknesses – Điểm yếu: Những điểm còn hạn chế gây cản trở khi thực hiện công việc. Đó có thể là khả năng huy động vốn chậm, chưa đủ nguồn nhân lực,…
• O – Opportunities – Cơ hội: Cơ hội từ bên ngoài đem tới cho doanh nghiệp giúp thuận lợi đạt mục tiêu, như không có đối thủ cạnh tranh, thị trường được chính phủ tài trợ,…
• T – Threats – Thách thức: Khó khăn có thể phát sinh do ảnh hưởng bên ngoài, như lũ lụt khiến đường vận tải bị tắc nghẽn,…

3.3 Ứng dụng sơ đồ tư duy để thiết lập mục tiêu

Với các đường phân nhánh và nội dung ngắn gọn, cách thiết lập mục tiêu qua sơ đồ tư duy không còn là những câu chữ thông thường mà trở nên có hình ảnh, tính logic hơn. 

Ví dụ, với mục tiêu tuyển dụng 3 nhân viên mới cho phòng Marketing trong quý IV của năm 2023, phân nhánh các công việc cùng mục tiêu cần triển khai có thể là: 

• Lập tài khoản tuyển dụng ở các trang tuyển dụng lớn trong tháng 7/2023 
• Đăng các bài về văn hóa công ty, sự kiện nội bộ, chính sách đãi ngộ để thu hút lượt ứng viên quan tâm đến doanh nghiệp trong tháng 8/2023
• Chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng gồm đầu việc phải làm, mức lương cơ bản cho 3 vị trí này trong tháng 8/2023 

3.4 Phương pháp thiết lập mục tiêu OKRs

Phương pháp OKRs là kỹ năng thiết lập mục tiêu gắn với kết quả có thể đo lường. Phương pháp này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ công việc, đồng thời tăng tính cụ thể  và thách thức của mục tiêu.

Sử dụng phần mềm OKRs trong cách thiết lập mục tiêu, các cấp quản lý cần gắn mỗi mục tiêu với các kết quả chính cần đạt. Kết quả đạt được càng nhiều, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu càng tăng. Với cách thức này, OKRs gồm hai yếu tố:

• O – Objectives – Mục tiêu: Đây là những mô tả định tính về điều doanh nghiệp mong muốn đạt được. Mục tiêu cần ngắn gọn, rõ ràng, có thời hạn và định hướng hoạt động. 
• KRs – Key Results – Kết quả chính: Đây là kết quả cần đạt cùng với cách đo lường số liệu cho kết quả ấy. Mục tiêu là định tính còn kết quả chính là định lượng nhằm xác định chính xác yêu cầu của mục tiêu. Kết quả cần đảm bảo tiêu chí cụ thể, thực tế và có thể đo lường được. 

Đọc ngay bài viết này để biết chi tiết từ A – Z về OKRs là gì

4. Tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu doanh nghiệp

Việc thiết lập mục tiêu chung cho doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, là nền tảng cho các hoạt động khác, đồng thời còn: 

• Định hướng đúng tầm nhìn doanh nghiệp: Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng giúp doanh nghiệp đi đúng hướng các tầm nhìn đã đặt ra. Mục tiêu càng chi tiết theo từng giai đoạn, hướng đích đến của tầm nhìn càng nhanh chóng và hoàn hảo.
• Khả năng đo lường tính hiệu quả vượt trội: Các mục tiêu thường được đo lường bằng chỉ số cụ thể. Phương pháp đo lường được áp dụng nhiều nhất hiện nay có thể kể đến là KPI. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt tiến độ và đánh giá mức độ hoàn thành công việc một cách rõ ràng, hiệu quả nhất. 
• Tạo ra sự rõ ràng trong công việc: Thiết lập mục tiêu giúp toàn bộ công việc được mô tả một cách chi tiết nhất. Nhân sự của mỗi phòng ban sẽ nắm bắt được đúng nhiệm vụ của bản thân, từ đó các kế hoạch được thực hiện hiệu quả và đúng tiến độ.
• Tạo ra bước tiến, thành tích nổi bật trong tương lai: Nhờ các mục tiêu được xây dựng, mỗi cá nhân đều có cơ hội cải thiện năng lực và tinh thần làm việc. Không chỉ vậy, năng suất sẽ tăng cao khi mục tiêu có tính thử thách. 

5. Xây dựng mục tiêu chuyên nghiệp với CoDX OKRs

Phần mềm CoDX OKR giúp xác định và lập chiến lược cho các mục tiêu, loại bỏ sự phỏng đoán, quản lý yếu kém và các quy trình truyền thống chỉ tồn tại trên giấy bằng những thiết lập số đo lường cụ thể. Đo lường thành công bằng các kết quả then chốt và Kết nối thành tích cá nhân với thành công của tổ chức.

Tính năng nổi bật của CoDX OKR:

• Thiết lập mục tiêu toàn diện theo nhiều mô hình: Xây dựng và quản lý cây mục tiêu theo sơ đồ tổ chức, mô hình BSC (balance score card) và 2 mô hình top-down & bottom-up
• Phân rã mục tiêu chi tiết: Chia nhỏ mục tiêu và kết quả cần đạt đến từng bộ phận, cá nhân; Nhân viên linh hoạt trong việc tự xây dựng mục tiêu cá nhân, cho phép liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của nhóm, phòng ban, doanh nghiệp.
• “Check-in” mục tiêu: cho phép thiết lập chu kỳ check-in và cảnh báo khi check-in trễ hạn, tự động cập nhật dữ liệu và xét duyệt kết quả check-in
• Theo dõi tiến độ trực quan: Theo dõi dưới dạng Dashboard, đánh dấu tiến độ theo màu sắc, xem báo cáo đa dạng hình thức.
• Quản lý hiệu suất liên tục (CFRs): Tích hợp hệ thống tuyên dương - ví thưởng để: trao đổi - ghi nhận - phản hồi

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX OKR:

CoDX OKR hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Bài viết trên đây là những thông tin quan trọng về các phương pháp và cách thức thiết lập mục tiêu hiệu quả. CoDX hy vọng bài viết sẽ là cơ sở hữu ích  trong công tác xây dựng mục tiêu chung của doanh nghiệp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Tin liên quan: Mô hình SMART là gì? Phân tích 5 tiêu chí và ví dụ ứng dụng SMART