Đánh giá thực hiện công việc là quá trình xem xét, nhìn nhận và đánh giá kết quả công việc của các phòng ban, bộ phận hay một cá nhân. Vậy bảng đánh giá mức độ hoàn thành công việc cần có những tiêu chí, phương pháp thực hiện nào? Theo dõi bài viết này của CoDX để biết thêm thông tin nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
- Mẫu tự đánh giá bản thân trong công việc
- Đánh giá năng lực nhân viên với mẫu bảng chuẩn nhất
1. Tổng quan về đánh giá thực hiện công việc là gì?
Trước khi tiến hành đánh giá kết quả thực hiện công việc, cần hiểu và nắm được đây là hoạt động đánh giá gì, mục đích và nguyên tắc khi thực hiện để nhận được kết quả đánh giá tốt nhất.
1.1 Đánh giá thực hiện công việc là gì?
Đánh giá thực hiện công việc hay đánh giá mức độ hoàn thành công việc là hoạt động đo lường hiệu quả sau khi thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc đội nhóm. Việc đánh giá này sẽ dựa trên các tiêu chuẩn do bộ phận nhân sự hoặc quản lý đưa ra.
Thường, đánh giá hoàn thành công việc sẽ được diễn ra vào các thời gian định kỳ như cuối mỗi tháng, cuối mỗi quý (3 tháng liên tiếp) và cuối năm. Ngoài ra, còn một số trường hợp sẽ sử dụng bảng đánh giá mức độ hoàn thành công việc này như:
- Kết thúc thời gian thử việc,
- Đến kỳ hạn xét duyệt tăng lương
- Nhân viên đến kỳ gia hạn hợp đồng làm việc
Tùy vào thời gian đánh giá cụ thể, và tính chất của cuộc đánh giá, các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc cũng sẽ được điều chỉnh cho phù hợp.
1.2 Mục đích của đánh giá mức độ hoàn thành công việc
Thực hiện đánh giá thực hiện công việc là hoạt động mà bất kỳ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, doanh nghiệp SMEs, … cũng sẽ làm.
Tại sao cần tiến hành đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên?
- Đánh giá lại khả năng thực hiện công việc của nhân viên như khối lượng có phù hợp hay không?, nhân viên có làm tốt không việc được giao, hay hiệu suất công việc đem lại như thế nào?. Sau đó, đưa ra các điều chỉnh phù hợp nhất nhằm tối ưu hoạt động vận hành kinh doanh cho đội nhóm, phòng ban trong công ty.
- Giúp định hướng công việc cho nhân viên: Đánh giá hoàn thành công việc giúp nhân viên nhìn nhận lại kết quả công việc mình đã đạt được hoặc chưa đạt được. Từ đó có sự điều chỉnh, nỗ lực hơn trong công việc.
- Kết quả đánh giá hoàn thành công việc sẽ là cơ sở để xét duyệt tăng lương hoặc thưởng, phúc lợi cho nhân viên.
- Đề xuất xây dựng kế hoạch đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân viên, để cải thiện tình trạng kém hiệu suất đang gặp phải và gia tăng hiệu quả công việc trong tương lai.
1.3 Đánh giá thực hiện công việc cần dựa trên nguyên tắc nào?
3 nguyên tắc cần tuân thủ khi đánh giá thực hiện công việc giúp kết quả thu được khách quan và đúng nhất.
- Để nhân viên tự đánh giá về kết quả, mức độ hoàn thành công việc
Nhân nhân có quyền và được phép nhận xét đánh giá về khả năng hoàn thành công việc cũng như tính hiệu quả của bản thân. Điều này không những giúp nhân viên cảm thấy họ được tôn trọng mà còn giúp bản thân họ nhìn nhận được năng lực của chính mình cũng như thừa nhận những thiếu sót, hạn chế trong công việc.
- Phần đánh giá riêng của quản lý trực tiếp
Có 2 yếu tố nhà quản lý cần tuân thủ là tách rời việc đánh giá về hiệu quả công việc và thái độ làm việc của nhân viên. Cần đảm bảo sự công tâm giữa các nhân viên với nhau.
Luôn nhớ, ghi nhận sự nỗ lực, kết quả của nhân viên trước khi đề ra các giải pháp cải tiến những điểm chưa đạt
- Trao đổi để có được bảng đánh giá đúng khách quan nhất
Dù là nhân viên hay quản lý đánh giá, đây đều là những kết quả chủ quan từ góc nhìn cá nhân của mỗi người. Vì vậy, cần ngồi lại để trao đổi và đi đến một kết quả phù hợp, thống nhất để nhân viên ghi nhận, hài lòng kết quả cuối cùng. Giúp họ có được động lực và phấn đấu hơn trong thời gian tới.
Đây cũng là giai đoạn dễ xảy ra sự mâu thuẫn trong nhóm, do vậy, quản lý cần hết sức khéo léo, đàm phán và mềm mỏng.
2. Quy trình đánh giá thực hiện công việc về mức độ hoàn thành và hiệu quả CHUẨN 2023
Quy trình 7 Bước đánh giá mức độ hoàn thành công việc như sau:
- Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc
- Bước 2: Xác định phạm vi cần đánh giá
- Bước 3: Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá thực hiện công việc
- Bước 4: Chọn phương pháp đánh giá phù hợp nhất
- Bước 5: Xây dựng bảng đánh giá kết quả công việc
- Bước 6: Hướng dẫn trao đổi thực hiện đánh giá
- Bước 7: Ghi nhận và phản hồi
Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc
Để đánh giá thực hiện công việc đúng hướng, việc đầu tiên cần thực hiện chính là xác định mục tiêu, mục đích của việc đánh giá này là gì.
Một số mục tiêu thường thấy của việc đánh giá có thể tham khảo như:
- Đánh giá để thực hiện xét năng lực tăng lương định kỳ
- Đánh giá công việc vào mỗi tháng để điều chỉnh công việc
- Đánh giá để có kế hoạch đào tạo nhân viên
Tùy vào mỗi mục đích đánh giá mà hình thức, tiêu chí cũng sẽ khác nhau. Do đó, để có được kết quả đánh giá đúng mong muốn thì việc xác định mục đích cuối cùng của bảng đánh giá vô cùng quan trọng.
Bước 2: Xác định phạm vi cần đánh giá hiệu quả
Bước tiếp theo trong quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc là cần xác định phạm vi đánh giá phù hợp với mục đích ban đầu. Nếu không xác định đúng phạm vi thực hiện, có thể dẫn đến sai số về kết quả sau này.
Ví dụ:
- Đối với việc đánh giá năng lực để xét tăng lương thì phạm vi chỉ nằm trong phòng ban nhóm cụ thể. Như phòng Marketing, phòng kinh doanh, kế toán, …
- Đối với mục đích đánh giá hệ thống công nghệ hoạt động của công ty thì phạm vi lúc này sẽ rộng hơn rất nhiều, có thể là toàn bộ các phòng ban bộ phận trong doanh nghiệp.
Chung quy lại, phạm vi đánh giá sẽ phụ thuộc vào mức độ tiếp cận của mục đích đánh giá.
Bước 3: Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá thực hiện công việc
Đây là quy trình quan trọng trong việc đánh giá hoàn thành công việc. Xây dựng bộ tiêu chí càng cụ thể, rõ ràng thì sẽ nhận được kết quả càng chính xác.
Một số lưu ý khi xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc cần nắm:
- Tiêu chí nên đảm bảo công bằng với các cá nhân tham gia đánh giá
- Cần có tài liệu chú thích về các thuật ngữ trong bảng đánh giá để không gây hiểu lầm dẫn đến kết quả không chính xác.
- Cần thiết lập các tiêu chí đánh giá theo mục tiêu ban đầu
>>> Tìm hiểu thêm về chỉ số KPI cho nhân viên để hỗ trợ xây dựng bộ tiêu chí đánh giá
Bước 4: Chọn phương pháp phù hợp nhất
Bước tiếp theo trong quy trình này chính là lựa chọn phương pháp phù hợp để có được kết quả tốt nhất.
Hiện nay có nhiều phương pháp đánh giá hoàn thành công việc khác nhau có thể kể đến như:
- Đánh giá theo thang điểm
- Đánh giá 360 độ
- Nhân viên tự đánh giá
- Phương pháp đánh giá theo mục tiêu
- Phương pháp định lượng như mức độ hoặc trọng số
- Phương pháp so sánh xếp hạng nhân viên từ cao đến thấp hoặc ngược lại
Tùy vào cách vận hàng mà mỗi công ty sẽ lựa chọn phương pháp đánh giá khác phù hợp. Phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng để đánh giá công việc nhân viên phổ biến nhất có thể kể đến như: Sử dụng thang điểm, phương pháp MBO, đánh giá 360 độ.
Sử dụng phương pháp thang điểm để đánh giá thực hiện công việc
Thang điểm là một trong những phương pháp đánh đánh giá kết quả thực hiện công việc được sử dụng rộng rãi hiện nay. Phương pháp này thường dùng thang điểm 10 để đánh giá mức độ hiệu quả công việc của nhân viên. Thang điểm được thiết lập theo các tiêu chuẩn khác nhau cho mỗi vị trí. Để sử dụng hiệu quả phương pháp này, người quản lý cần lập ra trước bảng kế hoạch chi tiết và tính toán thời gian hoàn thành công việc của nhân viên để so sánh và cho điểm.
Đánh giá theo phương pháp MBO
MBO – Management by Objectives – mô hình quản lý theo mục tiêu MBO là phương pháp đánh giá công việc dựa trên mục tiêu. Với phương pháp này, người quản lý sẽ xác định trước mục tiêu cao nhất đến các mức thấp hơn trong công việc trong thời gian thích hợp. Phương pháp MBO sẽ giúp quản lý toàn bộ công việc nhờ vào việc đo lường các mục tiêu đã đưa ra và dựa trên kế hoạch thực hiện mục tiêu.
Đánh giá 360 độ trong thực hiện công việc
Đánh giá 360 độ là phương pháp đánh giá thực hiện công việc hiệu quả đang được nhiều doanh nghiệp trẻ lựa chọn. Khi sử dụng phương pháp này, người được đánh giá sẽ được nhận các phản hồi bí mật, ẩn danh từ những đồng nghiệp hay người quản lý trực tiếp. Biểu mẫu dùng trong đánh giá sẽ chứa các câu hỏi đo lường, thang điểm và các nhận xét cụ thể.
So với các phương pháp khác, đánh giá 360 độ có nhiều ưu điểm như nhận được nhiều nguồn phản hồi khác nhau, đánh giá sẽ mang tính khách quan hơn. Ngoài ra, phương pháp này sẽ giúp các thành viên tham gia đánh giá nhận thức được trách nhiệm, tầm quan trọng của bản thân với tổ chức.
>>> Xem giải pháp: Phần mềm đánh giá năng lực nhân viên được dùng nhiều nhất
Dù lựa chọn phương pháp đánh giá nào, doanh nghiệp cũng cần lưu ý về các vấn đề như các tiêu chí đề ra phải rõ ràng, tính khách quan của người đánh giá và chế độ thưởng phạt công bằng. Có như vậy các phương pháp đánh giá mới phát huy được tác dụng.
Bước 5: Xây dựng bảng đánh giá thực hiện công việc
Khi xây dựng biểu mẫu đánh giá công việc, người quản lý phải xác định cụ thể công việc mà cá nhân đó đang đảm nhiệm để có những tiêu chí chính xác. Bên cạnh những tiêu chí mang tính chất chuyên môn, bạn có thể xem xét đánh giá nhân viên qua các khía cạnh như năng lực lãnh đạo, phối hội công việc nhóm, sự hài lòng của khách hàng,…
>>> Xem chi tiết biểu mẫu tại bài viết “bảng đánh giá nhân viên chuẩn cho doanh nghiệp”
Bước 6: Hướng dẫn trao đổi thực hiện đánh giá
Trong quy trình đánh giá thực hiện công việc, bước trao đổi là bước quan trọng nhất. Bởi lẽ, trong bước này nhà quản lý sẽ trao đổi trực tiếp với nhân viên để đưa ra những nhận định về kết quả làm việc, đánh giá thành tích. Bước trao đổi cũng là cơ hội để nhà quản lý và nhân viên cùng nhau đưa ra ý kiến riêng, thảo luận các vấn đề cần thay đổi trong công việc để có kết quả tốt hơn.
Bước 7: Ghi nhận và phản hồi
Ghi nhận và phản hồi là bước cuối cùng trong quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc. Ở bước này, sau khi đã trao đổi với nhân viên, người quản lý sẽ đưa ra kết luận cuối cùng và phản hồi về kết quả đánh giá. Với những điểm chưa hoàn thiện, cấp trên sẽ đưa ra phương pháp mới, điều chỉnh hợp lý để phát triển cho cả đôi bên.
Sau khi có được kết quả đánh giá, điều tiếp theo nhà quản lý, lãnh đạo cần làm là xem xét kết quả có đúng với mục đích ban đầu đề ra hay không. Nếu như không, cần xem xét lại để xây dựng bộ đánh giá khác hiệu quả hơn. Trường hợp kết quả theo đúng hướng mong muốn, nhà quản lý cần dựa vào kết quả này để đưa ra các quyết định hoặc kế hoạch trong tương lai để cải thiện hoặc phát triển đội ngũ nhân viên của mình.
3. Bảng đánh giá mức độ hoàn thành công việc [Tải mẫu miễn phí]
Bảng đánh giá mức độ hoàn thành công việc này thường được sử dụng trong các kỳ đánh giá cuối tháng, mỗi quý hay vào cuối năm cùng với các mẫu đánh giá khác như đánh giá năng lực, đánh giá hiệu suất, ….
CoDX gửi bạn mẫu bảng đánh giá mức độ hoàn thành công việc tiêu chuẩn và thông dụng nhất.
Bảng đánh giá mức độ hoàn thành công việc sẽ bao gồm các yếu tố quan trọng sau:
- Nhiệm vụ: Là công việc nhân viên phải thực hiện trong một thời gian nhất định để hoàn thành trách nhiệm
- Tên phép đo: Là các chỉ tiêu (KPI) về chất lượng, số lượng, thời gian, được dựa theo trách nhiệm của vị trí công việc.
- Đơn vị tính: Đại lượng đo lường hoặc đếm của đích ngắm. Ví dụ: Số lượng, ngày, % công việc USD, VND…
- Trọng số: Là hệ số cuả KPI. KPI đó càng quan trọng thì trọng số càng cao. Tổng trọng số các KPI phải bằng 100%
- Đích ngắm: Là tiêu chuẩn phải đạt được đối với KPI này.
- Nguồn dữ liệu: Các căn cứ dùng để tính ra con số đo lường của chi tiêu như: Phiếu đánh giá, nguồn thông tin,
tài liệu review, bài kiểm tra, doanh thu thực hiện ….” - Đánh giá mức độ hoàn thành: Là kết quả chỉ tiêu đạt được so với đích ngắm.
- Mức độ đánh giá:
Điểm 4: > = 100% Điểm 3: 90% <= và < 100% Điểm 2: 80% <= và < 90% Điểm 1: < 80%
Điểm 4: Tỷ lệ TG hoàn thành so với KH <= 100% Điểm 3: 100%< Tỷ lệ TG hoàn thành so với KH <= 110 %
Điểm 2: 110%< Tỷ lệ TG hoàn thành so với KH <= 125 % Điểm 1: Tỷ lệ TG hoàn thành so với KH > 125 %
Thái độ/Hành vi:
Điểm 4: Mức 1 > 70% Điểm 3: Mức 1, 2 > 50 %
Điểm 2: Mức 3,4 >= 50% Điểm 1: Mức 4 >= 50%
Xếp loại:
Xuất sắc: => 100% Đạt yêu cầu: 85% <= và < 100 %
Chưa đạt yêu cầu, có thể gia hạn thử việc: 70% <= và < 85% Không đạt: < 70%
Trong một tổ chức, doanh nghiệp, việc đánh giá thực hiện công việc thường xuyên sẽ giúp người quản lý biết được ưu, nhược điểm của cá nhân hay các phòng ban. Với kết quả sau khi đánh giá, công ty sẽ có những bước tiến tối ưu hơn về nguồn nhân lực, mang lại chất lượng trong công việc. CoDX hy vọng qua bài viết này bạn đã có những thông tin hữu ích về các phương pháp áp dụng hiệu quả tại doanh nghiệp của mình.
>>> Nội dung liên quan: Bảng đánh giá làm việc nhóm chi tiết, chính xác [Tải mẫu]
Bài viết liên quan: